Mua hàng hóa của hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp có được lập bảng kê không?

1. Tại sao doanh nghiệp cần lập bảng kê khi mua hàng hoá của hộ kinh doanh

Doanh nghiệp cần lập bảng kê khi mua hàng hóa của hộ kinh doanh vì các lý do cụ thể sau đây:

- Chứng minh chi phí hợp lý: Bảng kê thu mua hàng hóa là một bằng chứng về việc doanh nghiệp đã chi trả số tiền để mua hàng hóa từ hộ kinh doanh. Bằng cách lập bảng kê, doanh nghiệp có thể chứng minh rằng các khoản chi này là chi phí hợp lý và có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của mình. Điều này rất quan trọng khi xác định thu nhập chịu thuế và tính toán số thuế phải nộp.

- Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Luật pháp yêu cầu doanh nghiệp phải có bằng chứng về các giao dịch mua bán hàng hóa. Bằng việc lập bảng kê, doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và kiểm toán.

- Kiểm soát tài chính và quản lý rủi ro: Bằng cách lập bảng kê, doanh nghiệp có thể kiểm soát và theo dõi các khoản chi tiêu liên quan đến mua hàng hóa từ hộ kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo sự minh bạch và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc chi trả và quản lý các khoản chi phí.

- Xác định đối tác kinh doanh: Bảng kê cung cấp thông tin về các hộ kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua hàng hóa từ đó. Điều này giúp doanh nghiệp xác định các đối tác kinh doanh và thiết lập quan hệ hợp tác lâu dài.

- Tạo niềm tin và hỗ trợ kiểm toán: Lập bảng kê là một phần quan trọng của quy trình kiểm toán tài chính. Bằng cách cung cấp bằng chứng về các giao dịch mua hàng hóa từ hộ kinh doanh, doanh nghiệp tạo niềm tin cho các bên liên quan và hỗ trợ quá trình kiểm toán tài chính.

=> Lập bảng kê khi mua hàng hóa của hộ kinh doanh giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí hợp lý, tuân thủ quy định pháp lý, kiểm soát tài chính và quản lý rủi ro, xác định đối tác kinh doanh, tạo niềm tin và hỗ trợ kiểm toán.

2.  Mua hàng hóa của hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp có được lập bảng kê không?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định thì khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ mà không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC, và không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp sau:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (trừ các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp có quyền lập Bảng kê và tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trong trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường để xác định lại mức giá và tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp có quyền lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ và được tính vào chi phí được trừ. 

Như vậy, có thể thấy rằng:

- Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa từ người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra hoặc mua tài sản, dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra, và cũng như mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, thì doanh nghiệp cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo quy định trong Thông tư số 78/2014/TT-BTC. Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 01/TNDN là một tài liệu quan trọng để ghi nhận thông tin về việc mua hàng hóa, dịch vụ từ các nguồn trên. Tuy nhiên doanh nghiệp cần phải có cơ sở để chứng minh doanh thu hộ kinh doanh cá thể dưới 100 triệu/năm để làm tài liệu chứng minh với cơ quan kiểm tra, thanh tra khi có yêu cầu. 

- Nếu mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh và mức doanh thu của họ từ 100 triệu đồng trở lên mỗi năm, theo quy định của pháp luật, yêu cầu cá nhân hoặc hộ kinh doanh này phải liên hệ với Chi cục Thuế tại địa phương mà họ đang cư trú. Cá nhân hoặc hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định liên quan đến lập hóa đơn bán lẻ và nộp thuế. Việc tuân thủ này không chỉ giúp họ đáp ứng các yêu cầu của pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính và kinh doanh của mình. Nếu không tuân thủ các quy định liên quan, cá nhân hoặc hộ kinh doanh có thể phải chịu các hình phạt hoặc truy thu thuế từ cơ quan thuế. Vì vậy, khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh với mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, yêu cầu cá nhân hoặc hộ kinh doanh này nên liên hệ với Chi cục Thuế nơi cư trú để được hướng dẫn cụ thể về lập hóa đơn bán lẻ và kê khai nộp thuế theo đúng quy định.

3. Lưu ý khi lập bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hoá đơn

Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn chỉ là một chứng từ bổ sung và không thay thế cho việc có hóa đơn chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp cần chú ý lưu trữ chứng từ thanh toán khác, như chứng từ chuyển khoản, chứng từ ghi nợ, hoặc các biên bản giao nhận hàng hóa để đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin trong bảng kê. Trong trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường để xác định lại mức giá và tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Điều này nhằm đảm bảo tính công bằng và tránh việc lạm dụng giá để trốn thuế. Khi lập bảng kê hàng hóa/dịch vụ mua vào không có hóa đơn, các doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau đây:

- Ghi ngày lập bảng kê: Dưới tiêu đề của bảng kê, cần ghi rõ ngày, tháng, năm mà công ty lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.

- Ngày mua hàng: Trong phần bảng kê, cần ghi rõ ngày, tháng, năm mua hàng theo thứ tự thời gian thực tế mua hàng trong chứng từ.

- Ngày đóng dấu: Ngày, tháng, năm ở cuối bảng kê và phía trên phần ký tên, đóng dấu của chủ doanh nghiệp cần ghi theo ngày, tháng, năm chủ doanh nghiệp đóng dấu và xác nhận bảng kê. Ngày đóng dấu có thể khác với ngày thiết lập bảng.

- Thống kê đầy đủ các mặt hàng: Cần thống kê đầy đủ các mặt hàng mua trong tháng trên bảng kê theo thứ tự thời gian mua hàng.

- Hàng hóa mua bằng tiền mặt hoặc thanh toán không sử dụng tiền mặt: Doanh nghiệp có thể lập bảng kê khai hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn đối với tất cả các hàng hóa mua bằng tiền mặt hoặc thanh toán không sử dụng tiền mặt. Các hàng hóa này sẽ được tính vào chi phí được trừ mà không cần chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

- Xác định giá mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn: Trong trường hợp đơn vị mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn với giá cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá tại thời điểm mua hàng hoặc giá của các sản phẩm cùng loại để xác định lại mức giá và tính lại chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

=> Bảng kê hàng hóa/dịch vụ không có hóa đơn là một chứng từ quan trọng để ghi nhận quá trình mua bán hàng hóa/dịch vụ mua vào của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật và đảm bảo tính chính xác, trung thực của các thông tin trong bảng kê này.

Quý khách hàng có nhu cầu thì tham khảo thêm nội dung bài viết sau của công ty Luật Minh khuê: Mẫu Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra mới 2023

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!