Những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo quy định mới nhất

Trong cấu trúc của nền tư pháp hiện đại, Công chứng viên được ví như những "thẩm phán dân sự" hoạt động độc lập, nhân danh quyền lực Nhà nước để bảo chứng cho tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch. Do đặc thù nghề nghiệp mang đậm tính công vụ và tác động trực tiếp đến quyền sở hữu, trật tự an toàn pháp lý của xã hội, tiêu chuẩn để gia nhập đội ngũ này không chỉ dừng lại ở trình độ chuyên môn thượng tôn pháp luật mà còn đòi hỏi một nền tảng đạo đức nghề nghiệp khắt khe và một lý lịch tư pháp mẫu mực. Vì lẽ đó, hệ thống pháp luật về bổ trợ tư pháp luôn thiết lập những "hàng rào kỹ thuật" và "màng lọc" pháp lý nghiêm ngặt nhằm loại bỏ những cá nhân không đủ tư cách hoặc có nguy cơ làm tổn hại đến uy tín của nghề nghiệp. Việc quy định chi tiết các trường hợp không được bổ nhiệm Công chứng viên trong Luật Công chứng 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành không chỉ là một thủ tục sàng lọc nhân sự, mà còn là lời khẳng định về tính chính trực, minh bạch và tinh thần trách nhiệm cao nhất đối với nhân dân. Đây chính là tiền đề then chốt để xây dựng một thể chế công chứng vững mạnh, ngăn ngừa từ sớm, từ xa các sai phạm có thể phát sinh trong hoạt động hành nghề thực tiễn.

1. Đối tượng không được bổ nhiệm công chứng viên

Điều 14 của Luật Công chứng 2024 không chỉ kế thừa các quy định hợp lý của Luật 2014 mà còn bổ sung những rào cản mới, phản ánh sự thay đổi trong cách nhìn nhận về các rủi ro nghề nghiệp. Các trường hợp không được bổ nhiệm có thể được quy định cụ thể như sau:

Điều 14. Những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên

1. Người không đủ tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Điều 10 của Luật này.

2. Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đã bị kết án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích; người đã bị kết án về tội phạm do cố ý, kể cả trường hợp đã được xóa án tích.

3. Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính giáo dục tại xã, phường, thị trấn, đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc.

4. Người bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

5. Người đang là cán bộ, công chức, viên chức, trừ viên chức của Phòng công chứng; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.

6. Người đang là Thừa hành viên, luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá hoặc đang thực hiện công việc theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 9 của Luật này.

7. Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm; công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân hoặc buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu Công an nhân dân hoặc buộc thôi việc.

8.Thừa hành viên, luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá bị miễn nhiệm hoặc bị thu hồi chứng chỉ hành nghề do vi phạm pháp luật mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định miễn nhiệm hoặc quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề có hiệu lực thi hành.

Việc phân tách rạch ròi 08 nhóm đối tượng tại Điều 14 cho thấy một hệ thống quản trị nhân sự nghề nghiệp chặt chẽ, đa chiều. Mỗi khoản luật không chỉ là một điều kiện loại trừ mà còn là một chuẩn mực để bảo vệ tính thượng tôn của pháp luật, đảm bảo rằng mỗi chữ ký và con dấu của Công chứng viên luôn mang sức nặng của công lý và niềm tin tuyệt đối từ xã hội.

Người không đủ tiêu chuẩn: Đầu tiên là những người thiếu các điều kiện cơ bản như:

• Không có bằng Cử nhân Luật.
• Chưa đủ 5 năm làm công tác pháp luật (như làm luật sư, thẩm phán, kiểm sát viên...).
• Không đạt kỳ thi tập sự hành nghề công chứng.
• Chưa có chứng chỉ đào tạo nghề công chứng.

Người có "vết đen" về lý lịch tư pháp (Hình sự): Đây là quy định rất nghiêm khắc để đảm bảo sự trung thực:

• Tội vô ý: Nếu phạm tội do sơ suất (như vi phạm giao thông...) mà chưa được xóa án tích thì không được làm.
• Tội cố ý: Nếu đã cố tình phạm tội (như lừa đảo, trộm cắp, tham ô...) thì bị cấm vĩnh viễn, kể cả khi đã được xóa án tích và trở thành công dân bình thường.

Người đang bị xử lý hành chính hoặc cai nghiện: Những người đang trong thời gian bị giáo dục tại địa phương, đang ở trong cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang đi cai nghiện thì không thể đảm nhận công việc này.

Người gặp vấn đề về sức khỏe tâm thần, nhận thức: Công chứng viên phải đủ minh mẫn để kiểm tra tính đúng đắn của các bên. Vì vậy, người bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc gặp khó khăn trong việc nhận thức, điều khiển hành vi sẽ không được bổ nhiệm.

Người đang làm việc trong bộ máy Nhà nước, Quân đội, Công an: Để tránh việc "vừa đá bóng vừa thổi còi" hoặc lợi dụng chức vụ, những người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ người làm ở Phòng công chứng nhà nước) hoặc đang phục vụ trong Quân đội, Công an đều không được làm Công chứng viên.

Người đang làm các nghề tư pháp khác (Kiêm nhiệm): Bạn không thể vừa là Luật sư vừa là Công chứng viên, hoặc vừa làm Thừa phát lại, Đấu giá viên... Luật yêu cầu Công chứng viên phải làm việc chuyên trách để đảm bảo tính khách quan và tập trung cao nhất.

Người từng bị kỷ luật sa thải khỏi bộ máy Nhà nước: Nếu một người từng bị bãi nhiệm, buộc thôi việc hoặc bị tước danh hiệu trong ngành Công an, Quân đội do vi phạm kỷ luật, họ sẽ bị loại trừ vĩnh viễn. Nghề công chứng không chấp nhận những người đã từng vi phạm đạo đức nghề nghiệp công vụ.

Người hành nghề tự do từng bị thu hồi chứng chỉ do vi phạm: Các Luật sư, Đấu giá viên... nếu từng bị thu hồi chứng chỉ hành nghề do vi phạm pháp luật thì phải đợi ít nhất 03 năm (kể từ ngày bị phạt) mới có cơ hội được xem xét bổ nhiệm làm Công chứng viên.

2. Những điểm mới về trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên

Việc so sánh giữa hai văn bản luật cho thấy một xu hướng rõ rệt: nới lỏng về các điều kiện thủ tục (như thời gian công tác pháp luật) nhưng lại siết chặt về các điều kiện nhân thân và trách nhiệm.

Việc áp dụng giới hạn 70 tuổi là một trong những thay đổi căn bản nhất. Trong thực tiễn, nhiều văn phòng công chứng được thành lập bởi những công chứng viên đã ngoài 80 tuổi, sức khỏe yếu không còn khả năng kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ, dẫn đến việc ký khống hoặc ký dựa trên niềm tin vào nhân viên, tạo ra kẽ hở cho tội phạm giả mạo lộng hành. Quy định mới buộc đội ngũ công chứng viên phải có lộ trình chuyển giao thế hệ, đảm bảo tính bền vững cho các tổ chức hành nghề.

3. Hệ quả pháp lý khi khai báo không trung thực trong hồ sơ bổ nhiệm

Tính trung thực không chỉ là một yêu cầu đạo đức mà còn là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Luật Công chứng 2024 quy định rõ các chế tài để ngăn chặn hành vi gian dối ngay từ khâu tiếp cận nghề. Nếu một ứng viên cố tình che giấu các điều kiện loại trừ (như việc từng bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc có án tích tội cố ý đã xóa), hậu quả sẽ diễn ra theo các cấp độ:

• Giai đoạn xét duyệt: Khi Sở Tư pháp hoặc Bộ Tư pháp tiến hành xác minh (thông qua Phiếu lý lịch tư pháp số 2 hoặc liên hệ cơ quan cũ) và phát hiện sự không trung thực, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay lập tức.
• Giai đoạn đã được bổ nhiệm: Nếu sau khi bổ nhiệm mới phát hiện người đó không đủ tiêu chuẩn tại thời điểm bổ nhiệm, Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ ra quyết định miễn nhiệm công chứng viên. Việc miễn nhiệm trong trường hợp này mang tính chất "thu hồi" một quyết định hành chính trái pháp luật.
• Thu hồi thẻ hành nghề: Sau khi có quyết định miễn nhiệm, thẻ công chứng viên bị thu hồi, thông tin được công khai trên các cổng thông tin điện tử, điều này tạo thành một "vết đen" vĩnh viễn trong lý lịch tư pháp của cá nhân đó.

