Những nội dung cơ bản của công tác tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp

Khách hàng: Chào Luật sư. Mong Luật sư giải đáp cho tôi về những nội dung cơ bản của việc xây dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Cảm ơn Luật sư!

Trả lời:

1. Những yêu cầu đồi với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý

Trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể, tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp. Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất.

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.

- Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.

- Tính kinh tế: Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét mới quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.

Bộ máy quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tế sản xuất. Có như vậy thì những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần trách nhiệm, kỷ luật nghiêm khắc, ý thức tự giác đầy đủ.

2. Những nhân tố ảnh hưởng

Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, tình huống cụ thể. Nói cách khác là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.

Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp như sau:

- Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý

+ Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất

Tất cả những yếu tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý mà thông qua chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý.

- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý

+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

+ Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị

+ Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức, tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ

+ Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo và khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới.

+ Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý

Dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp sau:

Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định. Sau đây là một số kiểu cơ cấu tổ chức quản lý thường gặp:

3. Cơ cấu chức năng

Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức năng quản trị hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả những người lãnh đạo các chức năng khác hẳn nhau.

Ưu điểm:

+ Chuyên môn hoá quản lý theo các chức năng một cách sâu sắc

+ Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo

+Tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng

Nhược điểm:

+ Một cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cá nhân cấp trên trực tiếp

+ Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và người lãnh đạo chức năng.

4. Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng)

Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống của mình phụ trách, mọi vấn đề đều được giải quyết theo kênh đường thẳng.Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi.

Ưu điểm: Mệnh lệnh được thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng.Mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.

Nhược điểm:

+ Người lãnh đạo phải thực hiện tốt chức năng quản lý do đó người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và không có số đơn vị trực thuộc lớn.

+ Chưa tận dụng được tài năng đóng góp của các chuyên gia vì thế cơ cấu trực tuyến (đường thẳng) chỉ sử dụng cho tổ sản xuất.

5. Cơ cấu trực tuyến chức năng

Đây là cơ cấu thường áp dụng cho các doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý được phân thành các chức năng chuyên môn. Các bộ phận này làm nhiệm vụ tư vấn giúp việc tham mưu cho giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn hẹp đối với các bộ phận sản xuất nhưng không được quyền ra lệnh trực tiếp. Đây là cơ cấu có nhiều ưu điểm và được áp dụng rộng rãi.

6. Cơ cấu trực tuyến tham mưu

Vẫn là cơ cấu trực tuyến nhưng lãnh đạo có thêm bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ quản lý

Ưu điểm:

+ Dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng

+ Bước đầu biết khai thác khả năng của các chuyên gia

Nhược điểm:

+ Mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu nên ít có thời gian với cán bộ quản lý

+ Tốc độ ra quyết dịnh quản lý chậm.

7. Cơ cấu chính thức và không chính thức

+ Cơ cấu chính thức

Cơ cấu chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ định hướng trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính xác.Khi nói rằng một tổ chức là chính thức hoàn toàn chẳng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này.Nếu một người quản lý có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó thì phải tạo ra một môi trường mà ở đó việc thực hiện của từng cá nhân trong hiện tại và tương lai phải đóng góp hiệu quả vào các mục tiêu trên của tập thể chứ không phải là họ chỉ giành phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp còn phần lớn để dành cho doanh nghiệp khác.

+ Cơ cấu không chính thức

Sự tác động qua lại của các cá nhân cũng có sự tác động theo nhóm cán bộ công nhân viên ngoài phạm vi cơ cấu đã được phê duyệt của doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức có một vai trò to lớn trong quản trị.Nó không định hình hay thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức,có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt động kinh doanh vì cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều các mối quan hệ họ không chỉ là người thực hiện một cách nghiêm túc, cần mẫn nhiệm vụ của mình do quy chế tổ chức nhiệm vụ theo chức danh quy định mà họ chỉ cảm thấy liên quan ảnh hưởng đến thái độ đối với cá nhân, đối với con người từ những đồng nghiệp, những người cấp dưới. Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là dấu hiệu chỉ ra chỗ yếu và trình độ chưa toàn diện của cơ cấu chính thức. Cơ cấu chính thức là một trong những yếu tố đòi hỏi người lãnh đạo doanh nghiệp phải có một nghệ thuật đặc biệt.Người lãnh đạo cần phải thường xuyên nghiên cứu cơ cấu không chính thức, thúc đẩy sự phát triển những xu hướng hỗ trợ để đạt những mục đích của doanh nghiệp.

8. Cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu

Có bộ phận chuyên điều phối và tổ chức các mối quan hệ ngang giữa các bộ phận cùng cấp cao nhất đến cấp thấp nhất để thực hiện chương trình mục tiêu Ưu điểm: được thể hiện ở sự kết hợp tính mục tiêu và tính năng động sử dụng cơ cấu quản lý theo chương trình mục tiêu đã làm cho tính chất mềm dẻo cơ cấu quản lý lên rất nhiều.

9. Cơ cấu tổ chức ma trận

Ngoài lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng còn có những người lãnh đạo theo đề án hay sản phẩm phối hợp hành động của các bộ phận để thực hiện một dự thảo nào đó .Trong cơ cấu này mỗi một nhân viên (hoặc một bộ phận)của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đồ án hoặc một sản phẩm nhất định sau khi hoàn thành đề án những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm này không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo đề án mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình .

10. Cơ cấu đồ án ma trận

Đặc điểm của cơ cấu này là người lao động lập ra các nhóm đặc biệt chịu sự lãnh đạo trực tiếp của mình để thực hiện chương trình của đề án đã được phê duyệt Người thực hiện bên ngoài phải tham gia vào công việc theo những giao kèo hay nghĩa vụ kế hoạch. Nhóm đề án được bảo đảm về nhân viên, những nguồn tài chính và vật chất cần thiết.Sau khi thực hiện xong đề án nhóm này giải tán. Lãnh đạo đề án chịu trách nhiệm hoàn toàn từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Trong cơ chế quản lý có thể thành lập vài nhóm quản lý theo đề án. Quản lý theo đề án thường được áp dụng trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất. Cơ cấu chức năng ma trận: Trong cơ cấu này bô phận mới được tạo thành có vai trò kiểm tra và thúc đẩy các bộ phận cho sản xuất sản phẩm của mình chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm hay công trình . Để sản xuất sản phẩm mới người ta thành lập bộ phận sản xuất mới .Bộ phận này được cung cấp các nguồn tài chính ,vật tư.

Ưu điểm: Có tính năng động cao dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự thảo này sang việc thực hiện một dự thảo khác nhằm sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn.

Nhược điểm: Cơ cấu này thường dễ phòng dụng cho các mục tiêu trung hạn và ngắn hạn.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn)