Mẫu thông báo giao hàng theo hợp đồng kiêm đề nghị thanh toán

Giao hàng là hoạt động thương mại điện tử, đây là thuật ngữ phổ biến được sử dụng khi tiến hành trao đổi và mua bán hàng hóa. Xét về khía cạnh ngôn ngữ, giao hàng là quá trình chuyển hàng hóa từ người bán đến người nhận thông qua các phương tiện vận tải khác nhau. Trong đó, bên giao hàng có thể là trung gian hoặc được bên có nghĩa vụ trực tiếp thực hiện phải thông báo đối với tình hình giao hàng đúng tiến độ, nhanh hay chậm để đảm bảo trong thống nhất xử lý, cũng như đảm bảo quyền lợi cho bên còn lại. Thông báo được thực hiện với nội dung triển khai đối với tình trạng đơn hàng, cũng như các nhu cầu hay mong muốn của bên có nghĩa vụ giao hàng; qua đó giúp các bên liên quan nắm được theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều này giúp xác định các quyền, nghĩa vụ trong hoạt động pháp lý.

1. Thông báo giao hàng là gì?

Thông báo giao hàng là văn bản được cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để thông báo với chủ thể có thẩm quyền việc một hoặc một số chủ thể nhất định đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận/ quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định.

Theo đó khi nhận được thông báo giao hàng thì bên nhận được mẫu thông báo giao hàng có thể trả lời bằng văn bản nếu có ý kiến phản hồi hoặc thay đổi, còn không việc thực hiện sẽ đúng như thông báo và các phát sinh nếu có bên nhận hàng sẽ hoàn toàn phải chịu trách nhiệm.

2. Thông báo giao hàng có lợi cho ai?

Thực chất trong Hợp đồng mua bán hàng hóa thì việc Giao - nhận hàng hóa là nghĩa vụ cơ bản, đầu tiên của các bên trong quan hệ Hợp đồng nhằm hiện thực hóa những lời thỏa thuận trên giấy tờ bằng những hành vi cụ thể.

Vì vậy trong nghĩa giao - nhận hàng hóa, giao hàng là nghĩa vụ cơ bản của bên bán và nhận hàng là nghĩa vụ cơ bản của bên mua. Cụ thể, pháp luật tại Luật thương mại cũng đã quy định rõ bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng, trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định.

Như vậy, việc thông báo giao hàng không phải là một nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng nhưng các bên dù có thỏa thuận về việc thông báo giao hàng hay không, pháp luật vẫn quy định việc giao hàng là một nghĩa vụ bắt buộc đối với bên bán.

Và đương nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu bên bán không giao hàng thì bên mua không thể thực hiện các cam kết tiếp theo như nhận hàng, thanh toán.

Một số trường hợp nếu như trước khi giao hàng, bên bán không có thông báo rõ về thời gian giao hàng thì cũng sẽ có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng, nhận hàng của chủ thể tham gia hợp đồng.

Rõ ràng chúng ta hiểu, thấy rõ bên mua hàng có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng. Song cũng không tránh khỏi một số trường hợp thời gian giao hàng thay đổi vì một số lý do đặc biệt, hoặc người nhận hàng có việc bận đột xuất không thể nhận hàng....

Vậy nên để tránh những trường hợp như vậy, trước khi giao hàng bên bán hàng nên gừi thông báo cho bên mua hàng để giúp bên mua có sự chuẩn bị, sắp xếp công việc hợp lý tạo sự thuận lợi cho việc giao hàng của bên bán. 

Đồng thời bên mua cũng nhanh chóng sắp xếp kho bãi, bố trí người nhận hàng, thông tin cụ thể về thời gian giao hàng hay các vấn đề khác không may phát sinh đột xuất cho bên bán... trước khi bên bán giao hàng.

Như vậy việc thông báo trước khi giao hàng có lợi cho các chủ thể tham gia hợp đồng, thông qua việc thông báo thì các vấn đề quan trọng liên quan đến việc giao nhận hàng hóa như thời gian và địa điểm giao nhận đều được giải quyết.

Các vấn đề này có thể do các bên thỏa thuận, thương lượng rõ ràng tại các điều khoản trong hợp đồng hoặc nếu không thỏa thuận, thì áp dụng quy định của pháp luật.

Hay hiểu đơn giản thì việc thông báo có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, có ý nghĩa hỗ trợ cho cả hai bên trong việc nhận thông tin và có những hàng động phù hợp trong quá trình giao nhận hàng hóa cũng như để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ thực hiện hợp đồng của cả bên bán hàng và bên mua hàng, bởi:

- Thông báo trước khi giao hàng: Người mua thông báo về địa điểm và thời gian giao hàng yêu cầu, và trong quá trình thực hiện nếu người mua chậm thông báo, người bán sẽ chọn phương tiện và mọi chi phí phát sinh do người mua chịu.

- Thông báo sau khi giao hàng: Người bán thông báo cho người mua về hàng hóa đã được giao như số lượng, địa điểm giao... nhờ đó người mua sẽ hoàn thiện thủ tục bảo hiểm cho lô hàng sau khi nhận được thông báo này. Nếu người bán chậm thông báo mà trong thời gian giao hàng và hoàn thiện hợp đồng bảo hiểm có xảy ra rủi ro thì người bán phải chịu trách nhiệm.

3. Hướng dẫn soạn thông báo giao hàng 

Trong quá trình soạn thông báo giao hàng, bên giao hàng cần lưu ý các thông tin về:

- Thể thức văn bản luôn phải được đảm bảo trong mẫu thông báo giao hàng như Quốc hiệu, Tiêu ngữ, phần tên công ty cần phải ghi tên công ty bên giao hàng.

- Ghi chính xác thời gian soạn thảo, ngày tháng năm để làm căn cứ cho việc đã thực hiện thông báo giao hàng.

- Phần kính gửi cần thể hiện gửi công ty nào, tại địa chỉ ra sao Hoặc kính gửi chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bên giao hàng cần thông báo là chủ thể nào.

- Với phần căn cứ soạn thảo thì có thể dựa vào số hiệu hợp đồng đã ký chính là căn cứ phát sinh cho việc thực hiện thông báo đơn hàng. Ví dụ:

Ngày....tháng.....năm....., Công ty chúng tôi có ký kết với Quý Công ty Hợp đồng dân sự số ...... về việc...... Theo quy định tại........ Hợp đồng này trước khi giao hàng hóa chúng tôi gửi thông báo đến Khách hàng được biết một số nội dung như sau:

- Thời gian giao hàng dự kiến cũng cần ghi cụ thể ngày dự kiến để bên nhận hàng có thời gian chuẩn bị, sắp xếp cũng như thời gian để chuẩn bị kinh phí.

- Phần cuối thông báo không thể thiếu được nội dung cam đoan và cảm ơn. Ví dụ: Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trong thật, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh. Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn.

4. Mẫu thông báo giao hàng 

Ngày nay, việc thông báo trước khi giao hàng là một việc thường xuyên, song không phải trường hợp nào bên giao hàng hóa cũng gửi mẫu thông báo giao hàng đến người nhận hàng.

Thông thường, với những hợp đồng hàng hóa lớn, có giá trị cao hoặc hợp đồng hàng hóa giao nhận tài sản giá trị thì thường các bên trong hợp đồng sẽ có điều khoản rõ về việc thực hiện thông báo giao hàng bằng biểu mẫu, văn bản.

Còn với những hợp đồng mang tính chất nhỏ lẻ, thì thay bằng việc thông báo bằng văn bản các bên giao phát hàng vận chuyển có thể sử dụng các hình thức khác để liên hệ thông báo như gửi email, gọi điện, nhắn tin, sử dụng phần mềm thông báo.... cho khách hàng được biết.

Ví dụ: Dịch vụ vận chuyển của Viettel thì Viettel thường sử dụng hình thức trước khi giao hàng gửi tin nhắn đến Khách hàng thông báo về tình trạng đơn hàng, thời gian dự kiến giao, số điện thoại của bên bưu tá chuyển phát hàng. Sau đó trước khi bưu tá chuẩn bị đến địa điểm phát, bưu tá sẽ gọi điện lại xác nhận xem người nhận hàng có thể nhận hàng được hay không, và thỏa thuận với người nhận hàng về thời gian giao hàng tiếp theo nếu trong trường hợp người nhận hàng có công việc bận.

Tuy nhiên để đảm bảo chắc chắn về tính pháp lý, cũng như để việc thực hiện giao nhận hàng hóa được diễn ra như đúng thỏa thuận, hạn chế các tình trạng hợp đồng không đúng thời gian, đơn hàng bị thất lạc.... thì bên nhận chuyển phát giao hàng nên thực hiện thông báo thời khách hàng được biết.

Cụ thể với mẫu thông báo giao hàng sẽ gồm các thông tin về:

- Quốc hiệu tiêu ngữ, tên công ty, nội dung văn bản thông báo giao hàng

- Ngày tháng năm thực hiện thông báo

- Kính gửi, địa chỉ bên nhận hàng hóa

- Căn cứ cho việc soạn thảo thông báo, dựa trên những hợp đồng nào mà các bên đã ký với nhau

- Nghĩa vụ giao những tài sản/ hàng hóa với chủng loại, số lượng, chất lượng cụ thể như thế nào?

- Thời gian giao hàng là bao giờ?

- Nghĩa vụ của bên nhận hàng hóa khi nhận được hàng

- Lời cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh của bên giao hàng hóa.

4.1 Mẫu thông báo giao hàng 

Kính gửi: Công ty.................. (hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thế nào)

(Địa chỉ:.....................)

Ngày..... tháng ..... năm, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số...... về việc......... Theo quy định tại........... Hợp đồng này, công ty chúng tôi có nghĩa vụ giao những tài sản/ hàng hóa với những chủng loại, số lượng, chất lượng..... sau:

cho quý công ty trước..... giờ...... phút ngày ..... tháng...... năm...... qua bưu điện........

Và theo quy định tại........ Hợp đồng này, sau khi có xác nhận đã nhận hàng của bưu điện, Quý công ty sẽ thanh toán số tiền...... VNĐ (bằng chữ........ Việt Nam Đồng) cho Công ty chúng tôi qua phương thức chuyển tiền tại Ngân hàng vào tài khoản........ số........ Ngân hàng...... - chi nhánh...........

Ngày......tháng......năm......, công ty chúng tôi đã gửi số tài sản/ hàng hóa theo đúng thông tin xác định trong Hợp đồng..... qua bưu điện...........

Để tạo điều kiện cho Quý công ty chuẩn bị kho chứa/bãi/..... khi nhận được số hàng hóa/ tài sản trên, Công ty chúng tôi làm công văn này để thông báo cho Quý công ty biết về việc Công ty chúng tôi đã giao hàng/.... với số lượng, chất lượng..... như đã nêu trong Hợp đồng cho Bưu điện...... vào hồi.... giờ..... phút ngày..... tháng..... năm..... (Tôi xin gửi kèm theo Công văn này 01 Bản sao Biên lai........ để chứng minh tính chính xác của thông tin này)

Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.

Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!

4.2 Mẫu thông báo giao hàng chậm 

Kính gửi: Công ty.......................

Căn cứ Đơn đặt hàng............ giữa Công ty............ và Công ty............ về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là.............. kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là................

Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến........... hàng sẽ về đến......... nên khoảng từ ngày.......... chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty.

Kính mong Quý Công ty thông cảm và chia sẻ khó khăn này cùng cho chúng tôi.

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty!

Bài viết trên của Luật Minh Khuê đã cung cấp mẫu thông báo giao hàng theo hợp đồng tới quý bạn đọc. Hi vọng bài viết đã mang lại những thông tin cần thiết và hữu ích cho bạn. Trân trọng cảm ơn!