Thời hạn lưu trữ tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ của nhà xuất khẩu

1. Thời hạn lưu trữ tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ của nhà xuất khẩu, nhà sản xuất, cơ quan cấp CO form RCEP

Theo khoản 1 Điều 30 Thông tư 05/2022/TT-BCT, quy định về lưu trữ hồ sơ như sau:

- Nhà xuất khẩu, nhà sản xuất, cơ quan, tổ chức cấp C/O hoặc cơ quan có thẩm quyền phải lưu trữ ít nhất 03 năm kể từ ngày phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc lâu hơn theo quy định của từng nước thành viên đối với các tài liệu liên quan chứng minh hàng hóa có xuất xứ.

- Nhà nhập khẩu phải lưu trữ ít nhất 03 năm kể từ ngày nhập khẩu hàng hóa hoặc lâu hơn theo quy định của từng nước thành viên đối với các tài liệu liên quan chứng minh hàng hóa có xuất xứ. Việc lưu trữ các tài liệu chứng minh xuất xứ hàng hóa trong thời gian quy định như vậy giúp đảm bảo rằng nhà nhập khẩu có thể cung cấp các chứng từ cần thiết cho các cơ quan quản lý hải quan và tuân thủ đúng các quy định pháp lý về xuất xứ hàng hóa.

- Hồ sơ lưu trữ theo khoản 1 và khoản 2 Điều này phải được lưu trữ bằng bất kỳ hình thức nào có thể cho phép truy xuất nhanh chóng, bao gồm cả dạng kỹ thuật số, điện tử, quang học, từ tính hoặc văn bản theo quy định của nước thành viên đó.

Như vậy, nhà xuất khẩu, nhà sản xuất, cơ quan, tổ chức cấp CO form RCEP hoặc cơ quan có thẩm quyền phải lưu trữ ít nhất 03 năm kể từ ngày phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc lâu hơn theo quy định của từng nước thành viên đối với các tài liệu liên quan chứng minh hàng hóa có xuất xứ. Hồ sơ lưu trữ theo khoản 1 và khoản 2 Điều 30 Thông tư 05/2022/TT-BCT phải được lưu trữ bằng bất kỳ hình thức nào có thể cho phép truy xuất nhanh chóng, bao gồm cả dạng kỹ thuật số, điện tử, quang học, từ tính hoặc văn bản theo quy định của nước thành viên đó.

2. Trách nhiệm của nhà xuất khẩu, nhà sản xuất, cơ quan cấp CO form RCEP trong việc lưu trữ tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ

Trách nhiệm của nhà xuất khẩu, nhà sản xuất và cơ quan cấp CO form RCEP trong việc lưu trữ tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ được quy định như sau:

- Nhà xuất khẩu và nhà sản xuất: Phải lưu trữ tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ ít nhất là 03 năm kể từ ngày phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Thời gian lưu trữ có thể được kéo dài hơn nếu có yêu cầu từ pháp luật của các nước thành viên khác hoặc theo quy định cụ thể của từng quốc gia về xuất xứ hàng hóa. Điều này giúp đảm bảo tính xác thực và sẵn sàng cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ các cơ quan kiểm tra và xác minh.

- Cơ quan cấp CO form RCEP: Cần lưu trữ tài liệu liên quan chứng minh hàng hóa có xuất xứ ít nhất là 03 năm kể từ ngày phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Điều này nhằm đảm bảo tính xác thực của các thông tin liên quan đến xuất xứ hàng hóa và sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Việc lưu trữ dài hạn này là cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong hoạt động thương mại quốc tế.

- Phương thức lưu trữ: Hồ sơ và tài liệu liên quan phải được lưu trữ bằng các phương thức đảm bảo khả năng truy xuất nhanh chóng, bao gồm cả dạng kỹ thuật số, điện tử, quang học, từ tính hoặc văn bản theo quy định của từng quốc gia thành viên. Điều này đảm bảo tính linh hoạt và sẵn sàng cung cấp thông tin khi cần thiết, đồng thời tuân thủ các quy định về lưu trữ của các quốc gia trong RCEP.

