Sơ đồ tổ chức bầu cử HĐND tại các Tỉnh, Xã vừa hoàn thành sáp nhập 2026

Việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội không chỉ là một cuộc cải cách về địa giới mà còn là bước ngoặt quan trọng trong việc tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền địa phương. Trong bối cảnh nhiều địa phương vừa hoàn thành việc sáp nhập, công tác tổ chức bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân (HĐND) nhiệm kỳ 2026 - 2031 tại các đơn vị mới này trở thành nhiệm vụ trọng tâm, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan và sự tuân thủ nghiêm ngặt các căn cứ pháp lý hiện hành. Tiến trình này không chỉ dừng lại ở việc bầu ra những đại diện ưu tú mà còn là quá trình kiện toàn niềm tin của nhân dân vào sự ổn định và phát triển của đơn vị hành chính mới.

1. Căn cứ pháp lý và hệ thống văn bản hướng dẫn tổ chức bầu cử tại đơn vị hành chính sau sáp nhập

Nền tảng cốt lõi cho việc triển khai bầu cử tại các khu vực sáp nhập dựa trên sự giao thoa giữa Luật Bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân năm 2015 và các văn bản quy phạm pháp luật về sắp xếp đơn vị hành chính. Luật số 85/2015/QH13 thiết lập những nguyên tắc chung nhất về quyền bầu cử, ứng cử và trình tự tổ chức các cấp hội đồng. Tuy nhiên, đối với các trường hợp sáp nhập, sự bổ sung của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 (Luật số 72/2025/QH15) đóng vai trò định hình lại cơ cấu bộ máy và số lượng đại biểu tại các đơn vị mới.

Trong giai đoạn chuyển tiếp, Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH15 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023 - 2030 là văn bản kim chỉ nam cho mọi hoạt động điều chỉnh địa giới. Nghị quyết này khẳng định việc sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng và tuân thủ Hiến pháp, đồng thời chú trọng đến các yếu tố đặc thù về lịch sử, văn hóa, dân tộc và quốc phòng. Để chuẩn bị cho kỳ bầu cử 2026 - 2031, Nghị quyết số 107/2025/UBTVQH15 đã được ban hành vào ngày 16/10/2025 nhằm hướng dẫn chi tiết việc xác định cơ cấu, thành phần và phân bổ số lượng người được giới thiệu ứng cử. Văn bản này xác định mốc thời gian chốt số liệu dân cư từ Cơ sở dữ liệu quốc gia là ngày 31 tháng 8 năm 2025, tạo ra một căn cứ dữ liệu thống nhất trên toàn quốc.

Sự đồng bộ trong hệ thống văn bản còn được thể hiện qua các thông tư hướng dẫn nghiệp vụ. Thông tư số 21/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ và các quyết định của Bộ Công an về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý cử tri đã tạo ra một hành lang kỹ thuật hiện đại cho các địa phương. Sự phối hợp giữa các Bộ như Bộ Dân tộc và Tôn giáo trong việc xác định xã miền núi, hay Bộ Nội vụ trong việc xác định xã hải đảo trước ngày 01/11/2025, là minh chứng cho sự chuẩn bị bài bản từ cấp Trung ương để các đơn vị sáp nhập có thể áp dụng chính xác các quy định về số lượng đại biểu.

2. Phân tích quy trình 5 bước chuẩn hóa tổ chức bầu cử HĐND sau sáp nhập

Quy trình tổ chức bầu cử tại các đơn vị hành chính mới được thiết kế theo lộ trình chặt chẽ nhằm đảm bảo tính liên tục của quyền lực nhà nước tại địa phương và sự ổn định của hệ thống chính trị cơ sở.