Hành vi giả mạo tài liệu trong hồ sơ bổ nhiệm (như bằng cử nhân luật giả hoặc giấy khám sức khỏe giả) có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Hơn nữa, nếu công chứng viên đã thực hiện việc công chứng trong thời gian hành nghề trái phép và gây ra thiệt hại cho người dân, cá nhân đó phải bồi thường toàn bộ thiệt hại theo quy định của pháp luật dân sự, không thể dựa vào bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp vì đây là lỗi cố ý và vi phạm điều cấm.

4. Quy trình thẩm định hồ sơ bổ nhiệm công chứng viên 

Quy trình bổ nhiệm theo Luật công chứng 2024 có sự phân cấp rõ ràng hơn, tăng cường vai trò kiểm soát của chính quyền cấp tỉnh để sát sao hơn với nhân thân của ứng viên tại địa phương.

Người đề nghị bổ nhiệm chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Thông tư 05/2025/TT-BTP và nộp tại Sở Tư pháp nơi hoàn thành tập sự. Quá trình này diễn ra như sau:

• Kiểm tra tính hợp lệ (10 ngày làm việc): Sở Tư pháp rà soát danh mục giấy tờ, tính chính xác của các bản sao so với bản chính.
• Xác minh thực tế (tối đa 15 ngày làm việc): Đây là bước quan trọng nhất để đối chiếu với Điều 14. Sở Tư pháp có thể phối hợp với Công an tỉnh để kiểm tra lý lịch tư pháp (đặc biệt là các án tích tội cố ý đã được xóa nhưng vẫn hiển thị trên Phiếu số 2).
• Trình bổ nhiệm: Sau khi xác định ứng viên đáp ứng đủ Điều 10 và không vi phạm Điều 14, Sở Tư pháp lập văn bản đề nghị gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Quyết định bổ nhiệm: Chủ tịch UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định bổ nhiệm trong thời hạn 10 ngày làm việc. Nếu từ chối, phải nêu rõ lý do bằng văn bản.

Trong giai đoạn 2024-2025, việc triển khai xác minh lý lịch qua ứng dụng VNeID và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư giúp rút ngắn thời gian luân chuyển hồ sơ. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của Điều 14 (cấm tội cố ý kể cả đã xóa án tích), Sở Tư pháp vẫn phải yêu cầu hoặc tự tra cứu Phiếu lý lịch tư pháp số 2. Đây là loại phiếu ghi đầy đủ các án tích đã xóa, giúp cơ quan quản lý nhận diện chính xác quá khứ tư pháp của ứng viên, thay vì Phiếu số 1 vốn chỉ ghi "không có án tích" đối với những người đã được xóa án.

Kết luận

Các trường hợp không được bổ nhiệm Công chứng viên theo quy định mới nhất chính là tấm gương phản chiếu giá trị cốt lõi của nghề công chứng: Lòng tin và Sự thượng tôn pháp luật. Việc pháp luật liệt kê chi tiết các đối tượng đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người có hành vi vi phạm đạo đức bị kỷ luật, hay những cá nhân không đủ điều kiện về sức khỏe, hành vi dân sự... đã tạo nên một cơ chế bảo vệ kép. Một mặt, nó ngăn chặn những rủi ro pháp lý tiềm ẩn khi quyền lực công chứng rơi vào tay những cá nhân thiếu chuẩn mực; mặt khác, nó duy trì sự tôn nghiêm và giá trị chứng cứ tuyệt đối của các văn bản công chứng. Trong lộ trình cải cách tư pháp và hội nhập quốc tế, việc thực thi nghiêm túc các quy định về loại trừ bổ nhiệm này không nên được nhìn nhận như một sự hạn chế quyền hành nghề, mà phải được xem là một cam kết của Nhà nước về việc cung ứng dịch vụ công chất lượng cao. Khi mỗi Công chứng viên được bổ nhiệm đều là một cá nhân ưu tú về cả trí tuệ lẫn tâm thế, nền tư pháp nước nhà sẽ sở hữu một "lá chắn" vững chắc, góp phần giảm thiểu tranh tụng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của các quan hệ dân sự, kinh tế trong kỷ nguyên số.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Trường hợp nào công chứng viên không được bổ nhiệm? Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.