Vị trí, vai trò, các quyền và nghĩa vụ của cấu trúc giám sát nội bộ

1. Tổng quan

Hiện nay, những sai phạm trong hoạt động quản lý công ty cổ phần đang diễn ra ngày càng nhiều và tính chất sự việc cũng ngày càng nghiêm trọng, phức tạp hơn. Trong công ty cổ phần, các cổ đông chưa chắc là người trực tiếp kinh doanh, quản lý công ty nên có một số trường hợp người quản lý công ty hay cổ đông lớn lợi dụng khả năng, chức vụ của mình để tư lợi, gây nguy hại đến công ty và các cổ đông khác.

Cho nên, việc thành lập các cơ quan giám sát nội bộ là cần thiết để công ty hoạt động một cách minh bạch. Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Những hoạt động của công ty được các thành viên tuân thủ theo quy định của pháp luật, nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức. Từ đó, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đã đề ra. Vậy các cơ quan giám sát nội bộ có vị trí, vai trò cũng như quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận giám sát nội bộ như thế nào trong công ty cổ phần?.

2. Khái niệm "giám sát nội bộ"

Theo Từ điển Tiếng Việt, "giám sát" là theo dõi và kiểm tra việc thực hiện những điều đã quy định. Giám sát thường thể hiện chức năng của cơ quan quyền lực Nhà nước hoặc của Tòa án nhân dân; giám sát của các tổ chức chính trị - xã hội và công dân đối với hoạt động quản lý nhằm bảo đảm sự tuân thủ pháp luật, kỷ luật trong quản lý nhà nước. Điều 69 Hiến pháp năm 2013: "Quốc hội thực hiện quyền lập hiến, quyền lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước" hay Khoản 2 Điều 113 Hiến pháp năm 2013: "Hội đồng nhân dân giám sát việc tuân theo Hiến pháp và pháp luật ở địa phương  và việc thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân",...

"Giám sát nội bộ doanh nghiệp là hoạt động của cơ quan có thẩm quyền trong nội bộ doanh nghiệp nhằm kiểm tra, xem xét tính hợp lý, hợp pháp của hoạt động quản lý, điều hành, việc tuân thủ pháp luật, điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của cơ quan chủ sở hữu, cơ quan quản lý hay không cũng như xem quyết định của cơ quan quản lý, cơ quan điều hành có hợp pháp hay không. Từ đó, có thể phát hiện những hành vi vi phạm để kịp thời ngăn chặn và có những kiến nghị xử lý phù hợp với hành vi đó.

Giám sát nội bộ là công cụ quan trọng trong quản trị công ty, giúp quản lý và giám sát mọi hoạt động của công ty, đồng thời góp phần đảm bảo báo cáo tài chính được chính xác và minh bạch.

Tóm lại, giám sát nội bộ là hoạt động của cơ quan chủ sở hữu thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua một cơ quan chuyên trách nào đó để thực hiện việc giám sát các hoạt động của công ty nhằm đảm bảo các quyết định tạo lập, sử dụng vốn và tài sản của công ty hợp lý, hợp pháp và đảm bảo lợi ích của chủ sở hữu, chủ nợ.

3. Ban kiểm soát

Trong công ty cổ phần thì vấn đề quản lý - điều hành rất phức tạp. Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp không giới hạn số lượng cổ đông cho nên số lượng cổ đông có thể lên tới hàng trăm hàng nghìn cổ đông với nhiều thành phần khác nhau như: trí thức, nhà kinh doanh, người lao động...Cũng vì vậy, các cổ đông - chủ sở hữu của công ty không thể tự mình tham gia quản lý công ty mà việc quản lý công ty phải trao lại cho các cơ quan khác (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/ Giám đốc,...). Nhiều lúc cơ quan quản lý không vì lợi ích của các cổ đông cho nên cần phải có sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành công ty để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các cổ đông. Đó là lý do mà Ban kiểm soát ra đời.

Căn cứ vào điểm a khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp năm 2020, mô hình thứ nhất của công ty cổ phần (hay còn gọi là mô hình quản trị công ty hỗn hợp) gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Tổng giám đốc/ Giám đốc (trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát). Ban kiểm soát phải có vị trí độc lập trong hoạt động kiểm tra, giám sát trong công ty cổ phần. Sự độc lập này được thể hiện qua việc kiểm soát viên sẽ phải có những tiêu chuẩn, điều kiện như: không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/ Giám đốc và người quản lý khác; không phải là người quản lý công ty;...Ban kiểm soát cần độc lập từ khi thành lập đến quá trình thực hiện chức năng của mình.

Ban kiểm soát kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, hợp lý trong việc điều hành hoạt động kinh doanh, trong việc thống kê, lập báo cáo và thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty. Với chức năng, nhiệm vụ của mình thì Ban kiểm soát giúp cho các hoạt động của công ty hay vấn đề tài chính được minh bạch và công khai, đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, điều lệ, nghị quyết, quyết định và quy chế do cơ quan có thẩm quyền ban hành; tránh lạm quyền của các cơ quan trong công ty và đảm bảo lợi ích chung của các cổ đông và lợi ích của công ty. Ngoài ra, Ban kiểm soát còn đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất các biện pháp, giải pháp khắc phục, cải tiến để hoạt động quản lý, điều hành công ty đạt được hiệu quả tối ưu.

