Triết lý LEAN là gì? Triết lý LEAN trong tái cấu trúc tổ chức hành chính?

1. Khái quát chung về triết lý LEAN

Khái niệm LEAN có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc hay liền mạch và gắn liền với sản xuất công nghiệp trong thế kỷ XXI. Theo Tổ chức tư vấn, giáo dục toàn cầu AQS, LEAN được định nghĩa: là một phương thức quản lý nhằm cải tiến hiệu quả và năng suất bằng việc loại trừ các lãng phí trong sản xuất. Nguyên lý chính của LEAN là giảm thiểu và loại trừ sản phẩm và hoạt động thừa”. Theo Viện Nghiên cứu kinh doanh LEAN cho rằng: Do buổi đầu thuật ngữ LEAN gắn liền với sản xuất “LEAN manufacturing” – (sản xuất tinh gọn), nên không ít người lầm tưởng rằng chỉ có trong sản xuất mới cần đến LEAN và mới có thể áp dụng LEAN. Thực ra, LEAN có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống: sản xuất, cung cấp dịch vụ, y tế, giáo dục, thương mại… đặc biệt áp dụng rất thành công trong ngành Logistics. Trong điều kiện nền kinh tế số, người ta rất cần tư duy tinh gọn, nhanh nhạy, mạch lạc, rõ ràng và chính xác. Cho đến nay, LEAN đã phát triển tới ba cấp độ: LEAN manufacturing (sản xuất LEAN), LEAN Enterprise (doanh nghiệp LEAN) và LEAN Thinking (tư duy LEAN).

Theo Wikipedia tiếng Anh, sản xuất LEAN (LEAN manufacturing) là một triết lý quản lý, hình thành từ hệ thống sản xuất của Toyota (Toyota Production System – TPS) và nó chỉ thực sự biết đến bắt đầu từ những năm 90, thế kỷ XX. TPS nổi tiếng với việc làm giảm thiểu 7 loại lãng phí so với sản xuất cũ và mang lại những giá trị đích thực cho khách hàng. LEAN có nghĩa là sự tinh gọn. Tư tưởng cốt lõi của LEAN manufacturing là liên tục loại bỏ mọi lãng phí. Vì  vậy, LEAN manufacturing còn có nghĩa là hoạt động sản xuất tinh gọn. Trong sản xuất, trọng tâm của LEAN hướng đến các mục tiêu như cải tiến chất lượng và loại bỏ các lãng phí. Lãng phí là toàn bộ những giá trị nhưng không bao gồm các giá trị đã chi phí cho sản xuất và dịch vụ. Có các loại lãng phí cơ bản sau đây: (1) Lãng phí do sản xuất quá nhiều; (2) Lãng phí do hàng tồn kho, dự trữ; (3) Lãng phí do di chuyển, chuyển động; (4) Lãng phí do quá trình vận hành; (5) Lãng phí do chờ đợi; (6) Lãng phí do vận chuyển; (7) Lãng phí do sửa chữa, sản phẩm khuyết tật3.

Có 4 chiến lược phát triển LEAN trong sản xuất như sau: (1) Phù hợp với thực tế và mục tiêu sản xuất. (2) Vận hành sự thay đổi liên tục. (3) Là công cụ hoặc phương pháp sản xuất. (4) Là một triết lý quản lý trong sản xuất. Bên cạnh đó, có 6 nguyên tắc cơ bản của LEAN trong sản xuất là: (1) Phải nhận thức về sự lãng phí. (2) Phải chuẩn hóa về quy trình sản xuất. (3) Phải bảo đảm quy trình sản xuất liên tục. (4) Phải bảo đảm sản xuất theo hệ thống kéo kế tiếp. (5) Phải bảo đảm chất lượng từ gốc. (6) Phải bảo đảm cải tiến liên tục. Để hình thành LEAN trong sản xuất, người ta đã đề xuất quy trình xây dựng hệ thống LEAN gồm 3 bước căn bản: một là, thiết kế một hệ thống sản xuất tiện lợi; hai là, thường xuyên nhận ra những vấn đề cần phải cải tiến; ba là, cải tiến liên tục hệ thống sản xuất tinh gọn đã thiết kế.

