1. Khái niệm và vai trò tổ chức kế toán

1.1 Khái niệm tổ chức kế toán

Có rất nhiều khái niệm về tổ chức kế toán được đưa ra. Cụ thể: Luật kế toán định nghĩa tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng
TS. Nguyễn Thị Đông (2004) với giáo trình “Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp” của trường đại học Kinh tế Quốc Dân thì tổ chức công tác kế toán là việc tạo ra một mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng đối ứng tài khoản, tính giá (tập hợp chi) và tổng hợp- cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin cần thiết cung cấp cho quản lý 
Trường đại học Lao Động Xã Hội (2007) đưa ra khái niệm tổ chức công tác kế toán là việc tạo ra mối liên hệ theo trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế toán. Các yếu tố của hệ thống kế toán bao gồm: các nhân viên kế toán với năng lực chuyên môn; hệ thống chứng từ tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán; các phương pháp kế toán; các trang thiết bị sử dụng cho kế toán. Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán [10].
Tóm lại, theo bản thân tác giả thì tổ chức công tác kế toán đơn giản được hiểu là tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị một cách khoa học và tuân thủ pháp luật, tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù của đơn vị nhằm mang lại hiệu quả công tác kế toán cao nhất với chi phí tiết kiệm nhất.

1.2 Vai trò tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán tại đơn vị HCSN có những vai trò chủ yếu sau đây:
- Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước (NN), kiểm tra việc quản lý sử dụng các vật tư tài sản của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp Ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của NN.

>> Xem thêm:  Đơn vị hành chính sự nghiệp là gì ? Chế độ quản lý tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp

- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới.
- Phản ánh đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.

2. Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán

Trong quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực, thì vấn đề tổ chức kế toán hợp lý và khoa học là một trong những tiền đề tiên quyết của các đơn vị. Vì vậy, tổ chức kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Một là, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị phải phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị, đảm bảo đủ số lượng, có chất lượng, đảm bảo hoàn thành mọi nội dung công việc kế toán của đơn vị với chi phí tiết kiệm nhất. Thực hiện kế hoạch hóa công tác kế toán, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên kế toán. Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị.
-Hai là,xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho các nhà quản lý.
-Ba là,tổ chức vận dụng chế độ kế toán, thông lệ kế toán, Luật Kế toán đã ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.
Việc tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, tổ chức thực hiện và vận dụng các nguyên tắc kế toán, Luật Kế toán, chế độ kế toán quy định vào đơn vị cho đúng và phù hợp để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị cũng là một trong các nhiệm vụ của tổ chức kế toán, nhằm giúp đơn vị tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp và hiệu quả nhất.
-Bốn là, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý; từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, hiện đại. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ thể lệ về tài chính kế toán cho công chức viên chức trong đơn vị. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ.
Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật thông tin phát triển rất nhanh và tin học đã xâm nhập sâu vào khoa học quản lý, trở thành một yếu tố và phương tiện quan trọng, không thể thiếu. Do đó, khi tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp cần quán triệt nhiệm vụ ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại, sử dụng các chương trình phần mềm, trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ tính toán, thiết lập hệ thống thông tin, khai thác và lýu trữ thông tin cho hiệu quả.

>> Xem thêm:  Tìm hiểu quy định về báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của đơn vị hành chính, sự nghiệp

Mặt khác, kế toán là khoa học quản lý, nó luôn có sự cải tiến và hoàn thiện cùng với sự thay đổi cơ chế chính sách kinh tế, tài chính theo từng giai đoạn và thời kỳ, do vậy, người làm kế toán cần có sự hiểu biết, cập nhật kiến thức, cơ chế, chính sách, chế độ mới, cũng như các lĩnh vực khoa học kỹ thuật liên quan khác. Bên cạnh đó, việc tổ chức kế toán cũng cần quan tâm đến việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, cập nhật kiến thức mới về khoa học kỹ thuật liên quan cho cán bộ, nhân viên kế toán.
Đồng thời, quá trình hoạt động của đơn vị chính là quá trình thực hiện các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước. Để thực hiện tốt các chính sách, chế độ của Nhà nước, khi tổ chức kế toán ở đơn vị phải thực hiện nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra quá trình chấp hành chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị, nhằm đưa công tác kế toán và công tác quản lý của đơn vị vào nề nếp.
Những nhiệm vụ trên phải được triển khai đồng bộ mới có thể phát huy được tốt các nội dung của tổ chức kế toán.

3. Nguyên tắc tổ chức kế toán

Đơn vị hành chính sự nghiệp là tổ chức được cơ quan có thẩm quyền của Đảng, cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội thành lập và quản lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản, hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động – thương binh xã hội, thông tin truyền thông, và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định.
Trong quản lý đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính nên tổ chức kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng của công tác quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp. Thêm vào đó, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến hoạt động của đơn vị hành  chính sự nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng của nhà nước.
Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế của Việt Nam đang hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì vấn đề cạnh tranh diễn ra ngày càng thường xuyên và khốc liệt hơn. Lúc này, chất lượng thông tin của kế toán được coi như một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của các quyết định kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và cần thiết cho các nhà quản trị.
Để tổ chức kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ nhà nước ban hành. Tổ chức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.
Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, trong quá trình tổ chức kế toán cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:
- Một là, Tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán NN và Luật Kế toán

>> Xem thêm:  Khái quát về tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp?

Đối với NN, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của NN, điều hành nền kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức kế toán phải theo đúng những qui định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong điều lệ tổ chức kế toán NN và Luật Kế toán.
- Hai là, Tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù hợp với chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, chính sách của NN và các văn bản pháp qui khác có liên quan.
Việc ban hành chế độ, chính sách của NN nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệpphải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính mà NN quy định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của NN trong từng thời kỳ.
- Ba là, Tổ chức kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt độngvà cơ chế tài chính áp dụng.
Mỗi đơn vị hành chính sự nghiệpcung cấp một loại dịch vụ công khác nhau đều có đặc điểm hoạt động và cơ chế tài chính áp dụng khác nhau. Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp. Mỗi đơn vị phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, cơ chế tài chính của đơn vị để lựa chọn mô hình công tác kế toán sao cho phù hợp.
- Bốn là, Tổ chức kế toán tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệplà cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý. Vì vậy, việc căn cứ trên yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán là cơ sở để tổ chức tốt công tác kế toán tại đơn vị.
- Năm là, Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả.
Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức kế toán nói riêng. Tổ chức kế toán phải đảm bảo khoa học, hợp lý, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

4. Nội dung tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp

>> Xem thêm:  Quy định về sổ kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp

4.1  Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị. Mỗi đơn vị tùy thuộc vào quy mô hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị mình mà lựa chọn bộ máy kế toán phù hợp. Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hóa đủ khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của kế toán đơn vị. Đơn vị thực hiện tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị.
Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với từng đơn vị cụ thể và được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức kế toán. Hình thức tổ chức kế toán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác kế toán. Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị.
Hoạt động của tổ chức kế toán trong các đơn vị HCSN đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng hoặc trưởng phòng Tài chính- Kế toán của đơn vị. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động và tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị, khối lượng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, yêu cầu trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, các đơn vị có thể vận dụng một trong ba mô hình.

4.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Khi tổ chức mô hình bộ máy kế toán tập trung
Theo mô hình tổ chức kế toán này, đơn vị chỉ tổ chức 01 phòng kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán.
Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực hiện ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán của đơn vị.
- Mô hình tổ chức kế toán tập trung có ưu điểm:
+ Kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị.

>> Xem thêm:  Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo quyết toán của các đơn vị hành chính, sự nghiệp

+ Kiểm tra, xử lý và cung cấp kịp thời thông tin kế toán.
+ Thuận tiện trong phân công, chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới hóa công tác kế toán.
+ Tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí kế toán. Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ chuyên môn, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, xử lý cung cấp thông tin chýa cao thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với công tác kế toán cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế.
Hình thức tổ chức kế toán tập trung chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mô
vừa hoặc nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung.
• Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Khi tổ chức mô hình bộ máy kế toán phân tán, bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán, bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện công tác kế toán theo nhiệm vụ được phân cấp. Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định.
Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu của các đơn vị cấp cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về hoạt động của đơn vị trực thuộc trước cơ quan Nhà nước và các bên liên quan. Chỉ đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân đầy đủ, độc lập, các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có tư cách pháp lý để thành lập hay giải thể đơn vị.
Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán nội bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán đầy đủ. Như vậy, mô hình kế toán phân tán bao giờ cũng tồn tại các mối quan hệ nội bộ dọc (cấp trên cấp dưới) và hệ thống ngang (các đơn vị trực thuộc với nhau).
Ưu điểm của mô hình là kế toán sẽ gắn với chỉ đạo tại chỗ với hoạt động đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thông qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và ràng buộc tài chính. Mặt khác, bằng sự kiểm soát thanh tra nội bộ hoặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đó thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình với hiệu quả tối đa của hoạt động chung.

>> Xem thêm:  Quy định mới về sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, xã hiện nay

Nhược điểm của mô hình này là việc tổ chức kế toán cồng kềnh, phức tạp, không thống nhất được sự chỉ đạo tập trung của phụ trách kế toán.Việc cung cấp thông tin tổng hợp số liệu cũng không kịp thời, không thuận lợi cho cơ giới hóa công tác kế toán.
• Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Đây là hình thức tổ chức kế toán có sự kết hợp giữa hai hình thức tập trung và phân tán.Theo hình thức này, ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng.
Đối với những đơn vị trực thuộc hoạt động với quy mô nhỏ, gắn với trung tâm điều hành, mặt bằng hoạt động tập trung, chưa có đủ điều kiện tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán, toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt ở đơn vị cấp trên.
Đối với những đơn vị có đủ điều kiện tổ chức, quản lý và hoạt động một cách tự chủ, hoạt động ở quy mô lớn, trên diện rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao quyền quản lý điều hành. Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ nội bộ, quan hệ cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định trong nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc.
Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn đơn vị; tổ chức thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị cấp trên và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng; hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng, thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên; tổng hợp số liệu lập báo cáo tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.
Ưu điểm của mô hình này là đã khắc phục được nhược điểm của hai mô hình trên, tạo điều kiện cho công tác kế toán tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Nhược điểm của mô hình là sẽ gây ra một số khó khăn trong việc thống nhất của công tác kế toán, khó khăn trong công tác quản lý điều hành do mức độ phân cấp quản lý tài chính của đơn vị.
Mỗi mô hình tổ chức bộ máy kế toán đều có những ưu nhược điểm riêng, vì vậy trong công tác quản lý, việc lựa chọn mô hình nào cần căn cứ vào đặc điểm  hiện có của đơn vị mình để lựa chọn mô hình tổ chức cho phù hợp. Trong đó đảm bảo công tác tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với bộ phận quản lý khác trong đơn vị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin do kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Theo đó kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán. Các phần hành kế toán chủ yếu trong các đơn vị HCSN gồm:
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm tiền mặt; tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng; vàng, bạc, kim khí quí, đá quý.

>> Xem thêm:  Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp (ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC Ngày 10/10/2017)

- Kế toán vật tư, tài sản: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; phản ánh số lượng,
nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước, kinh phí khác, các loại vốn, quỹ của đơn vị.
- Kế toán các khoản thu: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của nhà nước, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp các khoản thu phải nộp cho ngân sách hoặc cấp trên.
- Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án, chi theo đơn đặt hàng của nhà nước đã được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó; phản ánh chi phí các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và chi phí các hoạt động khác để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp của các phần hành kế toán chi tiết. Đây là công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn chỉnh, thống nhất của hệ thống số liệu kế toán. Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo cáo tài chính.
Như vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị.

5. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán: Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Các nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính.

>> Xem thêm:  Tư vấn về tính thuế thu nhập cá nhân trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Tổ chức chứng từ kế toán: Là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Do vậy, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị hành chính sự nghiệp theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của từng đơn vị.
+ Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó khi cần thiết.
+ Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.
+ Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế - Công ty luật Minh Khuê

 

>> Xem thêm:  Nghị quyết 1211/2016/UBTVQH13 tiêu chuẩn đơn vị hành chính phân loại đơn vị hành chính