Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ hiện đại việc số hóa một giấy tờ, hồ sơ và các loại văn bản khác đang ngày trở nên phổ biến. Trong đó bản scan đang phát huy được vai trò và những tiện lợi của nó. Tuy nhiên có rất nhiều người chưa hiểu rõ thực sự về các loại giấy tờ bằng bản scan cũng như giá trị pháp lý mà bản Scan có thể được áp dụng. Tìm hiểu về những vấn đề này sẽ giúp chúng ta thuận tiện trong các giao dịch dịch đặc biệt là trong hợp đồng.

 

1. Scan là gì?

Scan là một động từ trong tiếng Anh có nghĩa là quét hoặc đọc một vật thể tài liệu hoặc hình ảnh để tạo ra một bản sao điện tử hoặc lưu trữ dưới dạng file số. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng một máy quét hoặc một thiết bị quét tương tự để chuyển đổi thông tin từ tài liệu giấy thành định dạng điện tử. Việc quét thường được dùng để tạo bản sao điện tử của các tài liệu giấy như hóa đơn, giấy tờ tùy thân, tài liệu kỹ thuật, tài liệu quan trọng, hình ảnh và nhiều thứ khác.

 

2. Giá trị pháp lý của bản scan

Việc sử dụng bản scan là có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Tuy nhiên cần đáp ứng một số yêu cầu: bản sao công chứng có giá trị tương đương với bản gốc. Khi có đầy đủ các yếu tố như: nội dung tương đương với bản gốc, được công chứng bởi cơ quan công chứng có thẩm quyền và được lưu trữ theo quy định của pháp luật.

 Tuy nhiên việc sử dụng bản scan là phải tuân thủ các quy định về việc lưu trữ và chứng thực các tài liệu tùy theo loại tài liệu và mục đích sử dụng. Theo quy định về lưu trữ hồ sơ tài liệu trong các cơ quan tổ chức của nhà nước, bản Scan có thể được chấp nhận như là bản chính hoặc bản sao trong một số trường hợp nhất định nhưng phải đảm bảo tính toàn diện và bảo mật của tài liệu đó. Do đó để sử dụng bản scan trong các giao dịch pháp lý tại Việt Nam cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo tính toàn vẹn xác thực và bảo mật của tài liệu.

Do đó bản scan không giá trị pháp lý. Bản scan thường dùng với mục đích số hóa văn bản, tài liệu để lưu trữ trong cơ sở dữ liệu máy tính và bản scan chỉ có giá trị pháp lý khi là bản sao được công chứng tại các văn phòng hành nghề công chứng.

 

3. Chữ ký scan

Chữ ký scan là chữ ký được quét và chuyển đổi thành hình ảnh số để sử dụng trong các tài liệu điện tử. Chữ ký scan thường được sử dụng để xác thực chữ ký của một người trên các tài liệu điện tử để thay thế cho việc chữ ký trên giấy.

Tuy nhiên để chữ ký Scan có giá trị pháp lý cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng được các yêu cầu về tính toàn vẹn, xác thực bảo mật, không chối bỏ và tuân thủ các quy định của pháp luật. Do đó nếu chữ ký scan được sử dụng để thay thế chữ ký trên giấy trong các tài liệu điện tử cần phải đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của chữ ký đó đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký điện tử để đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu.

 

4. Giá trị pháp lý của chữ ký scan

Việc xác định giá trị pháp lý của chữ ký scan tại Việt Nam cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký điện tử. Theo luật điện tử số 51/2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành: Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng được các yêu cầu về tính toàn vẹn, xác thực bảo mật, không chối bỏ và tuân thủ quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là chữ ký scan chỉ có giá trị pháp lý khi nó đáp ứng được các tiêu chuẩn này để đảm bảo tính toàn diện và xác thực của chữ ký scan. Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số thường sử dụng các công nghệ và phương pháp kiểm tra như đánh giá độ phân giải, kiểm tra bản gốc của chữ ký, kiểm tra bản ghi số của chữ ký trên, thời gian thực. Tuy nhiên việc sử dụng chữ ký scan trong các giao dịch pháp lý cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo tính toàn vẹn xác thực và bảo mật của tài liệu. Do đó giá trị pháp lý của chữ ký scan tại Việt Nam còn phụ thuộc vào các quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký điện tử và cách sử dụng chữ ký scan để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu.