Bước 1: Thiết lập hệ thống các tổ chức phụ trách bầu cử

Nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất của đơn vị hành chính mới sau sáp nhập là thành lập Ủy ban bầu cử (UBBC). Chậm nhất 105 ngày trước ngày bầu cử, UBND cấp tỉnh phải thành lập UBBC cấp tỉnh sau khi thống nhất với Thường trực HĐND và Ban thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc cùng cấp. Tại cấp xã mới sáp nhập, UBBC được thành lập với quy mô từ 9 đến 17 thành viên. Đây là những nhân sự then chốt được lựa chọn từ các đơn vị cũ để đảm bảo sự nắm bắt địa bàn toàn diện và tạo sự đoàn kết trong bộ máy lãnh đạo mới.

Ủy ban bầu cử có trách nhiệm ấn định các đơn vị bầu cử, công bố danh sách các đơn vị và số lượng đại biểu được bầu tại mỗi đơn vị chậm nhất 80 ngày trước ngày bầu cử. Tiếp đó, các Ban bầu cử và Tổ bầu cử được thành lập tại từng khu vực bỏ phiếu để trực tiếp triển khai các phần việc cụ thể tại thực địa. Sự phối hợp giữa các tổ chức này đòi hỏi một cơ chế thông tin thông suốt, nhất là khi các đơn vị bầu cử cũ nay đã được gộp lại hoặc điều chỉnh ranh giới.

Bước 2: Ấn định đơn vị bầu cử và phân chia khu vực bỏ phiếu

Việc phân chia đơn vị bầu cử tại các xã, tỉnh mới sáp nhập phải tính đến yếu tố dân cư không tập trung và điều kiện địa lý mới. Theo quy định, mỗi đơn vị bầu cử HĐND không bầu quá 5 đại biểu. Việc ấn định này phải được thực hiện trên cơ sở đề nghị của UBND cùng cấp và được công bố chậm nhất 80 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

Khu vực bỏ phiếu là đơn vị cơ bản nhất, thường có từ 300 đến 4.000 cử tri. Tuy nhiên, Luật cũng cho phép các trường hợp đặc biệt ở miền núi, hải đảo hoặc nơi dân cư thưa thớt được thành lập khu vực bỏ phiếu dù chưa đủ 300 cử tri. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các xã sáp nhập ở vùng sâu vùng xa, nơi khoảng cách giữa các thôn bản cũ có thể trở thành rào cản cho người dân thực hiện quyền bầu cử nếu không có sự phân chia hợp lý.

Bước 3: Lập, niêm yết và cập nhật danh sách cử tri trong kỷ nguyên số

Tại các đơn vị sáp nhập, danh sách cử tri là điểm nóng của sự biến động. UBND cấp xã mới đóng vai trò chủ trì, phối hợp với Công an cấp xã để khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc sử dụng ứng dụng VNeID giúp đối soát chính xác địa chỉ thường trú và tạm trú của cử tri trong bối cảnh tên đơn vị hành chính cũ đã thay đổi.

Danh sách cử tri phải được niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã và các địa điểm công cộng của khu vực bỏ phiếu chậm nhất là 40 ngày trước ngày bầu cử (dự kiến vào ngày 3/2/2026). Việc niêm yết không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là cơ hội để người dân kiểm tra thông tin, khiếu nại về các sai sót phát sinh trong quá trình chuyển đổi dữ liệu từ đơn vị hành chính cũ sang đơn vị mới.

Bước 4: Quy trình hiệp thương và giới thiệu người ứng cử

Hiệp thương là giai đoạn dân chủ nhất nhằm lựa chọn danh sách chính thức các ứng cử viên. Quy trình này gồm 3 mốc thời gian trọng điểm:

• Hội nghị hiệp thương lần thứ nhất (01/12 - 10/12/2025): Thỏa thuận cơ cấu, thành phần và số lượng người ứng cử của các cơ quan, tổ chức.
• Hội nghị hiệp thương lần thứ hai (02/02 - 03/02/2026): Lập danh sách sơ bộ những người ứng cử sau khi đã hoàn thành các bước giới thiệu nhân sự từ cơ sở.
• Hội nghị hiệp thương lần thứ ba (09/02 - 20/02/2026): Chốt danh sách chính thức những người đủ tiêu chuẩn để in vào phiếu bầu.

