Quy định về phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân (dành cho cá nhân) theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP

1. Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân (dành cho cá nhân) được hiểu như thế nào?

Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì tài liệu yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch, tính hợp pháp và tôn trọng quyền riêng tư của mọi người. Để đáp ứng mục tiêu này, tài liệu này cần được biên soạn kỹ lưỡng bằng tiếng Việt và bao gồm các phần sau:

- Thông tin của người yêu cầu Trong phần này, cần ghi chính xác thông tin cá nhân của người yêu cầu. Điều này bao gồm họ và tên đầy đủ, địa chỉ cư trú và liên hệ chi tiết, số CMND, thẻ căn cước công dân hoặc số hộ chiếu (nếu có), cũng như các thông tin liên lạc như số fax, số điện thoại, và địa chỉ email (nếu có).

-  Dữ liệu cá nhân yêu cầu Ở đây, cần liệt kê một cách chi tiết dữ liệu cá nhân mà người yêu cầu muốn thu thập. Điều này bao gồm việc đặt tên rõ ràng cho các tài liệu, hồ sơ hoặc văn bản liên quan.

- Hình thức cung cấp thông tin cá nhân của mỗi người cần xác định cụ thể cách người yêu cầu muốn nhận thông tin, có thể là bản sao giấy tờ, bản điện tử qua email, hoặc các phương thức khác. Điều này đảm bảo rằng thông tin sẽ được cung cấp theo cách mà người yêu cầu mong muốn.

- Lý do và mục đích thu thập thông tin cá nhân Phần này quan trọng để làm rõ tại sao và vì mục đích gì người yêu cầu cần thông tin này. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình thu thập thông tin cá nhân.

2. Quy định về phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân (dành cho cá nhân)

Theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân (dành cho cá nhân) được quy định cụ thể như sau (khách hàng có thể tải về: Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân (dành cho cá nhân)): 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------

Hà Nội, ngày 31 tháng 8 năm 2023

PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP DỮ LIỆU CÁ NHÂN

(Dành cho cá nhân)

Kính gửi: Đơn vị quản lý dữ liệu cá nhân

1. Họ, tên cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân: Nguyễn Văn A

2. Người đại diện/ Người giám hộ: Nguyễn Văn B (theo quy định của Bộ luật Dân sự về người đại diện, người giám hộ đối với người yêu cầu cung cấp thông tin là người chưa thành niên, người hạn chế năng lực hành vi dân sự, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi…)

3. Số CMTND/ Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu: 112XXXXXXXXX

cấp ngày: 20/11/2020 tại Công an thành phố Hà Nội

4. Nơi cư trú: Số a, phường X, quận Y, thành phố Hà Nội (Ghi nơi cư trú của người đại diện/người giám hộ)

5. Số điện thoại: 012xxxxxxxxx; Fax: (ghi số fax); E-mail: Ghi số điện thoại, fax, email của người đại diện/giám hộ.

6. Dữ liệu cá nhân yêu cầu cung cấp: Ghi số điện thoại, fax, email của người đại diện/giám hộ.

7. Mục đích yêu cầu cung cấp: Ghi mục đích cụ thể

8. Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân lần thứ:

a) Lần đầu b) Khác: 2 (ghi rõ số lần đã yêu cầu cung cấp thông tin có nội dung nêu trên)

9. Số lượng bản: 2 (In, sao, chụp hoặc file dữ liệu)

10. Phương thức nhận dữ liệu cá nhân:

11. Văn bản kèm theo (trong trường hợp có điều kiện): Ghi cụ thể tên văn bản (nếu có)

3. Hình thức yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân

Cũng tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì hình thức yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân được quy định cụ thể như sau:

- Khi Chủ thể dữ liệu - người có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác - đến trụ sở Bên Kiểm soát Dữ liệu Cá nhân, quá trình yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân được tiến hành một cách cẩn thận và chu đáo. Người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin để điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào Phiếu Yêu Cầu Cung Cấp Dữ Liệu Cá Nhân.

Nếu tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin không biết chữ hoặc bị khuyết tật đến mức không thể viết yêu cầu, người tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm hoàn toàn giúp đỡ bằng cách điền các thông tin cần thiết vào Phiếu Yêu Cầu Cung Cấp Dữ Liệu Cá Nhân thay một cách chuyên nghiệp và tận tâm. Quá trình này đảm bảo rằng việc yêu cầu và cung cấp dữ liệu cá nhân được thực hiện một cách thuận tiện và công bằng cho tất cả mọi người, bất kể khả năng hoặc khuyết tật, và đặt ra một tôn chỉ về tính minh bạch và hỗ trợ trong quá trình quản lý dữ liệu cá nhân

- Việc gửi trình đơn yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân theo các mẫu số 01 và 02 có sẵn trong Phụ Lục của Nghị Định này đã được đơn giản hóa và linh hoạt hơn bao giờ hết. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua nhiều phương thức tiện lợi sau đây: Gửi trực tuyến (bằng cách sử dụng dịch vụ mạng điện tử, bạn có thể nhanh chóng và thuận tiện gửi Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân ngay lập tức, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian); sử dụng dịch vụ bưu chính (nếu bạn ưa thích sử dụng dịch vụ bưu chính truyền thống, việc gửi trình đơn qua thư chuyển phát sẽ vẫn được chấp nhận và xử lý một cách chuyên nghiệp); Fax đến (bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ fax để gửi Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân tới Bên Kiểm Soát Dữ Liệu Cá Nhân, đảm bảo tính bảo mật trong việc truyền tải thông tin). Quá trình này đồng thời thể hiện sự linh hoạt và tiện lợi trong việc gửi yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân, giúp tối ưu hóa quy trình và đáp ứng nhu cầu của mọi người một cách tốt nhất.

4. Quy định về bên kiểm soát, kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, trong vai trò quản lý quan trọng của dữ liệu cá nhân, có trách nhiệm và quyền hành như sau:

- Cung cấp dữ liệu cá nhân khi có sự đồng ý: Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân được trao quyền và trách nhiệm chia sẻ dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu với các tổ chức hoặc cá nhân khác sau khi đã thu được sự đồng ý rõ ràng từ phía chủ thể dữ liệu. Việc này bao gồm việc thẩm định và đảm bảo tính hợp pháp của sự đồng ý và tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan đối với việc chia sẻ thông tin này.

- Đại diện và ủy quyền của chủ thể dữ liệu: Ngoài việc cung cấp thông tin dựa trên sự đồng ý, Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân còn có vai trò quản lý đại diện và ủy quyền cho chủ thể dữ liệu khi họ chấp thuận việc này. Trong tình huống này, bên kiểm soát sẽ thay mặt chủ thể dữ liệu để cung cấp dữ liệu cá nhân cho tổ chức hoặc cá nhân khác, đảm bảo rằng việc này tuân theo đúng quy định của pháp luật và đạt được sự đồng thuận của tất cả các bên liên quan

Mặt khác, trong tinh thần đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và bên kiểm soát xử lý dữ liệu cá nhân không thể cung cấp thông tin cá nhân trong các trường hợp sau đây:

- Bảo vệ quốc phòng, an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội: Chính thức cấm cung cấp thông tin cá nhân nếu có bất kỳ khả năng nào đó liên quan đến nguy cơ gây tổn hại đối với quốc phòng, an ninh quốc gia hoặc trật tự an toàn xã hội. Việc xác định mức độ này chịu sự đánh giá kỹ lưỡng và sự can thiệp được hạn chế theo nghiên cứu và đánh giá chi tiết của các chuyên gia.

- Bảo vệ an toàn và sức khỏe của cộng đồng: Trách nhiệm chặt chẽ về tính minh bạch và quyền riêng tư cũng đòi hỏi rằng dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu sẽ không được tiết lộ nếu việc cung cấp thông tin này có thể có tác động đáng kể đến an toàn và sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của bất kỳ người nào trong cộng đồng. Điều này bao gồm việc xem xét các khía cạnh như sức kháng của họ trước nguy cơ và tiềm năng ảnh hưởng xấu.

- Tuân thủ sự đồng thuận của chủ thể dữ liệu: Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và bên kiểm soát xử lý dữ liệu cá nhân hoàn toàn tôn trọng quyền của chủ thể dữ liệu. Trong trường hợp chủ thể dữ liệu không đồng ý cung cấp thông tin cá nhân hoặc không cho phép bất kỳ đại diện hoặc ủy quyền nào nhận dữ liệu này, việc tiết lộ dữ liệu cá nhân sẽ không thực hiện mà không cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng sự riêng tư và quyền lựa chọn của chủ thể dữ liệu được đặt lên hàng đầu

Việc xác định những trường hợp này là để đảm bảo rằng quá trình quản lý và chia sẻ dữ liệu cá nhân diễn ra một cách chính đáng và có tính minh bạch, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật và quyền riêng tư.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là mẫu nào. Còn vướng mắc, vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.