Quy định pháp luật về hình thức của hợp đồng, thể thức văn bản ?

Hợp đồng là căn cứ pháp lý quan trọng để xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong quan hệ dân sự, thương mại và nhiều lĩnh vực khác. Tuy nhiên, không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc phải lập thành văn bản, có chữ ký, đóng dấu hoặc trình bày theo một mẫu thống nhất. Tùy thuộc vào tính chất giao dịch và quy định pháp luật, hợp đồng có thể được xác lập bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể.

Bên cạnh việc bảo đảm các điều kiện có hiệu lực, cách trình bày hợp đồng cũng có ý nghĩa quan trọng. Một bản hợp đồng được soạn thảo rõ ràng, có bố cục hợp lý, sử dụng ngôn ngữ chính xác sẽ giúp các bên dễ dàng thực hiện nghĩa vụ, hạn chế tranh chấp và thuận tiện trong việc lưu trữ, sử dụng làm chứng cứ.

Để hiểu đúng vấn đề này, cần phân biệt giữa hình thức hợp đồng theo quy định pháp luật và thể thức trình bày văn bản hợp đồng trong thực tiễn.

1. Quy định chung về hình thức và thể thức văn bản hợp đồng theo pháp luật dân sự

1.1. Khái niệm hợp đồng theo quy định pháp luật

Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Từ quy định trên, có thể hiểu hợp đồng là sự thống nhất ý chí giữa hai hoặc nhiều chủ thể nhằm làm phát sinh những quyền và nghĩa vụ pháp lý nhất định.

Trong đời sống, hợp đồng xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như hợp đồng mua bán tài sản, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng vay tiền, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh.

Ví dụ, khi một người đồng ý bán chiếc xe máy cho người khác với giá 20 triệu đồng, giữa hai bên có thể hình thành quan hệ hợp đồng mua bán tài sản. Người bán có nghĩa vụ giao xe theo thỏa thuận, còn người mua có nghĩa vụ thanh toán tiền.

Về nguyên tắc, pháp luật dân sự tôn trọng quyền tự do, tự nguyện cam kết và thỏa thuận. Tuy nhiên, việc giao kết hợp đồng phải bảo đảm không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội và đáp ứng các điều kiện có hiệu lực theo quy định.

1.2. Hình thức hợp đồng là gì?

Hình thức hợp đồng là phương thức được các bên sử dụng để thể hiện và ghi nhận sự thỏa thuận khi xác lập hợp đồng.

Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự năm 2015, giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.

Bên cạnh đó, giao dịch dân sự được thực hiện thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

Như vậy, pháp luật Việt Nam công nhận nhiều hình thức giao kết hợp đồng khác nhau. Không phải mọi giao dịch đều phải được thể hiện bằng văn bản giấy hoặc có chữ ký trực tiếp.

Đối với những giao dịch thông thường, các bên có thể tự lựa chọn hình thức phù hợp. Tuy nhiên, một số loại hợp đồng phải tuân thủ yêu cầu bắt buộc về văn bản, công chứng, chứng thực hoặc thủ tục khác theo quy định chuyên ngành.

1.3. Thể thức văn bản hợp đồng là gì?

Thể thức văn bản hợp đồng là cách thức tổ chức, sắp xếp và trình bày những thành phần cấu thành một bản hợp đồng.

Thông thường, thể thức hợp đồng bao gồm tên hợp đồng, số hợp đồng, ngày tháng ký kết, thông tin các bên, căn cứ giao kết, hệ thống điều khoản, chữ ký và các phụ lục kèm theo.

Ngoài ra, thể thức văn bản còn liên quan đến những yếu tố kỹ thuật như phông chữ, cỡ chữ, căn lề, giãn dòng, khổ giấy, đánh số trang và cách bố trí khu vực ký kết.

Cần phân biệt rõ hai khái niệm:

• Hình thức hợp đồng là vấn đề pháp lý, phản ánh phương thức thể hiện sự thỏa thuận và có thể là điều kiện có hiệu lực khi luật quy định.
• Thể thức văn bản hợp đồng là vấn đề kỹ thuật soạn thảo, giúp nội dung được trình bày khoa học, dễ hiểu và thuận tiện trong việc quản lý.

Đối với hợp đồng dân sự, thương mại thông thường giữa các cá nhân và doanh nghiệp, pháp luật không đặt ra một mẫu trình bày thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp.

Vì vậy, một hợp đồng không có quốc hiệu, tiêu ngữ hoặc không sử dụng phông chữ Times New Roman vẫn có thể có hiệu lực nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật.

