Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

I. Cơ sở pháp lý

Nghị định 51/2010/ NĐ_CP Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 51/2010/NĐ-CP

Thông tư 39/2014/TT_BTC hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ_CP và nghị định 04/2014/NĐ_CP

Thông tư 119/2014/TT_BTC về cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về Thuế

Thông tư 26/2015/TT_BTC về hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ

II. Nội dung tư vấn

Hóa đơn là giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/NĐ_CP: "Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật." Nói cách khác, hoá đơn là bảng liệt kê danh sách các hàng hoá cùng với các thông tin liên quan về hàng hoá và việc chuyển giao hàng hoá mà bên chuyển giao giao cho bên nhận được. 

Phân loại hóa đơn (khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/NĐ_CP):

>> Xem thêm:  Cá nhân có phải xuất hóa đơn khi cho thuê nhà không?

- Hóa đơn giá trị gia tăng.

- Hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Nội dung của hóa đơn:

Trong các hoạt động kinh doanh thương mại, hóa đơn có vai trò của một dạng chứng từ thương mại, chứng từ kế toán và chứng từ thuế. Do đó mỗi hóa đơn phải có đủ các nội dung sau (Điều 4 Nghị định 51/2010/NĐ_CP):

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

>> Xem thêm:  Dịch vụ đặt in hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), phát hành hóa đơn điện tử

đ) Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Một số trường hợp không cần thiết phải đầy đủ tất cả các nội dung theo quy định trên:

- Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/NĐ_CP. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính".

- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

- Các trường hợp khác.

Ngoài các thông tin bắt buộc phải có nêu trên, tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in, đặt in hóa đơn được phép bổ sung các tiêu chí khác, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, kể cả in lô-gô trang trí hoặc quảng cáo. Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Hình thức Hóa đơn:

Theo Điều 3 Thông tư 39/2014/NĐ_CP, Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

>> Xem thêm:  Mua phải hóa đơn của công ty có dấu hiệu bỏ trốn - Xử lý như thế nào?

"a) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

4. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.4 và 5.5 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này)."

Hóa đơn mẫu nộp cho cơ quan Thuế có thể nộp mẫu trắng, đen được không? Hay phải nộp giống y như hóa đơn đặt in sử dụng? Xin cảm ơn. 

 Hóa đơn mẫu là hóa đơn mà tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng để gửi cho cơ quan thuế kèm theo thông báo phát hành hóa đơn mà theo đó cơ quan thuế có thể kiểm soát được nội dung, hình thức của loại hóa đơn mà tổ chức phát hành đó sẽ sử dụng. Theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT_BTC: " Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua lại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Hóa đơn mẫu kèm thông báo phát hành để gửi cơ quan Thuế và để niêm yết tại các cơ sở sử dụng bán hàng hóa, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng." Căn cứ vào quy định trên, có thể thấy, hóa đơn mẫu phải có hình thức giống hệt với hóa đơn sẽ được tổ chức đặt in sử dụng.

Luật sư cho em hỏi, công ty em làm bên xây dựng hiện công ty em muốn xuất vật tư trong kho để sữa chữa văn phòng ( mượn ). Vậy chi phí này có được tính là chi phí hợp lý không, và vật tư xuất kho có cần xuất hóa đơn không? Trước khi sửa chữa có cần ra thông báo hay quyết định gì không ạ?

Khoản chi sửa chữa văn phòng không thuộc các trường hợp chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 6 thông tư 78/2014/TT_BTC sửa đổi bổ sung theo Thông tư 96/2015/TT_BTC. Như vậy, chi phí này có thể được được tính là chi phí hợp lý để được trừ khi tính thuế nếu đáp ứng được các điều kiện sau: Khoản chi này phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có đủ hóa đơn chứng từ theo quy định của pháp luật, khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Để được xác định là chi phí hợp lý khi tính thuế thì pháp luật về thuế không yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo, ra quyết định về việc chi một khoản chi nào đó. Nếu việc công ty bạn xuất vật tư ra khỏi kho chỉ là tạm thời để sửa chữa văn phòng và sau đó sẽ nhập lại thì không cần thiết phải xuất hóa đơn.

Dear Luật Minh Khuê Cty mình mới in hóa đơn liên tục. Nhà in giao cho mình 3 tờ hóa đơn mẫu. Vậy mình có thể dùng 2 tờ để in thử không? Có quy định nào về số lượng hóa đơn mẫu mà doanh nghiệp phải lưu giữ không?

Hiện tại, không có quy định nào của pháp luật quy định về số lượng hóa đơn mẫu mà doanh nghiệp phải lưu trữ.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế - Công ty Luật Minh Khuê.

>> Xem thêm:  Một số vấn đề vướng mắc về thông báo phát hành hóa đơn ?