Vậy tôi muốn hỏi bây giờ cô ấy về nước làm lại hộ chiếu, số hộ chiếu sẽ được cấp mới và nó sẽ được cấp khác với số hộ chiếu trên giấy phép lao động. Vậy chúng tôi muốn hỏi trình tự để giải quyết vấn đề trên như thế nào ạ?

Người gửi: T.A

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Căn cứ pháp lý

- Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13, ngày 16/6/2014).

- Thông tư số 04/2015/TT-BCA, ngày 05/01/2015 của Bộ Công an quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

- Thông tư số 25/2021/TT-BTC ngày 10/11/2016 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và cư trú tại Việt Nam.

2. Xin cấp lại giấy phép lao động do thay đổi hộ chiếu

Theo những thông tin mà bạn cung cấp thì hiện tại hộ chiếu của cô ấy đã hết hạn. Vậy đầu tiên thủ tục mà cô ấy cần làm ở đây đó chính là về nước để đổi hộ chiếu mới.

Sau khi đã có hộ chiếu mới, thì cô ấy có thể làm thủ tục dán visa từ hộ chiếu cũ sang hộ chiếu mới tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Sau khi đã dán song visa lên thẻ hộ chiếu. Bước tiếp theo mà cô ấy cần làm đó chính là: Trong thời hạn 3 ngày, kể từ ngày thay đổi số hộ chiếu thì người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải báo với người sử dụng lao động. Và trong thời hạn 15 ngày (kể từ ngày thay đổi số hộ chiếu), công ty bạn phải nộp đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động. Ngoài ra, việc cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài do đổi hộ chiếu cũng đồng nghĩa với việc thay đổi nội dung (số hộ chiếu) trên giấy phép lao động.

Hồ sơ để làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động, bao gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

- 02 ảnh mầu (kích thước 4cmx 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

- Bản sao hộ chiếu cũ và giấy tờ chứng minh việc thay đổi hộ chiếu.

- Giấy phép lao động đã được cấp.

Và sau đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động - Thương binh và XH sẽ cấp lại giấy phép lao động cho cô ấy. Trường hợp không cấp lại giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do(Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại do đổi hộ chiếu bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trước đó trừ đi thời gian cô ấy đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động.)

3. Hồ sơ, thủ tục xin cấp thẻ tạm trú

Trường hợp của bạn visa cũng sắp hết hạn do hộ chiếu cũ sắp hết hạn. Nên trường hợp này sau khi có giấy phép lao động cô ấy nên làm thủ tục xin cấp thẻ tạm trú. Theo quy định của pháp luật thì giấy phép lao động có thời hạn từ 12 tháng trở lên theo quy định được cấp thẻ tạm trú, thời hạn của thẻ tạm trú tuỳ thuộc vào thời hạn còn hiệu lực của giấy phép lao động.

Thứ nhất, về hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài có giấy phép lao động

- Giấy chứng nhận hoạt động của doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài (Giấy phép ĐKKD, Giấy phép đầu tư, Giấy phép hoạt động của VPDD, chi nhánh ......)

- Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc là Văn bản thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Bản sao chứng thực Giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động của người lao động nước ngoài

- Mẫu NA16 Đăng ký mẫu dấu và chữ ký lần đầu tại Cơ quan XNC

- Mẫu NA6, Công văn và đơn xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài

- Mẫu NA8, Tờ khai đề nghị xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài

- Giấy giới thiệu cho nhân viên người Việt Nam đi làm thủ tục xin cấp thẻ tạm trú tại Cơ quan xuất nhập cảnh.

- Hộ chiếu bản gốc (Lưu ý hộ chiếu có thị thực đúng mục đích làm việc, trường hợp trước đó người lao động nước ngoài đã được cấp thẻ tạm trú thì yêu cầu kèm theo cả thẻ tạm trú đang sử dụng);

- Giấy xác nhận đăng ký tạm trú hoặc sổ đăng ký tạm trú của người nước ngoài đã được xác nhận bởi công an phường, xã nơi người nước ngoài đang tạm trú tại Việt Nam. (Nếu có). Trong một số trường hợp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ yêu cầu người lao động cung cấp tại liệu này.

- Ảnh 2cmx3cm: Kèm theo 02 chiếc

Thứ hai, về điều kiện xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài.

- Hộ chiếu của người nước ngoài còn thời hạn tối thiểu 1 năm. Nếu trường hợp xin thẻ tạm trú loại 2 năm thì thời hạn của hộ chiếu còn phải tối thiểu là 2 năm.

- Visa. thị thực đang sử dụng tại Việt Nam của người nước ngoài phải đúng mục đích (Thị thực phải có ký hiệu là LĐ hoặc DN) do chính công ty bảo lãnh trước đó;

- Có giấy phép lao động (Giấy phép làm việc) hoặc giấy miễn giấy phép lao động còn hạn sử dụng tối thiểu là 12 tháng.

Thứ ba, về nơi tiếp nhận hồ sơ và thời gian hoàn thành

Tuỳ thuộc vào việc trụ sở Công ty nơi người lao động nước ngoài ở tỉnh, thành phố nào và phụ thuộc vào việc Cơ quan cấp giấy phép lao động là cơ quan nào mà khi đó xác định việc nộp hồ sơ và làm thủ tục cấp thẻ tạm trú tại Cục quản lý xuất nhập cảnh hay Phòng quản lý xuất nhập cảnh.

Thời gian theo quy định để cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài là 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

4. Khai báo tạm trú đối với người nước ngoài

Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam quy định:

1. Người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú để khai báo tạm trú với Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú.

2. Người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung mẫu phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài và chuyển đến Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ, đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa trong thời hạn là 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú.

3. Cơ sở lưu trú du lịch là khách sạn phải nối mạng Internet hoặc mạng máy tính với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để truyền thông tin khai báo tạm trú của người nước ngoài. Cơ sở lưu trú khác có mạng Internet có thể gửi trực tiếp thông tin khai báo tạm trú của người nước ngoài theo hộp thư điện tử công khai của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

4. Người nước ngoài thay đổi nơi tạm trú hoặc tạm trú ngoài địa chỉ ghi trong thẻ thường trú thì phải khai báo tạm trú theo quy định tại khoản 1 Điều này.

5. Thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Căn cứ theo Thông tư 53/2016/TT-BCA:

- Khải báo, tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài qua trong thông tin điện tử:

+ Truy cập Trang thông tin điện tử để nhận tài khoản khai báo

Người khai báo tạm trú truy cập Trang thông tin điện tử của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt cơ sở lưu trú (sau đây viết tắt là Trang thông tin điện tử), cung cấp thông tin về tên, loại hình, địa chỉ, số điện thoại, email của cơ sở lưu trú; họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, số giấy Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của mình để nhận tài khoản khai báo. Khi có thay đổi các thông tin liên quan đến tài khoản khai báo phải cập nhật sửa đổi, bổ sung ngay thông tin đó trên Trang thông tin điện tử.

Người khai báo tạm trú có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản khai báo và toàn bộ thông tin do tài khoản khai báo tạo ra. Khi phát hiện tài khoản khai báo bị đánh cắp, lợi dụng thông tin, không sử dụng được phải thông báo ngay cho Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Tài khoản khai báo tự hủy giá trị sử dụng khi không có thông tin khai báo mới trong thời hạn 12 tháng hoặc khi bị phát hiện khai báo khống, thông tin về người nước ngoài hoặc cơ sở lưu trú không chính xác.

+ Khai báo thông tin tạm trú

Người khai báo tạm trú truy cập Trang thông tin điện tử, đăng nhập tài khoản khai báo để thực hiện việc khai báo thông tin tạm trú. Việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài qua Trang thông tin điện tử phải thực hiện ngay khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.

Thông tin khai báo tạm trú gồm: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu, thời gian dự kiến tạm trú của người nước ngoài. Có thể nhập theo từng trường hợp vào các ô nhập dữ liệu hoặc chuyển tập tin nhập đính kèm theo tập tin mẫu được đăng tải trên Trang thông tin điện tử.

Người khai báo tạm trú kiểm tra, sửa đổi, bổ sung các thông tin trước khi xác nhận lưu thông tin; kiểm tra mục quản lý thông tin khai báo tạm trú để xác định hệ thống đã tiếp nhận, nếu hệ thống chưa tiếp nhận thì thực hiện nhập lại thông tin.

+ Tiếp nhận thông tin tạm trú

Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài được khai báo qua Trang thông tin điện tử 24 giờ/07 ngày; thông báo cho đồn biên phòng nơi có cơ sở lưu trú nếu người nước ngoài tạm trú tại các cơ sở lưu trú thuộc khu vực biên giới.

- Khai báo, tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài bằng phiếu khai báo tạm trú

+ Khai và chuyển Phiếu khai báo tạm trú:

Người khai báo tạm trú liên hệ trực ban Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an (sau đây gọi chung là Công an cấp xã) để được cung cấp mẫu Phiếu khai báo tạm trú theo mẫu NA17 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015 của Bộ Công an.

Người khai báo tạm trú ghi thông tin vào Phiếu khai báo tạm trú và chuyển trực tiếp Phiếu khai báo tạm trú cho trực ban Công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ, đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa trong thời hạn là 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.

Phiếu khai báo tạm trú có thể gửi trước qua fax hoặc thông báo thông tin qua điện thoại đến trực ban Công an cấp xã trước khi chuyển Phiếu khai báo tạm trú theo thời hạn quy định trên.

+ Tiếp nhận Phiếu khai báo tạm trú

Trực ban Công an cấp xã tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài được khai báo bằng Phiếu khai báo tạm trú 24 giờ/07 ngày.

Trực ban Công an cấp xã kiểm tra Phiếu khai báo tạm trú, nếu chưa khai đầy đủ thì yêu cầu khai bổ sung ngay, thực hiện xác nhận, sao chụp hoặc ghi lại các thông tin đã tiếp nhận vào sổ trực ban và trả ngay Phiếu khai báo tạm trú cho người khai báo tạm trú; thông báo cho đồn biên phòng nơi có cơ sở lưu trú nếu người nước ngoài tạm trú tại các cơ sở lưu trú thuộc khu vực biên giới.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Hành chính - Công ty luật Minh Khuê