Phí vận chuyển là gì ? Quy định về cách tính chi phí vận chuyển

1. Cước phí vận chuyển là gì ?

Phí vận chuyển là khoản tiền mà người thuê vận chuyển phải trả cho người vận chuyển để người này vận chuyển hàng theo những điều kiện mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng vận chuyển.

Thông thường phí vận chuyển bao gồm hai phần: phí vận chuyển cơ bản và phí vận chuyển phụ thêm. Phí vận chuyển cơ bản là khoản tiền không thay đổi đã được ấn định trong hợp đồng; phí vận chuyển phụ thêm là khoản tiền mà người thuê vận chuyển trả thêm cho người vận chuyển, khoản phụ thêm này có thể thay đổi phụ thuộc vào nhiều yếutố như: trọng lượng hàng quá tải, vận chuyển vượt quá độ dài của quãng đường mà các bên đã thoả thuận, phụ thêm vì đồng tiền mất giá...

Cước phí vận chuyển hàng hóa hiện nay phụ thuộc rất nhiều yếu tố của từng nơi và có thể phát sinh thêm nhiều phí khác như phí VAT, phụ xăng, phí ship hàng,… theo quy định của mỗi nơi cung cấp dịch vụ. Chi phí vận chuyển góp phần xây dựng thêm chất lượng, độ uy tín và tính an toàn trong vận chuyển hàng hóa. Thông thường, mỗi công ty, đơn vị vận tải sẽ có những phương thức, công thức tính toán cước phí vận chuyển riêng.  Chở hàng lên vùng núi địa hình hiểm trở, khó di chuyển sẽ tốn nhiều tiền hơn khi chỉ đi ở đồng bằng; hay chuyển hàng bằng máy bay cũng sẽ đắt hơn nhiều so với đường bộ;… Tuy nhiên, dù cao hay thấp, đắt hay rẻ thì tất cả các cách tính này đều cần phải phù hợp với các quy định của Pháp luật hiện hành.

2. Quy định về cách tính chi phí vận chuyển

Giá cước vận chuyển hàng hóa đã được chính phủ quy định rõ ràng mà bất cứ công ty vận tải hoặc nhà xe nào cũng phải tuân theo.

Quy định về giá cước vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam dựa trên 2 yếu tố là khối lượng hàng hóa và phương thức vận chuyển hàng. Đơn vị tính cước là T.Km.

Theo đó:

+ Khối lượng hàng hóa tính cước là trọng lượng vận chuyển bao bì tính theo tấn (T)

+ Khoảng cách tính cước vận chuyển là khoảng cách thực tế có hàng. Thông thường, khoảng cách tối thiểu là 1km.(Đơn vị tính: km)

Vận chuyển hàng hóa đóng một vai trò trọng yếu của các khâu phân phối và lưu thông hàng hóa. Nếu coi toàn bộ nền kinh tế là một cơ thể sống, trong đó hệ thống giao thông là các huyết mạch thì vận chuyển hàng hóa là quá trình đưa các chất dinh dưỡng đến nuôi các tế bào của cơ thể sống đó.

2.1 Các phương thức vận chuyển hàng hóa hiện nay

Các phương thức vận chuyển hàng hóa thông dụng nhất hiện nay

Khi muốn vận chuyển hàng hóa bắc nam bạn có thể thử bằng nhiều con đường khác nhau như đường bộ, đường thủy, đường sắt và đường hàng không.

Vận tải đường bộ: Hàng hóa được vận chuyển chủ yếu bằng xe khách, xe tải rất linh hoạt mà giá cả lại phải chăng nên được rất nhiều khách hàng lựa chọn.

Vận tải đường thủy: Tuy không được linh hoạt như phương thức vận chuyển đường bộ nhưng cách vận chuyển này cũng được nhiều người lựa chọn vì giá rẻ và vận chuyển được khối lượng hàng lớn đi xa như xuất khẩu hoặc vận chuyển Bắc Nam.

Vận tải đường sắt: Không được linh hoạt và thời gian vận chuyển hàng hóa lâu chính là điểm trừ khiến cho phương thức vận chuyển hàng hóa này ngày càng có ít người lựa chọn.

Vận tải hàng hóa đường hàng không: Đây là phương thức vận chuyển hàng hóa nhanh nhất hiện nay nhưng khối lượng hàng vận chuyển bị hạn chế và giá thành cao.

2.2 Cách tính cước vận chuyển theo phương thức vận chuyển

Tương ứng với 4 phương thức vận chuyển hàng hóa được liệt kê ở trên, cách tính chi phí vận chuyển hàng hóa cũng có sự khác biệt đáng kể.

