Sổ đăng ký cổ đông là gì? Vai trò của sổ đăng ký cổ đông là gì?

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì theo quy định?

Theo khoản 1 Điều 122 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, sổ đăng ký cổ đông được hiểu là một văn bản trên giấy hoặc tập dữ liệu điện tử được dùng để ghi lại thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty. Công ty cổ phần phải lập và bảo quản sổ đăng ký cổ đông kể từ khi được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp.

Sổ đăng ký cổ đông này sẽ được giữ trong nội bộ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác được chỉ định để bảo quản sổ đăng ký cổ đông. Nội dung của sổ đăng ký cổ đông phải đảm bảo bao gồm các thông tin sau:

- Thông tin về công ty bao gồm tên công ty và địa chỉ trụ sở chính của công ty.

- Thông tin về cổ phần bao gồm:

  + Tổng số cổ phần được quyền chào bán.

  + Loại cổ phần được quyền chào bán.

  + Số lượng cổ phần được quyền chào bán của từng loại.

  + Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.

- Thông tin của các cổ đông bao gồm:

  + Đối với cổ đông cá nhân: họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và số giấy tờ tùy thân của cá nhân đó.

  + Đối với cổ đông tổ chức: tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức và địa chỉ trụ sở chính của tổ chức đó.

- Thông tin về số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông và ngày đăng ký cổ phần.

Hiện nay, pháp luật không có quy định về việc thông báo việc lập sổ đăng ký cổ đông cho cơ quan nhà nước mà hoạt động lập và bảo quản sổ đăng ký cổ đông chỉ mang tính nội bộ, phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.

2. Vai trò của sổ đăng ký cổ đông là gì?

Sổ cổ đông trong một công ty cổ phần đóng một vai trò quan trọng, có thể liệt kê một số vai trò như sau:

- Ghi chép đầy đủ thông tin của các cổ đông:

Sổ cổ đông lưu trữ thông tin chi tiết của các cổ đông như họ tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý... để hỗ trợ cho quản lý công ty.

- Đóng vai trò là tài liệu ghi nhận sở hữu cổ phần của cổ đông:

Ngoài việc ghi nhận thông tin của các cổ đông, sổ cổ đông còn ghi chép tổng số cổ phần được quyền chào bán, cũng như số lượng cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.

Theo quy định, công ty phải cập nhật kịp thời các thay đổi về cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông liên quan, tuân theo quy định tại Điều lệ công ty. Do đó, sổ cổ đông ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thay đổi về việc chuyển nhượng cổ phần cũng như sở hữu cổ phần của cổ đông, đó là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.

3. Công ty cổ phần không có Sổ cổ đông có sao không? 

Theo quy định, việc lập sổ đăng ký cổ đông là bắt buộc đối với Công ty cổ phần. Theo Khoản 2, Điều 52 của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, sẽ áp dụng mức phạt từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng cho các vi phạm sau:

- Không cấp giấy chứng nhận về phần vốn góp cho các thành viên của công ty.

- Không lập sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông để phát hành cổ phiếu.

- Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc các địa điểm khác được quy định trong Điều lệ của công ty.

- Không hiển thị tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, hoặc không viết hoặc hiển thị tên tại các chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh.

Do đó, việc không lập sổ đăng ký cổ đông có thể bị xử phạt từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng. Ngoài việc bị phạt tiền như đã nêu, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục bằng cách bắt buộc lập sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông theo quy định.

4. Quy định về thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông

Theo quy định tại Khoản 4 và Khoản 5 của Điều 122 trong Luật doanh nghiệp năm 2020, việc điều chỉnh thông tin trên sổ đăng ký cổ đông được quy định như sau:

- Cần phải thông báo kịp thời cho công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông nếu cổ đông có sự thay đổi về địa chỉ liên lạc.

- Trong trường hợp cổ đông không thông báo về việc thay đổi địa chỉ liên lạc cho công ty, thì công ty sẽ không chịu trách nhiệm về việc không thể liên lạc được với cổ đông đó.