Đặc biệt, việc tổ chức hội nghị cử tri nơi cư trú để lấy ý kiến nhận xét đối với người ứng cử là bước kiểm chứng tín nhiệm quan trọng. Nghị quyết 101/2025/UBTVQH15 quy định rất cụ thể về thẩm quyền và cách thức tổ chức các hội nghị này, đảm bảo tính khách quan và minh bạch. Đối với các địa phương sáp nhập, việc tổ chức hội nghị tại các thôn, tổ dân phố đòi hỏi sự khéo léo để kết nối những cộng đồng cư dân vốn trước đây thuộc các đơn vị hành chính khác nhau.

Bước 5: Tổ chức bỏ phiếu, kiểm phiếu và công bố kết quả

Ngày bầu cử là đỉnh điểm của toàn bộ quy trình. Thời gian bỏ phiếu thường bắt đầu từ 07 giờ sáng đến 07 giờ tối, nhưng có thể linh hoạt bắt đầu sớm hơn lúc 05 giờ sáng hoặc kết thúc muộn hơn lúc 09 giờ tối tùy điều kiện thực tế của địa phương. Cử tri phải tự mình đi bầu và xuất trình Thẻ cử tri để được nhận phiếu.

Công tác kiểm phiếu được tiến hành ngay sau khi cuộc bỏ phiếu kết thúc tại phòng bỏ phiếu dưới sự giám sát của các bên liên quan và phải hoàn thành trong vòng 24 giờ. Biên bản kết quả kiểm phiếu tại cấp xã được lập thành 6 bản, có chữ ký của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBBC. Sau khi tổng hợp, kết quả bầu cử chính thức sẽ được công bố rộng rãi để toàn dân được biết.

3. Phương pháp xác định số lượng đại biểu HĐND tại các tỉnh và xã mới thành lập

Một trong những thách thức lớn nhất sau sáp nhập là việc ấn định số lượng đại biểu sao cho vừa tuân thủ pháp luật, vừa đảm bảo tính đại diện cho mọi khu vực dân cư. Số lượng này không phải là tổng số đại biểu của các đơn vị cũ cộng lại mà được tính toán lại hoàn toàn dựa trên quy mô dân số và đặc điểm địa bàn của đơn vị hành chính mới.

Cơ chế tính toán số lượng đại biểu HĐND cấp tỉnh

Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương và các văn bản hướng dẫn năm 2025, số lượng đại biểu HĐND cấp tỉnh được xác định theo công thức lũy tiến dựa trên các ngưỡng dân số.

Ví dụ, nếu một tỉnh sau sáp nhập có dân số là 1.541.829 người, cách tính sẽ là: 50 đại biểu cho 500.000 dân đầu tiên, cộng thêm 20 đại biểu cho 1.000.000 dân tiếp theo (mỗi 50.000 dân có 01 đại biểu). Phần dư 41.829 người chưa đạt ngưỡng 50.000 nên không được tính thêm. Tổng số đại biểu cho tỉnh này là 70 người.

Cơ chế tính toán số lượng đại biểu HĐND cấp xã sau sáp nhập

Đối với cấp xã, việc sáp nhập thường tạo ra những đơn vị có quy mô dân số lớn hơn đáng kể. Công thức tính đại biểu HĐND cấp xã được phân chia dựa trên địa hình và tính chất đặc thù của xã đó.

Công thức tổng quát có thể được mô tả bằng biểu thức:

N = N_base + floor((P − P_threshold) / P_increment)

Trong đó:

• N là tổng số đại biểu được bầu (tối đa không quá 30 đại biểu).
• N_base là số đại biểu cơ bản (15 đại biểu).
• P là dân số thực tế của xã mới.
• P_threshold là ngưỡng dân số cơ sở.
• P_increment là định mức dân số tăng thêm cho mỗi đại biểu.

Chi tiết định mức được quy định cụ thể tại bảng sau:

Việc xác định một xã là miền núi hay hải đảo do Bộ Dân tộc và Tôn giáo cùng Bộ Nội vụ thực hiện và phải được công bố trước ngày 01/11/2025 để UBBC xã có căn cứ lập phương án nhân sự.