Cách tính cước vận chuyển đường bộ:

Như đã nói ở trên, quy định về cách tính cước phí vận chuyển hàng hóa dựa trên 2 yếu tố. Áp dụng vào đó có thể có cách tính cước vận chuyển đường bộ như sau:

Cách tính cước vận chuyển đường bộ = Khối lượng hàng hóa X Đơn giá của từng vùng trả hàng so với nơi gửi hàng

Trong đó, khối lượng hàng hóa được tính bằng:

- Tính khối lượng thực cho các hàng hóa nhẹ cân (tức là công ty vận chuyển sẽ tiến hành cân hàng hóa đó)

- Tính khối lượng quy đổi cho các hàng hóa nặng, cồng kềnh (áp dụng công thức: (Dài x Rộng x Cao)/5000)

Vận chuyển hàng hóa bằng ô tô nhanh và rất tiện lợi

Với công thức này thì cách tính cước vận chuyển hàng hóa bằng ô tô sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Cách tính cước phí vận chuyển đường biển:

Cách tính cước phí vận chuyển đường biển không cố định mà phải căn cứ vào khoảng cách, trọng lượng, hãng tàu, Forwarder (trung gian vận chuyển). Các doanh nghiệp có thể tính chi phí vận chuyển hàng hóa đường biển bằng cách dưới đây.

Đơn vị tính cước vận chuyển đường biển được áp dụng theo 2 phương thức:

• Tính theo trọng lượng thực tế của hàng hóa vận chuyển (số kilogram)
• Tính chi phí vận chuyển hàng hóa theo thể tích của hàng hóa (Cbm : cubic meter hay còn gọi là mét khối): Dựa vào công thức (Dài x Rộng x Cao)

Sau đó áp dụng theo quy chuẩn quốc tế sẽ có được cách tính cước phí vận chuyển đường biển như sau:

• 1 tấn < 3 CBM: hàng hóa nặng, cách tính áp dụng theo bảng giá KGS
• 1 tấn >= 3 CBM: hàng hóa nhẹ, cách tính áp dụng theo bảng giá CBM

Chi phí vận chuyển hàng hóa đường biển rẻ

Bảng giá cước vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Bảng giá cước vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không được quy định một cách thống nhất tại các biểu cước.

Được thể hiện một cách chi tiết trong những quy định, quy quy tắc riêng về cách thức tính cước và phát hành biểu cước hàng không TACT (The Air Cargo Tariff) của Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế IATA (International Air Transport Association):

Cước vận chuyển hàng không = Đơn giá cước x Khối lượng hàng hóa

Lưu ý khi tính cước vận chuyển đường hàng không sẽ có sự so sánh giữa hai đơn vị đó là KGS và CBM, và toàn bộ được quy về theo KGS.

• Trọng lượng: Cân nặng thực tế của đơn hàng (ĐVT: KGS)
• Khối lượng: Cân nặng của đơn hàng sau khi quy đổi từ thể tích (công thức: (dài x rộng x cao)/5000 – ĐVT: KGS)
• Nếu trọng lượng > khối lượng: Tính cước vận chuyển theo đơn giá KGS
• Nếu trọng lượng < khối lượng: Tính cước vận chuyển theo đơn giá CBM

Chi phí để vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không khá cao.

Giá cước vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt

Riêng cách tính giá cước vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt đã được quy định cụ thể tại thông tư 83/2014 – Bộ GTVT.

• Hàng hóa lẻ tính theo trọng lượng thực tế, tối thiểu là 20 kg. Còn nếu trên 20 kg thì phần lẻ dưới 5kg được quy tròn là 5kg.
• Hàng nguyên toa sẽ tính theo trọng tải kỹ thuật cho phép của tàu.

Nếu trong toa có nhiều hàng hóa với mức cước khác nhau người thuê vận tải sau khi tính riêng từng mặt hàng sẽ đưa ra tổng trọng lượng của hàng hóa. Không được thiếu mặt hàng nào để tránh bị tính mức phí cao nhất.

Phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt.

2.3 Giá cước vận chuyển hàng hoá theo khối lượng

Cho dù là loại hàng hóa nào đi chăng nữa thì vẫn phải dựa trên 2 yếu tố để tính cước là khối lượng hàng hóa và khoảng cách.

Tùy theo khối lượng của hàng hóa mà cách tính chi phí vận chuyển hàng hóa cũng khác nhau.

Cước phí vận chuyển hàng hóa nhẹ

Vì đây chỉ là những hàng hóa như thư từ, quà lưu niệm, giấy tờ,… nên sẽ tính theo trọng lượng khi cân trực tiếp trên cân của dịch vụ vận chuyển.

Cước phí vận chuyển hàng hóa nhẹ = Trọng lượng thực (Đơn vị: gam) x Đơn giá.

