Thông báo là gì? Các loại thông báo?

1. Thông báo là gì?

Căn cứ nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:

Nghị quyết (cá biệt), quyết định(cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện , bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Theo đó thông báo là một loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để truyền tải nội dung của một tin tức, một sự kiện, một mệnh lệnh quản lí đơn giản hay thông tin nhanh những văn bản quan trọng của các cơ quan, tổ chức cho những đối tượng liên quan được biết hoặ thực hiện.

Với chức năng thông tin, báo chí truyền tải các thông tin cần thiết để các đối tượng có liên quan biết. Tuy nhiên trong mọi trường hợp thông báo không được phép thay thế các văn bản pháp luật.

Thông báo là một biểu mẫu được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị khi cần thông báo về một vấn đề, nội dung nào đó tới một cá nhân trong đơn vị đó, mẫu thông báo phải được soạn thảo theo đúng quy tắc của một văn bản hành chính, cách trình bày rõ ràng, bố cục hợp lý thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của đơn vị.

Mẫu thông báo chung là một văn bản thông báo về một việc cụ thể gửi tới cá nhân hay một tổ chức nào đó, nội dung thông báo căn cứ vào nơi được thông báo.

2. Văn bản thông báo là gì?

Văn bản thông báo là thông báo được thể hiện dưới dạng văn bản, thông báo có thể được thể hiện dưới lời nói, văn bản. Văn bản thông báo cần được thể hiện chi tiết, dễ hiểu, khoa học để người tiếp nhận thông tin thông báo được chính xác.

3. Các loại thông báo

• Thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị của cấp trên

Đối với loại thông báo này, cần phải đạt được những nội dung chủ yếu: tóm tắt lại nội dung cơ bản của chủ trương, chính sách, chỉ thị,.. yêu cầu quán triệt, kế hoạch triển khai và tên văn bản cần truyền đạt hoặc mục đíc cách, chủ trương cần truyền đạt.

• Thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp.

Với loại thông báo này cần nêu được các thông tin về thời gian, địa điểm,tóm tắt được nội dung của hội nghị, cuộc họp, tóm tắt các quyết định, nghị quyết của cuộc họp nếu có, nhấn mạnh thông tin đã thông báo.

• Thông báo về sự thay đổi trong hoạt động của bộ máy lãnh đạo, thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính.
• Thông báo về nhiệm vụ được giao

Với loại thông báo này cần ghi ngắn gọn những nội dung cần triển khai, thực hiện, thông báo về thông tin hoạt động cần nêu rõ được nội dung hoạt động quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.

• Thông báo về tuyển dụng công chức, viên chức

Đây là văn bản đẻ gửi thông tin đến cơ quan, tổ chức, cá nhân về nhu cầu, vị trí,.. cần tuyển dụng của một cơ quan, nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

• Thông báo về hiệu lực của điều ước quốc tế

Nội dung của văn bản này thông báo về hiệu lực của các điều ước quốc tế như Hiệp định tương trợ tư pháp, Hiệp định thương mại...

4. Nội dung của thông báo

Thông báo là một văn bản thông tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức như một hoặc nhiều vấn đề trong hoạt động của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật, trong một số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra, kế hoạch moiwsm đề xuất mới lên cấp trên hoặc kế họach điều động nhân sự. Nội dung chính của thông báo đa phần là:

- Thông báo về một sự kiện, tin tức

Khi có một sự kiện hay một tin tức xảy ra cách đưa thông tin nhanh nhất tới các chủ thể liên quan đó là ra văn bản thông báo.

Ví dụ: Trong một kì thi, khi có kết quả sẽ ra thông báo kết quả của kỳ thi hoặc trong cuộc họp sẽ ra thông báo về kết quả của một cuộc họp, một sự kiện có thể kể đến như thông báo đăng ký tham gia hiến máu tình nguyện.

- Thông báo về các quan hệ trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo.

Ví dụ: Thông báo về việc thay đổi cơ quan chủ quản, thông báo về việc bổ nhiệm lại các chức danh lãnh đạo của cơ quan, tổ chức.

