Thời gian lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình, hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình?

1. Quy định chung về lưu trữ hồ sơ xây dựng

Căn cứ Luật Xây Dựng năm 2014; Nghị định số 46/2015/NĐ-CP quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (sau đây viết là Nghị định 46/2015/NĐ-CP) và Thông tư số 26/2016/TT-BXD quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (gọi tắt là thông tư số 26/2016/TT-BXD), quy định:

1. Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng trước khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào khai thác, sửdụng theo danh mục quy định. Các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng công trình lập và lưu trữ hồ sơ đối với phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp.

2. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 7 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 5 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm c kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

3. Chủ đầu tư tổ chức lập một bộ hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình theo quy định, bàn giao cho chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình. Chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ này trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình.

4. Trường hợp đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng từng phần thì chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình đối với phần công trình được đưa vào sử dụng.

5. Hồ sơ nộp vào Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình tự lưu giữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện.

2. Mức phạt khi thực hiện không đúng quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng công trình  

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 139/2017/NĐ-CP ngày 30 tháng 06 năm 2016 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động đầu tư xây dựng; khai thác, chế biến, kinh doanh khoáng sản làm vật liệu xây dựng, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng; quản lý công trình hạ tầng kỹ thuật, kinh doanh bất động sản, phát triển nhà ở, quản lý sử dụng nhà và công sở, quy định: 

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Không lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng hoặc lưu trữ không đầy đủ danh mục tài liệu theo quy định

+ Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ đồ án quy hoạch xây dựng theo quy định

- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thực hiện việc lưu trữ hồ sơ hoặc bổ sung đầy đủ danh mục tài liệu lưu trữ đối với hành vi quy định tại khoản 1 nêu trên.

Như vậy, việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 26/2016/TT-BXD. Trường hợp vi phạm thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với mỗi hành vi, đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc phải thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định

3. Thời gian nộp hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán trong lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Căn cứ Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:

- Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này

+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữu lại gửi cho lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

Như vậy, đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản phải được nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Lưu ý: Theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 174/2021/TT-BQP thì các bộ phận công trình bị che lấp phải có hình ảnh (ảnh chụp, video) do tư vấn giám sát, nhà thầu thi công xây dựng thực hiện để phục vụ công tác kiểm tra, nghiệm thu. Hình ảnh ghi lại phải rõ nét, thể hiện được hình khối, quy cách, thời gian, vị trí thực hiện. Thời gian lưu trữ hình ảnh do chủ đầu tư quy định nhưng không ngắn hơn thời gian bảo hành công trình.

4. Thời gian bảo quản hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán trong lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn lưu trữ các loại hồ sơ xây dựng cơ bản và Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 09/2011/TT-BNV, trong đó:

Theo quy định như trên tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự bán nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

5. Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng

Bước 1: Xác định chính sách quản lý hồ sơ

Căn cứ vào các loại hồ sơ công trình cần lưu trữ, lượng hồ sơ, tầm quan trọng của hồ sơ, thời gian yêu cầu lưu trữ để chọn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng phù hợp (Tự lưu trữ, thuê dịch vụ lưu trữ ngoài, lưu hồ sơ bảo mật,...)

Phân công nhiệm vụ, xác định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện lưu trữ, những người có quyền hạn truy cập hồ sơ công trình xây dựng trong thời gian lưu trữ.

Bước 2: Xây dựng quy trình

Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần lưu ý đến các vấn đề sau:

- Thống nhất lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng

- Xác định cách lập và cập nhật tài liệu hồ sơ

- Xác định cách phân loại tài liệu hồ sơ

- Xác định cách sắp xếp, bảo quản tài liệu hồ sơ

- Chọn phương án hủy hồ sơ xây dựng

Bước 3: Huấn luyện

- Sau khi thống nhất tất cả, phổ biến đến toàn thể nhân viên, đặc biệt là những người có trách nhiệm trực tiếp

- Người quản lý có thể trực tiếp hướng dẫn và thị phạm bằng cách tổ chức một buổi tập huấn cách lưu hồ sơ dự án xây dựng

Bước 4: Tổ chức sắp xếp

- Chuẩn bị các phương tiện, dụng cụ cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như: Tủ, kệ, các bìa còng, bìa lá, thùng đựng, kim bấm, thùng carton ticker, bao bì chuyên dụng đưng =j bản vẽ hoàn công, đầu ghi - đĩa CD,...

- Lên lịch đóng gói, sắp xếp hồ sơ tập trung (thông thường mất khoảng nửa ngày đến 1 ngày tùy lượng hồ sơ)

- Ngoài ra có thể sắp xếp dần, lần lượt từng phòng ban, từng hồ sơ công trình

- Thông báo đến toàn thể nhân viên để có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp

- Trong ngày triển khai, thực hiện theo các bước: Tập trung - phổ biến - làm mẫu - Phân loại - Ghi danh sách hồ sơ - Dán ticker - sắp xếp vào các bìa/hộp/thùng - Đưa vào khu vực lưu trữ

Bước 5: Lập danh mục

- Danh mục hồ sơ lập thành danh sách từ công trình xây dựng cụ thể, các loại chứng từ tài liệu chứa trong bộ hồ sơ

- Sắp xếp theo thời gian thi công

Bước 6: Theo dõi, cập nhật

- Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ xây dựng mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ

- Bổ sung các chúng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ xây dựng hiện có

- Kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông báo trước  1 -2 ngày

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về nội dung tư vấn trên hoặc các vấn đề pháp lý khác xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại 1900.6162 để được hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc. Rất mong nhận được sự hợp tác. Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!