1.4. Hình thức có phải là điều kiện bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực?

Theo khoản 2 Điều 117 Bộ luật Dân sự năm 2015, hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực trong trường hợp luật có quy định.

Điều này có nghĩa là không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc phải lập thành văn bản hoặc công chứng, chứng thực.

Chẳng hạn, việc mua bán một món đồ gia dụng thông thường có thể được xác lập thông qua lời nói và hành vi giao nhận hàng hóa, thanh toán.

Ngược lại, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải tuân thủ những yêu cầu về hình thức và thủ tục theo pháp luật đất đai.

Nếu pháp luật quy định một giao dịch phải được lập thành văn bản hoặc phải công chứng, chứng thực thì các bên cần thực hiện đúng yêu cầu đó.

Trường hợp vi phạm điều kiện về hình thức, giao dịch có thể bị vô hiệu. Tuy nhiên, Điều 129 Bộ luật Dân sự năm 2015 cũng quy định một số trường hợp Tòa án có thể công nhận hiệu lực giao dịch dù có vi phạm về hình thức.

1.5. Phân biệt thể thức hợp đồng với thể thức văn bản hành chính

Thể thức hợp đồng và thể thức văn bản hành chính có những điểm tương đồng về cách trình bày nhưng khác nhau về bản chất pháp lý.

Văn bản hành chính được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. Đối với các văn bản thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc trình bày phải tuân thủ những yêu cầu tương ứng về thể thức và kỹ thuật.

Trong khi đó, hợp đồng dân sự được hình thành chủ yếu trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên.

Đối với hợp đồng tư nhân thông thường, các bên có thể tham khảo quy cách trình bày văn bản hành chính để bảo đảm tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không thể mặc nhiên áp dụng toàn bộ yêu cầu của Nghị định 30/2020/NĐ-CP làm điều kiện có hiệu lực của hợp đồng.

2. Phân biệt hình thức hợp đồng: Bằng lời nói, văn bản và hành vi cụ thể

2.1. Hợp đồng bằng lời nói

Hợp đồng bằng lời nói là hình thức giao kết trong đó các bên trực tiếp hoặc gián tiếp trao đổi, thống nhất nội dung thỏa thuận thông qua ngôn ngữ nói.

Đây là hình thức phổ biến trong các giao dịch dân sự thường ngày, đặc biệt là những giao dịch có giá trị không lớn, nội dung đơn giản và được thực hiện ngay.

Ví dụ, một người thỏa thuận thuê thợ sửa chữa thiết bị với giá 300.000 đồng. Người thợ đồng ý thực hiện công việc và bên thuê chấp nhận thanh toán theo mức giá đã thống nhất.

Nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật bắt buộc phải lập thành văn bản hoặc tuân thủ hình thức khác, thỏa thuận bằng lời nói có thể làm phát sinh hợp đồng hợp pháp.

Ưu điểm của hình thức này là đơn giản, nhanh chóng, không cần chuẩn bị nhiều giấy tờ.

Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất là khó chứng minh nội dung thỏa thuận khi phát sinh tranh chấp.

Các bên có thể không thống nhất về giá cả, thời hạn thực hiện, chất lượng công việc hoặc trách nhiệm khi vi phạm.

Vì vậy, đối với những giao dịch có giá trị đáng kể, các bên nên lưu giữ tài liệu xác nhận như tin nhắn, thư điện tử, biên nhận thanh toán hoặc những chứng cứ phù hợp khác.

2.2. Hợp đồng bằng văn bản

Hợp đồng bằng văn bản là hình thức mà nội dung thỏa thuận được ghi nhận bằng chữ viết.

Đối với hợp đồng giấy, văn bản thường thể hiện thông tin các bên, đối tượng giao dịch, giá trị hợp đồng, quyền và nghĩa vụ, thời hạn thực hiện, trách nhiệm khi vi phạm và những nội dung liên quan.

Ưu điểm nổi bật của hình thức này là giúp các bên ghi nhận rõ ràng những điều khoản đã thống nhất.

Khi phát sinh tranh chấp, hợp đồng bằng văn bản có thể được sử dụng làm chứng cứ để xác định nội dung cam kết và trách nhiệm của từng bên.

Tuy nhiên, việc lập hợp đồng bằng văn bản không đồng nghĩa hợp đồng chắc chắn có hiệu lực.