Những nền tảng quan trọng của triết lý LEAN giúp con người mở rộng tư duy và kiến tạo, vận dụng vào thực tiễn phát triển xã hội, trong các ngành, lĩnh vực khác nhau, trong đó có lĩnh vực hành chính.

2. Những nguyên lý của LEAN

Thứ nhất: Giá trị: Giá trị (sản phẩm/dịch vụ) là do nhà sản xuất tạo ra – từ quan điểm của khách hàng. Trong LEAN, nếu bạn xác định sai giá trị, tức là cung cấp sản phẩm/dịch vụ “sai” so yêu cầu của khách hàng, thì đó là Lãng phí. Kể cả việc bạn sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhiều hơn so với mức yêu cầu của khách hàng cũng là lãng phí (thừa). 

Thứ hai: Chuỗi giá trị: Chuỗi giá trị là một quá trình bao gồm những hành động cần thiết để đưa một sản phẩm/dịch vụ nào đó tới tay khách hàng. Mục đích của bước này là để xác định từng khâu, từng bước trong chuỗi giá trị xem hoạt động nào tạo ra giá trị và hoạt động nào là lãng phí cần loại bỏ. 

Quá trình này đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào: 

– Giải quyết vấn đề của khách hàng: Từ ý tưởng cho đến thiết kế và công nghệ để đưa vào sản xuất.
– Quản lý thông tin: Từ nhận đơn hàng cho đến lập kế hoạch giao hàng chi tiết.
– Chuyển hóa vật chất: Từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm/dịch vụ hoàn thiện tới tay khách hàng.

Thứ ba: Dòng chảy: Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi Chuỗi giá trị, việc tiếp theo là đảm bảo các hoạt động còn lại trong chuỗi giá trị được lưu thông suôn sẻ mà không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn. Điều này tạo ra một dòng chảy liên tục nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.

Thứ tư: Kéo: Ví dụ trong sản xuất, khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất vừa đúng theo đơn đặt hàng đó thì gọi là sản xuất theo nguyên lý “kéo”. Kéo – tức là khách hàng kéo bạn thông qua đơn đặt hàng – và bạn làm theo đúng yêu cầu đó. Nguyên lý kéo đem lại cho bạn một khoản tiền thông qua việc giảm hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn đầu tư, đây có phải là một thành tựu mang tính cách mạng? Thật ra, đó là do khả năng thiết kế, lập kế hoạch và sản xuất/cung cấp chính xác những gì mà khách hàng cần vào đúng lúc họ muốn.

Thứ năm: Hoàn thiện: Khi doanh nghiệp bắt đầu định nghĩa chính xác Giá trị là gì, xác định toàn bộ Chuỗi giá trị, đảm bảo Dòng chảy không ngừng và để khách hàng Kéo giá trị thì có một điều kỳ lạ bắt đầu xảy ra. Những người có liên quan chợt nhận ra rằng không-có-điểm-dừng trong quá trình loại bỏ lãng phí, cắt giảm sức lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót khi cung cấp một sản phẩm/dịch vụ ngày càng tiệm cận với nhu cầu chính xác của khách hàng.

3. Ưu điểm của LEAN

- Giảm chi phí tồn kho: Giảm thiểu chi phí tồn kho của các nguyên liệu thô đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Hơn nữa khi mua ít nguyên liệu thô, doanh nghiệp sẽ chi ít tiền hơn để thuê nhà kho, ít nhân công để quản lí. 

- Tăng năng suất và tính linh hoạt:  Công nhân sẽ di chuyển từng bộ phận ngay khi hoàn thành thay vì chờ chuyển từng lô, giúp gia tăng năng suất và tính linh hoạt trong quy trình. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian sản xuất để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Loại bỏ hao phí : Tìm cách loại bỏ hao phí dưới mọi hình thức, chẳng hạn như chuyển động thừa, hàng tồn kho và thời gian chờ. LEAN giúp loại bỏ các nút thắt gây lãng phí thời gian trong dây chuyền sản xuất.

- Cải thiện chất lượng: Loại bỏ hao phí bằng cách giảm thiểu số lượng sản phẩm lỗi. Dây chuyền di chuyển từng bộ phận cho phép công nhân xác định những bộ phận lỗi trước khi số lượng lớn sản phẩm được sản xuất. LEAN đưa ra quy trình sản xuất theo mô hình work cell – hoàn thành tất cả các hoạt động sản xuất một sản phẩm trong một khu vực. 

