Mẫu giấy chứng nhận học sinh đang học tại trường mới nhất

1. Giấy xác nhận học sinh là gì và vai trò trong các thủ tục hành chính

Giấy xác nhận học sinh là văn bản hành chính do cơ sở giáo dục cấp để xác nhận một cá nhân hiện đang học tập tại trường trong một năm học hoặc khóa học nhất định. Đây là căn cứ chứng minh tình trạng học tập hợp pháp của học sinh, được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính, dân sự và giao dịch với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước.

Khác với học bạ hoặc bảng điểm phản ánh kết quả học tập, giấy xác nhận học sinh chỉ tập trung xác nhận thông tin về người học như họ tên, ngày tháng năm sinh, lớp học, khóa học, năm học và tình trạng đang theo học tại thời điểm cấp giấy. Tùy theo mục đích sử dụng, văn bản này có thể bổ sung thêm các nội dung như thời gian học tập, việc tham gia bảo hiểm y tế hoặc xác nhận phục vụ một thủ tục cụ thể.

Theo Luật Giáo dục năm 2019 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), người học có quyền được bảo đảm các điều kiện học tập và được tạo điều kiện thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp liên quan đến quá trình học tập. Trong đó, việc nhà trường cấp giấy xác nhận theo yêu cầu chính đáng của học sinh hoặc người đại diện hợp pháp là một hoạt động hành chính nhằm bảo đảm quyền lợi của người học.

Về phương diện quản lý nhà trường, việc ban hành giấy xác nhận phải tuân thủ quy định về thể thức văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định về quản lý hồ sơ học sinh trong Điều lệ trường học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Vì vậy, giấy xác nhận chỉ có giá trị pháp lý khi được cấp đúng thẩm quyền, có chữ ký của người có thẩm quyền và được đóng dấu theo quy định.

Trong thực tế, giấy xác nhận học sinh có vai trò rất quan trọng vì đây là căn cứ để nhiều cơ quan xác định người học đang thuộc hệ thống giáo dục chính quy, từ đó giải quyết các chế độ, chính sách hoặc thủ tục hành chính tương ứng.

Một số vai trò tiêu biểu của giấy xác nhận học sinh gồm:

• Chứng minh tình trạng đang học tại trường khi thực hiện các thủ tục hành chính.
• Là thành phần hồ sơ để giải quyết các chính sách ưu đãi dành cho học sinh.
• Xác nhận tư cách người học khi làm việc với cơ quan nhà nước, ngân hàng, cơ quan bảo hiểm hoặc cơ quan ngoại giao.
• Là căn cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của học sinh trong các giao dịch dân sự và hành chính.

Trong bối cảnh chuyển đổi số của ngành giáo dục, nhiều cơ sở giáo dục đã xây dựng cơ sở dữ liệu học sinh điện tử. Việc tra cứu thông tin trên hệ thống giúp nhà trường rút ngắn thời gian xác minh và cấp giấy xác nhận, đồng thời hạn chế sai sót về thông tin nhân thân, góp phần nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính.

2. Các trường hợp phổ biến cần sử dụng giấy xác nhận đang học tại trường

Giấy xác nhận học sinh được sử dụng trong rất nhiều thủ tục khác nhau. Tùy từng mục đích, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ khác, nhưng giấy xác nhận đang học tại trường thường là tài liệu bắt buộc để chứng minh tình trạng học tập.

Một trong những trường hợp phổ biến nhất là thực hiện thủ tục tạm hoãn nghĩa vụ quân sự đối với công dân đang học tập theo quy định của pháp luật. Khi làm hồ sơ tại Ban Chỉ huy quân sự địa phương, học sinh cần xuất trình giấy xác nhận của nhà trường để chứng minh mình đang theo học và thuộc đối tượng được xem xét theo quy định.

Đối với học sinh thuộc diện được vay vốn tín dụng chính sách để học tập, giấy xác nhận đang học tại trường là căn cứ để Ngân hàng Chính sách xã hội xác định người vay đáp ứng điều kiện về đối tượng thụ hưởng. Công văn số 6868/BGDĐT-CTHSSV cũng hướng dẫn sử dụng giấy xác nhận trong hồ sơ vay vốn học sinh, sinh viên.

Trong lĩnh vực bảo hiểm y tế, giấy xác nhận thường được sử dụng để thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền lợi bảo hiểm, đặc biệt trong giai đoạn chuyển tiếp giữa các cấp học hoặc khi cần chứng minh vẫn đang theo học để duy trì quyền lợi khám chữa bệnh theo quy định.

