1. Trong quyết định niêm phong tài liệu đối với đơn vị được kiểm toán cần phải có những thông tin gì

Việc quyết định niêm phong tài liệu sẽ do Tổng Kiểm toán Nhà nước niêm phong theo đề nghị của Trưởng Đoàn Kiểm toán trừ một số trường hợp khác. Thì việc Quyết định niêm phong tài liệu được quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 9 quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và các cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN như sau:

Nhằm đảm bảo đúng tính chân thực về kết quả kiểm toán và đưa ra các bằng chứng về đơn vị được kiểm toán khi có các hành vi vi phạm pháp luật nhưng phải phù hợp với nguyên tắc không gây cản trở hoạt động bình thường của đơn vị và đảm bảo bí mật thông tin về niêm phong tài liệu thì theo như quy định này thì đối với quyết định của Kiểm toán Nhà nước đối với đơn vị được kiểm toán cần phải có những thông tin sau:

- Tên tài liệu cần niêm phong;

- Thời hạn niêm phong;

- Ghi rõ những người thực hiện đối với việc niêm phong tài liệu

- Tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu trong thời gian niêm phong.

Sau khi ra quyết định niêm phong tài liệu và đã được ghi các thông tin trên thì quyết định niêm phong đó sẽ được gửi cho Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán và đơn vị được kiểm toán.

2. Khi tiến hành niêm phong tài liệu kiểm toán cần phải có mặt những ai?

Những người phải có mặt khi tiến hành niêm phong tài liệu đối với đơn vị được kiểm toán được quy định tại khoản 1 Điều 10 Quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN như sau: Ngay khi Quyết định niêm phong tài liệu đối với đơn vị được kiểm toán có hiệu lực, thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán thông báo với đơn vị được kiểm toán và tổ chức niêm phong tài liệu. Và khi tiến hành niêm phong tài liệu đó phải có đại diện đơn vị được kiểm toán và phải có ít nhất hai thành viên trong Tổ kiểm toán.

Như vậy theo quy định thì khi Kiểm toán Nhà nước tiến hành niêm phong tài liệu của đơn vị được kiểm toán phải có đại diện đơn vị được kiểm toán và ít nhất hai thành viên trong Tổ kiểm toán.

3. Thời hạn niêm phong tài liệu của đơn vị được kiểm toán

Thời hạn niêm phong tài liệu đối với đơn vị được kiểm toán được quy định tại Điều 11 Quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan ở trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN. Quy định đối với thời hạn niêm phong tài liệu của đơn vị được kiểm toán không được quy định cụ thể. Việc niêm phong tài liệu kiểm toán được thực hiện khi xét thấy có hành vi vi phạm pháp luật cần đảm bảo nguyên trạng tài liệu kiểm toán và khi cần thiết phải ngăn chặn kịp thời các hành vi sửa đổi, chuyển dời, cất giấu, hủy hoại tài liệu có liên quan đến nội dung kiểm toán của đơn vị được kiểm toán. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể, người ra quyết định niêm phong tài liệu quyết định thời hạn niêm phong, nhưng thời hạn niêm phong tài liệu đó không được vượt quá thời hạn kiểm toán được ghi trong Quyết định kiểm toán của Tổng Kiểm toán Nhà nước. Nhưng trong trường hợp đặc biệt do Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định, nhưng không vượt quá thời điểm báo cáo kiểm toán được phát hành.

4. Ai được phép được mở và khai thác tài liệu niêm phong của đơn vị được kiểm toán

* Thẩm quyền mở niêm phong tài liệu đối với đơn vị được kiểm toán được quy định tại khoản 1 Điều 13 Quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 02/2022/QĐ-KTNN như sau: Khi mở niêm phong tài liệu, người có thẩm quyền mở niêm phong tài liệu phải có các điều kiện sau thì mới được mở, như là: khai thác theo yêu cầu của người được phép khai thác; thời hạn niêm đã hết nhưng không được gia hạn; khi không cần thiết áp dụng biện pháp niêm phong tài liệu.....

Đồng thời căn cứ vào Điều 7 quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN thì người ra quyết định niêm phong tài liệu là người có thẩm quyền quyết định mở niêm phong là Tổng Kiểm toán Nhà nước và Trưởng Đoán kiểm toán trong trường hợp được Tổng Kiểm toán Nhà nước uỷ quyền.