- Động viên tinh thần làm việc của nhân viên: Khi ứng dụng chiến lược LEAN thành công, người lao động sẽ được trao quyền tham gia vào cải tiến chất lượng sản phẩm, điều đó thúc đẩy tinh thần cống hiến trong họ. 

- Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Luôn giao tiếp với khách hàng, đáp ứng các mối quan tâm và trải nghiệm của họ với sản phẩm là một trong những động lực hàng đầu trong việc cắt giảm các lãng phí. 

4. Nhược điểm của LEAN

- Vấn đề cung ứng: Bởi vì chỉ có một số lượng nhỏ của hàng tồn kho được dự trữ, LEAN phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng nhằm tránh gây gián đoạn. Nếu một trong các nhà cung ứng gặp vấn đề như không chấp nhận giao hàng số lượng ít hoặc tuân theo quy trình quá khắt khe hay những sự cố ngoài ý muốn xảy ra thì buộc toàn bộ dây chuyền phải dừng lại. Những vấn đề này tạo nên gánh nặng về chi phí và tạo ra những căng thẳng mà cuối cùng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hay thậm chí là phải thường xuyên thay đổi nhà cung ứng hoặc khó khăn để tìm ra nhà cung ứng phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp.

- Chi phí vận hành cao: Khi ứng dụng LEAN có nghĩa là hoàn toàn tháo dỡ các thiết bị, hệ thống cũ ở nhà máy trước đó. Chi phí đào tạo nhân lực cao và kéo dài, chi phí thuê các nhà quản lý có kinh nghiệm cao hơn bình thường, vốn đầu tư mua máy móc thiết bị không nhỏ và các thiết lập của mô hình work cell được tính vào nợ dài hạn.

- Thiếu sự đồng thuận của nhân viên: LEAN thường đòi hỏi đại tu toàn bộ hệ thống sản xuất và có thể nhân viên từ chối vì họ thích cách làm cũ hơn. Hơn nữa, LEAN đòi hỏi nhân viên phải liên tục kiểm soát chất lượng nhưng một số nhân viên sẽ thấy không hứng thú hoặc không đủ tiêu chuẩn để làm. Những nhân viên lớn tuổi có thể thích phương pháp trước đó và gây cản trở những người khác làm việc. 

- Khách hàng không hài lòng: Bất cứ gián đoạn nào chuỗi cung ứng đều ảnh hưởng đến khách hàng. Giao hàng trễ hay trì hoãn cũng là vấn đề cần được chú trọng xử lý trong quy trình này

5. Triết lý LEAN trong tái cấu trúc tổ chức hành chính

5.1. Quan niệm mới về tổ chức làm việc hiệu quả

Mọi tổ chức xã hội đều có đối tượng để phục vụ. Ngày nay, khi xã hội phát triển, các tổ chức xã hội sử dụng khái niệm khách hàng, người dân để cụ thể hóa cho tên gọi của đối tượng phục vụ. Một tổ chức hiệu quả là tổ chức phục vụ, làm thỏa mãn nhu cầu khách hàng và người dân. Sự thỏa mãn này, không chỉ đáp ứng mục tiêu cá nhân con người mong muốn mà còn đáp ứng mục tiêu tương tác xã hội của chính họ. Do đó, sẽ xuất hiện những yêu cầu về sự hài lòng trong suốt tiến trình tương tác giữa tổ chức với khách hàng, người dân. Vì vậy, cần có quan niệm mới hơn về tính hiệu quả của các tổ chức xã hội.

