Thời hạn của các giấy tờ chứng thực từ bản chính ?

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

2. Luật sư tư vấn

Trước hết, chúng tôi xin đưa ra một số định nghĩa được quy định tại Các khoản 2,5,6 nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

2. "Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

5. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc."

Như vậy, có thể hiểu là bản sao các giấy tờ như học bạ, bằng tốt nghiệp THPT, giấy khai sinh được công chứng như bạn nêu thì được gọi là bản sao chứng thực để chứng minh bản sao là đúng với bản chính chứ không phải là bản sao công chứng.

Trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về vấn đề các giấy tờ được chứng thực từ bản chính có thời hạn trong bao lâu. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay khi sử dụng các bản sao có chứng thực này trong hồ sơ xin việc thì các nhà tuyển dụng thường yêu cầu các bản sao chứng thực trong thời gian 6 tháng.

3. Bản sao y chứng thực, sao y công chứng được sử dụng trong bao lâu?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/2/2015, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.* Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.* Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.

4. Thời hạn sử dụng bản sao được chứng thực là bao lâu ?

Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Căn cứ theo quy định trên bản sao chứng minh nhân dân đã được chứng thực của bạn sẽ có giá trị tương đương với bản chính mà không hề có quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao. Bản sao đã được chứng thực chỉ hết hiệu lực khi bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực hết hiệu lực, có nghĩa là nếu bản chính chứng minh nhân dân của bạn hết hạn thì bản sao chứng thực sẽ hết hạn. Việc phía cơ quan bạn đưa ra lí do bản sao đã được chứng thực từ 03 tháng trở lên không có hiệu lực là không có cơ sở, tuy nhiên phía cơ quan có quyền từ chối nhận bản sao đó nếu trong thông báo tuyển dụng đã nêu rõ yêu cầu khi nộp hồ sơ xin việc phải bao gồm bản sao giấy chứng minh nhân dân được chứng thực trong thời hạn 03 tháng.

5. Các văn bản không được chứng thực bản sao từ bản chính

Các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

– Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo.

– Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư­ hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

 – Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật.

– Đơn, th­ư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

– Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

Hiện nay, chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể về các văn bản khác không được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Nhưng từ thực tế và theo một số văn bản khác thì có một số giấy tờ, văn bản sau không chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:

1. Bản án của Tòa án:

Điều 241 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định về việc Cấp trích lục bản án, bản án:

– Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày kết thúc phiên toà, các đương sự, cơ quan, tổ chức khởi kiện được Toà án cấp trích lục bản án.

– Trong thời hạn mười ngày kể từ ngày tuyên án, Toà án phải giao hoặc gửi bản án cho các đương sự, cơ quan, tổ chức khởi kiện và Viện kiểm sát cùng cấp.

Với quy định trên thì việc sao bản án được thể hiện dưới hình thức trích lục và được thực hiện bởi cơ quan ra bản án là tòa án. Tuy nhiên có nhiều ý kiến cho rằng việc sao y bản án phải được thực hiện theo

và Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản án, hơn nữa quy định tại Điều 241 Bộ luật Tố tụng dân sự nêu trên không quy định rõ, bản án chỉ được trích lục bởi tòa án mà không được chứng thực bản sao từ bản chính. Nhưng vấn đề này vẫn còn nhiều bàn cãi. Và trên thực tế thì việc sao bản án vẫn được thực hiện bởi tòa án dưới hình thức trích lục.

2. Hóa đơn, chứng từ tài chính (biên lai thu lệ phí, phí …): Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định cụ thể về việc không được chứng thực hóa đơn, chứng từ tài chính nhưng so sánh với các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính (Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ …) thì UBND cấp xã và các cơ quan chứng thực theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không có thẩm quyền chứng thực những loại giấy tờ này. Việc sao hóa đơn, chứng từ tài chính sẽ do cơ quan phát hành hóa đơn, chứng từ đó thực hiện theo quy định.

3. Văn bản là bản sao, như: Giấy khai sinh bản sao, giấy đăng ký kết hôn bản sao …. Những loại văn bản này đương nhiên không được chứng thực vì việc sao y phải được thực hiện từ bản chính. 

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Thứ hai: Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Thứ ba: Tiến hành chứng thực 

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận Luật sư Tư vấn Pháp luật dân sự.