1. Đối tượng được hưởng thanh toán phép năm chưa nghỉ
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động năm 2019 thì trong trường hợp người lao động do thôi việc, mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
Trong trường hợp người lao động ký hợp đồng lao động theo thời hạn cố định và hợp đồng này không được gia hạn khi hết hạn nhưng vẫn còn số ngày nghỉ phép chưa sử dụng thì người sử dụng lao động sẽ thanh toán tiền lương cho người lao động cho những ngày chưa nghỉ.
Trong trường hợp người lao động làm việc theo hợp đồng lao động theo thời gian làm việc không xác định nhưng bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc tự nguyện chấm dứt hợp đồng lao động mà vẫn còn số ngày nghỉ phép chưa sử dụng thì cũng được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương tương đương số ngày nghỉ đó.
Trong trường hợp người lao động tiếp tục làm việc ở công ty nhưng vẫn còn số ngày nghỉ phép chưa sử dụng, công ty không phải bắt buộc thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ hết. Tuy nhiên, nếu công ty muốn trả lương cho những ngày chưa nghỉ cho người lao động, không có quy định hạn chế vì pháp luật cho phép thỏa thuận những điều khoản có lợi hơn cho người lao động.
Như vậy, theo quy định trên, công ty chỉ trả tiền lương trong hai trường hợp: Người lao động bị thôi việc, mất việc mà chưa nghỉ hàng năm và người lao động bị thôi việc, mất việc mà chưa nghỉ hết phép năm. Các trường hợp khác về phép năm được xem là quyền của người lao động. Nếu người lao động không sử dụng quyền này, họ sẽ mất quyền đó. Do đó, công ty không có nghĩa vụ phải trả lương cho những ngày phép năm nếu người lao động không sử dụng phép năm.
2. Điều kiện thanh toán phép năm chưa nghỉ
Điều kiện để người lao động được thanh toán phép năm chưa nghỉ theo quy định bao gồm những nội dung như sau:
- Điều kiện cơ bản đầu tiên để được thanh toán phép năm chưa nghỉ là người lao động đã làm việc đủ thời gian theo quy định, ít nhất là 1 tháng. Điều này có nghĩa là người lao động đã hoàn thành thời gian thử việc (nếu có), và đã trải qua ít nhất một tháng làm việc chính thức trong công ty hoặc tổ chức. Điều này là cần thiết để đảm bảo rằng người lao động đã đóng góp vào công việc của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định trước khi có quyền yêu cầu nghỉ phép và được thanh toán phép năm chưa sử dụng.
- Có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc nghỉ phép, bao gồm sổ nghỉ phép và các văn bản phê duyệt nghỉ phép. Sổ nghỉ phép là tài liệu ghi chép thông tin về số ngày phép đã được sử dụng và còn lại của người lao động. Sổ nghỉ phép thường được quản lý và cập nhật bởi phòng nhân sự hoặc bộ phận tương đương của tổ chức. Các văn bản phê duyệt nghỉ phép là các văn bản chứng minh rằng việc nghỉ phép của người lao động đã được phê duyệt bởi người quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền trong tổ chức. Các văn bản này thường gồm có quyết định nghỉ phép, thông báo phê duyệt nghỉ phép hoặc các biểu mẫu tương tự. Bằng cách cung cấp đầy đủ và chính xác các tài liệu này, người lao động giúp cho quá trình xác nhận và thanh toán phép năm chưa sử dụng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Không thuộc trường hợp vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm quy định về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019. Các quy định về kỷ luật lao động, bảo hộ lao động, an toàn lao động và vệ sinh lao động nhằm bảo vệ quyền lợi và sức khỏe của người lao động trong quá trình làm việc. Việc không vi phạm những quy định này cũng là một phần quan trọng của trách nhiệm đạo đức và pháp lý của người lao động.
Do đó, để đảm bảo rằng quyền lợi của mình được bảo vệ và để đủ điều kiện để được thanh toán phép năm chưa sử dụng, người lao động cần tuân thủ các quy định này một cách chặt chẽ.
