1. Thủ tục hành chính là gì?
Thủ tục hành chính là thủ tục bắt buộc đối với mỗi cá nhân khi tiến hành một hoạt động hành chính. Có thể kể đến một số thủ tục hành chính như là: thủ tục cấp đổi căn cước công dân, thủ tục đăng ký kết hôn, thủ tục đổi giấu phép lại xe, thủ tục cấp lại thẻ BHYT, thủ tục chứng thực các giấy tờ tùy nhân, cá nhân, thủ tục thay đổi nơi cư trú....
Là một công dân Việt Nam, chắc hẳn ít nhiều chúng ta đã từng một lần thực hiện các thủ tục hành chính. Vậy thủ tục hành chính được định nghĩa như thế nào?
Thủ tục hành chính là các quy trình, trình tự và cách thức giải quyết công việc trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết thực hiện cho một cá nhân hoặc một tổ chức.
Thủ tục hành chính bao gồm:
- Trình tự giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức của đối tượng thực hiện thủ tục hành chính và cơ quan giải quyết thủ tục hành chính;
- Các loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần xuất trình cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính;
- Những yêu cầu của người tham gia thủ tục hành chính mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính phải đáp ứng hoặc phải làm khi thực hiện một thủ tục hành chính cụ thể.
2. Vì sao phải tiến hành thực hiện các thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính Nhà nước. Các thủ tục hành chính được Nhà nước đặt ra nhằm để đáp ứng các mục tiêu trong quản lý hành chính Nhà nước, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước. Việc các nhân, tổ chức tham gia vào các thủ tục hành chính sẽ giúp cho cơ quan có thẩm quyền dễ dàng tiếp cận và quản lý được những nội dung mà người tham gia yêu cầu cơ quan hành chính giải quyết. Việc thực hiện các thủ tục hành chính như một cách để đưa pháp luật đến gần hơn với đời sống của người dân.
Ngày nay Nhà nước luôn quan tâm đặt việc cải cách thủ tục hành chính là nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách hành chính. Việc ngày càng đơn giản hóa thủ tục hành chính sẽ giúp thực hiện thủ tục hành chính được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện cho người dân. Ngoài ra còn mở rộng thêm việc thực hiện thủ tục hành chính trên nền tảng công nghệ số để những người ở xa, những người thường xuyên phải đi làm không có điều kiện đi làm thủ tục hành chính trong giờ hành chính vẫn có thể dễ dàng nộp hồ sơ yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính.
Với tầm quan trọng của việc thực hiện thủ tục hành chính, thì bộ phận giải quyết là các cán bộ, công chức, viên chức cũng cần hết sức cẩn thận trong công tác giải quyết các yêu cầu từ các cá nhân, tổ chức. Hiện nay, công nghệ số ngày càng phát triển, các đơn vị, cơ quan hành chính trên cả nước đã có trang thông tin điện tử của tỉnh, thành phố để đăng tải hướng dẫn các cá nhân, tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính góp phần giảm tải áp lực cho các các cán bộ Nhà nước.
Vì vậy, để đảm bảo việc giải quyết thủ tục hành chính, Nhà nước đã ban hành Thông tư 01/2018/TT-VPCP kèm theo các biểu mẫu giải quyết thủ tục hành chính với đầy đủ các mẫu giấy tờ.
3. Các biểu mẫu giải quyết thủ tục hành chính
Hiện nay, Thông tư 01/2018/TT-VPCP hướng dẫn Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Kèm theo Thông tư là 06 biểu mẫu giải quyết thủ tục hành chính. Gồm có:
- Mẫu 01: Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính lập ra để nhằm thiết lập việc tiếp nhận hồ sơ hành chính đồng thời hẹn lịch trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả sẽ được lập thành 2 liên; một liên chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; một liên giao cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ. Cá nhân, tổ chức có thể thực hiện đăng ký nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại nhà qua dịch vụ bưu chính.
=> Tải ngay mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
- Mẫu 02: Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ là phiếu được cơ quan có thẩm quyền lập ra nhằm thông báo tới người nộp hồ sơ cần phải bổ sung thêm các loại hồ sơ, những giấy tờ còn thiếu. Trong phiếu cần trình bày rõ thông tin về người nộp hồ sơ, nội dung cần giải quyết, yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những nội dung gì để người nộp hồ sơ theo dõi nắm bắt và chuẩn bị đầy đủ những yêu cầu còn thiếu.
=> Tải ngay mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
- Mẫu 03: Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ được các cán bộ của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ lập để từ chối việc giải quyết hồ sơ. Trong phiếu này cần phải trình bày rõ lý do vì sao từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ và được gửi hồ sơ lại cho người nộp hồ sơ.
=> Tải ngay mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
- Mẫu 04: Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả
Khi tiếp nhận hồ sơ gửi đến nhưng cơ quan có thẩm quyền giải quyết để hồ sơ bị trễ hạn giải quyết hoặc trong quá trình giải quyết xảy ra tình trạng sai sót chưa kịp hoàn thiện các thủ tục để trả lại cho người yêu cầu đúng lịch hẹn trả kết quả như đã thông báo thì các cán bộ sẽ tiến hành lập phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả để gửi đến người nộp hồ sơ. Phiếu này phải được thực hiện chậm nhất là ngày trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức theo quy định.
=> Tải ngay mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả
- Mẫu 05: Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ lập ra để ghi chép về việc kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Những thông tin trong quá trình giải quyết đều phải được ghi lại cụ thể chi tiết trong phiếu này với đầy đủ các nội dung như: thời gian giao nhận hồ sơ, kết quả giải quyết,...
=> Tải ngay mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
- Mẫu 06: Mẫu sổ theo dõi hồ sơ
Sổ theo dõi hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ lập ra để ghi chép lại những thông tin nhằm theo dõi hồ sơ để xác định được số lượng hồ sơ nhận, thực hiện thủ tục hành chính gì, thông tin về nhận và trả kết quả,...
=> Tải ngay mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
Việc ban hành các biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính có ý nghĩa quan trọng đối với các cán bộ, công chức, viên chức trong việc tiến hành giải quyết các thủ tục hành chính. Quy định này góp phần thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận, chuyển hồ sơ, theo dõi kết quả giải quyết các thủ tục hành chính thuộc bộ phận một cửa của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn cả nước. Các biểu mẫu đó như một công cụ hữu ích giúp cơ quan tiến hành giải quyết dễ dàng thực hiện các hoạt động như tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả yêu cầu. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện, nếu có những sai sót của bộ phận cơ quan tiến hành thực hiện thủ tục hành chính thì cũng có văn bản xin lỗi kèm theo và hẹn lại giấy trả kết quả.
Trên đây là một số nội dung và thông tin liên quan đến "Các biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính" của Công ty Luật Minh Khuê. Qúy khách hàng có bất kỳ vướng mắc hoặc muốn trao đổi thêm về nội dung trên vui lòng liên hệ đến Luật sư tư vấn qua số điện thoại 19006162 hoặc địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất.
Trân trọng!
