1. Bảng tính là gì?
Bảng tính là một phần mềm ứng dụng dùng để tổ chúc, phân tích và lưu trữ dữ liệu thông qua các bảng biểu. Bảng tính được phát triển như là mô phỏng bằng máy tính các bảng tính toán trên giấy. Chương trình hoạt động trên dữ liệu nhập vào trong các ô của một bảng và đồng thời nó cũng là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các tính toán cũng như xây dựng các biểu đồ biểu diễn một cách trực quan các số liệu trong bảng.
Nhiều người dùng hay nhầm lẫn bảng tính mà chúng ta nhắc tới chính là phần mềm được gọi là Excel. Điều này có thể đúng, nhưng chưa đủ. Nhưng đã nêu ở trên, Bảng tính trên các thiết bị điện tử là sự mô phỏng của bảng tính giấy. Nếu chúng ta nhập liệu, chỉnh sửa bảng tính giấy với các dụng cụ như bút, kéo, tẩy, bút màu,... thì khi thao tác với Bảng tính trên các thiết bị điện tử, chúng ta sẽ sử dụng các phần mềm xử lý bảng tính.
- Excel chỉ là một trong các phần mềm thông dụng thường được sử dụng để xử lý với bảng tính. Excel hay Microsoft Excel là một ứng dụng (phần mềm) trong bộ ứng dụng Microsoft Office của Tập đoàn Microsoft - tập đoàn đa quốc gia của Mỹ, nổi tiếng trong lĩnh vực nghiên cứu, phát triển, sản xuất, kinh doanh bản quyền phần mềm và cung cấp các dịch vụ, công cụ hỗ trợ trên diện rộng các sản phẩm và dịch vụ khác có liên quan đến máy tính.
Ngoài Excel, còn các phần mềm xử lý bảng tính khác cũng được sử dụng như:
- Google Sheets (Google Spread Sheet): đây là chương trình xử lý bảng tính nằm trong dịch vụ Google Drive được cung cấp miễn phí cho người dùng bởi Google - Google LLC - Công ty công nghệ đa quốc gia tại Mỹ, chuyên về các dịch vụ, sản phẩm về phần mềm, phần cứng, các dịch vụ liên quan đến Internet như các công nghệ quảng cáo trực tuyến, công cụ tìm kiếm (Google search), điện toán đám mây. Hiện nay, Google được xếp vào một trong những công ty thuộc top Big-4 trong lĩnh vực công nghệ bên cạnh 3 đối thủ mạnh khác như: Facebook, Apple và Amazon.
- Zoho Sheets là ứng dụng bảng tính trực tuyến, cho phép người dùng có thể khởi tạo, chỉnh sửa, chia sẻ, làm việc với bảng tính ở mọi nơi. Zoho sheets còn hỗ trợ chuyển đổi và tương thích với các dạng dữ liệu có đuôi như .xls, .csv, .xlsx, .ods. Mặc dù không thông dụng như Excel nhưng theo đánh giá của những người dùng đã sử dụng ứng dụng này thì các chức năng bảng tính trong Zoho sheet được đánh giá là tương đương và có thể coi là một trong những sự lựa chọn thay thế cho Excel.
- Libre Calc - phần mềm bảng tính nằm trong bộ ứng dụng Libre Office được phát triển bởi The Document Foundation - được biết đến là một tổ chức phi lợi nhuận do các thành viên của cộng đồng OpenOffice.org thành lập.
- WPS Office Spreadsheets là phần mềm bảng tính nằm trong bộ ứng dụng WPS Office được phát triển bởi Kingsoft - một công ty phần mềm tại Trung Quốc.
Ngoài các phần mềm kể trên, còn nhiều phần mềm xử lý bảng tính khác như: NeoOffice, Munbers, Pyspread,...
Hiện nay, Bảng tính được ứng dụng phổ biến trong việc nhập và biên tập dữ liệu, công thức; tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm; biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ; một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo; in và phân phối các bảng tính.
- Thành phần chính trên trang tính là:
- Bảng chọn File.
- Tên các giải lệnh.
- Dải lệnh: chứa các nhóm công cụ.
- Thanh công thức: dùng để hiện thị nội dung và công thức trong ô tính.
- Tên hàng, tên cột.
- Trang tính: bao gồm các cột và hàng ; tên trang tính.
- Thanh trạng thái.
- Hộp tên: nằm bên trái thanh công thức, hiển thị địa chỉ ô được chọn.
- Đặc trưng của chương trình bảng tính:
- Màn hình làm việc.
- Dữ liệu.
- Khả năng tính toán và sử dụng hàm có sẵn.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu.
- Tạo biểu đồ.
2. Trong chương trình bảng tính, khi mở một bảng tính mới thường có
Một bảng tính là 1 tập tin bao gồm nhiều trang tính, một bảng tính mới sẽ bao gồm ba trang tính trống (sheet1, sheet2, sheet3).
