Thủ Tục Đăng Ký Mã Vạch Tại TPHCM Thực Hiện Nhanh Nhất

1. Mã số, mã vạch có cấu tạo như thế nào?

Mã vạch được hiểu là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode; PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác.

Mã số mã vạch sản phẩm có cấu tạo gồm 2 phần:

- Phần mã số GS1: đây là một dãy chữ số nguyên thể hiện xuất xứ của sản phẩm cụ thể do tổ chức nào sản xuất, xuất xứ ở quốc gia nào. Mỗi loại sản phẩm sẽ chỉ có một dãy số duy nhất để nhận dạng ở phần mã số GS1, được xem là cấu trúc mã số tiêu chuẩn trong đăng ký mã số mã vạch, có tác dụng nhận dạng sản phẩm của mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau.

- Phần mã vạch GS1: đây là một dãy các vạch cách nhau bởi các khoảng trống song song đặt cạnh nhau, được thiết kế dựa trên nguyên tắc mã hoá nhất định thể hiện mã số dưới dạng các thiết bị đọc có gắn đầu Laser để nhận và đọc được (thiết bị quét quang học). Thiết bị đọc này sẽ được kết nối với máy tính và mã vạch sẽ được giải mã tự động, thể hiện kết quả là tệp dữ liệu liên quan đến sản phẩm đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.

Mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu một cách tự động của các đối tượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, ... dựa trên nguyên tắc thiết lập và ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần quản lý một dãy số hoặc một dãy chữ số thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc và nhận dạng.

2. Mã vạch nào được sử dụng phổ biến hiện nay?

Có nhiều loại mã số mã vạch nhưng các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường sử dụng mã số mã vạch thể hiện mã số thương nhân toàn cầu  GTIN-13 và EAN-13.

- Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải. Mã quốc gia : hai hoặc ba con số đầu. Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số. Mã mặt hàng: có thể là năm, bốn, hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp, Số cuối cùng là số kiểm tra.

Để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức này. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893. Danh mục: Mã số mã vạch các nước.

- Mã số EAN-8 gồm 8 con số có cấu tạo như sau, ba số đầu là mã số quốc gia giống như EAN-13, bốn số sau là mã mặt hàng và số cuối cùng là số kiểm tra.

Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 ,ví dụ như thỏi son, chiếc bút bi. Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã số EAN-8 trên sản phẩm của mình cần làm đơn xin mã tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN-VN). Tổ chức mã số quốc gia sẽ cấp trực tiếp và quản lý mã số mặt hàng, gồm 4 con số cụ thể cho doanh nghiệp.

Ngoài 02 loại mã thường được sử dụng ở trên thì đối với một số công ty tại Mỹ và Canada, họ thường ưu tiên sử dụng loại mã UPC. Mã UPC cũng tương tự như mã EAN nhưng thay vì có 13 số thì mã UPC chỉ có 12 số. Mã số này vẫn được tổ chức MSMV quốc tế công nhận nhưng không được sử dụng phổ biến.

Để được cấp mã số mã vạch sử dụng in trên sản phẩm, Doanh nghiệp làm hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch và gửi hồ sơ đăng ký về cho cơ quan quản lý (ở Việt Nam hiện nay quản lý mã số mã vạch do Tổng cục đo lường chất lượng quản lý, quản lý trực tiếp là GS1 Việt Nam) để được cơ quan này cấp cho mã vạch GTIN. Sau khi nhận được mã GTIN do GS1 Việt Nam cấp doanh nghiệp tạo mã vạch cho sản phẩm và in ấn lên bao bì để sử dụng. Hàng năm doanh nghiệp sẽ phải đóng phí duy trì sử dụng mã vạch này cho cơ quan quản lý.

3. Thủ tục đăng ký mã vạch tại Thành phố Hồ Chí Minh

3.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch

Theo quy định tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 132/2008/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa thì để đăng ký mã vạch thành phố Hồ Chí Minh, quý khách cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ gồm một số văn bản, tài liệu như sau:

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập hoặc các giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương (có công chứng, chứng thực);

- Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (theo mẫu);

- Bản đăng ký về việc sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu);

- Phiếu đăng ký thông tin vào cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam (theo mẫu);

- Giấy ủy quyền nếu ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện.

3.2 Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin

Doanh nghiệp, hộ kinh, người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

3.3 Bước 3: Nộp hồ sơ

Sau khi kê khai thông tin tại bước 2 thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.

Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp

Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

3.4 Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời

Sau khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.

Thời hạn xử lý: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.

3.5 Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

3.6 Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch

Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện đầy đủ bước 5 thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số 

4. Tại sao phải đăng ký mã vạch cho sản phẩm tại Thành phố Hồ Chí Minh?

Một số lý do để doanh nghiệp, hộ gia đình, cá nhân tiến hành đăng ký mã vạch cho sản phẩm tại Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm: 

Quý khách có thể tham khảo bài viết về Ký mã hiệu hàng hóa (Marks and numbers) là gì? Đăng ký mã số, mã vạch cho hành hóa của Luật Minh Khuê.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.