Mẫu biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị

1. Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị là gì?

Trang thiết bị là tài sản phục vụ nhu cầu học tập, sinh hoạt, sản xuất của con người, trang thiết bị về mặt lợi ích sẽ có giá trị và giá trị sử dụng. Giá trị sử dụng của trang thiết bị thể hiện ở thời gian sử dụng, mức độ, cường độ sử dụng, ... đây là một đặc tính tất yếu của trang thiết bị. Do đặc tính đó nên về lâu dài trang thiết bị sẽ bị ảnh hưởng khấu hao theo thời gian dẫn tới giảm giá trị sử dụng như bị hư hỏng. Do đó để tăng giá trị sử dụng, tiết kiệm chi phí thì tại các cơ quan, đơn vị hay trường học là những nơi sử dụng trang thiết bị nhiều thì định kỳ thường xuyên phải kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị là một trong những nội dụng quan trọng.

Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị là biên bản được lập ra để ghi chép lại việc kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị của một cơ quan, đơn vị, địa điểm nào đó như phòng học, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. 

Mục đích chính của biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị là thống kê tình trạng của trang thiết bị, hư hỏng mất mát thiếu hụt chỗ nào từ đó có phương án, kiến nghị để kịp thời sửa chữa thay thế cho hiệu quả. Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được sử dụng phổ biến rộng rãi trong cơ quan, xí nghiệp, trường học, ... nó sẽ là cơ sở căn cứ để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, giúp cho người quản lý nắm bắt được số lượng, chất lượng tài sản của công ty.

Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị khi lập cần được trình bày khoa học rõ ràng, chi tiết để người đi kiểm tra đánh giá nắm được đúng tình trạng hư hỏng của các loại trang thiết bị. Về cơ bản trong quá trình lập biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của các trang thiết bị cần đảm bảo các nội dung sau đây:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ;
• Cơ quan lập biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị, ví dụ như Trường Tiểu học Hoa Sữa, ...;
• Tên của biên bản (Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị);
• Thông tin về người kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị bao gồm các thông tin về họ tên, chức vụ, đơn vị, ...
• Thông tin về trang thiết bị kiểm tra bao gồm các thông tin về người quản lý, sử dụng trang thiết bị, tên trang thiết bị (mã số), tình trạng, thời gian sử dụng, ...
• Thời gian kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị;
• Các đánh giá kiến nghị và nêu nguyên nhân (nếu có);
• Nêu giải pháp khắc phục;
• Cuối cùng là chữ ký của người kiểm tra và chữ ký xác nhận của người quản lý/sử dụng trang thiết bị.

2. Hướng dẫn viết biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị.

Biên bản kiểm tra kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị là một văn bản hành chính vì thế khi viết phải trình bày khoa học, rõ ràng, có đầy đủ nội dung cơ bản.

Về hình thức thì biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị sẽ được lập thành văn bản hoặc thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử của cơ quan, đơn vị tạo cơ sở cho việc thống kê, kiểm tra, quản lý được dễ dàng.

Các phần nội dung của biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị sẽ được viết như sau:

• Phần thông tin cơ bản của một văn bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị cần phải có như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị có tài sản cần kiểm tra.
• Xuống phần thông tin có thể ghi biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị vì lý do gì, ví dụ để đề xuất ban lãnh đạo công ty trong việc kịp thời đánh giá, ghi nhận rồi có biện phải sửa chữa, khắc phục.
• Ở phần ghi tên trang thiết bị được kiểm tra thì cần phải ghi đầy đủ từ tên gọi, số hiệu, mã sản phẩm, lo go (nếu có). Ở phần kiểm tra thông tin thì phải thể hiện được tình trạng hiện tại của trang thiết bị đó. Ví dụ: Máy điều hòa - Samsung GS1272 - tình trạng: Hoạt động bình thường.
• Một thông tin cũng rất quan trọng là phải ghi nhận được vị trí số lượng của các thiết bị đó. Ví dụ có thể ghi số phòng, tầng hoặc vị trí đặt thiết bị được kiểm tra.
• Phần kiến nghị, đề xuất thì người kiểm tra ghi cụ thể kiến nghị hoặc giải pháp (thay thế, sửa chữa) là gì dựa trên mức độ và tình trạng hư hỏng. Cũng cần phải lưu ý đến khả năng và tình hình tài chính của cơ quan, đơn vị để đưa ra được kiến nghị, đề xuất phù hợp với hoàn cảnh và tình huống thực tiễn. Vừa đáp ứng được mục đích nhu cầu của việc kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị vừa đưa ra được kiến nghị phù hợp cho cấp, người có thẩm quyền quyết định.
• Có thể thêm ý kiến của người quản lý trang thiết bị đó như đồng ý/không đồng ý cho mua linh kiện, phụ tùng để thay thế; đồng ý/không đồng ý thuê bên ngoài sửa chữa hoặc chỉ đơn giản là xác nhận lại các tình trạng, số lượng của trang thiết bị đúng theo mô tả của người kiểm tra.
• Phần chữ ký thì người kiểm tra và người khác có liên quan phải ký ở phần cuối. Chữ ký phải có phần ký tên và phần ghi rõ họ và tên.

Về phần kỹ thuật trình bày biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị cần sử dụng ngôn ngữ hành chính, tránh các lỗi như sai chính tả hay các lỗi đánh máy thông thường, phần thông tin về trang thiết bị cần ghi đầy đủ thông tin nhưng cần chọn lọc các thông tin có yếu tố giúp phân biệt giữa trang thiết bị này với trang thiết bị khác. Cần tránh tình trạng ghi các thông tin về trang thiết bị lan man, dài dòng khiến tốn thời gian và hiệu quả kém. Nếu biên bản kiểm tra được ghi trực tiếp thì cần hạn chế việc tẩy xóa, chỉnh sửa thông tin trong biên bản kiểm tra. 

3. Mẫu biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị 

>> Tải ngay:  Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị 

BIÊN BẢN KIỂM TRA TÌNH TRẠNG HƯ HỎNG CỦA TRANG THIẾT BỊ

Thời gian kiểm tra: ngày 12 tháng 04 năm 2023 tại địa điểm các phòng học tập và phòng chức năng của trường Tiểu học Hoa Sữa.

Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo nhà trường hôm nay dưới sự tham gia và có mặt đại diện của các giáo viên và cơ quan chuyên môn của nhà trường, chúng tôi cùng tiến hành kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị như sau:

1. Thông tin về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị:

2. Kết quả kiểm tra.

Qua kết quả kiểm tra thấy tại dãy 1 phòng học lớp 3A, trường Tiểu học Hoa Sữa bị thiếu 02 ghế. Lý do bị gãy do mối mọt.

3. Hướng khắc phục.

Yêu cầu thay thế 02 ghế bị gãy tại phòng học lớp 3A, kinh phí do nguồn ngân sách của nhà trường tự chi trả.

Đề nghị các đơn vị có liên quan xem xét, phối hợp để sớm khắc phục tình trạng hư hỏng của các trang thiết bị nêu trên.

Biên bản này lập thành 02 bản và lưu tại phòng hành chính 01 bản và 01 bản cho đơn vị tiến hành sửa chữa.

Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2023

Ngoài mẫu biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị trên quý khách hàng có thể tham khỏa các mẫu biên bản có cùng nội dung khác tại địa chỉ: Mẫu bản cam đoan mới nhất à Cách ghi bản cam đoan

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi, mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng liên hệ số Hotline 1900.6162 để được giải đáp. Xin chân thành cảm ơn!