Kính chào công ty Luật Minh Khuê, em muốn được đăng ký lại khai sinh nhưng không biết là pháp luật có quy định như thế nào. Có cần điều kiện gì để được đăng ký lại khai sinh hay không? Và nếu đáp ứng điều kiện được đăng ký lại thì phải thực hiện theo thủ tục như thế nào? Chuẩn bị những giấy tờ gì? Rất mong nhận được phản hồi từ luật sư. Em xin chân thành cảm ơn!

Người hỏi: M.T - An Giang

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Dân sự của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Dân sự, gọi:  1900.6162

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Cơ sở pháp lý: 

Luật hộ tịch năm 2014

Nghị định 123/2015/NĐ-CP

- Thông tư 04/2020/TT-BTP

1. Điều kiện đăng ký lại khai sinh

Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử. như sau:

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Theo đó, 03 điều kiện cần đáp ứng để được quyền đăng ký khai sinh lại đó là:

- Việc đăng ký khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước 01/01/2016 và Sổ hộ tịch + bản chính giấy khai sinh bị mất;

- Người đăng ký lại khai sinh còn giấy tờ khác có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại (để chứng minh họ tten, ngày tháng sinh, nơi sinh, cha mẹ...)

- Người đăng ký khai sinh lại còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

2. Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh

Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử như sau:

1. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây thực hiện đăng ký lại khai tử.

Theo đó, thẩm quyền đăng ký khai sinh lại thuộc về:

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây;

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đăng ký lại khai sinh thường trú.

3. Thủ tục đăng ký lại khai sinh

3.1 Hồ sơ đăng ký lại khai sinh

Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn về thủ tục đăng ký lại khai sinh. Theo đó:

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

3.2. Trình tự giải quyết

Bước 1: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.

- Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

- Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị..

Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn về Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh. Theo đó:

Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:

1. Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.

2. Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

3. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

a) Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

b) Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

c) Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.

4. Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.

Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này và xác định nội dung khai sinh theo văn

Điều 10 Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn xác định nội dung đăng ký lại khai sinh như sau:

1. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có giấy tờ theo quy định tại khoản 4 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và khoản 1, khoản 2 Điều 9 Thông tư này thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo giấy tờ đó.

2. Tại thời điểm đăng ký lại khai sinh, nếu thông tin về cha, mẹ và của bản thân người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thay đổi so với nội dung giấy tờ tại khoản 1 Điều này, thì người đó có trách nhiệm xuất trình giấy tờ hợp lệ chứng minh việc thay đổi. Nếu việc thay đổi thông tin là phù hợp với quy định pháp luật thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo thông tin thay đổi; nội dung thông tin trước khi thay đổi được ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

Trường hợp cha, mẹ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh đã chết thì mục “Nơi cư trú” trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh ghi: “Đã chết”.

Trường hợp địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì ghi theo địa danh hành chính hiện tại; địa danh hành chính trước đây được ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh.

4. Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh

>>> Biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH

        Kính gửi: (1)..................................................................................................

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ....................................................................................................

Nơi cư trú: (2)..................................................................................................

....................................................................................................

Giấy tờ tùy thân: (3)..................................................................................................

....................................................................................................

Quan hệ với người được khai sinh: ....................................................................................................

Đề nghị cơ quan đăng ký lại khai sinh cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ....................................................................................................  

Ngày, tháng, năm sinh: .........................................ghi bằng chữ: ....................................................................................................

....................................................................................................

Giới tính:....................... Dân tộc: ............... ...........Quốc tịch: ...................................................................

Nơi sinh:(4)..........................................................................................

Quê quán: ....................................................................................................

Họ, chữ đệm, tên người mẹ:..............................................................................................

Năm sinh: (5).................................Dân tộc:.................Quốc tịch: ..............................................................................................

Nơi cư trú: (2) ....................................................................................................

....................................................................................................

Họ, chữ đệm, tên người cha:.............................................................................................

Năm sinh: (5).................................Dân tộc:.................Quốc tịch:..........................................................

Nơi cư trú: (2) ....................................................................................................

....................................................................................................

Đã đăng ký khai sinh tại: (6)........................................................................................................................................

Giấy khai sinh số: (7)………………………….., quyển số (7)………. ngày …… / ………./…………...

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cam đoan của mình.

                                Làm tại: ……………………., ngày ........... tháng ......... năm ..............

 

 

Người yêu cầu

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

                                                                                     

                                                                                                                 

Đề nghị cấp bản sao(8): Có , Không 

Số lượng:…….bản

 

 

 

Chú thích:

(1) Ghi rõ tên cơ quan đăng ký lại khai sinh

(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.         

(3)  Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

 (4) Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa chỉ cơ sở y tế đó; trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi sinh ra; trường hợp không rõ nơi sinh đầy đủ thì chỉ ghi địa danh hành chính cấp tỉnh.

(5) Ghi đầy đủ ngày, tháng sinh của cha, mẹ (nếu có).

(6) Ghi tên cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây.

(7) Chỉ khai trong trường hợp biết rõ.

(8) Đề nghị đánh dấu X vào ô n.

5. Mẫu giấy cam đoan của người đăng ký lại khai sinh

>>> Biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN CAM ĐOAN

Kính gửi (1): ……………………………………………………….

Họ, chữ đệm, tên:..............................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ....................................................................................................

Nơi cư trú (2):................................................................................................

....................................................................................................

Giấy tờ tùy thân (3): ....................................................................................................

....................................................................................................

Tôi xin cam đoan nội dung sau đây:..............................................................................................

....................................................................................................

....................................................................................................

....................................................................................................

....................................................................................................

....................................................................................................

Để thực hiện thủ tục:...............................................................................................

....................................................................................................

Tại (1):................................................................................................

....................................................................................................

Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan nêu trên.

Làm tại ............................. , ngày .....  tháng ...........................................  năm .......

                                                                            Người cam đoan

                                                                (ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

Chú thích:

 (1) Ghi tên cơ quan giải quyết việc đăng ký hộ tịch; nếu là Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 03 cấp hành chính (tỉnh, huyện, xã); nếu là Cơ quan đại diện thì ghi rõ tên cơ quan đại diện và tên nước có trụ sở Cơ quan đại diện.

(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang nơi sinh sống.

(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định mới nhất. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Dân sự - Công ty luật Minh Khuê