1. Viết tắt được hiểu như thế nào?
Viết tắt là một phương pháp rút gọn cách viết của một từ hoặc cụm từ trong mục đích giảm thiểu độ dài và tăng tính ngắn gọn của văn bản. Thông qua việc sử dụng một hoặc nhiều chữ cái từ chính từ ngữ gốc, viết tắt mang lại sự tiện lợi và tường minh trong giao tiếp văn bản. Việc sử dụng viết tắt trong văn bản đôi khi là không thể tránh khỏi, đặc biệt trong các lĩnh vực kỹ thuật, khoa học hay công nghệ. Đây là một cách hiệu quả để diễn đạt thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chẳng hạn, từ "point" có thể dễ dàng được viết tắt thành "pts", giúp tiết kiệm không gian và thời gian khi viết hoặc giao tiếp.
Một trong những ưu điểm của viết tắt là khả năng tạo ra sự súc tích và tăng tính hiệu quả của văn bản. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng viết tắt cần được thực hiện một cách hợp lý và phù hợp với ngữ cảnh. Nếu không, nó có thể gây hiểu lầm hoặc làm mất đi sự rõ ràng của thông điệp gốc. Trên thực tế, viết tắt đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Chúng xuất hiện trong tin nhắn văn bản, email, bài viết trên mạng, tài liệu kỹ thuật và nhiều hơn nữa. Viết tắt giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc ghi lại thông tin hay truyền đạt ý kiến.
Tuy nhiên, việc sử dụng viết tắt cần được áp dụng một cách cân nhắc. Nếu không, việc sử dụng quá nhiều viết tắt hoặc không rõ ràng có thể gây khó hiểu cho người đọc không quen với chúng. Điều quan trọng là hiểu và sử dụng viết tắt một cách chính xác và thông minh, để không làm mất đi sự rõ ràng và hiệu quả của thông điệp truyền đạt.
2. Những trường hợp nào không được viết tắt
Theo quy định hiện hành, các trường hợp không được viết tắt bao gồm:
* Quy định về việc ghi sổ kế toán dành cho UBND cấp xã và sổ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp, được quy định tại Điều 5 của Thông tư 70/2019/TT-BTC và Điều 5 Thông tư 107/2017/TT-BTC. Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và liên tục của thông tin trong sổ kế toán.
- Căn cứ vào chứng từ kế toán: Việc ghi sổ kế toán phải dựa trên các chứng từ kế toán, tức là các tài liệu chứng minh giao dịch tài chính, như hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi, và các tài liệu tương tự khác.
- Số liệu phải có chứng từ kế toán chứng minh: Mọi số liệu được ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin trong sổ kế toán.
- Số và chữ rõ ràng: Số và chữ được ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc và không gây hiểu nhầm. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và truy xuất thông tin dễ dàng.
- Liên tục và có hệ thống: Các số liệu ghi trên sổ kế toán phải được sắp xếp liên tục và có hệ thống theo quy tắc và tiêu chuẩn kế toán. Điều này giúp duy trì tính liên kết và khả năng theo dõi các giao dịch tài chính.
- Không được viết tắt: Trong quá trình ghi sổ kế toán, không được sử dụng viết tắt. Việc tránh viết tắt giúp đảm bảo sự rõ ràng và tránh hiểu lầm khi đọc và hiểu thông tin trong sổ kế toán.
- Không ghi chồng đè: Các số liệu ghi trên sổ kế toán không được ghi chồng đè lên nhau. Điều này giúp giữ cho thông tin trong sổ kế toán được hiển thị một cách dễ nhìn và tránh gây nhầm lẫn.
- Không được bỏ cách dòng: Trong quá trình ghi sổ kế toán, không được bỏ cách dòng giữa các số liệu. Điều này đảm bảo tính ngăn nắp và dễ đọc của thông tin trong sổ kế toán.
