1.  Doanh nghiệp cần chứng minh về việc hàng hóa bị hỏng

- Lý do tại sao hàng bị hỏng, cần làm rõ việc hỏng này do nguyên nhân khách quan như hàng hết hạn sử dụng, do thời tiết, thiên tai dẫn đến hàng hoá hoá bị vỡ, bị mất đặc tính sinh lý hoá tự nhiên….Chú ý, làm rõ tính chất khách quan đối với hàng hoá, vật tư hỏng, mất phẩm chất này rất quan trọng. Nếu không chứng minh được tính chất khách quan này, toàn bộ chi phí tiêu huỷ hàng hỏng này sẽ không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó sẽ bị loại, không được trừ (Theo Quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC).
Trong một số trường hợp, do đặc thù của ngành, như kinh doanh thực phẩm, dược phẩm… sẽ không được phép lưu thông các hàng hoá quá hạn sử dụng. Trường hợp quá hạn phải tiêu huỷ theo quy định. Trong trường hợp này, DN cần thu thập thêm thông tin của các DN cùng ngành về tỷ lệ hàng hỏng để so sánh xem DN của mình có tỷ lệ cao hơn hay thấp hơn tỷ lệ bình quân của ngành. Phần cao hơn tỷ lệ bình quân của ngành sẽ là phần chi phí bị loại, không được trừ.
- Bằng chứng hiện trạng, hỏng, kém, mất phẩm chất của hàng hoá, vật tư. Ví dụ: DN cần chụp ảnh, ghi lại hình ảnh và mời bên thứ 3 độc lập như Cơ quan công an, Đơn vị kiểm toán, cơ quan quản lý chủ quản… đến chứng kiến kiểm kê và quá trình tiêu huỷ.
- Cần tính đến phương án xử lý hàng hỏng một cách hợp lý, khoa học. Chẳng hạn như; chúng ta cần phân loại chi tiết hàng hỏng: hàng nào bán phế liệu thu hồi, hàng nào phải tiêu huỷ theo đúng quy trình đăng ký cơ quan quản lý Nhà nước; hàng hoá, vật tư vứt bỏ không ảnh hưởng đến môi trường…
 

2. Quy định chung về việc tiêu hủy hàng hóa bị hư hỏng

Không phải bất kỳ doanh nghiệp nào khi kinh doanh sản xuất hay thương mại cũng có thể bán được toàn bộ số lượng hàng hóa của mình. Khi này sẽ phát sinh vấn đề hàng hóa bị tồn kho. Lâu dần, lượng hàng hóa tồn khi này sẽ bị hư hỏng do quá trình sinh, lý, hóa. Các doanh nghiệp cần lưu ý đến thủ tục thanh lý lượng hàng hóa này để đưa vào chi phí của doanh nghiệp như sau:

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định:

"b) Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

 

2.1. Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng

Theo Khoản 2.1, Điểm b và Điểm c, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 cụ thể như sau:
“b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa HHSD, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.     

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên được tính vào chi phí được trừ như sau:

- Văn bản của doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý giải trình về hàng hóa bị bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên.

- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có)."

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

"2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này. 

Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cụ thể như sau: 
Doanh nghiệp phải tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật. 

Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần giá trị doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác phải bồi thường theo quy định của pháp luật. ....

b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế".

 

2.2. Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau: 

- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập. 

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật. 

- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có). 

- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có). "

So với quy định về thủ tục và hồ sơ của Thông tư 78/2014/TT-BTC trước đây thì Thông tư 96/2015/TT-BTC đã đơn giản hóa hơn về hồ sơ. Khi tiến hành đánh giá đưa giá trị của hàng hóa bị hư hỏng vào chi phí thủ tục này hiện nay không còn phải thông báo lên thuế. Doanh nghiệp cần lưu trữ lại hồ sơ đánh giá hàng hóa bị hư hỏng bao gồm các giấy tờ sau:  Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng, Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có), Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

 

3. Thủ tục, trình tự miễn, giảm, không thu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng

Đối tượng và điều kiện được miễn, giảm, không thu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng là : 

Nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập khẩu theo hợp đồng gia công, sản xuất xuất khẩu bị thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ, đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

- Đã thông quan và được cơ quan chức năng xác định rõ việc thiệt hại có nguyên nhân do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ và tỷ lệ thiệt hại;

- Được cơ quan hải quan và cơ quan thuế kiểm tra sổ sách, chứng từ kế toán và các giấy tờ liên quan, xác định nguyên liệu, máy móc, thiết bị đã nhập khẩu nhưng thực tế thiệt hại do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ gây ra không tiêu thụ tại thị trường Việt Nam hoặc xuất khẩu ra nước ngoài.