Đối với hồ sơ xin visa du lịch hoặc du học, giấy xác nhận học sinh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Cơ quan lãnh sự thường yêu cầu tài liệu này nhằm chứng minh đương sự đang có quá trình học tập ổn định tại Việt Nam. Đây là một trong những căn cứ để đánh giá sự ràng buộc về học tập, góp phần chứng minh mục đích xuất cảnh phù hợp với hồ sơ xin thị thực.

Ngoài ra, giấy xác nhận còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác như:

• Xin miễn, giảm học phí hoặc hưởng các chính sách hỗ trợ giáo dục.
• Làm hồ sơ hưởng trợ cấp đối với gia đình chính sách.
• Hoàn thiện hồ sơ nhận học bổng hoặc tham gia các chương trình trao đổi học sinh.
• Chứng minh tình trạng học tập khi làm thủ tục chuyển trường.
• Hoàn thiện hồ sơ tuyển sinh, xét tuyển hoặc đăng ký các chương trình đào tạo khác.
• Bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ quan hành chính.

Mặc dù cùng là giấy xác nhận học sinh nhưng nội dung xác nhận có thể khác nhau tùy mục đích sử dụng. Vì vậy, khi đề nghị nhà trường cấp giấy, học sinh hoặc phụ huynh nên nêu rõ lý do để cơ sở giáo dục lựa chọn mẫu xác nhận phù hợp, tránh phải xin cấp lại nhiều lần.

3. Hướng dẫn cách viết đơn xin xác nhận học sinh của trường chuẩn nhất

Đơn xin xác nhận học sinh là văn bản do học sinh hoặc cha mẹ, người giám hộ lập để đề nghị nhà trường cấp giấy xác nhận đang học. Một số trường đã ban hành biểu mẫu thống nhất, trong khi nhiều trường vẫn chấp nhận đơn tự viết nếu bảo đảm đầy đủ nội dung cần thiết.

Một lá đơn đúng quy cách nên được trình bày theo thể thức văn bản hành chính, gồm các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên đơn.
• Kính gửi đúng cơ quan hoặc bộ phận có thẩm quyền tiếp nhận.
• Thông tin người đề nghị.
• Thông tin học sinh.
• Nội dung đề nghị xác nhận.
• Mục đích sử dụng giấy xác nhận.
• Cam kết về tính chính xác của thông tin.
• Ngày, tháng, năm lập đơn và chữ ký.

Phần "Kính gửi" cần ghi đúng tên cơ sở giáo dục hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ như Ban Giám hiệu, Văn phòng, Bộ phận Hành chính - Văn thư hoặc bộ phận được nhà trường phân công giải quyết.

Thông tin cá nhân phải thống nhất với giấy khai sinh, căn cước công dân hoặc dữ liệu quản lý học sinh của nhà trường. Những thông tin cần kiểm tra kỹ gồm:

• Họ và tên.
• Ngày tháng năm sinh.
• Lớp học.
• Năm học.
• Địa chỉ thường trú.
• Số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân (nếu cần).

Đặc biệt, phần lý do xin xác nhận nên trình bày ngắn gọn, đúng mục đích thực tế, chẳng hạn:

• Hoàn thiện hồ sơ xin visa.
• Thực hiện thủ tục vay vốn học tập.
• Làm hồ sơ bảo hiểm y tế.
• Bổ sung hồ sơ tại cơ quan nhà nước.
• Hoàn thiện hồ sơ chuyển trường.

Không nên ghi lý do chung chung hoặc không đúng thực tế vì nhà trường có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa trước khi cấp giấy xác nhận.

Mẫu số 1. Giấy xác nhận học sinh đang học tại trường

TÊN CƠ SỞ GIÁO DỤC
Số: ……/GXN-……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY XÁC NHẬN
HỌC SINH ĐANG THEO HỌC TẠI TRƯỜNG

Hiệu trưởng Trường .............................................................................. xác nhận:

Họ và tên học sinh: .....................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ............................................................................

Giới tính: ................................................................................................

Nơi sinh: .................................................................................................

Địa chỉ thường trú: ..................................................................................

..................................................................................................................

Hiện là học sinh lớp: ....................... Khối: ..................................

Năm học: ..................................................................................................

Nội dung xác nhận:

Xác nhận em ......................................................................................... hiện là học sinh đang theo học tại Trường ...........................................................................................................................

Giấy xác nhận này được cấp theo đề nghị của học sinh/phụ huynh để:

..................................................................................................................

..................................................................................................................

............., ngày ..... tháng ..... năm ......

HIỆU TRƯỞNG

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Mẫu này được sử dụng trong các trường hợp như bổ sung hồ sơ hành chính, chuyển trường, xin học bổng, vay vốn học tập, xác nhận tại địa phương hoặc các thủ tục khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Mẫu số 2. Giấy xác nhận học sinh đang học tại trường có thông tin bảo hiểm y tế

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ....................................

