Trong quá trình sắp xếp, điều chỉnh đơn vị hành chính, nhiều doanh nghiệp phát sinh trường hợp địa chỉ trụ sở thay đổi tên phường, xã, quận, huyện hoặc tỉnh, thành phố dù không thay đổi vị trí thực tế. Để bảo đảm thông tin pháp lý đồng bộ và chính xác trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Hiện nay, thủ tục này có thể thực hiện hoàn toàn online thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong quá trình xử lý hồ sơ.
1. Doanh nghiệp cần làm gì khi thay đổi địa giới hành chính?
Nếu có sự thay đổi về địa giới hành chính thì thông tin về trụ sở sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi. Mặc dù doanh nghiệp không phải di chuyển trụ sở nhưng tên trụ sở về mặt hành chính và trên thực tế đã có sự thay đổi.
Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong những thông tin thể hiện Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp. Khoản 1 Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định: “Doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này”
Bên cạnh đó theo khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/ NĐ-CP quy định như sau:
“Trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 56 đến Điều 60 Nghị định này thì doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin vào hồ sơ của doanh nghiệp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”
Như vậy, khi có thay đổi về địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính (không thuộc các quy định từ Điều 56 đến Điều 69), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
3. Hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Trong trường hợp địa giới hành chính thay đổi làm thay đổi thông tin địa chỉ (tên xã/phường, tỉnh/thành phố) nhưng doanh nghiệp không thực tế chuyển địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin địa chỉ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để được cập nhật khi có nhu cầu hoặc khi thực hiện các thủ tục thay đổi khác
Có thể xác định hồ sơ thông báo cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính về bản chất là hồ sơ cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, không phải hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp thông thường. Vậy, doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
- Giấy ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp (nếu có)
- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC);
Mẫu số 12
Tải mẫu Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp >> Tại đây
Trong đó, Giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty không trực tiếp nộp hồ sơ. Văn bản ủy quyền cần ghi rõ phạm vi ủy quyền, thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền, kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền theo quy định.
Theo điểm b khoản 3 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn lệ phí đăng ký và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Điều này thể hiện rõ chủ trương của Nhà nước trong việc giảm gánh nặng thủ tục hành chính và chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp trong bối cảnh thay đổi mang tính khách quan từ phía quản lý nhà nước.
Về phương thức thực hiện, căn cứ Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đây cũng là phương thức được khuyến khích và áp dụng phổ biến hiện nay.
3. Hướng dẫn thay đổi, cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính online
Bước 1: Truy cập hệ thống và đăng nhập tài khoản
Người nộp hồ sơ truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx, Chọn dịch vụ công sau đó chọn đăng ký doanh nghiệp trực tuyến sau đó đăng nhập bằng tài khoản VNeID để thực hiện thủ tục trực tuyến.
Bước 2: Chọn hình thức nộp hồ sơ
Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp”, tiếp tục lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp rồi nhấn “Tiếp theo” để chuyển sang bước kê khai thông tin.
Bước 3: Chọn loại thủ tục đăng ký thay đổi
Tại giao diện đăng ký trực tuyến, tích chọn mục “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc” để thực hiện thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp theo nhu cầu.
Bước 4: Tra cứu thông tin doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ nhập mã số doanh nghiệp vào hệ thống, sau đó nhấn nút “Tìm kiếm” để hiển thị thông tin doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi. Sau khi kiểm tra đúng thông tin, tiếp tục bấm “Tiếp theo”.
Bước 5: Khai thông tin người nộp hồ sơ
Tại bước này, người thực hiện thủ tục tích chọn vai trò của người nộp hồ sơ theo đúng tư cách thực hiện đăng ký. Sau đó nhập số giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật và nhấn “Tiếp theo” để chuyển sang bước kê khai nội dung thay đổi doanh nghiệp.
.jpg)
Bước 6: Chọn nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ lựa chọn loại thủ tục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”, đồng thời tích chọn vào mục “Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính” để cập nhật thông tin địa chỉ doanh nghiệp theo đơn vị hành chính mới. Sau khi hoàn tất lựa chọn, nhấn “Tiếp theo” để tiếp tục kê khai hồ sơ.
.jpg)
Bước 7: Xác nhận thông tin đăng ký
Người nộp hồ sơ kiểm tra lại các thông tin đăng ký doanh nghiệp hiển thị trên hệ thống, sau đó nhấn nút “Bắt đầu” để tiến hành kê khai nội dung thay đổi.
Bước 8: Chọn nội dung thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính
Tại giao diện kê khai, tích chọn vào mục thay đổi địa chỉ tương ứng với trường hợp của doanh nghiệp do điều chỉnh địa giới hành chính, sau đó nhấn “Xác nhận” để tiếp tục thực hiện hồ sơ.
.jpg)
Bước 9: Hoàn thiện thông tin hồ sơ
Người nộp hồ sơ tiếp tục nhập đầy đủ các thông tin còn thiếu tại các mục chưa hiển thị dấu tích xanh như:
- Thông tin người nộp hồ sơ;
- Thông tin người ký hồ sơ;
- Thông tin liên hệ và các nội dung liên quan khác.
Sau khi hoàn tất, cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin để bảo đảm tính chính xác trước khi nộp hồ sơ.
Bước 10: Tải văn bản đính kèm
Người nộp hồ sơ tải lên hệ thống các tài liệu đính kèm phục vụ việc thay đổi địa giới hành chính, bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (nếu có);
- Các tài liệu khác liên quan (nếu có).
Bước 11: Ký số và nộp hồ sơ
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người nộp thực hiện các thao tác:
- Chuẩn bị hồ sơ;
- Xác nhận thông tin;
- Ký số hoặc ký xác thực hồ sơ điện tử;
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Kết luận
Việc cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính là thủ tục cần thiết nhằm bảo đảm thông tin doanh nghiệp thống nhất với dữ liệu quản lý của cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp nên thực hiện cập nhật sớm để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình giao dịch, kê khai thuế, sử dụng hóa đơn hoặc làm việc với ngân hàng và đối tác. Đồng thời, khi thực hiện đúng trình tự và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thực hiện thủ tục online một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!