Môi trường hợp tác quốc tế phát triển sâu rộng, cùng với sự phát triển của thế giới phẳng trong sự bùng nổ của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (CMCN 4.0), trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ sinh học… thì tất yếu kéo theo phương thức sản xuất đang thay đổi căn bản; phương thức lao động của con người cũng thay đổi căn bản. Lao động thủ công, cơ học sẽ dần bị thay thế bởi máy móc, thiết bị, công nghệ tự động hóa, số hóa… và chính thức phát triển một nền kinh tế tri thức. Lao động của con người sẽ chủ yếu là lao động trí óc, thực hiện gián tiếp qua hệ thống trí tuệ nhân tạo và các công nghệ tự động khác. Song song với tiến trình này là sự thay đổi căn bản trong cách thức thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và người dân; thay đổi trong cạnh tranh giữa các tổ chức xã hội để đáp ứng nhu cầu trên. Vì vậy, trong bối cảnh hiện đại, một tổ chức xã hội làm việc hiệu quả có những đặc trưng căn bản sau:

Một là, cá thể hóa nhu cầu khách hàng và người dân trở thành động lực hình thành và phát triển các tổ chức xã hội. Lịch sử hình thành và phát triển các hình thái xã hội cho thấy khi có sự phát triển của giai cấp và Nhà nước cũng là lúc hình thành và phát triển các tổ chức xã hội, tổ chức sản xuất, tổ chức hành chính (TCHC)… hướng vào mục tiêu phục vụ giai cấp thống trị trong xã hội. Khi xã hội ngày càng văn minh và phát triển, các TCHC này càng phát triển hướng vào phục vụ khách hàng, người dân và lấy đối tượng này làm trung tâm của sự phát triển.

Trong bối cảnh hiện đại, khi những tiện ích xã hội phát triển, tạo cho con người có khả năng so sánh, lựa chọn các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu thì xu hướng “cá thể hóa” các dịch vụ sẽ trở nên phổ biến. Điều này có nghĩa là, nền sản xuất hiện đại và các tổ chức xã hội sẽ không thể cung cấp các “sản phẩm đại trà” để phục vụ khách hàng và người dân. Thế giới đã thay đổi nền sản xuất và cung cấp các sản phẩm chuyên biệt dành cho các nhóm người khác nhau. Như vậy, khách hàng, người dân sẽ quyết định sự hình thành, phát triển và thay đổi tổ chức này để phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn và nhu cầu phục vụ của chính họ.

Hai là, cạnh tranh trở thành động lực để thay đổi và phát triển tổ chức xã hội. Xu hướng toàn cầu hóa và sự phát triển công nghệ trong thế kỷ XXI cho phép khách hàng và người dân có quyền lựa chọn sản phẩm tốt nhất đáp ứng nhu cầu của họ. Vì thế, các nhà sản xuất, các tổ chức xã hội luôn cạnh tranh và đổi mới liên tục để tạo ra sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Sự cạnh tranh này, diễn ra tất yếu dẫn đến phải đổi mới, tái cấu trúc tổ chức để tồn tại và phát triển bền vững.

Ba là, đổi mới liên tục trở thành động lực để thay đổi và phát triển tổ chức xã hội, thành văn hóa của tổ chức xã hội hiện đại. Điều này, là một tất yếu. Ngay cả khi tổ chức ổn định thì sẽ bị các tổ chức khác cạnh tranh và vượt lên dẫn đầu, chiếm lĩnh khách hàng và người dân để phục vụ. Mặt khác, trong bối cảnh sản xuất hiện đại, vòng đời sản phẩm đã rút ngắn, thậm chí từ vài năm xuống còn vài tháng. Do vậy, đổi mới liên tục là giá trị, mục tiêu và chuẩn mực trong tổ chức xã hội.

Như vậy, ba yếu tố trên vừa là biểu hiện vừa là động lực phát triển một tổ chức xã hội hiệu quả; giúp chúng ta nhận diện khái quát về tổ chức xã hội làm việc hiệu quả.

5.2. Tái cấu trúc tổ chức xã hội dựa trên quy trình

Trong các cách tiếp cận truyền thống, chúng ta thường tái cấu trúc tổ chức dựa trên hiện trạng bằng việc thay đổi chức năng của các bộ phận cấu thành; thêm, bớt, sắp xếp lại bộ máy và điều chỉnh sự vận hành giữa các bộ phận đó nhưng luôn nằm trong phạm vi quan liêu và hành chính hóa của tổ chức. Ngay cả trong bối cảnh hiện đại, khi tái cấu trúc nhằm tạo ra sự thay đổi tổ chức thì vẫn sử dụng cách tiếp cận dựa trên chức năng. Với cách tiếp cận này, tổ chức sẽ được hình thành từ việc xác lập các chức năng khái quát, sau đó là phân chia thành các chức năng thành phần độc lập; từ đó xác lập bộ máy, nhân sự, cơ chế hoạt động và môi trường của tổ chức tương ứng. Cách tiếp cận này, đang tạo một quy trình vận hành chậm chạp trong tổ chức cũng như phạm vi hoạt động hạn hẹp, không cho phép mở rộng và linh hoạt các hoạt động nhằm thích ứng với xã hội và thị trường mở rộng ngày nay. Vì vậy, hiệu quả hoạt động của tổ chức có cải tiến nhưng không tạo ra sự thay đổi vượt trội.