- Trách nhiệm tuân thủ: Các hồ sơ và tài liệu liên quan về chứng minh xuất xứ hàng hóa phải được lưu trữ đầy đủ và chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như chứng từ chứng nhận xuất xứ. Các bên phải tổ chức lưu trữ sao cho có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả khi có yêu cầu từ cơ quan kiểm tra hoặc xác minh. Các bên cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan có thẩm quyền trong quá trình kiểm tra và xác minh, đảm bảo sự hợp tác và cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Đảm bảo rằng các hoạt động lưu trữ và cung cấp thông tin về xuất xứ hàng hóa tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và các nghị định của các quốc gia trong khu vực RCEP.

- Đảm bảo sự chuẩn bị sẵn sàng: Xác định các loại tài liệu cần phải lưu trữ, bao gồm chứng từ chứng nhận xuất xứ và các tài liệu liên quan khác, và đảm bảo chúng được lưu trữ đầy đủ và chính xác. Thiết lập hệ thống lưu trữ có cơ cấu rõ ràng, bao gồm cả lưu trữ vật lý và điện tử, để dễ dàng quản lý và truy xuất tài liệu khi cần thiết. Đào tạo nhân viên về các quy định lưu trữ và quy trình cung cấp thông tin, đảm bảo họ hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình khi có yêu cầu từ các cơ quan kiểm tra. Thực hiện kiểm tra định kỳ hệ thống lưu trữ và quy trình nội bộ để đảm bảo tính hiệu quả và sẵn sàng cung cấp thông tin. Cập nhật và điều chỉnh chính sách và quy trình nội bộ theo thay đổi của pháp luật và yêu cầu của các quốc gia thành viên.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ này giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa.

3. Lưu ý về việc lưu trữ tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ của nhà xuất khẩu, nhà sản xuất, cơ quan cấp CO form RCEP

Việc lưu trữ tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ của nhà xuất khẩu, nhà sản xuất, và cơ quan cấp CO form RCEP là một phần quan trọng trong quản lý hồ sơ và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là những lưu ý cần được chú ý:

- Thời gian lưu trữ: Tài liệu phải được lưu trữ ít nhất 03 năm kể từ ngày phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, hoặc lâu hơn nếu quy định của từng quốc gia yêu cầu. Điều này đảm bảo khả năng cung cấp thông tin khi cần thiết và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

- Phương thức lưu trữ: Hồ sơ cần được lưu trữ bằng các hình thức như kỹ thuật số, điện tử, quang học, từ tính hoặc văn bản, tuân thủ quy định của quốc gia liên quan. Điều này đảm bảo có thể truy xuất nhanh chóng và bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin.

- Trách nhiệm tuân thủ: Các bên liên quan như nhà xuất khẩu, nhà sản xuất và cơ quan cấp CO form RCEP phải chịu trách nhiệm rõ ràng trong việc lưu trữ và cung cấp tài liệu chứng minh hàng hóa có xuất xứ khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan có thẩm quyền. Điều này bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch của hoạt động xuất nhập khẩu.

- Chính sách nội bộ: Nên thiết lập các chính sách nội bộ rõ ràng và thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo việc lưu trữ tài liệu được thực hiện đúng quy định và có sự sẵn sàng cung cấp khi cần thiết. Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.

- Đào tạo và nhận thức: Đào tạo cho nhân viên về quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ là điều cần thiết để đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong việc thực hiện các quy định này. Điều này cũng giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin và tuân thủ pháp luật.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định lưu trữ này không chỉ giúp các doanh nghiệp và cơ quan thực hiện đúng pháp luật mà còn nâng cao uy tín và sự tin cậy của sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường quốc tế.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là gì? Gồm các loại nào? Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!