4. Những lưu ý đặc thù về hồ sơ và địa điểm bỏ phiếu tại vùng sáp nhập

Sáp nhập đơn vị hành chính kéo theo sự thay đổi về địa chỉ cư trú trên giấy tờ nhưng thực tế vị trí nhà ở của người dân không đổi. Điều này tạo ra những điểm cần lưu ý đặc biệt trong công tác quản lý hồ sơ và bố trí hạ tầng bầu cử.

Xử lý biến động về hộ khẩu và tạm trú

Cử tri tại các vùng sáp nhập thường gặp tình trạng thông tin trên thẻ Căn cước công dân (CCCD) vẫn ghi địa chỉ cũ trong khi tên đơn vị hành chính mới đã được cập nhật trên hệ thống quản lý cư trú điện tử. UBND cấp xã phải đảm bảo rằng mọi công dân đủ điều kiện đều được ghi tên vào danh sách cử tri dựa trên dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư tính đến thời điểm lập danh sách. Mỗi công dân chỉ được ghi tên vào một danh sách cử tri tại nơi thường trú hoặc tạm trú.

Đối với những người tạm trú, UBND xã chỉ ghi tên vào danh sách nếu cử tri thể hiện nguyện vọng bỏ phiếu tại địa phương bằng văn bản hoặc lời nói trực tiếp với người có trách nhiệm. Trong trường hợp cử tri di chuyển nơi cư trú sau khi danh sách đã niêm yết, họ có quyền xin giấy chứng nhận của UBND cấp xã nơi cũ để được bổ sung vào danh sách cử tri tại nơi ở mới. Sự xuất hiện của Thẻ cử tri điện tử trên ứng dụng VNeID dự kiến sẽ giải quyết căn bản những khó khăn về việc cấp đổi thẻ cho người dân ở vùng sáp nhập.

Chuyển đổi đơn vị bầu cử và bố trí địa điểm bỏ phiếu

Việc chuyển đổi đơn vị bầu cử từ xã cũ sang xã mới đòi hỏi sự tính toán khoa học. UBBC xã mới cần rà soát các khu vực bỏ phiếu cũ để quyết định giữ nguyên hay sáp nhập các điểm bỏ phiếu. Thông thường, địa điểm bỏ phiếu được ưu tiên đặt tại các công trình công cộng như nhà văn hóa thôn, trường học hoặc các hội trường trung tâm của các xã cũ để người dân không phải di chuyển quá xa.

Trước ngày bầu cử, Tổ bầu cử phải rà soát toàn bộ công tác chuẩn bị và thông báo rộng rãi về ngày, giờ và địa điểm bỏ phiếu cho cử tri biết. Tại mỗi bàn viết phiếu, danh sách chính thức người ứng cử phải được niêm yết rõ ràng kèm theo hướng dẫn cách thức gạch phiếu đúng quy định.

Việc tổ chức bầu cử HĐND tại các đơn vị hành chính mới sáp nhập là một bài toán đa biến, đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức pháp lý uyên thâm và kỹ năng điều hành thực tiễn linh hoạt. Việc bám sát Luật Bầu cử 2015, các Nghị quyết của UBTVQH và tận dụng tối đa lợi thế của chuyển đổi số thông qua hệ thống VNeID là con đường ngắn nhất để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của cuộc bầu cử.

Các địa phương sau sáp nhập cần chú trọng công tác tuyên truyền để người dân hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình trong bối cảnh địa giới hành chính thay đổi. Đồng thời, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các phương án nhân sự tại các bước hiệp thương sẽ giúp bầu ra những đại biểu có đủ tâm và tầm, đại diện cho tiếng nói của nhân dân trong giai đoạn kiến thiết đơn vị hành chính mới. Sau bầu cử, công tác kiện toàn chức danh lãnh đạo và hỗ trợ người dân chuyển đổi giấy tờ cần được thực hiện khẩn trương, ưu tiên tính tiện lợi và giảm thiểu tối đa chi phí cho nhân dân, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong nhiệm kỳ mới.