Trường hợp nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập khẩu bị thiên tai, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ gây ra có thực hiện bảo hiểm và đã được cơ quan bảo hiểm bồi thường thiệt hại bao gồm cả tiền thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng thì không được xử lý miễn, giảm, không thu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng.

Điều 5  Thông tư 237/2009/TT-BTC quy định về Thủ tục, trình tự miễn, giảm, không thu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng

1- Nộp và tiếp nhận hồ sơ:

1.1- Người nộp thuế tự xác định số tiền thuế được xét miễn, giảm, không thu thuế đối với các trường hợp thuộc đối tượng xét miễn, giảm, không thu thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ; Nộp hồ sơ cho Cục hải quan nơi làm thủ tục nhập khẩu.

a) Trường hợp hồ sơ xét miễn, giảm, không thu thuế được nộp trực tiếp tại cơ quan hải quan, công chức hải quan tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ.

b) Trường hợp hồ sơ gửi bằng đường bưu chính, công chức hải quan đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan hải quan.

2- Cục hải quan tỉnh, thành phố nơi người nộp thuế nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và xử lý như sau:

a) Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì thông báo cho người nộp thuế trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ;

b) Trường hợp không đúng đối tượng thì yêu cầu thực hiện nộp đủ thuế theo quy định;

c) Nếu hồ sơ đầy đủ thì phối hợp với cơ quan thuế địa phương kiểm tra sổ sách kế toán, chứng từ nhập kho, xuất kho liên quan đến lô hàng bị thiệt hại; đối chiếu các giao dịch kinh doanh của Doanh nghiệp theo hướng dẫn về kiểm tra trước hoàn thuế sau tại khoản 5 Điều 127 Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/4/2009 để xác định thực tế và mức độ thiệt hại của nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập khẩu, nguyên nhân thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập khẩu không tiêu thụ tại thị trường nội địa và không xuất khẩu;

Thời gian hoàn thành việc kiểm tra là sáu mươi ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của doanh nghiệp.

d) Kết quả kiểm tra nếu xác định nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập khẩu đủ điều kiện miễn, giảm, không thu thuế theo quy định: Cục Hải quan địa phương lập hồ sơ gửi Tổng cục Hải quan, gồm:

- Hồ sơ do Doanh nghiệp lập (theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này);

- Biên bản kiểm tra tại doanh nghiệp như nêu tại điểm c khoản 2 Điều này;

- Văn bản báo cáo về đề nghị miễn, giảm, không thu thuế của người nộp thuế trong đó nêu rõ: Nguyên nhân dẫn đến việc nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập khẩu bị thiệt hại, tổn thất; Số tiền thuế được miễn, giảm nêu cụ thể số thuế nhập khẩu, số thuế GTGT; Số tiền thuế còn phải nộp;

3- Trên cơ sở hồ sơ và báo cáo do Cục Hải quan tỉnh, thành phố gửi, Tổng cục Hải quan kiểm tra, trình Bộ Tài chính quyết định việc miễn, giảm, không thu thuế theo quy định.