Từ mục đích sử dụng các loại thông báo trên, ta thấy được những điểm giống nhay về vai trò sử dụng giữa thông báo và một số văn bản khác. Khi soạn thảo văn bản hành chính thông dụng để hỗ trợ cho hoạt động quản lý, người soạn thảo cần phân biệt đẻ tránh soạn thảo nhầm.

5. Cách viết thông báo

5.1. Xây dựng bố cục thông báo

Thông báo đúng quy định pháp luật về hình thức, nội dung chính xác, cần chú ý:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ là phần quan trọng của thông báo
• Cần thể hiện rõ địa danh và ngày tháng năm ra thông báo
• Nội dung thông báo từ cơ quan thông báo
• Tiêu đề của thông báo cần nêu tóm tắt được nội dung trong thông báo
• Thể hiện chi tiết vấn đề cần thông báo
• Kết thúc thông báo cần có chữ ký và xác nhận bằng dấu của cơ quan thông báo
• Xác định nơi nhận thông báo

5.2. Viết nội dung thông báo

Để bố cục thông báo được rõ ràng, rành mạch, người soạn thảo thông báo cần chia nội dung cho những vấn đề khác nhau thành từng ý.

Ví dụ với các thông báo liên quan tới giáo dục, đối tượng thông báo là các thí sinh trúng tuyển biết để tập trung đúng thời gian, địa điểm. Bên cạnh đó, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy

Phần đại diện kí thông báo không bắt buộc là thủ thưởng cơ quan mà có thể là các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan như: phòng giáo vụ, đào tạo ở các trường, văn phòng hoặc văn phòng tổ chức, phòng hành chính... được quyền và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

6. So sánh công văn và thông báo

Qua những phân tích ở trên, ta có thể thấy thông báo gần giống với việc sử dụng công văn. Để tránh nhầm lẫn, ta cần phân biệt được sự khác nhau giữa thông báo và công văn.

• Sự phổ biến của thông báo thường rộng hơn so với công văn, đối tượng hướng tới của thông báo không nhằm vào một đối tượng xác định, còn công văn thì ngược lại, do đó ở đầu công văn luôn có phần kính gửi.
• Về hình thức trình bày: Thông báo có tên gọi rõ ràng còn công văn thì không có, thông báo không có phần kính gửi còn công văn thì ngược lại, thông báo không ghi cụ thể là cơ quan hay cá nhận ở đầu văn bản như công văn.
• Thông báo được dùng chủ yếu là làm nổi bật thông tin cần truyền đạt, không hoặc rất ít quan tâm tới việc thiết lập và duy trì mối quan hệ giữa người thông báo và người nhận thông báo, trong khi công văn rất chú ý tới mỗi quan hệ này.

Khi sử dụng thông báo cần quan tâm tới việc cung cấp cho người đọc thông tin nhất định mà chủ thể của thông báo hướng tới, thông tin do ý chí lựa chọn của hai bên. Ngược lại đối với công văn người soạn thảo mong muốn nhận được sự hợp tác của người nhận công văn.

Trong nhiều trường hợp, thông báo không nhất thiết phải có đối tượng cụ thể mà có thể được gửi tới tất cả cả đối tượng cần thiết, được niêm yết tại nơi công cộng, đăng trên tất cả các phương tiện truyền thông ai cũng có thể tiêp cận. Còn đối với công văn thì chỉ có nội bộ giữa các bên hoặc nơi các cơ quan ban hành công văn cho rằng có nhu cầu sử dụng.

7. Một số mẫu thông báo

7.1. Mẫu thông báo cơ bản

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do - Hạnh phúc

....ngày....tháng...năm 20...

THÔNG BÁO

Về....(1)

Kính gửi....(2)

Căn cứ.....(3)

Căn cứ....(4)

Đề nghị

Trân trọng kính chào ./.