Hiện nay pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về chữ ký Scan có phải là một trong những loại chữ ký điện tử hay không và hiện pháp luật Việt Nam chỉ mới công nhận hiệu lực của các hợp đồng được xác lập bằng hình thức điện tử và được ký bằng chữ ký điện tử và không có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký scan nên chữ ký scan không có hiệu lực pháp lý.

 

5. Bản Scan có thay thế được cho văn bản chính hay không?

Bản Scan là một bản sao chụp lại nội dung của bản chính bằng cách quét tài liệu hoặc chụp ảnh tài liệu để chuyển đổi thành định dạng điện tử. Tuy nhiên bản scan không thể thay thế hoàn toàn cho bản chính trong một số trường hợp.

Theo quy định của pháp luật, bản chính là bản gốc của một tài liệu được đánh dấu và cấp phát bởi cơ quan có thẩm quyền hoặc người sở hữu tài liệu đó. Bản chính thường có giá trị pháp lý cao nhất và được coi là bằng chứng chính thức trong các vụ kiện hoặc các giao dịch pháp lý khác.

Trong một số trường hợp, bản Scan có thể được sử dụng thay thế bản chính. Ví dụ như khi bản chính bị mất, hỏng hoặc khi bản chính cần được gửi qua mạng hoặc email. Tuy nhiên để bản Scan có giá trị pháp lý tương đương với bản chính cần phải đảm bảo rằng bản scan đáp ứng được các yêu cầu về tính toàn vẹn xác thực và bảo mật của tài liệu, ngoài ra cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về chứng thực, chữ ký điện tử nếu bản scan được ký điện tử để đảm bảo tính hợp lệ của tài liệu. Tóm lại bản Scan có thể được sử dụng để thay thế bản chính trong một số trường hợp. Tuy nhiên cần đảm bảo bản scan đáp ứng được các yêu cầu pháp lý và được tuân thủ các quy định của pháp luật để có giá trị pháp lý tương đương với bản chính.

Bản scan được xem là bản sao của văn bản giấy tờ gốc, tuy nhiên bản scan không được đưa vào các bản sao hợp pháp để thay thế bản chính. Vì vậy, mọi hồ sơ, hợp đồng là bản scan đều không có giá trị pháp lý và không được dùng để thay thế bản chính trong mọi trường hợp, trong việc giải quyết các vấn đề nếu có tranh chấp thì bản scan sẽ không được sử dụng.

 

6. Một số ưu điểm khi thực hiện scan hợp đồng

Thực hiện bản scan mang lại nhiều ưu điểm tiện ích bao gồm:

- Tiết kiệm không gian lưu trữ: bản scan giúp tiết kiệm không gian lưu trữ so với việc nguyên bản gốc tài liệu vật lý

- Dễ dàng quản lý và tìm kiếm: bản scan được lưu trữ trong định dạng điện tử giúp cho việc quản lý, tìm kiếm và truy cập tài liệu dễ dàng hơn

- Tiện lợi nhanh chóng: thực hiện bản scan là cách tiện lợi và nhanh chóng để sao chép hoặc chuyển đổi tài liệu xác định dạng điện tử đặc biệt là khi bạn cần gửi tài liệu cho người khác qua mạng hoặc email.

- Bảo mật thông tin: bản Scan có thể được mã hóa hoặc bảo vệ bằng chứng thực chữ ký điện tử để đảm bảo tính bảo mật và pháp lý của tài liệu

- Tiết kiệm chi phí: trong quá trình thực hiện bản Scan có thể được thực hiện bởi các thiết bị scan chuyên dụng hoặc các ứng dụng quét tài liệu trên smartphone hoặc máy tính giúp tiết kiệm chi phí so với việc sao chép hoặc in tài liệu vật lý.

Tóm lại thực hiện sự bản scan mang lại nhiều ưu điểm và tiện ích trong việc quản lý lưu trữ và truy cập tài liệu giúp tiết kiệm không gian thời gian và chi phí đồng thời bảo đảm tính bảo mật và pháp lý của tài liệu. Việc scan hợp đồng cũng có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên chúng ta cũng không nên lạm dụng quá vấn đề này để thay thế bản hợp đồng chính. 

Trên đây là một số thông tin luật Minh Khuê cung cấp về bản scan và một số vấn đề liên quan. Hy vọng đó là những tài liệu tham khảo hữu dành cho bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi. Xem thêm: Thuế khi mua phần mềm qua mạng từ nước ngoài và bản scan, email có được tính là chứng từ hợp lệ khi quyết toán thuế không?