1. Thế nào là Email mời hợp tác truyền thông, KOL?

Email mời hợp tác truyền thông là một thông điệp điện tử được gửi đến cá nhân hoặc tổ chức mục tiêu với mục đích mời gọi họ tham gia vào một chiến dịch truyền thông hoặc hợp tác quảng cáo. "KOL" là viết tắt của "Key Opinion Leader" hay "Người lãnh đạo ý kiến chính". KOL thường là những cá nhân có ảnh hưởng lớn trong một lĩnh vực cụ thể và có khả năng tác động đến quan điểm và quyết định của cộng đồng.

Trong ngữ cảnh hợp tác truyền thông, việc mời hợp tác KOL có thể bao gồm mời họ tham gia vào chiến dịch quảng cáo, viết bài đánh giá, hoặc chia sẻ ý kiến tích cực về sản phẩm hoặc dịch vụ. Các KOL thường được xem là nguồn ảnh hưởng quan trọng để tiếp cận và tạo ấn tượng tích cực đối với đối tượng mục tiêu.

Email mời hợp tác truyền thông thường cần được viết một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của KOL và thuyết phục họ tham gia vào chiến dịch hoặc dự án truyền thông cụ thể. Nó thường đi kèm với mô tả chi tiết về lợi ích mà KOL có thể nhận được từ việc hợp tác, cũng như các điều khoản và điều kiện liên quan đến hợp tác.

2. Hướng dẫn cách viết Email mời hợp tác truyền thông, KOL

Cách viết Email mời hợp tác truyền thông tương tự cách viết email mời KOL.

Khi bắt đầu viết email, việc quan trọng nhất là phải xây dựng một tiêu đề rõ ràng và hấp dẫn. Tiêu đề giúp người nhận thư nhận biết nhanh chóng về nội dung của thư và người gửi là ai. Nếu bỏ qua phần tiêu đề, có khả năng thư của bạn sẽ bị bỏ qua hoặc xem nhẹ, do không phải ai cũng có thời gian kiểm tra từng thư trong hòm thư email.

Cấu trúc nội dung của thư email cũng đóng vai trò quan trọng để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả. Dưới đây là một mô hình cụ thể:

Phần Mở Đầu: Chào hỏi cá nhân hoặc tổ chức nhận email bằng cách sử dụng các biểu ngữ phù hợp, như "Dear..", "Kính gửi...", "Hi...". Lựa chọn từ ngữ phải phản ánh đúng đối tượng và tôn trọng quan hệ giữa các bên.

Phần Nội Dung: Trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, và logic. Chia thành các đoạn văn nhỏ để dễ theo dõi. Đưa ra lời đề nghị cụ thể và mục đích của việc gửi email, đồng thời mô tả lợi ích hoặc giá trị mà đối tác có thể nhận được.

Phần Kết Thúc: Kết thúc thư bằng việc gửi lời cảm ơn tới đối tác vì đã dành thời gian đọc thư và xem xét cơ hội hợp tác. Làm cho phần này thể hiện lòng biết ơn và sẵn sàng để tiếp tục cuộc trò chuyện.

Phần Chữ Ký: Ghi lại thông tin liên hệ chi tiết, bao gồm tên, chức vụ, tên công ty (nếu có), địa chỉ email và số điện thoại. Phần này không chỉ là tiện ích cho việc trao đổi mà còn là cơ hội để thể hiện tính chuyên nghiệp.

File Đính Kèm: Nếu có file đính kèm, ghi tên file bằng tiếng Việt đúng chính tả, ngắn gọn và mô tả rõ nội dung của file.

Mong rằng mô hình trên sẽ giúp bạn xây dựng một email mời hợp tác truyền thông hiệu quả.

3. Mẫu Email mời hợp tác truyền thông, KOL mới nhất

>> Tải ngay: Mẫu email mời hợp tác truyền thông, KOL

Thân gửi anh/chị Nguyen Thanh,

Em là Nguyen Mai Anh - phòng Quản lý khách hàng chiến lược của Công ty Truyền thông ABC, đặt tại 123 Đường X, Quận Y, Thành phố Z.

Em có đề xuất cho rằng công ty mình có thể làm các chương trình truyền thông bằng cách đăng bài PR, chạy banner trên các trang FinanceNews hoặc BusinessReview để sản xuất nội dung chuyên nghiệp, thu hút được tập khách hàng đang có nhu cầu về tài chính, với đa dạng gói phù hợp với ngân sách của công ty.

Để anh/chị Nguyen Thanh có thể nắm rõ hơn về việc hợp tác của hai bên, em gửi anh/chị tổng quan những sản phẩm truyền thông cơ bản của Công ty ABC như sau ạ:

1. PR Article:

   - "10 Chiến lược Tài chính Nâng Cao Lợi Nhuận"

   - "Bí quyết Đầu tư Hiệu quả trong Thị trường Chứng khoán"

   - ...

2. Sản xuất nội dung:

   - Video giới thiệu về các dịch vụ tài chính mới

   - Hướng dẫn sử dụng ứng dụng di động để quản lý tài chính cá nhân

   - ...

Để hiểu nhau hơn và lên kế hoạch chính xác cho công ty mình, em xin phép hẹn anh/chị một buổi để trao đổi thêm về nhu cầu cũng như về các chính sách mà bên em có thể hỗ trợ cho Công ty ABC.

Anh/Chị xem qua, nếu có vướng mắc chỗ nào, anh/chị liên hệ với em qua số 0987 654 321 (em Nguyen Mai Anh).

Rất mong có cơ hội được hợp tác cùng Công ty ABC trong tương lai để cùng phát triển và để chứng tỏ giá trị đem lại cho khách hàng qua từng cam kết!

Em cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email này.

Best regards,

Nguyen Mai Anh

4. Hướng dẫn quy trình booking KOL dành cho mọi doanh nghiệp

Bước 1: Xác định ngân sách cho chiến dịch với KOL

Thực hiện các chiến dịch marketing là bước quan trọng không thể thiếu trong mọi dự án. Để đạt được thành công như mong đợi, điều quan trọng là phải thiết lập một ngân sách hợp lý cho doanh nghiệp. Trong đó, phần chi phí dành cho Key Opinion Leaders (KOL) có lẽ là phần tài chính chiếm tỷ trọng cao nhất. Nếu bạn mong muốn hợp tác với KOL có tầm ảnh hưởng lớn, chi phí này sẽ tăng lên theo tỷ lệ đáng kể.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu không chỉ phụ thuộc vào ngân sách mà còn phải tương ứng với mục tiêu chung của dự án. Các tiêu chí có thể được xác định khi hợp tác với KOL bao gồm:

- Xác định thị trường mục tiêu mà dự án đang nhắm đến.

- Đặt ra mục tiêu cụ thể cho chiến dịch, ví dụ như ưu tiên hợp tác với KOL tạo nội dung liên quan đến dự án.

- Nếu ngân sách cho phép, mở rộng hợp tác với các loại KOL khác nhau để tăng cường sự nhận thức về dự án.

Bước 3: Viết Brief

Ở bước này, đội ngũ tiến hành ý tưởng và liệt kê mọi thông tin về dự án, các thông điệp cần truyền tải trong video, cũng như những yêu cầu cụ thể trong quá trình làm việc và hợp tác với KOL. Việc lập danh sách này và thống nhất nội dung với toàn bộ đội ngũ giúp đảm bảo rằng mọi thông tin được đồng nhất. Điều này giúp tránh tình trạng mỗi người liên hệ và đặt lịch với KOL mà mỗi người lại có một brief khác nhau, gây ra sự không nhất quán khi KOL giao video và cần chỉnh sửa, từ đó tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Bước 4: Thiết lập email và các hồ sơ để liên hệ (Twitter/Discord/Telegram,...)

Đối với các tài khoản được sử dụng để liên hệ với KOL, quan trọng nhất là phải thiết lập hồ sơ liên quan đến dự án để tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Đối với email, lựa chọn tốt nhất là sử dụng các địa chỉ email có liên quan đến tên miền của dự án hoặc sử dụng email cá nhân. Khi sử dụng email của dự án, cần kiểm tra chất lượng của tên miền dự án và xác định xem việc sử dụng nó để gửi email có vấn đề gì không. Để đảm bảo Delivery Score của email cao và tránh gửi email vào thư mục spam, bạn có thể sử dụng công cụ mailgenius[dot]com để kiểm tra.

Bước 5: Mẫu liên hệ

Khi tạo mẫu liên hệ, tránh sử dụng nội dung hoặc từ khóa nhạy cảm để giảm nguy cơ email bị đánh dấu là spam. Đối với lĩnh vực nhạy cảm như Crypto, tránh sử dụng những từ khóa có thể bị hệ thống email coi là "nguy hiểm". Đồng thời, hạn chế sử dụng các từ ngành nghề quá "chuyên sâu". Việc sử dụng một nội dung liên hệ để gửi cho nhiều người có thể dẫn đến việc bị đánh dấu là spam, vì vậy cần có khoảng 3 - 5 mẫu liên hệ thay đổi để tăng tính độc đáo. Sau khi soạn xong mẫu, bạn cũng nên thử nghiệm trước xem nội dung email có vấn đề gì không. Công cụ mailgenius[dot]com vẫn có thể hữu ích trong việc này.