Giá cước vận chuyển hàng hóa nặng cồng kềnh

Cách tính giá cước khi vận chuyển hàng hóa cồng kềnh là:

Giá cước vận chuyển hàng hóa nặng cồng kềnh = Trọng lượng quy đổi của hàng hóa (Đơn vị tính: kg) x Đơn giá

Trong đó, Hiệp hội giao nhận quốc tế IATA đã đưa ra công thức tính trọng lượng quy đổi như sau:

Trọng lượng quy đổi của hàng hóa= (Dài x Rộng x Cao)/Mẫu số tương ứng với từng loại dịch vụ (ĐVT: kg)

Tùy theo dịch vụ giao hàng (giao hàng thường hay là hỏa tốc) thì mẫu số tương ứng sẽ khác nhau.

Cách tính cước vận chuyển hàng hóa siêu trường, siêu trọng

Khi vận chuyển hàng hóa siêu trường, siêu trọng cần đặc biệt cẩn thận

Những hàng hóa siêu trường, siêu trọng thường sẽ có trọng lượng lên đến hơn 1 tấn. Nhưng cách tính cước vận chuyển vẫn tương tự như với hàng hóa nặng cồng kềnh là:

Cước vận chuyển hàng hóa siêu trường, siêu trọng = Trọng lượng quy đổi (Đơn vị kg) x Đơn giá

Tuy nhiên đối với hàng container thì lại có cách tính khác vì phải bao gồm chi phí bến cảng, loại container đặc thù… Cụ thể là:

- Cước tính chung cho mọi mặt hàng sẽ tính hết tất cả chi phí trong quãng đường đi rồi chia đều cho mỗi container.

- Cước tính cho loại mặt hàng sẽ dựa vào nhu cầu sử dụng container trung bình đối với loại hàng đó.

- Cước tính cho hàng nhỏ lẻ thì như đối với hàng hóa vận chuyển đường bộ thông thường.

3. Một số giải pháp để giảm phí vận chuyển cho doanh nghiệp

Làm việc với nhiều hãng vận chuyển

Hiện nay, các công ty vận chuyển ngày càng trở nên đông đúc bởi nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác. Khi doanh nghiệp vận chuyển càng nhiều thì mức giá càng thấp hơn. Chính vì vậy hãy liên hệ với nhiều hãng vận chuyển và cố gắng thuyết phục họ để có mức giá thấp nhất, tiết kiệm tối đa chi phí.

Sử dụng bao bì đóng gói của hãng vận chuyển

Một vấn đề đặt ra là nếu sử dụng bao bì của riêng mình, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với “chi phí kích thước” tăng thêm nếu hộp đựng vượt quá kích thước quy định của hãng vận chuyển. Để tránh những phụ phí đó, hãy cân nhắc việc sử dụng bao bì đóng gói được cung cấp bởi hãng vận chuyển vì chúng không có chi phí kích thước.

Cân nhắc hãng vận chuyển địa phương

Các hãng vận chuyển địa phương phần lớn sẽ mang lại chi phí hợp lý cho phù hợp với điều kiện tại địa phương. Nhược điểm của điều này là hầu như các công ty vận chuyển địa phương có mạng lưới phân phối hạn chế, không đa dạng nên doanh nghiệp để có thể đáp ứng nhu cầu vận chuyển của mình có thể phải hợp tác với nhiều hãng vận chuyển nhỏ dẫn đến chi phí tiết kiệm trở nên vô nghĩa.

Ký hợp đồng thường niên với hãng vận chuyển

Để giúp cắt giảm chi phí vận chuyển, doanh nghiệp cân nhắc việc ký hợp đồng vận chuyển thường niên. Hãng vận chuyển có thể sẽ cung cấp một tỷ lệ chiết khấu cao hơn bình thường. Ký hợp đồng vận chuyển có tác dụng tốt nhất khi doanh nghiệp biết mình sẽ liên tục gửi đi các gói hàng hằng tháng. Đồng thời khi có phát sinh khiếu nại hoặc gặp vấn đề với đơn hàng sẽ dễ dàng đòi bồi thường từ hãng vận chuyển hơn.

Tính toán tất cả các chi phí vận chuyển trước khi thanh toán

Các đơn hàng vận chuyển có thể sẽ được cộng thêm các khoản phụ phí như: phụ phí vượt cân, phụ phí lấy hàng khu vực ngoại thành, phụ phí bảo hiểm, phụ phí kiểm hàng … Chính vì vậy, trước khi tạo đơn hàng vận chuyển hãy kiểm tra và tính toán lại thật kỹ các khoản chi phí này. Từ đó doanh nghiệp có thể thương lượng với khách hàng của mình về mức phí họ phải chịu.

Đặt nhà kho ở gần khách hàng

Khi một doanh nghiệp nhỏ bắt đầu khởi nghiệp, hầu hết khách hàng có được trong thời kỳ đều là khách hàng địa phương. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn muốn mở rộng địa bàn kinh doanh, việc có thêm nhiều khách hàng ở xa là điều tất yếu. Điều đó có nghĩa là chi phí vận chuyển của bạn sẽ tăng vọt.