>> Xem thêm: Cách hiểu đúng về ngày nghỉ phép năm theo Bộ luật lao động?
3. Mức thanh toán phép năm chưa nghỉ
Căn cứ theo quy định tại Điều 67 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì số ngày phép năm chưa nghỉ hết của người lao động sẽ được thanh toán tiền căn cứ vào các yếu tố sau:
+ Tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề của người lao động: Số tiền thanh toán phép năm chưa sử dụng thường được tính dựa trên mức lương mà người lao động nhận được trong tháng trước khi họ nghỉ phép. Điều này bảo đảm rằng người lao động không bị mất mát về thu nhập khi họ nghỉ phép.
+ Số ngày làm việc bình thường trong tháng liền kề tháng được thanh toán tiền nghỉ phép năm: Số ngày làm việc bình thường trong tháng trước khi nghỉ phép thường được sử dụng để xác định số ngày phép năm chưa sử dụng mà người lao động có thể được thanh toán.
+ Số ngày nghỉ hoặc chưa nghỉ hết phép năm của người lao động: Số ngày phép năm chưa sử dụng còn lại của người lao động, cộng thêm các ngày phép năm chưa sử dụng tích luỹ từ các năm trước (nếu có), sẽ được sử dụng để tính toán số tiền thanh toán.
Theo đó, mức thanh toán phép năm chưa nghỉ được xác định như sau: Nếu người lao động chỉ nhận lương cơ bản, mức thanh toán sẽ bằng lương cơ bản theo thời điểm người lao động nghỉ việc nhân với số ngày nghỉ phép chưa sử dụng. Trong trường hợp người lao động hưởng phụ cấp lương, mức thanh toán sẽ là tổng số tiền lương và phụ cấp lương theo thời điểm người lao động nghỉ việc nhân với số ngày nghỉ phép chưa sử dụng. Cách tính này đảm bảo rằng người lao động sẽ nhận được một khoản thanh toán phù hợp với mức thu nhập thực tế mà họ đã nhận trong thời gian làm việc, bao gồm cả lương cơ bản và các phụ cấp khác nếu có. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính cá nhân của người lao động trong thời gian nghỉ phép.
Ví dụ: Chị A là lao động của công ty X nghỉ việc trong tháng 4/2024; tháng 3/2024 có 22 ngày làm việc, tiền lương tháng 3/2024 của chị A là 11.000.000 đồng (làm đủ tháng) thì số tiền mà công ty phải trả đối với 4 ngày phép năm còn dư cho chị A là: (11.000.000/22) x 4 = 2.000.000 đồng.
4. Thủ tục thanh toán phép năm chưa nghỉ
Thủ tục thanh toán phép năm chưa nghỉ cho người lao động thường gồm các bước sau đây:
- Người lao động nộp hồ sơ đề nghị: Người lao động điền thông tin vào đơn đề nghị thanh toán phép năm chưa sử dụng và kèm theo các tài liệu cần thiết như sổ nghỉ phép và bất kỳ văn bản chứng minh khác.
- Kiểm tra hồ sơ: Người sử dụng lao động (thường là phòng nhân sự) kiểm tra hồ sơ nhận được từ người lao động để đảm bảo đầy đủ và chính xác. Việc này bao gồm xác minh thông tin trong đơn đề nghị và các tài liệu đi kèm.
- Phê duyệt nghỉ phép: Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người sử dụng lao động phê duyệt yêu cầu thanh toán phép năm chưa sử dụng của người lao động. Việc này có thể đòi hỏi sự xác nhận từ các bộ phận hoặc cấp quản lý cấp cao hơn.
- Thanh toán: Sau khi được phê duyệt, người sử dụng lao động thanh toán số tiền tương ứng với số ngày phép năm chưa sử dụng cho người lao động. Thời hạn thanh toán thường được quy định phải trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ.
Việc thực hiện quy trình này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý nhân sự trong việc quản lý và xử lý các khoản thanh toán liên quan đến phép năm.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Cách tính ngày nghỉ phép năm, chế độ nghỉ hàng năm theo luật?. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới Luật sư tư vấn pháp luật lao động về tiền phép nămtrực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