Trong mẫu liên hệ (hoặc chữ ký email), nên cung cấp thông tin về các kênh mà có thể liên hệ qua trực tiếp (DM), và hướng dẫn KOL trao đổi thông tin qua các kênh này để tiết kiệm thời gian trong quá trình đàm phán.

Bước 6: Tìm kiếm KOL

Việc tìm kiếm KOL không chỉ giới hạn ở việc đơn giản như tìm kiếm trên YouTube bằng từ khóa liên quan đến ngành. Một số cách hiệu quả để đa dạng hóa kết quả tìm kiếm bao gồm:

- Sử dụng nhiều tài khoản khác nhau để đạt được kết quả đa dạng.

- Thay đổi địa điểm/ngôn ngữ của tài khoản theo thị trường mục tiêu.

- Sử dụng VPN để đổi địa điểm đến thị trường mục tiêu.

- Dịch nội dung tìm kiếm sang ngôn ngữ của thị trường mục tiêu.

- Theo dõi những dự án hot: Chọn vài dự án hot tương tự với dự án của bạn, tìm kiếm trên YouTube sẽ mang lại nhiều KOL có thể hợp tác.

- Networking với những KOL đã từng hợp tác.

Bước 7: Lựa chọn KOL

Quá trình lọc lựa KOL đòi hỏi đội ngũ Marketing đầu tư một lượng thời gian và nguồn lực đáng kể. Quy trình lựa chọn có thể được thực hiện như sau: Đối với mỗi KOL, đội ngũ sẽ xem ít nhất 5 video mới nhất hoặc 5 video về NFT của họ. Sau đó, kiểm tra comment để xác minh nội dung trao đổi có liên quan đến dự án hay không. Nếu quá trình xác minh thuận lợi, KOL sẽ được ghi chú vào bảng tổng của đội, và tiếp tục liên hệ.

Bước 8: Liên hệ

Ưu tiên những KOL phản hồi nhanh nhất và tiến hành liên hệ ngay lập tức. Mỗi thành viên trong đội sẽ tiếp xúc với cùng một danh sách KOL, mỗi người sẽ sử dụng mẫu liên hệ khác nhau. Người nhận phản hồi đầu tiên sẽ làm việc với KOL đó. Những người còn lại sẽ bỏ qua KOL này và tiếp tục với các KOL khác. Đối với những KOL chưa phản hồi, việc theo dõi hàng ngày và thay đổi nội dung liên hệ sau vài ngày là quan trọng. Trạng thái của từng KOL được quản lý trên một bảng chung với các trạng thái như "Đã liên hệ," "Đã báo giá," "Đang thương lượng," "Đã ký hợp đồng," "Hợp tác hoàn thành,"...

Một số lưu ý khi liên hệ:

- Đối với các kênh nhắn tin trực tiếp như Telegram/Twitter, nên tự viết nội dung để tránh việc bị chặn. Không nên copy/paste để tránh bị chặn.

- Tin nhắn thường sẽ được chuyển vào thư mục chờ, nên có thể nhận xét trên bài đăng gần đây nhất của KOL để nhắc họ kiểm tra tin nhắn.

- Chỉ liên hệ qua các kênh trên kênh của KOL, không tự ý tìm kiếm thông tin và liên hệ để tránh khả năng giả mạo.

Bước 9: Thương lượng giá

Doanh nghiệp có thể thương lượng giá theo tỉ lệ /2, /3, /4 tùy thuộc vào KOL cụ thể. Khi thực hiện đủ số lượng, bạn sẽ tích lũy được kinh nghiệm nhận ra mức giá phù hợp cho từng thị trường.

Bước 10: Hợp tác và đánh giá kết quả

Sau khi hoàn tất quá trình hợp tác, giai đoạn đánh giá kết quả sẽ được thực hiện. Các yếu tố đánh giá có thể dựa trên số lượt tương tác trong các bài đăng về dự án của KOL.

Bài viết liên quan: Mẫu thư mời hợp tác kinh doanh, thư ngỏ hợp tác mới nhất 2023

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về mẫu Email mời hợp tác truyền thông, KOL mới nhất 2023. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!