* Người có thẩm quyền khai thác tài liệu niêm phong theo quy định của pháp luật quy định chi tiết tại Điều 12 quy định về niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN thì trong quy định có đề cập đến đối tượng được phép khai thác tài liệu niêm phong của đơn vị được kiểm toán là thành viên Đoàn kiểm toán đang thực hiện kiểm toán tại đơn vị có tài liệu bị niêm phong và theo quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

Việc mở niêm phong tài liệu khi có nhu cầu khai thác tài liệu niêm phong, người được phép khai thác tài liệu niêm phong như được nêu trên thì ngay trong ngày nhận được đề nghị của Tổ trưởng tổ kiểm toán với Trưởng Đoàn kiểm toán về việc niêm phong tài liệu về việc mở niêm phong. Khi tiến hành mở niêm phong tài liệu phải lập biên bản và có đại diện đơn vị được kiểm toán, đại diện của Tổ kiểm toán. Vấn đề này được quy định chi tiết tại khoản 4 Điều 13 Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN.

5. Kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán khi có những dấu hiệu nào?

Kiểm tra tài khoản là việc xác minh, đối chiếu tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan tại kho bạc Nhà nước, ngân hàng và các tổ chức tín dụng theo trình tự được kiểm tra như luật pháp quy định để phục vụ cho hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

Trong trường hợp kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán khi có dấu hiệu vi phạm một trong các trường hợp sau (trừ trường hợp thuộc danh mục bí mật không được phép kiểm tra): Cố ý báo cáo sai về tiền, đá quý, kim khí quý và các giấy tờ có giá trị tương đương tiền hiện có của đơn vị được kiểm toán; Làm giả các chứng từ thu, chi tiền và các tài liệu có liên quan đến thu, chi tiền; Chuyển tiền sai đối tượng hoặc trái các quy định về thanh toán tiền mặt theo quy định của pháp luật, Thâm hụt két, mất tiền khi được giao trách nhiệm quản lý tiền, kim khí quý, đá quý và các giấy tờ có giá trị tương đương tiền; khi phát hiện có dấu hiệu liên quan đến hoạt động rửa tiền; và các trường hợp vi phạm khác theo quy định của pháp luật. Việc kiểm tra tài khoản được áp dụng với cá nhân khi phát hiện việc chuyển tiền của đơn vị được kiểm toán cho cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Khi quyết định kiểm tra tài khoản đối với đơn vị được kiêm toán thì phải kiểm tra, đối chiếu, phân tích sổ kế toán, sổ quỹ, sổ tiền gửi và các chứng từ có liên quan của đơn vị và các tổ chức trực thuộc đơn vị và các tổ chức trực thuộc đơn vị được kiểm toán với số liệu chứng từ đã giao dịch tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng, tổ chức tín dụng nơi đơn vị được kiểm toán đăng ký tài khoản; phỏng vấn người được giao nhiệm vụ quản lý tiền, kim khí, đá quý và các giấy tờ có giá liên quan; lập biên bản kiểm tra và thu thập bằng chứng có liên quan đến vụ việc. Và thời gian kiểm tra tài khoản được ghi trong quyết định kiểm toán nhưng không được vượt quá thời gian kiểm toán được ghi trong quyết định kiểm toán, trừ trường hợp đặc biệt do Tổng KTNN quyết định.

Ngoài ra, về kiểm soát trong hoạt động kiểm toán nếu như xuất hành các hành vi về lợi dụng quyền lực, tham những trong công tác kiểm tra và các hành vi tiêu cực khác thì người đứng đầu cấp uỷ, tổ chức Đảng phải chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng vi phạm quy định này. Ngoài ra người đứng đầu cấp uỷ, tổ chức Đảng không được thực hiện các hành vi nêu trên và phải có trách nhiệm triệu tập đầy đủ, đúng thành phần, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ trong thảo luận và quyết định các vấn đề theo thẩm quyền và phải công khai thông báo, kết luận của công tác kiểm tra.

Trên đây là những thông tin pháp luật về vấn đề khi tiến hành niêm phong tài liệu của đơn vị được kiểm toán thì ai phải có mặt. Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp thêm cho quý khách về ai có thẩm quyền mở niêm phong tài liệu của đơn vị được kiểm toán và ai được khai thác tài liệu đã niêm phong. Ngoài ra, có thể tham khảo thêm: Đơn vị được kiểm toán là gì? Quy định pháp luật về đơn vị được kiểm toán. Nếu quý khách còn có những câu hỏi thắc mắc trong lĩnh vực pháp luật thì hãy liên hệ đến bộ phận tư vấn trực tuyến của chúng tôi qua tổng đài 1900.6162 hoặc có thể gửi thông tin đến địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách đã đọc bài viết này.