Mục lục bài viết

Trong thực tế, có rất nhiều các sự việc hay các cuộc họp khi diễn ra cần được ghi lại quá trình, diễn biến, các thành phần tham dự của cuộc họp, sự việc. Việc ghi chép đó được gọi là biên bản cuộc họp hoặc biên bản sự việc.

 

1. Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là một tài liệu ghi lại những nội dung quan trọng được thảo luận và đưa ra quyết định trong một cuộc họp. Biên bản này cũng thường ghi lại những thảo luận ý kiến và các hành động cần thực hiện sau cuộc họp. Nó thường được tạo bởi một nhân viên hoặc người điều hành cuộc họp và được phát hành cho tất cả những các bên tham gia cuộc họp với những người quản lý liên quan.

Một biên bản cuộc họp thường bao gồm các thông tin như thời gian và địa điểm cuộc họp, tên người điều hành cuộc họp và các bên tham dự, nội dung của cuộc họp bao gồm các vấn đề được thảo luận và quyết định được đưa ra, các ý kiến đề xuất, các hành động được giao cho từng cá nhân. Các vấn đề đưa ra đề thảo luận trong cuộc họp tiếp theo.

Biên bản cuộc họp là một công cụ quan trọng để giúp đảm bảo rằng các vấn đề quyết định được thảo luận trong cuộc họp được hiểu đúng và được thực hiện đầy đủ. Nó giúp định rõ trách nhiệm và các hành động cần thực hiện sau cuộc họp để đạt được mục tiêu của cuộc họp.

 

2. Các yêu cầu đối với biên bản

  • Về hình thức bố cục cần có quốc hiệu, tiêu ngữ
  • Tên văn bản, thời gian, địa điểm ghi biên bản
  • Thành phần tham dự
  • Người chủ trì
  • Người ghi biên bản
  • Diễn biến sự kiện thực tế đây là phần nội dung
  • Ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu của các bên, lập luận các bên và ý kiến của người điều khiển cuộc họp
  • Phần kết thúc khi thời gian cụ thể, chữ ký của những người liên quan
  • Về nội dung thông tin, cần đảm bảo số liệu và sự kiện chính xác cụ thể. Cần ghi chép trung thực đầy đủ nội dung ghi chép phải có trọng tâm trọng điểm.

 

3. Các bước viên viết biên bản về một cuộc họp cuộc thảo luận hay một vụ việc

Bước 1: Chuẩn bị

Cần tìm hiểu nội dung và mục đích của thảo luận, cuộc họp. Trả lời những câu hỏi như cuộc họp tiến hành ở đâu và thời gian nào? người chủ trì điều hành cuộc họp là ai? trong cuộc họp các nội dung sẽ bàn luận là gì? và trong biên bản sẽ có các phần các mục như thế nào? Chuẩn bị viết biên bản người viết biên bản có thể ghi trước các mục thành dàn ý các phần cơ bản của một biên bản để dễ dàng triển khai các ý.

Bước 2: Viết biên bản

Trong cuộc họp cần lắng nghe các ý kiến và ghi lại trung thực. Các ý kiến cần được ghi theo trình tự thời gian. Trong khi viết nội dung diễn biến của các cuộc thảo luận, cuộc họp. Phần chính của biên bản cần chú ý: Chủ tọa phát biểu về mục đích nội dung chính của cuộc thảo luận, liệt kê danh sách những người tham dự và vắn tắt thông tin cơ bản về những người tham dự đó. Đưa ra kết luận những quyết định, nhiệm vụ được đưa ra trong cuộc họp thảo luận hoặc vụ việc.

Bước 3: Chỉnh sửa và đọc lại biên bản cho các thành viên trong cuộc họp nghe

Kiểm tra lại biên bản dựa vào các gợi ý như biên bản đã đủ ba phần, phần đầu, phần chính và phần cuối. Trong đó phần đầu trình bày rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự. Phần chính ghi lần lượt các ý kiến phát biểu của từng người theo trình tự thời gian, phần cuối ghi rõ thời gian kết thúc cuộc họp, họ tên chữ ký  của biên bản. cần chính xác ngắn gọn không làm cho người đọc hiểu lầm ý của người nói. Đọc lại và điều chỉnh trong các cuộc họp thảo luận, thư ký sẽ đọc lại biên bản cho tất cả các thành viên nghe và yêu cầu điều chỉnh những lỗi ghi chép đều có trước khi cuộc thảo luận kết thúc.

 

4. Mẫu chung về biên bản cuộc họp, biên bản họp thảo luận

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập Tự do Hạnh phúc

Biên bản

Thời gian bắt đầu.............

Địa điểm................

Thành phần tham dự......................

Chủ trì.................

Thư ký.....................

Nội dung........................

Cuộc họp kết thúc vào giờ........ ngày.... tháng......... năm .......... 

Thư ký                                                                                        Chủ tọa

 

5. Một số mẫu biên bản về một cuộc họp buổi thảo luận hay một vụ việc cụ thể

5.1. Biên bản họp lớp

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập Tự do Hạnh phúc

Biên bản họp lớp

Thời gian bắt đầu giờ.... phút....... ngày....... tháng....... năm.......