(1) Trích yếu: tóm tắt nội dung của thông báo

(2) Nơi được nhận thông báo

(3) Các căn cứ trực tiếp để thông báo

(4) Nội dung của thông báo

7.2. Mẫu thư thông báo 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TPHCM, ngày 7 tháng 12 năm 2020

THÔNG BÁO

 Về việc thay đổi địa chỉ văn phòng chính của ABC

Anh A thân mến

ABC chân thành cảm ơn anh đã tin tưởng lựa chọn ABC. Chúng tôi xin thông báo dời địa điểm văn phòng đến địa chỉ:

Tòa nhà D' Captital Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội

ABC luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của anh qua tổng đài Chăm sóc khách hàng:

Tổng đài chăm sóc khách hàng: 

Thư điện tử

ABC sẽ luôn đồng hành cùng anh đem đến sự bảo vệ, an toàn và những trải nghiệm dích vụ tốt nhất.

7.3. Mẫu thư thông báo 2

LIÊN ĐOÀN LUẬT SƯ VIỆT NAM

TRUNG TÂM BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ LUẬT SƯ VIỆT NAM

Hà Nội, ngày 23 tháng 11 năm 2022

THÔNG BÁO

 Mời tham dự khóa bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ luật sư được Tổ chức tại Thành phố Hà Nội tháng 12/2022

Kính gửi: Các luật sư, các tổ chức hành nghề luật sư và cá nhân khác Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ luật sư Việt Nam trân trọng kính mời các Luật sư/ Tổ chức hành nghề luật sư và cá nhân khác có nhu cầu tổ chức tại thành phố Hà Nội tháng 12 năm 2022 với thông tin cụ thể như sau:

1. Lớp bồi dưỡng ngày 5/12/2022

Chuyên đề: "Pháp luật về phá sản doanh nghiệp và thực tiễn giải quyết các vụ phá sản doanh nghiệp".

Người hướng dẫn chuyên đề: Ông Nguyễn Đình Tiến - phó chánh tòa Hình sự - Tòa án nhân dân TP. Hà Nội, Nguyên Phó Chánh Tòa kinh tế - Tòa án nhân dân TP. Hà Nội

- Thời gian: Từ 8h - 17h ngày 5/12/2022

Kinh phí: 300.000đ/ học viên

Hạn đăng kí cuối cùng: Ngày 4/12/2022

2. Lớp bồi dưỡng ngày 12/12/2022

Chuyên đề: "Các vấn đề pháp lý về tái cấu trúc doanh nghiệp"

Người hướng dẫn chuyên đề: Luật sư Nguyễn Hoàng Anh - Công ty Luật TNHH tư vấn IMCL

- Thời gian: 8h - 17h ngày 12/12/2022

Kinh phí: 300.000đ/ Học viên

Hạn đăng ký cuối cùng: Ngày 11/12/2022

3. Địa điểm:

Hội trường A Tầng 3 Học viện A,

4. Quyền lợi của học viên:

- Cung cấp tài liệu liên quan đến chủ đề bồi dưỡng

- Cấp giấy chứng nhận tham gia bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ luật sư

- Tiệc trà nhẹ giải lao giữa giờ sáng, chiều

Kính mời các Luật sư, Tổ chức hành nghề luật sư, cá nhân có nhu cầu tìm hiểu về các chuyên đề nêu trên đăng ký khóa bồi dưỡng với ban tổ chức theo địa chỉ:

Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ Luật sư Việt Nam

Địa chỉ:..

Điện thoại:...

Email:...

Học viên có thể gửi phiếu đăng ký theo địa chỉ email và chuyển khoản phí tham gia khóa bồi dưỡng theo số tài khoản...

Nội dung chuyển khoản ghi rõ họ tên và ngày tham dự khóa bồi dưỡng

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

Phiếu đăng ký (theo mẫu) kèm học phí

Trân trọng kính mời

Giám đốc (kí tên, đóng dấu)

Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê về thông báo và các loại thông báo hiện nay. Mong rằng đây là những thông tin hữu ích giành cho bạn đọc. Trân trọng cảm ơn.