Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên

1. Giới thiệu

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân được pháp luật và điều lệ công ty ủy quyền để đại diện cho công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ hoạt động kinh doanh của công ty. Họ là "cái mặt" của công ty trước pháp luật và các bên thứ ba.

Trong công ty TNHH một thành viên, người đại diện theo pháp luật thường đảm nhiệm các chức danh như:

- Giám đốc: Quản lý điều hành công ty, quyết định các vấn đề kinh doanh hàng ngày.

- Tổng giám đốc: Đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của công ty.

- Chủ tịch Hội đồng thành viên: (nếu có) Đứng đầu Hội đồng thành viên, có vai trò quan trọng trong việc hoạch định chiến lược và giám sát hoạt động của công ty.

Vai trò:

- Đại diện công ty: Thực hiện các giao dịch dân sự, ký kết hợp đồng, tham gia tố tụng...

- Chịu trách nhiệm: Trước pháp luật về các hành vi của mình khi đại diện cho công ty.

- Quản lý công ty: Tổ chức thực hiện các quyết định của cơ quan có thẩm quyền, giám sát hoạt động của các bộ phận trong công ty.

Có nhiều lý do dẫn đến việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, chẳng hạn như:

- Nghỉ việc: Người đại diện hiện tại nghỉ việc, thôi việc hoặc chuyển sang công việc khác.

- Chuyển giao quyền hạn: Thành viên duy nhất muốn giao quyền quản lý cho người khác.

- Vi phạm quy định: Người đại diện vi phạm pháp luật hoặc quy định của công ty.

- Yêu cầu của cơ quan nhà nước: Có thể do yêu cầu của cơ quan đăng ký doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý nhà nước khác.

Tác động của việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có tác động rất lớn đến hoạt động của công ty. Nếu không thực hiện đúng thủ tục, kịp thời có thể dẫn đến những rủi ro sau:

- Giao dịch không hợp lệ: Các giao dịch do người đại diện cũ ký kết sau khi đã bị thay thế có thể bị coi là không hợp lệ.

- Mất uy tín: Khách hàng, đối tác có thể không biết về việc thay đổi người đại diện, gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

- Tranh chấp pháp lý: Có thể phát sinh tranh chấp về quyền đại diện, gây ra những rắc rối pháp lý cho công ty.

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thực hiện quy trình thay đổi người đại diện pháp luật cho Công ty TNHH Một Thành Viên, cần tuân thủ quy định chi tiết được hướng dẫn tại Điều 50 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước cần thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ để thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật cho Công ty TNHH Một Thành Viên bao gồm các tài liệu sau:

- Thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty. Đây là văn bản chính thức thông báo về sự thay đổi đối tượng đại diện pháp luật của công ty.

- Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty liên quan đến việc thay đổi người đại diện pháp luật. Đối với các công ty TNHH Một Thành Viên, chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc tổ chức duy nhất nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ của công ty và quyết định này phải được lập thành văn bản chính thức.

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện pháp luật mới. Đối với người đại diện là công dân Việt Nam, cần cung cấp bản sao của Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực. Đối với người đại diện là người nước ngoài, cần cung cấp bản sao Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài và phải còn hiệu lực.

- Trường hợp không phải là Chủ sở hữu công ty hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ, thì người được ủy quyền cần phải cung cấp bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân tương tự như trên, kèm theo Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, có ba phương thức nộp hồ sơ như sau:

- Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) của tỉnh hoặc thành phố nơi công ty có trụ sở chính.

- Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính. Đây là phương thức gửi hồ sơ qua bưu điện tới cơ quan đăng ký kinh doanh.

- Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia tại địa chỉ:https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Doanh nghiệp cần phải nộp phí và lệ phí trực tuyến và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ qua hệ thống điện tử.

Lưu ý quan trọng: Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh đều bắt buộc phải thực hiện nộp hồ sơ qua hình thức trực tuyến.

Bước 3: Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí

- Nhận kết quả:

+ Thời gian giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả cho công ty theo thời gian quy định.

+ Nếu hồ sơ được xét duyệt là hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ phát hành thông báo chấp thuận việc thay đổi người đại diện pháp luật. Trong trường hợp hồ sơ được nộp qua mạng điện tử, Phòng Đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp bản giấy của hồ sơ để thực hiện việc đối chiếu.

+ Nếu hồ sơ còn thiếu sót hoặc không đầy đủ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu công ty phải tiến hành sửa đổi, bổ sung các tài liệu còn thiếu và nộp lại hồ sơ để được xử lý tiếp.

3. Hồ sơ cần thiết

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty. 

 Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020.

4. Chi phí

Lệ phí thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được quy định là 50.000 đồng cho mỗi lần thay đổi. Số tiền này được áp dụng theo Biểu phí và lệ phí được ban hành kèm theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC. Thông tư này là văn bản hướng dẫn quy định cụ thể về mức phí và lệ phí liên quan đến các dịch vụ hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, nhằm đảm bảo sự minh bạch và đồng nhất trong việc thu phí. Bên cạnh đó, đối với việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, lệ phí là 100.000 đồng cho mỗi lần công bố. Việc quy định các khoản lệ phí này là cần thiết để hỗ trợ và quản lý hiệu quả các thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các tổ chức và cá nhân khi thực hiện các thay đổi hay công bố thông tin liên quan đến doanh nghiệp của mình.

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: Thủ tục thành lập công ty TNHH 1 thành viên 

Bạn đọc có thắc mắc về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn