Mẫu thông báo nội bộ công ty đơn giản, ngắn gọn, chi tiết nhất

1. Tại sao phải thông báo nội bộ công ty?

Thông báo nội bộ là chia sẻ thông tin về công ty, những kế hoạch đề ra để triển khai hoặc những sai sót của một ai đó trong công ty để nhân viên có thể nắm rõ, thực hiện tốt công việc của mình. Nó giữ cho mọi người được thông báo. Có rất nhiều lý do để thông báo nội bộ như: Thông báo lịch nghỉ tết; thông báo những sai phạm mà nhân viên đã gặp phải và gây ảnh hưởng đến công ty; Thông báo kế hojahc, mục tiêu doanh nghiệp đề ra để nhân viên triển khai theo kế hoạch đã dự liệu;.......

Mục đích của thông báo nội bộ là cung cấp luồng thông tin hiệu quả giữa các bộ phận của tổ chức công ty, doanh nghiệp và các đồng nghiệp. Điều này áp dụng cho cả chuỗi quản lý / nhân viên lên và xuống. Nó cũng hoạt động giữa các nhân viên đang tương tác với nhau trong công ty. Thông báo nội bộ giúp cho nhân viên nắm bắt được tình hình doanh nghiệp và nắm bắt được vấn đề sắp tới mà công ty đã triển khai, tăng sự tham gia của nhân viên và tăng năng suất làm việc, chia sẻ mục tiêu và cách hoàn thiện mục tiêu; giúp cho những nhân viên vi phạm có thể cải thiện và vượt qua rào cản....

Giao tiếp nội bộ vững chắc nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn bó của nhân viên.

Việc thông báo nội bộ có thể thực hiện bằng lời nói, tin nhắn trên các nhóm mang tính nội bộ của công ty hoặc được thể hiện bằng văn bản thông báo.

>> Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác

2. Làm thế nào để xây dựng được một văn bản thông báo nội bộ?

Để xây dựng một văn bản thông báo nội bộ thì người soạn thảo cần xác định được mục tiêu, lý do viết văn bản đó, viết cho ai,viết như thế nào, thông tin gồm những cái gì, có căn cứ nào xác thực để đưa ra những thông tin mình soạn thảo không?

Việc thông báo nội bộ có nhiều hình thức khác nhau, nhưng ở đây chúng tôi sẽ nói đến hình thức thông báo nội bộ bằng văn bản. Một văn bản thông báo nội bộ bao giờ cũng đáp ứng đủ điều kiện về mặt nội dung và hình thức.

- Về hình thức: Nếu thông báo nội bộ thực hiện bằng văn bản thì văn bản đó trước hết phải đáp ứng hình thức như sau:

+ Khổ giấy chuẩn là khổ A4(210 mmx 297 mm);

+ Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen; 

+ Cỡ chữ và kiểu chữ tùy thuộc vào độ độ đậm, phong cách, độ rộng, độ nghiêng, in nghiêng, sự trang trí và nhà thiết kế nhưng không phải là kích thước của công ty đưa ra;

+ Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

- Về nội dung: Bất kỳ một văn bản nào cũng phải có đầy đủ nội dung bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ; Địa danh, ngày tháng năm ra thông báo; Tên cơ quan ban hành thông báo; Tên của thông báo, trích yếu nội dung; Nội dung chính của thông báo; Ký đóng dấu cơ quan; Nơi nhận,......cụ thể:

=> Mẫu Thông báo phải được soạn thảo theo đúng quy tắc của một văn bản hành chính, cách trình bày rõ ràng, bố cục hợp lý.

>> Tham khảo thêm: Giấy biên nhận lưu hành nội bộ công ty

3. Mẫu cách viết văn bản thông báo nội bộ.

3.1 Mẫu thông báo chung

THÔNG BÁO

V/v …………………….

Kính gửi  ông/bà hoặc tập thể…………….

Căn cứ ............................................................. 

Căn cứ  .............................................................

Lý do: .................................................................

Đề nghị: ……………………………………….......

Trân trọng./.

3.2 Mẫu thông báo cụ thể về một sự việc

Ví dụ mẫu thông báo cụ thể về việc chấm dứt hợp đồng đơn phương của người sử dụng lao động đối với người lao động:  

THÔNG BÁO

V/v.....(Chấm dứt hợp đồng lao động) ..........................

Kính gửi: Ông/bà …Lê Hồng A……………………

Căn cứ Bộ luật Lao động 2019;

Căn cứ Hợp đồng lao động số 09 ngày 01 tháng 09 năm 2018 (sau đây gọi là “Hợp đồng”) giữa Công ty ……TNHH Thương mại và Dịch vụ…………với ông/bà ………Lê Hồng A………… (sau đây gọi là “Người lao động”),

Công ty xin thông báo nội dung như sau:

1. Chấm dứt hợp đồng lao động với ông/bà:……Lê Hồng A………

Chức vụ: Kế Toán

2. Thời gian bắt đồng chấm dứt: Kể từ ngày .../.../20...

3. Lý do: Căn cứ tại điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, theo đó bà A thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ được giao theo hợp đồng đã ký kết........

..................................................................................

......................................................................................

Trước khi chấm dứt hợp đồng, người lao động có nghĩa vụ bàn giao lại toàn bộ tài sản, hồ sơ, tài liệu, công việc đã và đang làm cho Phòng …………… tiếp nhận công việc.

Đề nghị người lao động thực hiện theo đúng pháp luật và sự hướng dẫn của công ty trong thời gian chuyển tiếp.

Trân trọng!

4. Những sai sót thường mắc phải trong nội dung văn bản thông báo nội bộ công ty?

- Không trình bày đúng Quốc hiệu và Tiêu ngữ, hoặc viết sai chính tả, sai vị trí. Tham khảo mẫu trên của chúng tôi để biết thêm chi tiết.

- Sử dụng câu văn không mạch lạc, khiến người nhận hiểu sai lệch ý tứ hoặc gây khó hiểu cho người đọc, nội dung chứ nhiều biệt ngữ khó đọc. Chính vì vậy, nên sử dụng những câu văn 1 nghĩa, tránh dùng câu văn đa nghĩa, gây khó hiểu cho người đọc. 

- Bố cục trình bày không nhất quán, lộn xộn, thiếu xót không đầy đủ về một số nội dung quan trọng, bố cục chuẩn nhất được trình bày tại mẫu ở mục 3 nêu trên với thứ tự bao gồm:

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ ghi góc phải tờ A4, bên dưới là ghi rõ địa danh, ngày tháng năm;

+ Bên tay trái A4 điền Tên cơ quan, đơn vị ngang với Quốc hiệu, tiêu ngữ;

+ Chính giữa bên dưới thì ghi tên mẫu văn bản thông báo và ghi trích yếu, vắn tắt nội dung thông báo;

+ Sau đó ghi vào nội dung chính. Nội dung thông báo phải truyền tải đầy đủ thông điệp chính, hướng đến đối tượng nào? căn cứ vào đâu? thời gian thực hiện…Nội dung chính sẽ phụ thuộc vào việc ra thông báo nhằm mục đích gì, nên tùy từng văn bản sẽ có nội dung khác nhau, nhưng phải chung quy lại phải thể hiện được như sau:

• Phải ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo này là ai là một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan.
• Nêu ra các căn cứ chuẩn xác nhất để đưa ra thông báo này như căn cứ vào Bộ luật Lao động, Luật bảo hiểm xã hội; Quyết định của Chủ tịch nước về vấn đề .....; Căn cứ vào Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động, Căn cứ vào nhu cầu khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào văn bản pháp luật nào đó cần ra thông báo để mọi người tiếp thu và thực hiện tránh làm trái quy định của pháp luật;
• Tiếp theo là trình bày nguyên do và quy định về thời gian thực hiện cụ thể;

- Nếu nội dung nhiều thì cách trình bày khoa học nhất và dễ nhớ nhất  là chia các thông báo có nhiều nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

Trường hợp ra thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Loại thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.

Trường hợp mẫu văn bản thông báo điều chỉnh ví trị, thay đổi cơ cấu hoặc thông báo những mục tiêu, dự định sắp tới của doanh nghiệp thì cấp trên cần phải thể hiện sao cho các nhân viên có thể gắn kết, hợp tác, có ý kiến mang tính xây dựng bằng cách báo cáo về sự kiện; cung cấp độ chính xác của bản thông báo, viết rõ ràng, rành mạch, chia sẻ hiểu biết cơ bản về phạm vi và mục tiêu, sử dụng giọng điệu mang tính xây dựng, đưa ra khuyến nghị kiểm toán hợp lý và tóm tắt lại trong một lời văn đầy đủ, chi tiết khuyến nghị cho các nhân viên đọc và thực hiện

Trên đây là bài viết Luật Minh Khuê hướng dẫn cách viết Mẫu văn bản thông báo nội bộ. Bài viết trên chỉ mang tính chất tham khảo, nếu có vướng mắc hay khó hiểu bởi nội dung bài viết, quý khách hàng vui lòng gọi: 1900.6162 để được Luật sư tư vấn qua tổng đài trực tuyến