Quy định về mẫu thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

1. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định tại Điều 24 Nghị định 13/2013/NĐ-CP trong trường hợp đối với doanh nghiệp là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thực hiên lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình bao gồm các nội dung như sau :

+ Thứ nhất, thông tin và chi tiết liên lạc của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân và Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

+ Thứ hai, họ tên và chi tiết liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân viên bảo vệ dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

+ Thứ ba, mục đích thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân

+ Thứ tư, các loại dữ liệu cá nhân của tổ chức được xử lý;

+ Thứ năm, tổ chức, cá nhân nhận dữ liệu cá nhân, bao gồm tổ chức, cá nhân ngoài lãnh thổ Việt Nam;

+ Thứ sáu, trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;

+ Thứ bảy, thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xóa, hủy dữ liệu cá nhân (nếu có);

+ Thứ tám, mô tả về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;

+ Thứ chín, đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó.

Theo đó, kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu, doanh nghiệp và các bên có liên quan có nghĩa vụ lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và phải đảm bảo luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra của Bộ Công an. Trong trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam ra nước ngoài (ví dụ khi chuyển thông tin của nhân sự Việt Nam đến công ty mẹ ở nước ngoài), doanh nghiệp phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài và cũng phải đảm bảo luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra của Bộ Công an. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nói chung và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động theo mô hình Tập đoàn (Công ty mẹ-con)

Cũng căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an và gửi Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) 01 bản chính theo Mẫu số 04 tại Phụ lục của Nghị định.

2. Thủ tục thông báo gửi hồ sở đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

- Thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (dành cho cá nhân) – 01 (một) bản chính theo mẫu số 04b Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định;

- Thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (dành cho tổ chức) – 01 (một) bản chính theo mẫu số 04a Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định;

- Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (dành cho Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và Xử lý dữ liệu cá nhân) – 01 (một) bản chính;

- Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (dành cho Bên Xử lý dữ liệu cá nhân) – 01 (một) bản chính;

- Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (dành cho Bên thứ Ba) – 01 (một) bản chính;

- Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động/quyết định thành lập hoặc căn cước công dân/chứng minh thư/hộ chiếu của chủ hồ sơ - 01 (một) bản sao;

- Quyết định hoăc giấy tờ liên quan đến phân công của bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân của chủ hồ sơ - 01 (một) bản sao

- Hợp đồng hoặc văn bản liên quan đến thỏa thuận liên quan xử lý dữ liệu cá nhân với các bên (nếu có) - 01 (một) bản sao;

- Giấy tờ khác như các phụ lục bảng biểu tính toán chi phí, lợi ích của các giải pháp - bản sao.

Bước 2: Tổ chức, cá nhân cung cấp các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an) hoặc khai theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định.  Nội dung Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định đối với Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân và khoản 2 Điều 24 Nghị định đối với Bên Xử lý dữ liệu cá nhân (biểu mẫu Mẫu Đ24-DLCN-01, Mẫu Đ24-DLCN-02, Mẫu Đ24-DLCN-03).

Bước 3: Tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an) hoặc gửi hồ sơ đã khai thông tin về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an phản hồi thông tin về kết quả lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Giờ hành chính các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định).

3. Mẫu thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

=>> Tải ngay Mẫu thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

THÔNG BÁO

GỬI HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Kính gửi: Bộ Công an

(Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dung công nghệ cao, Bộ Công an)

Thực hiện quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Công ty ABC gửi Bộ Công an Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, như sau:

1. Thông tin về tổ chức, doanh nghiệp

- Tên tổ chức, doanh nghiệp: Công ty ABC

- Địa chỉ trụ sở chính: Số 169, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

- Địa chỉ trụ sở giao dịch: Số 85, phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

- Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư số: 245 do (tên cơ quan có thẩm quyền) cấp ngày 9 tháng 11 năm 2021 tại Hà Nội.

- Điện thoại: 0123456789.  Website: www.abc.vn

- Nhân sự chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân:

Họ và tên: Phạm Hữu T

Chức danh: Quản lý

Số điện thoại liên lạc (cố định và di động): 0345678912

Email: phamhuutabc@gmail.com.

2. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

1. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

2. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên xử lý dữ liệu cá nhân

3. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên thứ ba.

3. Cam kết

(Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp) xin cam kết: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và tính hợp pháp của hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và tài liệu kèm theo.

Ngoài ra, quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết Quy định về mẫu thông báo vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp nhanh chóng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết. Trân trọng!