Bối cảnh xã hội hiện đại đòi hỏi tổ chức xã hội cần tái cấu trúc để thay đổi tổ chức. Vận dụng triết lý LEAN với quy trình vận hành của nó, làm cơ sở để tiếp cận thay đổi tổ chức. Tiếp cận tái cấu trúc tổ chức dựa trên quy trình là một tiếp cận đem lại hiệu quả và chất lượng của tổ chức. Quy trình là yếu tố cốt lõi để kiến tạo quá trình tái cấu trúc tổ chức. Cách tiếp cận dựa trên quy trình hoạt động để thay đổi tổ chức sẽ đáp ứng đổi mới căn bản và tạo ra cải thiện vượt bậc về tổ chức.

Tái cấu trúc tổ chức là quá trình đổi mới cơ bản và thiết lập lại tận gốc quy trình hoạt động của tổ chức nhằm đạt được sự cải thiện vượt bậc các giá trị, mục tiêu và chuẩn mực của tổ chức. Như vậy, các đặc điểm của tái cấu trúc tổ chức là: quá trình đổi mới căn bản; thiết lập lại tận gốc quy trình hoạt động; cải thiện vượt bậc sản phẩm.

Quy trình hoạt động hiệu quả của tổ chức là chu trình vận hành, luân chuyển, phối hợp tối ưu giữa các thành phần, đơn vị trong thời gian ngắn nhất nhằm tạo ra sản phẩm vượt bậc. Tính tối ưu trong quy trình không chỉ là tốc độ vận hành mà còn là chu trình bền vững, khả năng mở rộng phạm vi hoạt động và đổi mới liên tục.

Thực tế cho thấy, các tổ chức quan liêu hành chính thường có quy trình vận hành khá phức tạp và qua rất nhiều khâu. Độ trễ và thậm chí lỗi trong vận hành là phổ biến, dẫn đến chậm thời gian và không tạo được các sản phẩm vượt trội và sự hài lòng của khách hàng, người dân. Nguyên nhân một phần là do chồng chéo chức năng, bên cạnh đó, các bộ phận nhân sự thường được phân công thực hiện chức năng tương đối độc lập trên mỗi khâu trong quy trình và dẫn đến thiếu sự phối hợp và không tiết kiệm thời gian. Các quy trình này, thường bó hẹp trong khuôn khổ chức năng của tổ chức mà ít có khả năng mở rộng phạm vi hoạt động và đổi mới liên tục.

Để tái cấu trúc tổ chức dựa trên quy trình hoạt động hiệu quả, chúng tôi đề xuất phương thức thực hiện như sau: Thứ nhất, xác lập chức năng tổng thể, phạm vi chức năng căn bản của tổ chức; nhiệm vụ và mục tiêu khái quát, căn bản phát triển tổ chức. Thứ hai, xác lập các khâu căn bản trong quy trình hoạt động của tổ chức bảo đảm chu trình vận hành nhanh nhất, có biên độ mở rộng, an toàn và bền vững trong tổ chức. Xác lập chức năng chính tương ứng với khâu thông qua việc tích hợp các chức năng thành phần của tổ chức. Thứ ba, thiết lập bộ máy và nhân sự tương ứng các khâu trong quy trình mới theo hướng trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho bộ phận này. Thứ tư, xây dựng cơ chế hoạt động và đánh giá dựa trên hiệu quả hoạt động của tổ chức. Thứ năm, xây dựng môi trường và nguồn lực mở phục vụ sự vận hành của tổ chức.

Bài viết tham khảo: Vận dụng triết lý Lean trong kiến tạo và phát triển tổ chức hành chính; TS. Tạ Quang Tuấn Học viện Hành chính Quốc gia.