TRƯỜNG ..........................................................................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY XÁC NHẬN

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG .................................................... XÁC NHẬN:

Họ và tên học sinh: ................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................

Giới tính: ................................................................................................

Nơi sinh: .................................................................................................

Địa chỉ thường trú: ..................................................................................

..................................................................................................................

Hiện là học sinh lớp: ..............................................................................

Năm học: ..................................................................................................

Thông tin bảo hiểm y tế:

Đã tham gia bảo hiểm y tế học sinh năm học .........................................

Mã số thẻ bảo hiểm y tế: ..........................................................................

Giấy xác nhận này được cấp để:

..................................................................................................................

..................................................................................................................

............., ngày ..... tháng ..... năm ......

HIỆU TRƯỞNG

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Mẫu này thường được sử dụng khi thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm y tế, hưởng chế độ chính sách hoặc khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu xác nhận đồng thời tình trạng học tập và việc tham gia bảo hiểm y tế của học sinh.

Mẫu số 3. Đơn xin xác nhận học sinh đang học tại trường

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN XÁC NHẬN HỌC SINH ĐANG HỌC TẠI TRƯỜNG

Kính gửi:

• Ban Giám hiệu Trường ...........................................................................
• Bộ phận Hành chính - Văn thư (nếu có)

Tôi tên là: ................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ..........................................................................

Số định danh cá nhân/Căn cước công dân: ............................................

Ngày cấp: ...................................... Nơi cấp: ......................................

Địa chỉ thường trú: ..................................................................................

..................................................................................................................

Hiện là học sinh lớp: ..............................................................................

Khối: ........................................................................................................

Năm học: ..................................................................................................

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám hiệu xem xét và xác nhận tôi hiện là học sinh đang theo học tại Trường ...........................................................................................................................

Lý do xin xác nhận:

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

Tôi cam đoan các thông tin đã khai là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã kê khai.

Kính mong Quý nhà trường xem xét, giải quyết.

Xin trân trọng cảm ơn!

............., ngày ..... tháng ..... năm ......

Mẫu đơn này được sử dụng khi học sinh hoặc cha mẹ học sinh đề nghị nhà trường cấp giấy xác nhận để phục vụ các thủ tục như xin visa, vay vốn học tập, chuyển trường, hưởng chính sách hỗ trợ, xin học bổng hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức.

4. Quy trình và thủ tục xin cấp giấy xác nhận học sinh tại các cơ sở giáo dục

Hiện nay, hầu hết các trường học đều thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận theo quy trình hành chính nội bộ nhằm bảo đảm tính chính xác của thông tin và giá trị pháp lý của văn bản.

Bước đầu tiên là chuẩn bị hồ sơ. Học sinh hoặc phụ huynh cần chuẩn bị đơn đề nghị theo mẫu của trường (nếu có) hoặc đơn tự viết cùng giấy tờ tùy thân để đối chiếu khi cần thiết.

Tiếp theo, hồ sơ được nộp tại bộ phận hành chính, văn thư hoặc văn phòng nhà trường. Một số trường yêu cầu giáo viên chủ nhiệm xác nhận thông tin ban đầu trước khi chuyển đến bộ phận văn thư.

Sau khi tiếp nhận, cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra thông tin học sinh trên sổ bộ hoặc hệ thống dữ liệu điện tử của nhà trường. Nếu thông tin chính xác và học sinh đang theo học hợp pháp, văn bản sẽ được soạn thảo theo mẫu phù hợp.

Giấy xác nhận sau đó được trình người có thẩm quyền ký ban hành. Theo quy định về công tác văn thư và Điều lệ trường học, người ký có thể là:

• Hiệu trưởng.
• Phó Hiệu trưởng được giao ký thay theo đúng quy định.
• Người được giao ký thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền trong phạm vi được phân công.

Sau khi ký, văn bản được đóng dấu của nhà trường và trả cho người yêu cầu.

Thông thường, nếu hồ sơ đầy đủ và thông tin rõ ràng, thời gian giải quyết chỉ từ trong ngày đến khoảng 1–2 ngày làm việc. Phần lớn các cơ sở giáo dục hiện nay không thu lệ phí đối với việc cấp giấy xác nhận học sinh, trừ trường hợp có quy định riêng về việc cấp nhiều bản sao hoặc dịch vụ hành chính khác.

Xu hướng hiện nay là từng bước số hóa thủ tục này thông qua học bạ điện tử, dữ liệu quản lý học sinh và các cổng dịch vụ công, giúp giảm thời gian xử lý và hạn chế việc phải nộp nhiều giấy tờ bản giấy.

5. Lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng giấy xác nhận học sinh để xin visa hoặc làm hồ sơ

Giấy xác nhận học sinh chỉ phát huy đầy đủ giá trị pháp lý khi được lập đúng quy định về nội dung, thể thức và thẩm quyền ban hành. Vì vậy, người sử dụng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng.

Trước hết, cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin cá nhân trước khi nhận giấy xác nhận. Họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân, lớp học và năm học phải thống nhất với giấy khai sinh, căn cước công dân và các giấy tờ khác trong hồ sơ.

Đối với người ký văn bản, giấy xác nhận phải do người có thẩm quyền ký theo quy định. Nếu Phó Hiệu trưởng ký thay thì phải thể hiện đúng hình thức "KT. HIỆU TRƯỞNG". Trường hợp ký thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền cũng phải ghi đúng ký hiệu theo quy định về công tác văn thư.

Con dấu của nhà trường phải được đóng đúng quy cách theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản thiếu chữ ký, thiếu dấu hoặc đóng dấu không đúng quy định có thể không được cơ quan tiếp nhận chấp nhận.

Đối với hồ sơ xin visa, cần lưu ý thêm một số vấn đề:

• Kiểm tra yêu cầu của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán về thời hạn hiệu lực của giấy xác nhận.
• Nếu hồ sơ yêu cầu tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì cần thực hiện dịch thuật và chứng thực theo quy định.
• Thông tin trên giấy xác nhận phải thống nhất với hộ chiếu, giấy khai sinh và các giấy tờ khác.
• Nếu thời gian xuất cảnh trùng với thời gian học chính khóa, nên chuẩn bị thêm đơn xin nghỉ học hoặc văn bản liên quan theo yêu cầu của nhà trường hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Ngoài ra, người sử dụng nên photo hoặc lưu bản điện tử của giấy xác nhận để phục vụ các thủ tục phát sinh sau này, tránh phải xin cấp lại nhiều lần.

6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về giấy xác nhận học sinh

Học sinh có được xin nhiều bản giấy xác nhận cùng lúc không?

Có. Nếu cần sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, học sinh hoặc phụ huynh có thể đề nghị nhà trường cấp nhiều bản trong cùng một lần để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, số lượng bản cấp sẽ thực hiện theo quy định nội bộ của từng cơ sở giáo dục.

Giấy xác nhận học sinh có thời hạn bao lâu?

Pháp luật hiện hành không quy định một thời hạn hiệu lực chung. Trên thực tế, giá trị sử dụng phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Nhiều cơ quan chỉ chấp nhận giấy được cấp trong khoảng thời gian gần thời điểm nộp hồ sơ, vì vậy nên xin cấp sát ngày thực hiện thủ tục.

Học sinh bị lưu ban có được cấp giấy xác nhận không?

Nếu học sinh vẫn đang có tên trong danh sách quản lý của nhà trường và chưa chấm dứt việc học theo quy định thì vẫn có thể được cấp giấy xác nhận về tình trạng đang theo học. Nội dung xác nhận sẽ phản ánh đúng tình trạng học tập thực tế tại thời điểm cấp.

Học sinh có thể nhờ người thân nhận giấy xác nhận thay không?

Được, nếu nhà trường cho phép và người nhận thay đáp ứng yêu cầu về giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc giấy ủy quyền theo quy định của từng cơ sở giáo dục.

Giấy xác nhận học sinh có thay thế học bạ hoặc bảng điểm không?

Không. Giấy xác nhận chỉ chứng minh tình trạng đang học tại trường. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu đánh giá kết quả học tập, học sinh vẫn phải nộp học bạ, bảng điểm hoặc các tài liệu chuyên môn khác theo quy định.

Nhà trường có bắt buộc phải cấp giấy xác nhận theo yêu cầu của học sinh không?

Khi học sinh hoặc người đại diện hợp pháp có yêu cầu chính đáng và đáp ứng điều kiện theo quy định, cơ sở giáo dục có trách nhiệm xem xét, xác minh thông tin và cấp giấy xác nhận theo đúng thẩm quyền. Trường hợp từ chối, nhà trường cần nêu rõ lý do để người yêu cầu bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ nếu còn thiếu.

Có thể xin giấy xác nhận để nộp hồ sơ du học hoặc xin học bổng không?

Có. Đây là một trong những mục đích sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, người học nên tìm hiểu trước yêu cầu của đơn vị tiếp nhận về ngôn ngữ, nội dung xác nhận, thời hạn của giấy tờ và việc dịch thuật, chứng thực để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh phải xin cấp lại.

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm một số nội dung khác liên quan như:

• Điều kiện học sinh giỏi cấp 3 và cách xét điểm học sinh giỏi
• Mẫu bản kiểm điểm tự nhận lỗi của học sinh mới nhất
• Cách viết bản kiểm điểm cá nhân cuối học kì của học sinh