Thực tế, Ban kiểm soát được Đại hội đồng cổ đông thành lập lên chỉ để cho có. Các cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lần nhưng mỗi lần họp sẽ có nhiều bất cập như: tốn nhiều chi phí, thời gian, cổ đông không đi đầy đủ (những cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết),...dẫn đến sự thiếu tương tác một cách thường xuyên, liên tục giữa Đại hội đồng cổ đông và Ban kiểm soát. Cũng có nhiều trường hợp Ban kiểm soát cùng với Hội đồng quản trị hay Tổng giám đốc/ Giám đốc thực hiện những hoạt động sai phạm, xâm phạm lợi ích các cổ đông nhỏ lẻ...

Thông qua vai trò của Ban kiểm soát thì quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát được quy định tại Điều 170 Luật Doanh nghiệp năm 2020 như sau: Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh;...

4. Thành viên độc lập Hội đồng quản trị

Khoản 2 Điều 155 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về tiêu chuẩn và điều kiện của thành viên độc lập Hội đồng quản trị, nhận thấy thành viên độc lập Hội đồng quản trị là những người độc lập, không có quan hệ về nhân thân, quan hệ về tài sản đối với công ty cổ phần, những người quản lý, điều hành, những người liên quan của công ty cổ phần.

Căn cứ vào điểm b khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp năm 2020, mô hình thứ hai của công ty cổ phần (hay gọi là mô hình quản trị công ty một cấp) gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc/ Giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị.

Thành viên độc lập Hội đồng quản trị là những người không có quan hệ lợi ích với công ty, ngoại trừ tiền lương. Những ý kiến của họ phải đảm bảo tính khách quan, công bằng, minh bạch vì lợi ích của tập thể công ty chứ không vì lợi ích cá nhân của một hoặc một số cổ đông lớn. Nhờ vậy, hội đồng quản trị tránh được những quyết định mang tính chất tư lợi và những xung đột lợi ích trong cổ đông, trong hội đồng quản trị.

Luật Doanh nghiệp năm 2020 không quy định tách bạch quyền và nghĩa vụ của các thành viên độc lập Hội đồng quản trị với thành viên Hội đồng quản trị khác. Điều 159 quy định Quyền được cung cấp thông tin của thành viên Hội đồng quản trị: "1.Thành viên Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, người quản lý khác trong công ty cung cấp thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty và của đơn vị trong công ty."

5. Kiểm toán nội bộ

Theo IIA, Hiệp hội Kiểm toán nội bộ: "Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cải tiến và làm tăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó. Giúp tổ chức đạt được các mục tiêu bằng việc đánh giá và cải tiến một cách hệ thống và chuẩn tắc tính hiệu lực của quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro."

Kiểm toán nội bộ thường thường phải trực thuộc ở một số cơ quan của công ty, tùy thuộc từng mô hình tổ chức cụ thể: bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban kiểm soát, bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc trực tiếp Hội đồng quản trị, bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Tổng giám đốc hay được tổ chức thành một tổ kiểm toán nội bộ nằm trong bộ phận kế toán của công ty mẹ. Pháp luật Việt Nam vẫn chưa quy định vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ.

Kiểm toán nội bộ hoạt động một cách độc lập và khách quan, nhằm đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủ các quy định pháp luật, điều lệ, nghị quyết, quyết định và quy chế hoạt động của công ty do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm phát hiện ra những sai sót trong hoạt động kinh doanh của công ty kịp thời và xác thực; tư vấn và định hướng kiểm soát rủi ro, đưa ra giải pháp gia tăng giá trị cho công ty đồng thời giúp công ty hoạt động năng suất và hiệu quả hơn.

Để thực hiện chức năng, vai trò của mình một cách đầy đủ, kiểm toán nội bộ phải có quyền tiếp cận với các tài liệu, tiếp cận, xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ, tài sản và phỏng vấn tất cả cán bộ, nhân viên của đơn vị liên quan tới nhiệm vụ của mình; quyền báo cáo và trao đổi trực tiếp với cấp lãnh đạo cao nhất về kế hoạch thực hiện, các phát hiện và các trở ngại trong quá trình thực hiện công việc để nhận được hỗ trợ kịp thời và đầy đủ. Quyền hạn của bộ phận kiểm toán nội bộ được quy định tại Điều 22 Nghị định số 09/2019/NĐ-CP về kiểm toán nội bộ:

- Được tiếp cận, xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ, tài sản khi thực hiện kiểm toán nội bộ; được tiếp cận, phỏng vấn tất cả cán bộ, nhân viên của đơn vị về các vấn đề liên quan đến nội dung kiểm toán;

- Được nhận tài liệu, văn bản, biên bản họp của các đối tượng quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định số 09/2019/NĐ-CP về kiểm toán nội bộ và các bộ phận chức năng khác có liên quan đến công việc của kiểm toán nội bộ;

- Được tham dự các cuộc họp nội bộ theo quy định của pháp luật hoặc theo quy định tại Điều lệ, quy định nội bộ của đơn vị...

Song song, bộ phận kiểm toán có những nghĩa vụ (khoản 1 Điều 23 Nghị định số 09/2019/NĐ-CP về kiểm toán nội bộ) sau:

- Bảo mật tài liệu, thông tin theo đúng quy định pháp luật hiện hành và Quy chế về kiểm toán nội bộ của đơn vị.

- Chịu trách nhiệm trước các đối tượng quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định số 09/2019/NĐ-CP về kiểm toán nội bộ về kết quả công việc kiểm toán nội bộ, về những đánh giá, kết luận, kiến nghị, đề xuất trong các báo cáo kiểm toán nội bộ.

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra kết quả thực hiện các kiến nghị sau kiểm toán nội bộ của các bộ phận thuộc đơn vị.

- Tổ chức đào tạo liên tục nhằm nâng cao và đảm bảo năng lực chuyên môn cho người làm công tác kiểm toán nội bộ.