1. Quy định pháp luật về thời hạn lưu giữ tờ khai hải quan
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 120/2015/TT-BTC, thời hạn lưu giữ tờ khai hải quan được quy định như sau:
- Chi cục Hải quan cửa khẩu có trách nhiệm lưu trữ phần Tờ khai Hải quan mà người xuất cảnh, nhập cảnh đã khai báo theo từng chuyến phương tiện vận tải chuyên chở người xuất cảnh, nhập cảnh và theo từng ngày.
- Tờ khai Hải quan được lưu giữ trong thời hạn 5 năm tại cửa khẩu. Hết thời hạn này, Chi cục Hải quan cửa khẩu phải thực hiện xử lý theo quy định của pháp luật.
- Quy trình lưu trữ tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan cửa khẩu được thực hiện như sau:
+ Bộ phận làm thủ tục xuất nhập cảnh bàn giao toàn bộ Tờ khai Hải quan và các giấy tờ có liên quan kèm theo cho bộ phận lưu trữ của Chi cục Hải quan cửa khẩu.
+ Bộ phận lưu trữ hồ sơ tổ chức lưu trữ Tờ khai Hải quan trong túi đựng hồ sơ riêng.
+ Túi đựng hồ sơ được in và phát hành theo mẫu thống nhất của Tổng cục Hải quan.
+ Mỗi túi hồ sơ được sử dụng để đựng Tờ khai Hải quan cho 01 chuyến phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh.
+ Túi đựng hồ sơ ghi rõ tổng số Tờ khai Hải quan, ngày tháng năm.
+ Bộ phận lưu trữ hồ sơ bảo quản Tờ khai Hải quan theo đúng quy định.
- Lưu ý
+ Chi cục Hải quan cửa khẩu có trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc lưu trữ Tờ khai Hải quan.
+ Tờ khai Hải quan phải được bảo quản trong điều kiện đảm bảo an toàn, tránh bị thất lạc, hư hỏng.
+ Chi cục Hải quan cửa khẩu phải tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan chức năng kiểm tra việc lưu trữ Tờ khai Hải quan.
2. Hậu quả khi không lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn
Việc không lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn có thể dẫn đến những hậu quả sau:
- Phạt tiền: Cá nhân, tổ chức không thực hiện lưu giữ tờ khai hải quan theo quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt khác nhau tùy vào từng trường hợp.
- Khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp: Khi có tranh chấp liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa, việc không lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn có thể khiến cho việc xác minh thông tin, giải quyết tranh chấp trở nên khó khăn, thậm chí là không thể thực hiện được.
- Ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu: Việc không lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn có thể khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục hải quan sau này, ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu.
- Khó khăn trong việc kiểm tra, giám sát: Việc không lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn có thể khiến cho cơ quan hải quan gặp khó khăn trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động xuất nhập khẩu, tiềm ẩn nguy cơ thất thu thuế, buôn lậu hàng hóa.
- Gây phiền hà cho người dân: Việc không lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn có thể khiến cho người dân gặp phiền hà trong việc chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa khi cần thiết.
- Để tránh những hậu quả nêu trên, các doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý:
+ Lưu giữ đầy đủ, đúng thời hạn các tờ khai hải quan và các giấy tờ liên quan theo quy định của pháp luật.
+ Bảo quản tờ khai hải quan trong điều kiện an toàn, tránh bị thất lạc, hư hỏng.
+ Hợp tác với cơ quan hải quan khi có yêu cầu kiểm tra, giám sát.
3. Tầm quan trọng của việc lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn
Việc lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn có tầm quan trọng rất lớn đối với cả cơ quan hải quan, doanh nghiệp và cá nhân, cụ thể như sau:
- Đối với cơ quan hải quan:
+ Giúp thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về hải quan: Việc lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn giúp cho cơ quan hải quan có đầy đủ thông tin, dữ liệu để kiểm tra, giám sát hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, phòng chống gian lận, buôn lậu, góp phần bảo vệ an ninh, trật tự và lợi ích quốc gia.