- Công ty có trách nhiệm cập nhật kịp thời các thay đổi về cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông liên quan, theo quy định tại Điều lệ công ty.

5. Quy định về quản lý Sổ đăng ký cổ đông

Thông tin trong sổ đăng ký cổ đông sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán. Cổ đông trong công ty được phép kiểm tra, tra cứu, hoặc sao chép nội dung của sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán.

Khi có các thay đổi về thông tin của cổ đông như chào bán, chuyển nhượng cổ phần, hoặc tặng cổ phần, những thông tin này phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông. Trong trường hợp chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu, thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để xác nhận quyền sở hữu cổ phần của họ trong công ty.

Công ty phải chịu trách nhiệm cập nhật và điều chỉnh sổ đăng ký cổ đông khi có sự chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.

Quá trình này cần được thực hiện liên tục, đầy đủ và chính xác từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty bị giải thể hoặc phá sản.

6. Mẫu Sổ đăng ký cổ đông mới nhất hiện nay

>> Tải ngay: Mẫu sổ đăng ký cổ đông

SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG

Căn cứ Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Điều lệ.

1. Tên doanh nghiệp:

Tên giao dịch: Công ty TNHH Xây dựng Minh Hải

Tên viết tắt: Xây dựng Minh Hải

Mã số doanh nghiệp: 0123456789

Do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư Hồ Chí Minh cấp ngày 20/06/2020

Địa chỉ trụ sở chính: Số 123, Đường Nguyễn Văn Linh, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh

2. Vốn điều lệ: 10,000,000,000 đồng (mười tỷ đồng Việt Nam).

3. Tổng số cổ phần: 100,000 cổ phần

- Cổ phần cổ đông sáng lập đã mua: 20,000 cổ phần (20% cổ phần)

- Cổ phần chào bán: 80,000 cổ phần.

Loại cổ phần:

- Cổ phần phổ thông: 80,000 cổ phần

- Cổ phần ưu đãi: 20,000 cổ phần

Mệnh giá cổ phần : 100,000 đồng (một trăm nghìn đồng Việt Nam)

4. Tên cổ đông, địa chỉ, số lượng cổ phần của từng cổ đông:

Sổ cổ đông đã được lập và lưu giữ tại trụ sở Công ty.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

CỦA CÔNG TY

(Ký, ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn cách lập Sổ đăng ký cổ đông như sau:

Hiện nay, mặc dù chưa có văn bản quy định cụ thể về mẫu sổ đăng ký cổ đông, tuy nhiên khi soạn thảo mẫu, cần lưu ý các nội dung sau đây:

- Phần quốc hiệu và tiêu ngữ: Đây là phần không thể thiếu trong bất kỳ văn bản nào. Dưới phần quốc hiệu và tiêu ngữ là ngày, tháng, năm.

- Bên trái của phần quốc hiệu và tiêu ngữ là tên của công ty cổ phần, số ghi theo quy định nội bộ của công ty.

- Tiêu đề: SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG

- Nội dung của Sổ đăng ký cổ đông bao gồm:

  + Thông tin về công ty cổ phần, bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, được cấp ngày...; địa chỉ trụ sở chính của công ty.

  + Thông tin về vốn điều lệ, tổng số vốn...;

  + Tổng số cổ phần, cổ phần cổ đông sáng lập đã mua, cổ phần chào bán....

  + Thông tin về loại cổ phần: cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi, mệnh giá cổ phần.

- Thông tin về cổ đông: họ và tên, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, thông tin về chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, số cổ phần, loại cổ phần, số giấy chứng nhận vốn góp, ngày cấp.

- Cuối cùng, đại diện theo pháp luật của công ty sẽ ký tên.

Bài viết liên quan: Quy định về lập sổ cổ đông ?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Sổ đăng ký cổ đông là gì? Vai trò của sổ đăng ký cổ đông là gì? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!