1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là văn bản cần thiết để ghi lại nội dung, diễn biến cuộc họp với mục đích lưu trữ và minh chứng cho các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp.
2. Vì sao chúng ta cần ghi biên bản cuộc họp?
Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.
Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.
Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
3. Những yếu tố cần thiết của một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:
- Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản
Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.
Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:
+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;
+ Thành phần tham gia
+ Nội dung cuộc họp
+ Kết luận cuộc họp.
- Ghi nhanh và đầy đủ
Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.
Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.
- Nội dung biên bản phải có trọng tâm
Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.
- Thông tin chính xác
Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
4. Biên bản họp hội đồng thi, kiểm tra lần thứ nhất
Biên bản hội đồng thi là mẫu dùng khi chuẩn bị kì thi, hội đồng coi thi tiến hanh họp phiên để kiểm tra, phân công công tác coi thi, nêu rõ những hiện tượng tốt, xấu trong việc thực hiện quy chế thi....
Biên bản sẽ nêu ra những quy chế kiểm tra, cách thức đánh số báo danh, phân công giám thị. Một nội dung quan trọng của biên bản họp hội đồng thi, kiểm tra là diễn biến buổi kiểm tra giúp các giáo viên nắm được quy trình của buổi kiểm tra. Mời các bạn tham khảo.
Mẫu biên bản họp hội đồng thi, kiểm tra lần thứ nhất.
Phụ lục XII
| CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CẤP HỘI ĐỒNG THI, KIỂM TRA... | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
BIÊN BẢN
HỌP HỘI ĐỒNG THI, KIỂM TRA LẦN THỨ NHẤT
Thi hành Quyết định số..../QĐ-.... ngày..../...../200... của ....... về việc tổ chức Hội đồng thi, kiểm tra cấp GCNKNCM thuyền trưởng, máy trưởng, CCCM phương tiện thuỷ nội địa tại.......
Phiên họp bắt đầu hồi.....giờ..., ngày....tháng....năm 20....
Chủ trì: ông (bà)..... - Chủ tịch Hội đồng thi, kiểm tra.
NỘI DUNG
I. THỦ TỤC:
1. Có mặt:.../....
2. Vắng mặt:.....
3. Chủ tịch Hội đồng công bố Quyết định thành lập Hội đồng thi, kiểm tra và quán triệt các nguyên tắc cơ bản về thi, kiểm tra cấp cấp GCNKNCM thuyền trưởng, máy trưởng, CCCM phương tiện thuỷ nội địa.
II. SỐ LƯỢNG THÍ SINH:
Theo Hồ sơ được duyệt và kết quả đào tạo, tổng số thí sinh đủ điều kiện dự thi, kiểm tra:.....thí sinh.
- Thuyền trưởng hạng nhất:.....thí sinh.
- Thuyền trưởng hạng nhì:....thí sinh.
- Thuyền trưởng hạng ba:.....thí sinh.
- Thuyền trưởng hạng tư:.....thí sinh.
- Máy trưởng hạng nhất:....thí sinh.
- Máy trưởng hạng nhì:....thí sinh.
- Máy trưởng hạng ba:....thí sinh.
- Chứng chỉ chuyên môn:.... thí sinh.
III. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ HỘI ĐỒNG THI, KIỂM TRA:
1. Chủ tịch: ông (bà)........, phụ trách chỉ đạo chung suốt quá trình thi, kiểm tra.
2. Phó Chủ tịch: ông (bà)......, phụ trách cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kỳ thi, kiểm tra, cử cán bộ làm công tác an ninh trật tự, an toàn trong khu vực thi, kiểm tra.
3. Trưởng ban coi thi, chấm thi, kiểm tra: ông (bà)......, giúp Chủ tịch Hội đồng thi, kiểm tra phân công giám khảo coi thi, chấm thi, lập kế hoạch thi, kiểm tra.
4. Phó Trưởng ban coi thi, chấm thi, kiểm tra: ông (bà)...... giúp việc Trưởng ban.
5. Uỷ viên thư ký: ông (bà)...., giúp việc Chủ tịch Hội đồng, hoàn chỉnh các văn bản kỳ thi, kiểm tra và kiểm tra tính đầy đủ về hồ sơ dự thi, kiểm tra của các thí sinh.
6. (Cơ sở dạy nghề) tự chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính pháp lý đối với toàn bộ hồ sơ dự thi, kiểm tra của các thí sinh.
7. Các uỷ viên khác: kiểm tra các điều kiện thi, kiểm tra; tham gia coi, chấm thi, kiểm tra; theo dõi tình hình diễn biến kỳ thi, kiểm tra và kịp thời phản ảnh về Hội đồng các vấn đề bất thường có liên quan.
IV. KẾ HOẠCH THI, KIỂM TRA:
Khai mạc vào hồi.....giờ..., ngày....tháng....năm 20....
Ngày, giờ thi, kiểm tra các môn có lịch cụ thể kèm theo.
Các nội dung trên đã được toàn thể Hội đồng nhất trí.
Phiên họp kết thúc hồi....giờ...., ngày....tháng....năm 20...
| THƯ KÝ (Ký, ghi rõ họ và tên) | CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THI, KIỂM TRA (Ký, ghi rõ họ và tên) |
Hướng dẫn ghi Biên bản cuộc họp
(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp
Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2018, Giao ban tháng 3/2019,…
(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.
(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.
Trên đây là một số giải đáp về mẫu biên bản họp hội đồng thi, kiểm tra lần thứ nhất. Hy vọng đó là những tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.
Liên hệ sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật: CÔNG TY LUẬT TNHH MINH KHUÊ
Điện thoại yêu cầu dịch vụ tư vấn luật hành chính, gọi: 1900.6162
Rất mong nhận được sự hợp tác cùng Quý khách hàng!
Trân trọng./.