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan: Khi có trường hợp nghi vấn, cơ quan hải quan có thể dễ dàng tra cứu, kiểm tra thông tin từ các tờ khai hải quan đã lưu giữ để xác minh, xử lý vi phạm.
- Đối với doanh nghiệp và cá nhân:
+ Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: Việc lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn giúp doanh nghiệp và cá nhân có đầy đủ bằng chứng để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa khi cần thiết, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bản thân trong các trường hợp tranh chấp.
+ Giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính: Khi cần thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp và cá nhân có thể dễ dàng cung cấp các tờ khai hải quan đã lưu giữ, tiết kiệm thời gian và chi phí.
+ Tăng cường tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu: Việc lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn góp phần đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, công bằng.
Ngoài ra, việc lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn còn thể hiện sự chấp hành pháp luật và ý thức trách nhiệm của doanh nghiệp và cá nhân.
Lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn là trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp và cá nhân. Việc thực hiện tốt nghĩa vụ này góp phần đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra một cách hợp pháp, an toàn và hiệu quả, đồng thời hỗ trợ cơ quan hải quan trong công tác quản lý nhà nước về hải quan.
4. Lưu ý khi lưu giữ tờ khai hải quan
Để tránh những hậu quả nghiêm trọng khi không lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn, doanh nghiệp và cá nhân cần đặc biệt lưu ý những điểm sau:
* Lưu giữ đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn:
- Doanh nghiệp và cá nhân có trách nhiệm lưu giữ hoàn chỉnh tất cả các tờ khai hải quan cùng với các giấy tờ liên quan theo quy định của pháp luật, bao gồm:
+ Tờ khai hải quan gốc đã được cơ quan hải quan đóng dấu xác nhận;
+ Hóa đơn thương mại;
+ Vận đơn;
+ Chứng nhận xuất xứ (nếu có);
+ Các giấy tờ khác liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Lưu ý lưu giữ tờ khai hải quan đúng thời hạn theo quy định của pháp luật, thông thường là 5 năm kể từ ngày nộp tờ khai. Việc nộp tờ khai hải quan trễ hạn có thể dẫn đến việc bị phạt tiền và các biện pháp xử lý khác.
* Bảo quản an toàn, tránh thất lạc, hư hỏng:
- Tờ khai hải quan và các giấy tờ liên quan cần được bảo quản tại nơi an toàn, tránh bị thất lạc, hư hỏng do tác động của môi trường hoặc do con người.
- Doanh nghiệp và cá nhân nên sử dụng các biện pháp bảo quản phù hợp như:
+ Lưu trữ trong tủ hồ sơ, kho lưu trữ;
+ Sử dụng các biện pháp chống ẩm, chống mối mọt;
+ Định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng hồ sơ.
* Hợp tác với cơ quan hải quan khi có yêu cầu:
- Khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan, doanh nghiệp và cá nhân có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các tờ khai hải quan và các giấy tờ liên quan để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát.
- Việc hợp tác với cơ quan hải quan sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần ngăn ngừa gian lận, buôn lậu hàng hóa.
* Tăng cường hiểu biết về quy định pháp luật:
- Doanh nghiệp và cá nhân nên tìm hiểu kỹ lưỡng về các quy định pháp luật liên quan đến việc lưu giữ tờ khai hải quan.
- Việc nắm rõ quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, tránh mắc sai sót và vi phạm pháp luật.
* Sử dụng dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp:
- Doanh nghiệp và cá nhân có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp do các công ty cung cấp để đảm bảo an toàn, bảo mật cho tờ khai hải quan và các giấy tờ liên quan.
- Việc sử dụng dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong việc quản lý hồ sơ.
Bằng cách thực hiện tốt những biện pháp trên, doanh nghiệp và cá nhân có thể đảm bảo lưu giữ tờ khai hải quan đúng quy định, tránh những hậu quả nghiêm trọng do vi phạm pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bản thân.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Yêu cầu khi khai báo thông tin số vận đơn trên tờ khai hải quan mới nhất. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