 

4. Nguyên nhân hư hỏng hàng hóa khi vận tải

Hư hỏng hàng hóa là tính trạng hàng hóa giao cho người nhận tại điểm dích không còn nguyên vẹn như khi nhận ban đầu hoặc không giống như trên các chứng từ vận tải (vận đơn, packing list,biên bản giao nhận …). Hư hỏng hàng hóa thường dẫn đến nhiều tranh chấp trong các hợp đồng vận chuyển. Nguyên nhân và các dạng hư hỏng hàng hóa có thể liệt kê được gồm các dạng chính sau:
Hàng hóa bị hư hỏng trước khi xếp lên phương tiện vận tải: Trường hợp này, nếu phát hiện được, người vận tải có quyền trả lại hoặc nhận vận chuyển với điều kiện đã kiểm tra kỹ và ghi chú lên chứng từ vận tải. Nhưng đối với trường hợp này thì nhà vận tải nên có xác nhận rõ rằng bằng văn bản hoặc bằng mail với phía chủ hàng trước khi xếp hàng lên phương tiện.
Do chất xếp hàng không đúng cách: Xếp hàng không đúng cách đầu tiên phải kể đến là việc xếp hàng không đảm bảo an toàn kỹ thuật làm cho hàng bị va chạm với phương tiện vận tải dẫn tới móp méo, xếp chồng lên nhau quá nhiều dẫn tới những kiện hàng dưới cùng bị đè bẹp hoặc rách vỡ, hư hỏng do tác động của hàng bên cạnh điều này thường xẩy ra đối với các hàng xếp chung với nhau trong container, hầm tàu hoặc thùng xe tải kín (bị nhiễm ẩm do hàng bên cạnh tỏa ẩm nhiều, rỉ sét do hàng lỏng rò rỉ, bị bẫn do lẫn hàng hay nhiễm bụi do cách li không tốt). Chèn lót, chằng buộc (lashing) không tốt cũng là nguyên nhân gây hư hỏng hàng hóa.
Do bảo quản kém: Trong quá trình vận chuyển không đảm bảo được chế độ ẩm, nhiệt, thông thoáng thích hợp làm cho hàng bị ẩm mốc, hay rỉ sét, cong vênh. Một số loại hàng có thể bị cháy, nổ, hóa lỏng hay giảm phẩm chất khi không được bảo quản đúng kỹ thuật. (ví dụ: vận chuyển gỗ, gỗ bị nứt nẻ, cong vênh là do độ ẩm không đúng cánh).
Do ảnh hưởng thời tiết xấu: Trong vận tải bộ cũng như vận tải biển thì thời tiết góp phần rất lớn vào việc hư hỏng hàng hóa nếu không có những phương án khắc phục thì việc hư hỏng là không thể tránh khỏi. Hoặc các thảm họa siêu nhiên như động đất, sóng thần … Nhưng xét cho cùng thì vẫn là do con người không mẫn cán dẫn tới hư hỏng hàng hóa. Phải luôn cập nhật thông tin thời tiết trước khi vận chuyển có lộ trình và tiến độ phù hợp.
Do hậu quả của các tại nạn, đâm va gây lật xe, chìm tàu, cháy nổ: Nguyên nhân này không thường xuyên xẩy ra trong quá trình vận chuyển nhưng một khi đã xẩy ra thì hẩu quả vô cùng nghê gớm có thể dẫn tới hư hỏng 100% lượng hàng vận chuyển.
Do chậm giao hàng: Đối với các mặt hàng nhạy cảm với thời tiết đặc biệt là các vặt hàng bảo quản lạnh thì việc giao hàng chậm là một trong những nguyên nhân có thể gây hư hỏng hàng hóa là chính.
Do những khuyết tật ẩn tì bên trong hàng hóa: Có những khuyết tật bên trong hàng hóa dẫn đến việc hư hỏng hàng hóa (ví dụ: lỗ khí trong kết cấu – vì các mặt hàng được đúc như sắt, thép, gang, bê tông luôn tiềm ẩn những lỗ khí bên trong làm cho khả năng chịu lực của hàng kém dẫn tới hàng bị gãy vỡ).
Do côn trùng, nấm mốc, dịch bệnh: Đối với các mặt hàng có nguồn gốc từ tự nhiên (gỗ hoặc sản phẩm của gỗ, nông sản, động vật sống) thì rất dễ bị hư hải bởi các yếu tố này. Cách phòng tránh là cần chuẩn bị kỹ công tác hun trùng, diệt mốc, hạn chế dịch bệnh.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê