Mẫu thể thức văn bản của Đảng mới nhất 2024

1. Hướng dẫn chung về thể thức văn bản của Đảng

Thể thức văn bản của Đảng được quy định trong Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Cụ thể như sau

- Đối tượng áp dụng văn bản hướng dẫn này là các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở. Hệ thống các trường chính trị, các cơ quan, tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng văn bản này.

- Văn bản chính thức của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng phải thống nhất thể thức và kỹ thuật trình bày để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn.

- Trách nhiệm của các cá nhân: 

+ Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

+ Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

+ Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

+ Cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký, khi phát hành.

>> Tham khảo: Quy định pháp luật về hình thức của hợp đồng, thể thức văn bản?

2. Hướng dẫn cụ thể các thành phần thể thức bắt buộc của văn bản Đảng

2.1. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

- Tiêu đề " Đảng Cộng sản Việt Nam" là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng.

- Tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài tiêu đề

- Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

- Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Cần ghi chính xác, đầy đủ tên cơ quan ban hành văn bản theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc văn bản thành lập của cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng có thẩm quyền.

+ Văn bản của đại hội đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy, trường hợp không xác định được lần thứ mấy thì ghi thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản của đoàn chủ tích, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu và tên cơ quan cấp trên là đại hội đảng cấp đó.

+ Văn bản các cấp ủy các cấp và chi bộ ghi tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm của Ban Chấp hành Trung ương; Tỉnh ủy, Thành ủy, Đảng ủy; Huyện ủy, Quận ủy, Đảng ủy và tên của đảng bộ cấp trên trực tiếp.

- Tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Đối với văn bản của liên cơ quan, ghi tên cơ quan, tổ chức chủ trì trước, giữa các tên cơ quan, tổ chức có dấu gạch nối (-). Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản.

2.3. Số và ký hiệu văn bản

a) Thể thức:

- Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan. Cụ thể:

+ Số văn bản của đại hội đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả các tên loại văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu kể từ ngày khai mạc đại hội (tính từ khi bắt đầu phiên trù bị) đến hết ngày bế mạc đại hội.

+ Số văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng được lập theo quyết định của cấp ủy (gồm: cơ quan tham mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng...), các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp ủy.

+ Số văn bản của liên cơ quan ban hành ghi liên tục với số văn bản cùng tên loại của cơ quan, tổ chức chủ trì. Số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản  không mật cùng tên loại văn bản.

- Ký hiệu văn bản gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.

+ Ký hiệu tên loại văn bản là chữ cái đầu của âm tiết của tên loại văn bản như: Quyết định (QĐ); Quy định (QĐi); Chỉ thị (CT); Chương trình (CTr); Tờ trình (TTr)...

+ Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: Đảng ủy quân sự (ĐUQS); Đảng ủy công an ( ĐUCA); Đảng ủy biên phòng (ĐUBP); Đảng ủy khối ( ĐUK); Các đảng ủy khác (ĐU); Chi bộ (CB) ...

b) Kỹ thuật trình bày

- Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt của liên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).

- Số và ký hiệu văn bản, bản sao được trình bày in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

- Ví dụ: Số 136-QĐ/TW

2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Thể thức

- Địa danh ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn) nơi cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng đặt trụ sở.

+ Văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng cấp Trung ương, cấp tỉnh ghi địa danh văn bản là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

+ Văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện ghi địa danh ban hành văn bản là tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

+ Văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng cấp cơ sở ở xã, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành văn bản là tên xã, phường, thị trấn.

+ Ghi thêm cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản trong các trường hợp: Địa danh mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự; Địa danh có tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trùng với tên riêng của tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn thuộc huyện trùng với tên riêng của huyện...

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành.

b) Kỹ thuật trình bày

- Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải có thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm; giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,). Cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản có thể viết tắt: TP (Thành phố), TX (Thị xã),...

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản, sao văn bản được trình bày in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.

- Ví dụ: Hà Nội, ngày 14 tháng 11 năm 2023

2.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

a) Thể thức

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản. Các văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừ công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản.

- Cùng một tên loại văn bản mà cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy ban hành có thể ghi tên tác giả trong trích yếu nội dung văn bản.

- Riêng báo cáo chính trị do cấp ủy khóa đương nhiệm trình đại hội đảng các cấp ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

b) Kỹ thuật trình bày

- Tên loại văn bản trình một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày dưới tên loại văn bản; phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản. Riêng trích yếu nội dung văn bản của tên loại công văn trình bày dưới số và ký hiệu văn.

2.6. Nội dung văn bản

a) Thể thức

Nội dung văn bản là thành phần thể thức chủ yếu của văn bản nên nó cần phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Đúng chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

- Phù hợp với tên loại văn bản; diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.

- Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trong văn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trong văn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

- Khi viện dẫn cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

- Giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.

- Tùy theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm... cho phù hợp.

b) Kỹ thuật trình bày

- Thông thường nội dung văn bản được dàn đều cả hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là 18pt; kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).

- Văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm

2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Thể thức

- Quyền hạn ký văn bản của mỗi cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng phải được quy định bằng văn bản.

+ Đối với văn bản của đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp ủy, ủy ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng, hội đồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M).

+ Đối với văn bản của cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu ban ,,, các đơn vị được thành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Cấp trưởng ký trực tiếp, khi cấp phó ký để là ký thay (ký hiệu là K/T).

+ Đối với văn bản được ban thường vụ cấp ủy hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng các cấp ủy quyền: Đề ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).

- Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng.

- Họ tên của người ký văn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản: Không ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu ... trước họ tên của người ký văn bản.

- Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức.

b) Kỹ thuật trình bày

- Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản. Quyền hạn được trình bày in hoa, có kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ: T/M BAN THƯỜNG VỤ 

Còn Chức vụ của người ký văn bản được trình bày in hoa, có kiểu chữ đứng. Ví dụ: PHÓ BÍ THƯ

- Họ và tên của người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản, được trình bày in thường và đứng, đậm. Ví dụ: Nguyễn Xuân Bắc

- Chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản. Không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản.

2.8.  Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Thể thức

- Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Văn bản ban hành phải đóng dấu để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

b) Kỹ thuật trình bày

- Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu màu đỏ tươi.

- Biên bản hội nghị cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng các cấp có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký văn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.

2.9. Nơi nhận văn bản

a) Thể thức

- Nơi nhận văn bản xác định những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để báo cáo, để thực hiện, để giải quyết, để trao đổi, để biết, để lưu...; nơi nhận văn bản được xác định cụ thể trong từng văn bản.

- Văn bản chỉ gửi một số cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn bản gửi nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi chung theo nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Ví dụ: 

- Các tỉnh ủy, thành ủy; 

- Các đồng chí Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương;

- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.

b) Kỹ thuật trình bày

- Nơi nhận văn bản trình bày góc phải dưới nội dung văn bản. Từ "Nơi nhận" trình bày một dòng riêng, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản trình bày dưới từ "Nơi nhận".

- Đối với tên loại công văn, trình bày từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ "Kính gửi" dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

- Sau các từ " Nơi nhận", "Kính gửi"  có dấu hai chấm (:), sau mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có dấu phẩy (,), kết thúc nơi nhận văn bản có dấu chấm (.).

3. Sơ đồ trình bày các thành phần thể thức văn bản của Đảng

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng được quy định kèm theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng. Cụ thể như sau:

Ghi chú:

>> Tham khảo: Quy định về thể thức văn bản theo Nghị định 30

4. Lưu ý về phông chữ, khổ chữ, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục

- Phông chữ: Phông chữ trình bày trên văn bản của Đảng là Bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn bản tại Phụ lục 3).

- Khổ giấy: Văn bản của Đảng trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297 mm). Các loại văn bản, giấy tờ hành chính trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (148 mm x 210 mm) hoặc sử dụng mẫu in sẵn.

- Định lề trang văn bản: Văn bản của Đảng trình bày theo chiều dọc của trang giấy (định hướng bản in theo chiều dọc), vùng trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách mép trên trang giấy 20mm

+ Lề dưới: Cách mép dưới trang giấy 20mm

+ Lề trái: Cách mép trái trang giấy 30mm

+ Lề phải: Cách mép phải trang giấy 15 mm.

Trường hợp nội dung văn bản in hai mặt thì mặt sau trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách mép trên trang giấy 20 mm

+ Lề dưới: Cách mép dưới trang giấy 20 mm

+ Lề trái: Cách mép trái trang giấy 15 mm

+ Lề phải: Cách mép phải trang giấy 30mm.

- Số trang văn bản: Văn bản có hai trang trở lên phải ghi số trang bằng chữ số Ả-rập. Số trang trình bày tại điểm giữa, cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, mép trái của phần có chữ; không đánh số trang đối với trang thứ nhất.

- Phụ lục văn bản:

+ Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo phải có chỉ dẫn về phụ lục. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục bằng chữ số Ả-rập.

+ Phụ lục văn bản trình bày trang giấy riêng; từ "Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục trình bày thành một dòng riêng, chính giữa văn bản. Tiêu đề của phụ lục trình bày dướ từ "Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Công ty Luật Minh Khuê về vấn đề "Mẫu thể thức văn bản của Đảng mới nhất". Mọi vướng mắc chưa rõ hay có yêu cầu hỗ trợ pháp lý khác, Qúy khách vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài điện thoại, gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng!