Thời gian lưu trữ danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp trong kỳ thi THPT quốc gia

1. Tại sao cần lưu trữ danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp THPT quốc gia?

Danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp THPT quốc gia là một trong những tài liệu quan trọng nhất của ngành giáo dục. Đây không chỉ là căn cứ xác nhận kết quả học tập và thi cử của người học mà còn là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của công dân trong suốt quá trình học tập, làm việc và tham gia các giao dịch hành chính sau này.

Về mặt pháp lý, danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp là bằng chứng gốc chứng minh một cá nhân đã hoàn thành chương trình giáo dục phổ thông và đủ điều kiện được cấp bằng tốt nghiệp THPT. Khi cơ quan quản lý giáo dục ban hành quyết định công nhận tốt nghiệp, danh sách kèm theo quyết định trở thành tài liệu có giá trị pháp lý chính thức. Đây là căn cứ quan trọng để xác minh tính hợp pháp của bằng tốt nghiệp, góp phần ngăn chặn tình trạng sử dụng bằng giả hoặc văn bằng không hợp lệ.

Trong thực tế, nhiều cơ quan tuyển dụng, cơ sở giáo dục, đơn vị đào tạo hoặc cơ quan nhà nước có nhu cầu kiểm tra, đối chiếu thông tin tốt nghiệp của một cá nhân. Khi đó, dữ liệu lưu trữ tại cơ quan quản lý giáo dục sẽ là nguồn thông tin chính thức để xác nhận kết quả học tập và tình trạng tốt nghiệp của người học.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ danh sách tốt nghiệp còn phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến kỳ thi. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, sai sót hoặc cần rà soát lại kết quả xét công nhận tốt nghiệp, cơ quan chức năng có thể dựa vào hồ sơ lưu trữ để đối chiếu và xác minh thông tin một cách khách quan, chính xác.

Đối với người dân, danh sách lưu trữ còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc cấp bản sao từ sổ gốc hoặc trích lục văn bằng. Theo quy định hiện hành, bằng tốt nghiệp THPT bản chính chỉ được cấp một lần. Nếu bị mất hoặc hư hỏng, người học sẽ không được cấp lại bản chính mà chỉ có thể xin cấp bản sao từ sổ gốc. Để thực hiện thủ tục này, cơ quan quản lý giáo dục phải có đầy đủ dữ liệu lưu trữ về việc công nhận tốt nghiệp của cá nhân đó.

Ngoài ra, việc lưu trữ khoa học và lâu dài còn tạo nền tảng cho quá trình số hóa hồ sơ giáo dục, phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu ngành giáo dục và phát triển các dịch vụ công trực tuyến. Điều này giúp người dân dễ dàng tra cứu, xác minh và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến văn bằng, chứng chỉ trong tương lai.

2. Thời gian lưu trữ danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp THPT quốc gia là bao lâu?

Theo quy định hiện hành, danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp THPT quốc gia được lưu trữ vĩnh viễn.

Đây là thời hạn lưu trữ cao nhất trong hệ thống lưu trữ tài liệu của ngành giáo dục và được quy định rõ trong các văn bản pháp luật chuyên ngành. Việc lưu trữ vĩnh viễn thể hiện giá trị pháp lý lâu dài của loại tài liệu này, bởi đây là căn cứ gốc xác nhận tình trạng tốt nghiệp của mỗi công dân.

Cụ thể, Khoản 2 Điều 48 Thông tư số 15/2020/TT-BGDĐT quy định Sở Giáo dục và Đào tạo phải lưu trữ vĩnh viễn các tài liệu gồm:

• Bảng ghi điểm thi.
• Bản ghi thông tin xét công nhận tốt nghiệp THPT.
• Danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp THPT.
• Sổ cấp bằng tốt nghiệp THPT.

Tiếp đó, Thông tư số 08/2025/TT-BGDĐT có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 tiếp tục khẳng định danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp thuộc nhóm hồ sơ phải bảo quản vĩnh viễn.

Việc quy định thời hạn lưu trữ vĩnh viễn xuất phát từ nhu cầu khai thác thông tin lâu dài của người dân. Trên thực tế, nhu cầu xác minh bằng cấp, xin cấp bản sao văn bằng hoặc trích lục thông tin tốt nghiệp có thể phát sinh sau hàng chục năm kể từ khi thí sinh tốt nghiệp. Vì vậy, dữ liệu gốc cần được bảo quản ổn định và liên tục để bảo đảm quyền lợi hợp pháp của công dân.

Trong trường hợp cơ quan đang quản lý hồ sơ có sự thay đổi về tổ chức như sáp nhập, chia tách hoặc giải thể, toàn bộ danh sách tốt nghiệp vẫn phải được bàn giao nguyên trạng cho cơ quan kế thừa hoặc cơ quan lưu trữ lịch sử theo quy định. Điều này nhằm bảo đảm thông tin không bị thất lạc và luôn sẵn sàng phục vụ nhu cầu tra cứu trong tương lai.

Cần lưu ý rằng không phải mọi hồ sơ của kỳ thi tốt nghiệp THPT đều được lưu trữ vĩnh viễn. Theo Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT:

Có thể thấy, những tài liệu phản ánh kết quả cuối cùng của kỳ thi và có liên quan trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của người học sẽ được bảo quản vĩnh viễn. Trong khi đó, các hồ sơ mang tính chất hỗ trợ hoặc phục vụ quá trình tổ chức thi chỉ được lưu trữ trong thời hạn 05 năm theo quy định.

Như vậy, nếu cần xác minh thông tin tốt nghiệp, xin cấp bản sao từ sổ gốc hoặc tra cứu dữ liệu học tập nhiều năm sau khi tốt nghiệp, người dân vẫn có thể thực hiện được nhờ hệ thống danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp THPT được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan quản lý giáo dục có thẩm quyền.

Quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Thí sinh thi THPT xong có được bảo lưu điểm hay không?

3. Cơ quan nào có thẩm quyền lưu trữ hồ sơ công nhận tốt nghiệp của thí sinh?

Theo quy định hiện hành, cơ quan có thẩm quyền lưu trữ hồ sơ công nhận tốt nghiệp THPT của thí sinh là Sở Giáo dục và Đào tạo nơi tổ chức kỳ thi và thực hiện việc xét công nhận tốt nghiệp.

Đây là cơ quan chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản lâu dài các tài liệu quan trọng liên quan đến kết quả tốt nghiệp của thí sinh, bao gồm:

• Quyết định công nhận tốt nghiệp THPT.
• Danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp THPT.
• Bảng ghi điểm thi.
• Bản ghi thông tin xét công nhận tốt nghiệp THPT.
• Sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp THPT.

Theo Khoản 2 Điều 48 Thông tư số 15/2020/TT-BGDĐT, các tài liệu nêu trên phải được Sở Giáo dục và Đào tạo lưu trữ vĩnh viễn để phục vụ công tác quản lý nhà nước, xác minh văn bằng và giải quyết các nhu cầu của công dân trong tương lai.

Việc giao trách nhiệm lưu trữ cho Sở Giáo dục và Đào tạo là phù hợp với chức năng quản lý chuyên môn của cơ quan này. Đồng thời, đây cũng là đơn vị trực tiếp tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong công tác tổ chức kỳ thi, xét công nhận tốt nghiệp và quản lý việc cấp bằng tốt nghiệp THPT trên địa bàn.

Khi có nhu cầu xác minh thông tin tốt nghiệp, xin cấp bản sao từ sổ gốc hoặc trích lục kết quả thi, người dân thường phải liên hệ với Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công của địa phương để được hướng dẫn thực hiện thủ tục.

- Vai trò của trường THPT trong việc lưu trữ hồ sơ

Mặc dù trường THPT là nơi trực tiếp quản lý học sinh trong quá trình học tập, nhưng nhà trường không phải là cơ quan lưu trữ chính thức đối với danh sách công nhận tốt nghiệp THPT và sổ gốc cấp bằng.

Trường THPT chủ yếu lưu giữ các hồ sơ liên quan đến quá trình học tập của học sinh như:

• Học bạ.
• Sổ gọi tên và ghi điểm.
• Hồ sơ tuyển sinh.
• Hồ sơ quản lý học sinh.

Các tài liệu này có giá trị chứng minh quá trình học tập của học sinh tại nhà trường. Tuy nhiên, để xác nhận tình trạng tốt nghiệp hoặc cấp bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc, thẩm quyền vẫn thuộc về Sở Giáo dục và Đào tạo.

- Vai trò của Hội đồng thi trong công tác lưu trữ

Hội đồng thi tốt nghiệp THPT được thành lập để tổ chức và điều hành kỳ thi trong từng năm học. Trong thời gian diễn ra kỳ thi, Hội đồng thi có trách nhiệm quản lý và bảo quản:

• Đề thi.
• Bài thi.
• Phiếu trả lời trắc nghiệm.
• Các biên bản coi thi, chấm thi.
• Hồ sơ phục vụ công tác tổ chức kỳ thi.

Sau khi kỳ thi kết thúc và hoàn thành các khâu xử lý kết quả, toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan sẽ được bàn giao cho Sở Giáo dục và Đào tạo để tiếp tục quản lý và lưu trữ theo thời hạn quy định.

Đối với bài thi, hồ sơ đăng ký dự thi và các tài liệu phục vụ tổ chức thi, thời hạn lưu trữ hiện nay là 05 năm theo Thông tư số 08/2025/TT-BGDĐT. Riêng các tài liệu xác nhận kết quả cuối cùng như danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp, bảng điểm thi và sổ gốc cấp bằng sẽ được lưu trữ vĩnh viễn.

Như vậy, Sở Giáo dục và Đào tạo là cơ quan có thẩm quyền chính trong việc lưu trữ hồ sơ công nhận tốt nghiệp của thí sinh, đồng thời là nơi tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu tra cứu, xác minh hoặc cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc theo quy định của pháp luật.