Địa điểm tại phòng.............

Thành phần tham dự: giáo viên chủ nhiệm toàn thể học sinh

Chủ trì lớp trưởng

Thư ký ...........

Nội dung: Chủ tọa thông báo kết quả học tập và rèn luyện trong tuần của lớp đồng thời đưa ra những vấn đề những hạn chế còn tồn đọng kết quả học tập và rèn luyện cụ thể như thế nào, vấn đề còn tồn tại. Những vấn đề hạn chế còn tồn tại ra sao. Chủ tọa đưa ra những mục tiêu trong tuần tới như thế nào và phần Giáo viên chủ nhiệm nhận xét

Cuộc họp kết thúc lúc giờ ......phút........ ngày........ tháng...... năm..........

Thư ký                       Chủ trì

 

5.2. Mẫu biên bản họp Thống Nhất Kế hoạch tổ chức hoạt động

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập Tự do Hạnh phúc

Biên bản họp Thống Nhất Kế hoạch tổ chức hoạt động văn nghệ chào mừng ngày 20 tháng 11

Thời gian bắt đầu giờ.... phút....... ngày..... tháng...... năm.....

Địa điểm tại phòng .........

Thành phần tham dự: Giáo viên chủ nhiệm và toàn thể học sinh lớp

Chủ trì: lớp trưởng

Thư ký ..............

Nội dung:

- Chủ tọa phổ biến đến tập thể lớp kế hoạch cuộc thi văn nghệ chào mừng ngày 20 tháng 11 do Nhà trường phát động

- Tập thể lớp biểu quyết lựa chọn các tiết mục văn nghệ bao gồm...

- Tập thể lớp thống nhất chọn hình thức dự thi.......

- Chủ tọa tiến hành phân chia công việc

Giáo viên chủ nhiệm nhận xét

Cuộc họp kết thúc vào giờ..... phút......... ngày........... tháng ........năm........

Thư ký                                Chủ tọa

 

5.3. Biên bản họp lớp thống nhất về vấn đề vệ sinh trường lớp

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập Tự do Hạnh phúc

Biên bản họp lớp học thống nhất về vệ sinh trường lớp

Thời gian ..................

Địa điểm...............

Thành phần tham dự

- Giáo viên chủ nhiệm

- Toàn thể các bạn học sinh

Chủ tọa............

Thư ký ............

Nội dung cuộc họp: bàn về kế hoạch giữ gìn vệ sinh môi trường trong lớp học do Nhà trường phát động

Diễn biến cuộc họp: các thành viên lần lượt phát biểu ý kiến để xây dựng kế hoạch kết luận của cuộc họp

Nhận xét của giáo viên chủ nhiệm

Cuộc họp kết thúc lúc........ngày..........tháng.........năm.......

Thư ký                                                               Chủ tọa

 

5.4. Mẫu biên bản kỷ luật học sinh

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập Tự do Hạnh phúc

Biên bản họp lớp về vấn đề kiểm điểm học sinh

Thời gian bắt đầu...............

Ngày........ tháng........ năm...........

Địa điểm tại phòng................

Thành phần tham dự

- Giáo viên chủ nhiệm.............

- Toàn thể học sinh.....................

Chủ trì....................

Thư ký..................

Nội dung

- Chủ tọa thông báo về kế hoạch kiểm điểm học sinh của nhà trường

- Nêu những mặt đạt được và mặt hạn chế của lớp

- Chủ tọa đưa ra những mục tiêu trong kỳ học tiếp theo về kiểm điểm và ý thức của học sinh trong lớp

Cuộc họp đi đến kết luận

Giáo viên chủ nhiệm nhận xét

Cuộc họp kết thúc vào lúc........ ngày......... tháng............năm

Thư ký                                                              Chủ tọa

 

5.5. Mẫu biên bản họp lớp trình bày sự việc xích mích trong lớp

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập Tự do Hạnh phúc

Biên bản trình bày sự việc xích mích tại lớp

Thời gian...............

Ngày.......... tháng.......... năm..............

Địa điểm tại...................

Thành phần tham dự

- Ban giám hiệu nhà trường..................

- Giáo viên chủ nhiệm lớp...................

- Học sinh lớp ...........

Chủ trì

Nội dung: 

- Chủ trì thông báo về việc xích mích diễn ra trong lớp

- Các đối tượng tham gia xích mích, nguyên nhân xích bích ban đầu, diễn biến cuộc Xích Bích

- Các bên phát biểu ý kiến về vấn đề xích mích trong lớp học

- Ban giám hiệu phát biểu ý kiến

- Giáo viên chủ nhiệm nhận xét và phát biểu ý kiến giảng hòa hai bên

Kết luận của biên bản

Cuộc họp kết thúc vào lúc........ ngày...........  tháng............ năm............

 Thư ký                                                          Chủ tọa

 Trên đây là một số mẫu biên bản cuộc họp hoặc sự việc luật Minh Khuê xin gửi tới bạn đọc. Mong rằng bài viết trên là những tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.