1. Sổ kiểm đếm là gì? 

Sổ kiểm đếm (Tally book) là sổ ghi số lượng bao, kiện... cùng với ký mã hiệu, mô tả bên ngoài hàng hóa (nếu cần) khi hàng được bốc lên tàu hay dỡ ra khỏi tàu. Thuật ngữ này còn được gọi là “tally sheet”.

Phiếu kiểm kiện (Tally sheet) là thuật ngữ này còn được gọi là “tally book”. Là bản ghi kết quả kiểm đếm có chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận, làm cơ sở cho tàu cấp bên nhận hàng và vận đơn. Nội dung chủ yếu của phiếu kiểm đếm bao gồm các chi tiết liên quan đến kiểm kiện: Số vận đơn, tên và mã hiệu hàng, tên tàu, ngày và nơi kiểm… Sau cùng là tổng số kiện hoặc tổng trọng lượng hàng đã được bốc hay dỡ hoặc được tạm dỡ và tái bốc xếp lên tàu.

Việc giao nhận hàng tại cảng giữa người chuyên chở và chủ hàng đòi hỏi phải tiến hành chặt chẽ, chính xác bằng cách: Kiểm tra và cân đếm số lượng hàng thực tế được bốc xuống tàu hoặc dỡ lên bờ. Việc kiểm đếm có thể tiến hành tại cầu cảng (Dock tally) hoặc tại miệng hầm tàu (Hatch tally) do nhân viên kiểm kiện (Tallyman or tally clerk) đại diện cho 2 bên giao và nhận cùng ghi chép và đối chiếu. Thông thường, ở các cảng khẩu trọng yếu, hàng hóa đi đến với khối lượng lớn, có nhiều công ty kiểm đếm (Tally company) làm dịch vụ kiểm đếm thuê cho tàu và chủ hàng.

 

2. Đặc điểm sổ kiểm đếm 

Sổ kiểm đếm mang một số đặc điểm chính như:

  1. Cấu trúc đơn giản: Sổ kiểm đếm có cấu trúc đơn giản và dễ hiểu. Nó thường bao gồm các cột hoặc ô để ghi lại số lượng hoặc thông tin cần đếm.
  2. Hệ thống đếm: Sổ kiểm đếm cung cấp hệ thống để ghi lại số lượng hoặc thông tin. Nó có thể có các dòng hoặc ô để đánh dấu, điền số hoặc ghi chú.
  3. Tính di động: Sổ kiểm đếm thường được thiết kế để dễ dàng di chuyển và mang theo. Nó có thể là một tờ giấy đơn, một bảng điện tử hoặc một ứng dụng di động trên thiết bị điện tử.
  4. Tổ chức dữ liệu: Sổ kiểm đếm giúp tổ chức dữ liệu một cách cụ thể và có thứ tự. Dữ liệu được ghi lại theo từng hàng hoặc ô, giúp dễ dàng đọc, tổng hợp và xử lý sau này.
  5. Đếm và kiểm tra: Sổ kiểm đếm được sử dụng để đếm và kiểm tra số lượng hoặc thông tin cần thiết. Nó giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình đếm.
  6. Tính tương tác: Sổ kiểm đếm có thể cho phép nhiều người cùng ghi lại thông tin đếm. Điều này hữu ích trong các tình huống nhiều người đếm cùng một lúc hoặc trong môi trường làm việc đa người dùng.
  7. Tính linh hoạt: Sổ kiểm đếm có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể của hoạt động đếm. Người sử dụng có thể thêm các cột, ô, hoặc thông tin phụ khác vào sổ để đáp ứng nhu cầu đếm cụ thể.
  8. Dễ dàng xử lý dữ liệu: Dữ liệu trong sổ kiểm đếm dễ dàng được chuyển đổi thành dạng số liệu hoặc báo cáo khác để phân tích và sử dụng sau này.

Sổ kiểm đếm có thể có nhiều dạng khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng. Tuy nhiên, đa số các sổ kiểm đếm có cấu trúc đơn giản gồm các dòng hoặc ô để ghi số lượng hoặc thông tin cần đếm. Khi một sự kiện hoặc mục cần được đếm, người sử dụng sẽ ghi lại thông tin tương ứng trên sổ kiểm đếm, thường bằng cách đánh dấu hoặc điền số vào ô tương ứng.

Sổ kiểm đếm có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và hoạt động khác nhau, ví dụ như:

  1. Đếm sản phẩm hoặc hàng tồn kho trong quá trình kiểm kê hàng hóa.
  2. Đếm số lượng khách hàng, vé bán được hoặc đơn hàng trong doanh nghiệp.
  3. Đếm số lượng bình chữa cháy hoặc thiết bị an toàn trong quá trình kiểm tra an toàn.
  4. Đếm số lượng phiếu bầu hoặc phiếu đánh giá trong quá trình bầu cử hoặc khảo sát.
  5. Đếm số lượng điểm số, điểm danh hoặc điểm xuất hiện trong việc ghi điểm, điểm danh học sinh hoặc nhân viên.

Sổ kiểm đếm giúp thu thập thông tin một cách đơn giản và tổ chức. Nó giúp người sử dụng có cái nhìn tổng quan về số liệu và dễ dàng phân tích, xử lý hoặc báo cáo dữ liệu sau đó.