Nếu người ký không có thẩm quyền, nội dung vi phạm điều cấm của luật hoặc việc giao kết không tự nguyện thì hợp đồng vẫn có thể phát sinh rủi ro pháp lý.

Đối với những giao dịch có giá trị lớn, thời gian thực hiện kéo dài hoặc có nhiều nghĩa vụ phức tạp, việc lập hợp đồng bằng văn bản thường là lựa chọn phù hợp.

2.3. Hợp đồng bằng hành vi cụ thể

Hợp đồng bằng hành vi cụ thể là trường hợp ý chí giao kết được thể hiện thông qua hành động thực tế của các bên.

Ví dụ, một người đưa xe vào bãi gửi xe, nhận vé và sử dụng dịch vụ theo điều kiện đã được thông báo. Hành vi gửi xe và tiếp nhận xe có thể thể hiện sự xác lập quan hệ hợp đồng.

Tương tự, việc sử dụng dịch vụ tự động sau khi được thông báo đầy đủ về giá và điều kiện sử dụng cũng có thể thể hiện sự chấp thuận giao kết.

Đặc điểm của hình thức này là các bên không nhất thiết phải trao đổi bằng lời nói hoặc ký một văn bản riêng.

Tuy nhiên, không phải mọi hành vi đều đương nhiên được coi là sự đồng ý giao kết hợp đồng.

Cần xem xét hành vi đó trong hoàn cảnh cụ thể, nội dung đề nghị giao kết và khả năng nhận biết của các bên.

Đặc biệt, theo khoản 2 Điều 393 Bộ luật Dân sự năm 2015, sự im lặng của bên được đề nghị không được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc theo thói quen đã được xác lập giữa các bên.

2.4. Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Giao dịch điện tử năm 2023, giao dịch thực hiện dưới hình thức thông điệp dữ liệu có thể được công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng những điều kiện tương ứng.

Các hình thức thường gặp bao gồm hợp đồng ký số, hợp đồng giao kết qua nền tảng trực tuyến hoặc thông qua hệ thống giao dịch điện tử.

Ưu điểm của hợp đồng điện tử là thuận tiện trong việc giao kết từ xa, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn và hỗ trợ quản lý dữ liệu.

Tuy nhiên, cần bảo đảm tính xác thực của chủ thể, tính toàn vẹn của thông tin và khả năng truy cập, sử dụng dữ liệu.

Không nên mặc nhiên coi một tệp PDF có chèn hình ảnh chữ ký là hợp đồng đã được ký điện tử hợp lệ trong mọi trường hợp.

2.5. So sánh các hình thức hợp đồng

Nhìn chung, mỗi hình thức hợp đồng đều có ưu điểm và hạn chế riêng. Không có hình thức nào mặc nhiên có giá trị pháp lý cao hơn trong mọi trường hợp. Điều quan trọng là lựa chọn hình thức phù hợp với giao dịch và tuân thủ những yêu cầu bắt buộc của pháp luật.

3. Hướng dẫn cách trình bày hợp đồng chuẩn chuyên nghiệp

Một bản hợp đồng được trình bày chuyên nghiệp cần bảo đảm tính chính xác, rõ ràng, thống nhất và thuận tiện trong quá trình thực hiện.

Thông thường, văn bản hợp đồng có thể được chia thành ba phần chính: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.

3.1. Phần mở đầu hợp đồng

Phần mở đầu có chức năng xác định loại hợp đồng, căn cứ giao kết và thông tin của các chủ thể tham gia.

Những thành phần thường được sử dụng bao gồm:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ, nếu các bên lựa chọn trình bày.
• Tên hợp đồng.
• Số và ký hiệu hợp đồng.
• Căn cứ pháp lý liên quan.
• Thời gian, địa điểm giao kết.
• Thông tin của các bên tham gia.

Tên hợp đồng cần thể hiện chính xác bản chất giao dịch.

Ví dụ, nếu các bên thỏa thuận về việc cung cấp dịch vụ thiết kế thì có thể đặt tên là “Hợp đồng cung cấp dịch vụ thiết kế”.

Không nên sử dụng tên gọi quá chung chung hoặc không phù hợp với nội dung thực tế.

Đối với số hợp đồng, các bên có thể xây dựng hệ thống ký hiệu riêng để thuận tiện cho việc quản lý.

Ví dụ: Số 08/2026/HĐDV.

Việc đánh số hợp đồng giúp tra cứu và lưu trữ tài liệu dễ dàng hơn nhưng không phải điều kiện có hiệu lực chung đối với hợp đồng dân sự.