* Quy định về việc lập chứng từ kế toán đối với các khoản vay và trả nợ của Chính phủ, chính quyền địa phương và chứng từ kế toán Ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, được quy định tại Điều 14 của Thông tư 99/2021/TT-BTC và Điều 22 Thông tư 77/2017/TT-BTC. Mục tiêu của quy định này là đảm bảo tính chính xác, minh bạch và ngăn nắp trong việc lập chứng từ kế toán.
- Ghi số tiền bằng số và bằng chữ trên chứng từ: Số tiền ghi bằng chữ phải khớp chính xác với số tiền ghi bằng số. Tổng số tiền phải bằng tổng các số tiền chi tiết. Chữ cái đầu tiên phải viết bằng chữ in hoa, trong khi những chữ cái còn lại không được viết bằng chữ in hoa.
- Đảm bảo việc viết sát đầu dòng: Chữ viết và chữ số phải viết liên tục và không được để cách quãng. Đồng thời, không được sử dụng viết tắt, không viết chèn dòng và không viết đè lên chữ in sẵn.
- Gạch chéo chỗ trống để ngăn ngừa sửa chữa: Chỗ trống trên chứng từ phải được gạch chéo để không thể sửa chữa, thêm số hoặc thêm chữ sau khi đã lập chứng từ.
*Quy định về việc lập, ký và lưu giữ chứng từ kế toán trong nghiệp vụ thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu và chứng từ kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa cùng với chứng từ kế toán của đơn vị chủ thầu. Quy định này được ghi tại Điều 19 của Thông tư 77/2017/TT-BTC, Điều 85 Thông tư 133/2016/TT-BTC và Điều 17, 18 Thông tư 195/2012/TT-BTC. Mục tiêu của quy định này là đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp của thông tin ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng: Khi ghi chép trên chứng từ kế toán, chữ viết phải được thực hiện liên tục, không được ngắt quãng. Điều này đảm bảo tính rõ ràng và tránh gây hiểu nhầm trong thông tin ghi chép.
- Không được viết tắt: Trong quá trình ghi chép trên chứng từ kế toán, không được sử dụng viết tắt. Việc này giúp đảm bảo tính rõ ràng và tránh hiểu lầm khi đọc và hiểu thông tin trên chứng từ.
- Không được tẩy xóa, sửa chữa: Chữ viết trên chứng từ không được tẩy xóa hoặc sửa chữa sau khi đã ghi. Điều này đảm bảo tính xác thực và không thay đổi thông tin ghi chép trên chứng từ.
- Sử dụng bút bi hoặc bút mực: Khi viết trên chứng từ, phải sử dụng bút bi hoặc bút mực. Điều này giúp đảm bảo tính rõ ràng và không thể xóa bỏ thông tin ghi chép trên chứng từ.
- Không viết bằng mực đỏ, bằng bút chì: Không được sử dụng mực đỏ hoặc bút chì để viết trên chứng từ kế toán. Điều này giúp đảm bảo tính rõ ràng và khó thay đổi thông tin ghi chép trên chứng từ.
* Quy định về việc lập và ký chứng từ kế toán của doanh nghiệp; chứng từ kế toán áp dụng đối với quỹ mở; chứng từ kế toán của công ty chứng khoán và chứng từ kế toán áp dụng đối với quỹ tích lũy trả nợ. Được quy định tại Điều 118 của Thông tư 200/2014/TT-BTC; Thông tư 198/2012/TT-BTC và Điều 5 Thông tư 210/2014/TT-BTC; Điều 12 Thông tư 109/2018/TT-BTC. Mục tiêu của quy định này là đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin ghi trên chứng từ kế toán.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán: Điều này áp dụng cho tất cả các hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được ghi nhận đầy đủ và chính xác trong chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Điều này đảm bảo tính duy nhất và không trùng lặp của thông tin ghi trên chứng từ kế toán cho mỗi giao dịch phát sinh.
- Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Chứng từ kế toán phải bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan đến giao dịch, và nội dung phải trung thực và rõ ràng, không gây hiểu nhầm.
- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt: Điều này đảm bảo tính rõ ràng và không có thay đổi hoặc sửa đổi thông tin ghi trên chứng từ kế toán. Việc sử dụng viết tắt không được phép.
- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số: Điều này đảm bảo tính chính xác và khớp nhau giữa các số liệu ghi trên chứng từ kế toán, bằng cách đảm bảo số tiền ghi bằng chữ phải trùng khớp với số tiền ghi bằng số.
* Quy định về di chúc và việc lập di chúc trong Luật Dân sự năm 2015, tại Điều 631. Cụ thể:
- Về nội dung của di chúc: di chúc không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu. Điều này nhằm đảm bảo tính rõ ràng và hiểu quả của di chúc, đồng thời tránh nhầm lẫn và tranh chấp về nội dung.
- Nếu di chúc gồm nhiều trang, mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc. Quy định này giúp xác định rõ ràng và xác thực mỗi trang của di chúc, đồng thời xác nhận nguồn gốc và tính xác thực của nội dung được ghi.
- Trong trường hợp di chúc có sự tẩy xóa, sửa chữa, người tự viết di chúc hoặc người làm chứng di chúc phải ký tên bên cạnh chỗ tẩy xóa, sửa chữa. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và xác thực của các thay đổi trong di chúc, đồng thời giữ được tính chân thực và nguyên vẹn của nội dung di chúc ban đầu.
* Quy định về chữ viết trong văn bản công chứng và tên nước hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra hàng hóa hoặc nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa trên nhãn hàng hóa. Được quy định tại Điều 45 Luật Công chứng năm 2014 và Điều 15 Nghị định 43/2017/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung bởi Điều 1 Nghị định 111/2021/NĐ-CP. Theo đó, văn bản công chứng và tên nước ngoài hoặc vùng lãnh thổ sản xuất hàng hóa hoặc nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa không được viết tắt.
3. Một số quy định liên quan đến chữ viết tắt
* Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính, bản sao văn bản hành chính. Cụ thể:
- Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt) - NQ; Quyết định (cá biệt) - QĐ; Chỉ thị - CT; Quy chế - QC; Quy định - QyĐ; Thông cáo - TC; Thông báo - TB; Hướng dẫn - HD; Chương trình - Ctr; Kế hoạch - KH; Phương án - PA; Đề án - ĐA; Dự án - DA; Báo cáo - BC; Biên bản - BB; Tờ trình - TTr; Hợp đồng - HĐ; Công điện - CĐ; Bản ghi nhớ - BGN; Bản thỏa thuận - BTT; Giấy ủy quyền - GUQ; Giấy mời - GM; Giấy giới thiệu - GGT; Giấy nghỉ phép - GNP; Phiếu gửi - PG; Phiếu chuyển - PC; Phiếu báo - PB
- Bản sao văn bản: Bản sao y - SY; Bản trích sao - TrS; Bản sao lục - SL
* Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt, viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh.
* Khi ghi quyền hạn của người ký trong các văn bản hành chính hoặc tài liệu chính quyền. Cụ thể:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể: Khi người ký đại diện cho một tập thể lãnh đạo hoặc một cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt "TM." (tức là "Thay Mặt") vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng: Khi người ký được ủy quyền và đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt "Q." (tức là "Quyền") vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Khi người ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt "KT." (tức là "Ký Thay") vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trong trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, người ký thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Trường hợp ký thừa lệnh: Khi người ký thừa lệnh từ người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt "TL." (tức là "Thừa Lệnh") vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa ủy quyền: Khi người ký được ủy quyền thay mặt người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (tức là "Thừa Ủy Quyền") vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin mà Luật Minh Khuê cung cấp tới quý khách hàng. Ngoài ra quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về chủ đề: Cách đặt tên viết tắt công ty và quy định viết tắt tên công ty của Luật Minh Khuê. Còn điều gì vướng mắc, quy khách vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.
