Làm lại bản sao giấy khai sinh trong trường hợp nào?

1. Làm lại bản sao giấy khai sinh trong trường hợp nào?

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP về điều kiện thay đổi, cải chính hộ tịch như sau:

- Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 của Luật Hộ tịch yêu cầu phải có sự đồng ý của cha, mẹ của người đó và phải được thể hiện rõ trong Tờ khai. Đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên, sự đồng ý của chính người đó cũng cần thiết.

- Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Theo Điều 24 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, có các điều kiện sau đây:

- Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại. Điều này áp dụng cho trường hợp khi các giấy tờ liên quan đến việc khai sinh bị thất lạc hoặc hư hỏng.

- Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại. Điều này đảm bảo việc xác thực thông tin và chứng minh đúng quyền lợi của người yêu cầu.

- Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Điều này có nghĩa là người yêu cầu phải còn sống khi nộp hồ sơ đăng ký lại, để đảm bảo tính xác thực và tránh việc sử dụng giấy tờ giả mạo.

=> Làm lại bản sao giấy khai sinh có thể được thực hiện trong các trường hợp sau:

- Giấy khai sinh bị mất: Khi người có quyền lợi liên quan đến giấy khai sinh bị mất, có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại bản sao giấy khai sinh.

- Giấy khai sinh bị hư hỏng: Trong trường hợp giấy khai sinh gốc bị hư hỏng nghiêm trọng, không thể sử dụng được, người có quyền lợi có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại bản sao giấy khai sinh mới.

- Thay đổi thông tin cá nhân: Khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân trong giấy khai sinh, người có quyền lợi có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại bản sao giấy khai sinh với thông tin đã được điều chỉnh.

Như vậy, việc làm lại bản sao giấy khai sinh cần tuân thủ các quy định pháp luật và thủ tục quy định tại cơ quan có thẩm quyền. Người có quyền lợi cần liên hệ với cơ quan đăng ký dân cư, đơn vị quản lý dân cư hoặc cơ quan chức năng tương ứng để được hướng dẫn cụ thể về quy trình và yêu cầu thủ tục làm lại bản sao giấy khai sinh.

2. Bản sao giấy khai sinh có giá trị tương đương với bản chính không?

Theo khoản 6 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thuật ngữ "bản sao" được định nghĩa là một bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ và chính xác, giống với nội dung được ghi trong sổ gốc. Và cũng theo Điều 3 của Nghị định này quy định về giá trị pháp lý của bản sao giấy khai sinh như sau:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị tương đương với bản chính và có thể sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác trong pháp luật. Điều này có nghĩa là bản sao có thể được chấp nhận như một bằng chứng hợp lệ và có giá trị pháp lý như bản chính trong các giao dịch pháp lý.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định này cũng có giá trị tương đương với bản chính. Trong trường hợp cần chứng thực bản sao, quy trình chứng thực sẽ được tuân thủ để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của tài liệu. Bản sao chứng thực có thể sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch pháp lý.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định của Nghị định cũng có giá trị chứng minh người ký đã đồng ý và chịu trách nhiệm về nội dung của tài liệu. Chữ ký chứng thực được xem là bằng chứng hợp lệ để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của văn bản.

- Hợp đồng và giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ, xác nhận thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký hoặc dấu chỉ của các bên tham gia. Những hợp đồng và giao dịch được chứng thực có tính pháp lý và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các tranh chấp hoặc vụ án liên quan.

=> Bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc có giá trị tương đương với bản chính trong các giao dịch pháp lý, trừ khi có quy định khác trong pháp luật. Bản sao chứng thực và chữ ký chứng thực cũng có giá trị pháp lý và được công nhận trong các văn bản và giao dịch. Hơn nữa, hợp đồng và giao dịch được chứng thực cũng có giá trị chứng cứ và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các vụ án hoặc tranh chấp liên quan.

3. Đối tượng được quyền yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh?

Theo Điều 16 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cá nhân và tổ chức sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc:

- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính: Các cá nhân và tổ chức đều có quyền yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc. Điều này áp dụng cho cả cá nhân và tổ chức không phân biệt mục đích sử dụng.

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính: Những người được uỷ quyền đại diện cho cá nhân hoặc tổ chức theo quy định của pháp luật cũng có quyền yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc.

- Thân nhân gần thân của người được cấp bản chính: Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người đã được cấp bản chính cũng có quyền yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc trong trường hợp người đó đã chết. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi của những người có mối quan hệ gia đình hoặc thừa kế gần gũi với người đã qua đời.

4. Thủ tục cấp lại bản sao giấy khai sinh

4.1. Hồ sơ để yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo quy định của Nghị định 123/2015/NĐ-CP bao gồm các giấy tờ sau:

- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu quy định, trong đó người yêu cầu phải cam đoan rằng đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh. Tờ khai này là tài liệu quan trọng để xác nhận việc đăng ký lại khai sinh.

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc các tài liệu khác có liên quan đến nội dung khai sinh của người đó. Đây là những tài liệu cần thiết để xác định và chứng minh thông tin về khai sinh của người đó.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức hoặc đang công tác trong lực lượng vũ trang, ngoài các giấy tờ đã đề cập ở mục (1) và (2), cần có văn bản xác nhận từ Thủ trưởng cơ quan hoặc đơn vị quản lý về các nội dung sau:

+ Họ, chữ đệm, tên của người yêu cầu.

+ Giới tính của người yêu cầu.

+ Ngày, tháng, năm sinh của người yêu cầu.

+ Dân tộc của người yêu cầu.

+ Quốc tịch của người yêu cầu.

+ Quê quán của người yêu cầu.

+ Quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Các thông tin này cần được xác nhận chính thức từ cơ quan, đơn vị quản lý nơi người yêu cầu đang công tác để đảm bảo tính chính xác và xác thực của thông tin khai sinh

4.2. Quy trình xin cấp lại bản sao giấy khai sinh

Thủ tục đăng ký lại khai sinh được quy định theo Điều 26 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

Trường hợp đăng ký lại khai sinh tại UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh

Người dân đủ điều kiện đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ theo quy định đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Tiếp nhận và trả kết quả

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra và xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh đúng theo quy định của pháp luật, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ thực hiện đăng ký lại khai sinh theo trình tự quy định.

- Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 của Điều này, nếu thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 của Điều 14 của Luật Hộ tịch năm 2014 vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

- Công chức tư pháp - hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

Trường hợp đăng ký lại khai sinh tại UBND không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh

Người dân đủ điều kiện đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ theo quy định đến cơ quan có thẩm quyền quy định.

Bước 2: Đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân thông qua văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Bước 3: UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây trả lời việc lưu giữ sổ hộ tịch

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Bước 4: UBND nơi đăng ký lại trả kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ thực hiện việc đăng ký lại khai sinh theo quy định.

Quý khách hàng có nhu cầu thì tham khảo thêm nội dung bài viết sau của công ty Luật Minh khuê: Thời hạn làm giấy khai sinh cho con năm 2023 sau khi sinh?

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!