Phần căn cứ pháp lý nên viện dẫn những quy định thực sự liên quan đến giao dịch. Không nhất thiết liệt kê quá nhiều văn bản pháp luật nếu không phục vụ việc xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.

3.2. Phần thông tin các bên giao kết hợp đồng

Đây là phần quan trọng để xác định chủ thể chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng.

Đối với cá nhân, thông tin thường bao gồm họ tên, thông tin định danh phù hợp, địa chỉ liên hệ và phương thức liên lạc.

Đối với doanh nghiệp, cần ghi nhận chính xác tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện và chức danh hoặc căn cứ ủy quyền.

Ngoài ra, tùy theo tính chất giao dịch, có thể bổ sung thông tin tài khoản ngân hàng, số điện thoại hoặc địa chỉ thư điện tử phục vụ việc thanh toán và gửi thông báo.

Không phải mọi thông tin đều bắt buộc trong tất cả hợp đồng. Việc thu thập, sử dụng dữ liệu cá nhân cần phù hợp với mục đích giao kết và quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đặc biệt, cần kiểm tra thẩm quyền của người ký.

Nếu người ký là đại diện theo ủy quyền, phải xác định rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền có phù hợp với giao dịch hay không.

3.3. Phần nội dung hợp đồng

Phần nội dung là bộ phận quan trọng nhất, bởi đây là nơi ghi nhận quyền và nghĩa vụ của các bên.

Tùy theo loại hợp đồng, nội dung có thể bao gồm những điều khoản sau:

Điều khoản về đối tượng hợp đồng: Xác định tài sản, hàng hóa, công việc hoặc dịch vụ mà các bên thỏa thuận.

Điều khoản về giá trị hợp đồng: Quy định giá cả, đơn vị tiền tệ, thuế và các khoản chi phí liên quan.

Điều khoản về thanh toán: Xác định thời hạn, phương thức và điều kiện thanh toán.

Điều khoản về thời hạn thực hiện: Làm rõ thời điểm bắt đầu, thời hạn hoàn thành và các mốc công việc.

Điều khoản về quyền và nghĩa vụ: Xác định trách nhiệm cụ thể của từng bên.

Điều khoản về trách nhiệm do vi phạm: Quy định các trường hợp vi phạm, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại phù hợp với pháp luật áp dụng.

Điều khoản về sửa đổi, chấm dứt hợp đồng: Xác định những trường hợp hợp đồng được thay đổi hoặc chấm dứt.

Điều khoản về giải quyết tranh chấp: Quy định phương thức giải quyết tranh chấp và cơ quan có thẩm quyền phù hợp với pháp luật.

Khi soạn thảo, cần sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh những cách diễn đạt có thể dẫn đến nhiều cách hiểu.

Ví dụ, không nên chỉ ghi “Bên B phải hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất”. Thay vào đó, nên xác định một thời hạn cụ thể hoặc phương pháp xác định thời hạn có thể kiểm chứng.

3.4. Phần kết thúc hợp đồng

Phần kết thúc thường ghi nhận hiệu lực, số lượng bản hợp đồng và chữ ký của các bên.

Đối với hợp đồng giấy, cần bố trí khu vực ký kết rõ ràng, thể hiện họ tên và tư cách của người ký.

Nếu các bên sử dụng con dấu, cần bảo đảm việc sử dụng phù hợp với quy định pháp luật, quy chế của tổ chức và thỏa thuận liên quan.

Đối với hợp đồng điện tử, cần lựa chọn phương thức xác nhận hoặc ký kết đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

3.5. Mẫu bố cục hợp đồng tham khảo

Một hợp đồng cung cấp dịch vụ thông thường có thể được trình bày theo cấu trúc sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ

Số: .../HĐDV

Căn cứ quy định pháp luật có liên quan và nhu cầu, khả năng của các bên.

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ

Họ tên/Tên tổ chức: ...

Địa chỉ: ...

Người đại diện (nếu có): ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Họ tên/Tên tổ chức: ...

Địa chỉ: ...

Người đại diện (nếu có): ...

Hai bên thống nhất giao kết hợp đồng với các điều khoản sau:

Điều 1. Đối tượng và phạm vi dịch vụ

Điều 2. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Điều 3. Thời hạn, địa điểm thực hiện

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Điều 5. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng

Điều 6. Sửa đổi, chấm dứt hợp đồng

Điều 7. Giải quyết tranh chấp

Điều 8. Hiệu lực hợp đồng