Biên bản tiếng Anh là gì? Biên bản làm việc tiếng Anh là gì?

1. Biên bản là gì?

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

Biên bản có thể là biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị,...hoặc biên bản ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc không đồng ý về một nội dung nào đó.

Yêu cầu chung của biên bản là phải mô tả lại các sự việc hiện tượng một cách kịp thời, tại chỗ với đầu đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, hoặc các ý kiến của các bên liên quan. Ngoài ra biên bản còn phải tuân thủ những hình thức nhất định về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và văn phong.

2. Phân loại biên bản

Biên bản họp hội nghị (Biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị) là biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị.

Biên bản hành chính (Biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản hợp đồng) là loại biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản hợp đồng;

Biên bản có tính chất pháp lý (Biên bản ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật như biên bản phiên tòa, biên bản khám nhiệm tử thi, biên bản tai nạn giao thông) là loại biên bản ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật.

3. Khi nào cần lập biên bản

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà có thể lập loại biên bản phù hợp. Đối với các trường hợp thực hiện tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị sẽ sử dung biên bản hội họp. Biên bản hội nghị được sử dụng để ghi lại toàn bộ diễn biến theo tiến trình của đại hội, hội nghị, cuộc họp diễn ra.

Biên bản hành chính được lập trong tình huống mở đề thi trong các kỳ thi lớn, quan trọng hay các biên bản giao nhận, bàn giao,...

Biên bản có tính chất pháp lý được lập lên để ghi nhận, mô tả toàn bộ diễn biến của sự kiện phát sinh trên thực tế trên cơ sở của các đương sự có liên quan.

Đối với biên bản xử phạt vi phạm hành chính - một trong những biên bản thuộc loại biên bản có tính chất pháp lý. Biên bản này sẽ được lập trong các trường hợp không thuộc tại Điều 65 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi năm 2020)

4. Phương pháp ghi biên bản

Ghi biên bản thật đầy đủ và chính xác là công việc không dẽ dàng, đặc biệt là ghi biên bản cuộc họp hoặc ghi lời khai của nhân chứng, vì tốc độ nói bao giờ cũng nhanh hơn tốc độ viết. Vì thế, nếu không có một số phương pháp, người ghi biên bản khó thể theo kịp tiến đô của cuộc họp hoặc vụ việc đang diễn ra.

Về nguyên tắc, ghi biên bản là ghi ý. Tuy nhiên, người ghi biên bản cần phân loại khi tiếp nhận các thông tin. Nếu là thông tin để biết thì chỉ cần ý chính; nếu là thông tin để thực hiện thì phải ghi đầy đủ, không được bỏ sót ý nào, với những thông tin quan trọng cũng vậy. Trường hợp người phát biết ý kiến yêu cầu ghi nguyên văn thì người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp.

Cần tập trung lắng nghe và có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh. Có thể sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để có thể lựa chọn cấu trúc câu ngắn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt đầy đủ và chính xác.Có thể viết tắt một số từ thông dụng (UBND, TNHH, CTCP,...)

Chuẩn bị sẵn các mẫu ghi biên bản để khi cuộc họp hoặc vụ việc diễn ra thì có thể ghi chép ngay.

5. Biên bản tiếng anh là gì?

Biên bản tiếng Anh là Minutes.

Biên bản làm việc tiếng Anh là Minutes of work.

Ngoài ra, biên bản trong tiếng Anh còn được giải thích như sau: The munutes is a document that records what happened just before the time it is saved on papers such as administrative violation records, working minutes, meeting minutes, ect. The role of the minutes is to record an event or behavior that happened and has no legal effect leading to its implementation.

Trong một số trường hợp, biên bản được dùng bởi từ: Report

Một số từ, cụm từ liên quan tới biên bản trong tiếng anh như sau:

Một số loại biên bản bằng tiếng anh:

Minutes of work: Biên bản làm việc

Administrative violation records: Biên bản vi phạm hành chính

Minutes of the meeting: Biên bản cuộc họp

Report if investigation: Biên bản điều tra

On the field examination sheet: Biên bản khám nhiệm hiện trường

Minutes of the business: Biên bản trong công việc kinh doanh

Liquidation records: Biên bản thanh lý hợp đồng

6. Các mẫu biên bản thông dụng

6.1 Mẫu biên bản cuộc họp, hội nghị:

BIÊN BẢN 

Họp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

1. Thời gian họp:

- Khai mạc: . . . giờ . . . ngày . . . tháng  . . . năm . . .

- Địa điểm tại: . . . . . . . . . . . 

- Nội dung họp: . . . . . . . . . . . .

2. Thành phần tham dự:

- Thành viên có mặt . . . . . . . . . trên tổng số . . . . . . . . . . .

- Thành viên vắng mặt . . . . . . . . . . .

3. Chủ tọa cuộc họp: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . 

4. Thư ký cuộc họp: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Các báo cáo tại cuộc họp: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

6. Thảo luận tại cuộc họp: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

7. Kết thúc kỳ họp: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

6.2 Mẫu biên bản vụ việc:

BIÊN BẢN

Về việc . . . . . . . . . . . . 

- Thời gian và địa điểm tiến hành lập biên bản.

- Thành phần tham gia lập biên bản . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Diến biến sự việc xảy ra: . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.3 Biên bản về việc giao nhận hàng hóa

                                                                    .

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận hàng hóa

- Căn cứ Hợp đồng mua bán hàng hóa số . . ./ HĐMB ngày . . . về việc cung cấp . . . giữa Công ty . . . . ., và Công ty TNHH . . . . . ;

- Căn cứ việc giao nhận hàng thực tế,

Hôm nay, ngày . . . tháng . . . năm . . ., tại Văn phòng Công ty . . ., chúng tôi gồm có:

Đại diện bên A (bên nhận): CÔNG TY . . . . . . . 

- Bà . . . . Chức vụ: . . . 

- Ông: . . . Chức vụ: . . .

Đại diện bên B (bên giao): CÔNG TY TNHH . . . . . . . . . . .

- Bà . . . . . Chức vụ: . . .

- Ông . . . . .  Chức vụ: . . . .

Hai bên chúng tôi tiến hành giao nhận . . . . , theo hợp đồng mua bán hàng hóa số . . ./HĐMB ngày . . . tháng . . . năm . . . với số lượng và quy cách như sau:

Bên B đã giao . . . . . , theo đúng chất lượng và quy cách như hợp đồng thỏa thuận, cụ thể: . . . . .

Biên bản giao nhận được lập thành . . . bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ . . . bản

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Minh Khuê. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến theo số 1900.6162. Rất mong nhận được sự hợp tác. Trân trọng./.