Sổ kiểm đếm được sử dụng xuyên suốt quá trình kiểm đếm hàng hóa. Kiểm đếm hàng hóa là dịch vụ thực hiện việc kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế khi giao nhận với bất kỳ phương tiện nào theo sự ủy thác của người giao hàng, người nhận hàng hoặc người vận chuyển. Điều này nhằm cung cấp cho khách hàng báo cáo khách quan nhất và đầy đủ về mặt số lượng, chất lượng khi giao nhận.

Có 2 thời điểm kiểm đếm hàng hóa là kiểm đếm tại thời điểm giao hàng và kiểm đếm tại thời điểm nhận hàng.

  • Kiểm đếm hàng hóa tại thời điểm giao hàng: Kiểm đếm hàng hóa tại thời điểm giao hàng nhằm xác định số lượng hàng được giao cho đại diện người mua nhận hàng (mua và bán) tại nơi bán hàng (nước xuất khẩu). Đây là bằng chứng để người mua tính toán số tiền hàng hóa sẽ trả tiền cho người bán, là bằng chứng để đại diện bên đơn vị vận chuyển, chở hàng ký biên nhận và ký vận tải đơn.
  • Kiểm đếm hàng hóa tại thời điểm nhận hàng: Kiểm đếm hàng hóa tại thời điểm nhận hàng nhằm xác định số lượng hàng được giao cho người mua tại nơi nhận hàng (nước nhập khẩu). Đây là bằng chứng để người mua tính toán số lượng hàng hóa thực tế nhận được đưa vào kho chứa hàng của mình và là căn cứ để tính toán khiếu nại, bồi thường của đơn vị vận chuyển do thiếu hụt hàng hóa (nếu có).

 

3. Lợi ích khi sử dụng số kiểm đếm

Việc sử dụng sổ kiểm đếm hàng hóa khi vận chuyển về đem lại cực kỳ nhiều lợi ích cho cả người mua, người bán và bên dịch vụ trung gian thứ 3. Có thể kể đến một số lợi ích như:

 

Lợi ích sổ kiểm đếm hàng hóa dành cho người mua hàng 

Với những lô hàng lớn hoặc các mặt hàng quan trọng, các chuyên gia khuyên khách hàng nên sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa của bên dịch vụ vận chuyển. Bởi dịch vụ này mang lại rất nhiều lợi ích cho người mua hàng:

  • Giảm thiểu rủi ro trong những trường hợp thiếu hàng, hàng hỏng hóc, hàng lỗi...từ phía nhà sản xuất.
  • Giảm thiểu các chi phí phát sinh, bởi trong một số trường hợp thiếu hàng, hàng hư hỏng...người mua sẽ phải chịu thêm mức phí vận chuyển khi đổi trả hàng hóa.
  • Là chứng cứ quan trọng khi xử lý tranh chấp, khiếu nại về hàng hóa.
  • Đáp ứng đầy đủ yêu cầu của hải quan và bộ thương mại khi nhập khẩu hàng hóa.

 

Lợi ích sổ kiểm đếm hàng hóa cho bên bán hàng

Bên bán hàng là những nhà cung cấp, nhà máy sản xuất hay công ty xuất khẩu lớn của nước ngoài. Khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm, các đơn vị này sẽ nhận được những lợi ích thiết thực như sau:

  • Luôn đảm bảo được số lượng và chất lượng hàng hóa mỗi khi xuất kho.
  • Giảm thiểu sai sót, rủi ro khi nhập khẩu hàng hóa.
  • Tạo dựng được uy tín và niềm tin cho khách hàng.
  • Tránh tình trạng hàng bị sai sót từ khâu sản xuất cho đến khâu đóng gói hàng hóa.
  • Tránh được khiếu nại, tranh chấp với người tiêu dùng và các đối tác của mình.

 

Lợi ích sổ kiểm đếm hàng hóa cho đơn vị vận chuyển trung gian

Khi vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp, chủ shop sử dụng dịch vụ vận chuyển trung gian. Và với dịch vụ kiểm đếm, các công ty trung gian cũng nhận được rất nhiều lợi ích, có thể kể đến như:

  • Tránh được sự cố mất hàng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
  • Ngăn ngừa sự cố tại điểm giao nhận, các điểm đầu cuối như cảng dỡ hàng, nơi nhận hàng cuối cùng.
  • Là bằng chứng sử dụng trong trường  hợp gặp phải tranh chấp, khiếu nại.
  • Phân loại được các loại hàng hóa (còn nguyên vẹn hay móp méo, hư hỏng), giúp việc vận chuyển được dễ dàng hơn.
  • Nắm được thông tin đơn hàng nếu bị thiếu hụt, báo lại cho khách hàng ngay khi hàng hóa bị hao hụt để tránh xảy ra tranh chấp khi vận chuyển về.
  • Là bằng chứng xác minh hàng của bạn hợp lệ theo đúng quy định của vận tải đường bộ, đường biển và đường hàng không.
  • Biết được trách nhiệm pháp lý thuộc về bên nào khi xảy ra tranh chấp.

Quý khách hàng có nhu cầu thì tham khảo thêm nội dung bài viết sau của công ty Luật Minh khuê: https://luatminhkhue.vn/nhan-vien-kiem-dem-tally-clerk-la-gi.aspx

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!