* Tải Trang tính trên thiết bị của bạn: Bạn có thể mở Trang tính theo bất kỳ cách nào sau đây:
- Bất kỳ trình duyệt web nào – Truy cập vào sheets.google.com.
- Google Drive – Nhấp vào phần Mới sau đó nhấn Google Trang tính và tạo một trang tính mới hoặc tạo một trang tính dựa vào mẫu.
- Hầu hết các trang của Google – Ở góc trên bên phải, hãy nhấp vào Trình chạy ứng dụng -> sau đó nhấn "Trang tính."
- Thiết bị Android – Cài đặt và mở ứng dụng Android.
- Thiết bị Apple iOS – Cài đặt và mở ứng dụng iOS.
* Tạo dấu trang trên trình duyệt:
- Trong trình duyệt Chrome, hãy mở Trang tính.
Lưu ý: Nếu bạn muốn mở bảng tính từ Google Drive, hãy mở Drive.
- Ở góc trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng "Thêm" sau đó nhấn Dấu trang.
- Đảm bảo rằng mục Hiển thị thanh dấu trang có dấu kiểm bên cạnh.
- Trong thanh địa chỉ, hãy nhấp vào biểu tượng Dấu trang.
Nếu bạn không sử dụng Chrome, hãy làm theo hướng dẫn trên trình duyệt của mình để đánh dấu trang sheets.google.com.
* Thêm lối tắt trên màn hình trong Trang tính (chỉ trên Windows):
Nếu đang sử dụng Microsoft Windows, bạn có thể thêm vào màn hình một lối tắt đến Trang tính.
- Chuyển tới màn hình và nhấp chuột phải.
- Chọn Mới sau đó nhấn Lối tắt.
- Đối với vị trí, hãy truy cập vào https://sheets.google.com.
- (Tùy chọn) Để đặt tên cho lối tắt, hãy nhập một tên.
- Nhấp vào Hoàn tất.
* Làm việc khi không có mạng (chỉ trên Chrome):
Khi bạn bật tính năng truy cập ngoại tuyến, hệ thống sẽ tự động lưu các tệp gần đây nhất để bạn sử dụng khi không có mạng.
- Cài đặt tiện ích Google Tài liệu ngoại tuyến.
- Trong Drive, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt sau đó nhấn Cài đặt.
- Trong phần Ngoại tuyến, hãy chọn ô Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google gần đây của bạn trong khi ngoại tuyến.
- Nhấp vào Xong.
- Nhấp chuột phải vào một tệp rồi bật tùy chọn Có thể sử dụng ngoại tuyến.
Để tìm hiểu cách truy cập vào các tệp khi không có mạng trên máy tính hoặc thiết bị di động, hãy xem phần Truy cập vào các tệp đã lưu trữ trên Drive khi không có kết nối Internet.
3. Các phương pháp hay nhất về Trang tính và Excel:
- Sử dụng Excel và Trang tính cùng nhau: Nếu nhóm của bạn sử dụng Microsoft Excel® và Trang tính, thì sau đây là một số phương pháp hay nhất khi sử dụng mỗi sản phẩm.
- Chuyển đổi bảng tính Excel hiện có thành tệp Trang tính nếu: Bạn cần cộng tác hoặc chỉnh sửa đồng thời với nhóm của mình. Tập dữ liệu của bạn có 5 triệu ô dữ liệu trở xuống.
- Tiếp tục làm việc trong bảng tính Excel hiện có nếu: Tập dữ liệu của bạn có hơn 5 triệu ô dữ liệu. Bạn đang sử dụng tiện ích bổ sung Hyperion và Excel. Nếu bạn sử dụng các loại biểu đồ hiếm gặp, chẳng hạn như biểu đồ hình kim tự tháp 3D hoặc biểu đồ hình tròn theo nhóm.
- Chỉnh sửa tệp Excel trong Trang tính: Mở một tệp Excel trên Drive và chỉnh sửa tệp đó trong Trang tính. Mọi thay đổi bạn thực hiện đều được lưu ở định dạng Excel gốc. Chỉ Trình duyệt Chrome:
- Hãy chắc chắn rằng bạn chưa cài đặt tiện ích Chỉnh sửa Office dành cho Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày: Mở Trình duyệt Chrome và ở góc trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng "Thêm" sau đó nhấn Công cụ khác sau đó nhấn tiếp Tiện ích. Nếu bạn thấy tiện ích Chỉnh sửa Office dành cho Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, hãy nhấp vào Xóa.
- Trong Drive, hãy nhấp đúp vào một tệp Excel. Bản xem trước của tệp mở ra. Ở trên cùng, hãy nhấp vào Mở bằng Google Trang tính. Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ, xem lịch sử phiên bản, cộng tác theo thời gian thực với người khác và nhiều hoạt động khác. Mọi thay đổi bạn thực hiện đều được lưu vào tệp Microsoft Office gốc.
Hy vọng bài viết trên của Luật Minh Khuê đã cung cấp cho quý bạn đọc những kiến thức hữu ích. Trân trọng cảm ơn.
