Mục lục bài viết

1. Phần mềm HTKK là gì?

HTKK là một thuật ngữ trong ngành kế toán có nghĩa là “Hỗ trợ kê khai”. HTKK là phần mềm kế toán, giúp hỗ trợ việc kê khai thuế qua mạng cho người nộp thuế được phát hành bởi Tổng cục thuế và được cung cấp một cách miễn phí cho doanh nghiệp sử dụng. Ngoài ra, phần mềm này còn có thể được sử dụng để tạo ra các tờ khai khai thuế đã có mã vạch để nộp trực tiếp cho cơ quan chức năng.

- Ưu điểm của phần mềm HTKK

+ Tối giản các thủ tục kê khai và nộp thuế

Theo quy trình đóng thuế trước đây, kế toán sẽ phải đến cơ quan thuế nhà nước có địa điểm tại địa phương để làm các thủ tục kê khai chứng từ và nộp thuế. Quy trình cũ này làm mất nhiều thời gian của kế toán doanh nghiệp bởi thời gian chờ và hoàn thiện thủ tục pháp lý. Từ khi có sự tham gia của phần mềm HTKK, kế toán có thể bỏ qua quy trình trên và hoàn thiện các công đoạn một cách đơn giản hơn rất nhiều. 

+ Giảm thiểu chi phí in ấn

Với các thủ tục kê khai thuế cũ, các chứng từ hóa đơn đều phải in ra giấy trình ký, và nộp lưu trữ giấy tờ. Với phần mềm HTKK, việc khai báo thuế online không yêu cầu bản cứng của tờ khai nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí in ấn cũng như giấy tờ.  

+ Tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và cán bộ thuế nhà nước

Việc khai báo online qua mạng giúp các tổ chức giảm thiểu được thời gian di chuyển, chờ đợi, điền viết tay các giấy tờ. Các cán bộ thuế giảm thời gian giải quyết vấn đề nhờ mọi dữ liệu đã rõ ràng.

+ Doanh nghiệp và nhà nước chủ động hơn trong các giao dịch điện tử

Sự có mặt của phần mềm HTKK thúc đẩy quá trình tiếp cận với các giao dịch điện tử do các thao tác kê khai nộp thuế tiến hành online. Nhờ đó cơ quan thuế cũng có thể giảm tải khối lượng công việc cần giải quyết phát sinh liên quan đến các hoạt động nộp thuế của doanh nghiệp.

+ Tiết kiệm tài nguyên quốc gia

Việc giảm thiểu chi phí in ấn cũng như các thông tin đều được lưu trữ trên các hệ thống kho dữ liệu trực tuyến giúp tiết kiệm giấy, mực, điện chính là những yếu tố tưởng chừng là nhỏ nhưng lại là tài nguyên quý giá của quốc gia.

2. Các lỗi thường gặp trên phần mềm HTTK và cách khắc phục

2.1. Báo lỗi do dùng định dạng cũ hơn:

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản HTKK cũ hơn phiên bản HTKK mới nhất do Tổng cục thuế phát hành thì cần nâng cấp để tránh bị lỗi. Nhưng trước khi nâng cấp cần lưu lại dữ liệu cũ để tránh trường hợp sau khi nâng cấp dữ liệu bị lỗi như nhảy dòng, nhảy cột...

Ngay bây giờ, phần mềm HTKK mới nhất để cập nhật phiên bản mới nhất.

2.2. Lỗi cài sai phần mềm hỗ trợ kê khai thuế:

- Tờ khai in ra bị bỏ trống, không hiện số

-  Ghi dữ liệu thành công nhưng khi nộp tờ khai thuế thì bị trả lại

- Tên người ký bị đổi thành tên khác

2.3. Lỗi sửa dụng phần mềm của các phiên bản HTKK:

- Tờ khai của tôi bị in trắng và không hiện số

- Danh sách mua sắm của tôi bị lỗi hiển thị nhiều cột và tràn nhiều tiêu đề

- Tờ khai có cả số liệu mua, bán và truy tìm tại bút toán trong kỳ không phát sinh hoạt động mua bán.

Khắc phục: Tạo cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới trên phiên bản HTKK x.x.x và lấy số dư từ phiên bản HTKK x.x.x đã di chuyển.

2.4. Lỗi tải không đúng định dạng Excel của HTKK x.x.x:

- Danh sách mua sắm bị lỗi hiển thị nhiều cột và tràn tiêu đề

- Tờ khai của tôi bị in trắng và không hiện số

Khắc phục: Dùng Excel biểu mẫu 01-1/GTGT và 01-2/GTGT này tải vào phần mềm HTKK x.x.x

2.5. Số liệu tổng hợp trên bản kê khai không đúng với các tiêu chí tương ứng trên tờ khai:

Cách khắc phục: Click vào mục tiêu Không có hoạt động giao dịch trong kỳ. Tiếp theo bạn nhấn Yes chương trình sẽ tự động điền tất cả các giá trị = 0, sau đó bạn nhấn vào [21] để bỏ dấu phần mềm HTKK sẽ tự động tính toán lại cho bạn.

2.6. Lỗi in không ra dữ liệu

- Trước khi cài đặt HTKK x.x.x người dùng chưa gỡ bỏ các phiên bản HTKK cũ.

Sửa chữa:

- Click vào nút Start và chọn Control Panel

+ Với XP chọn Add or Remove Programs. Chọn mục HTKK và kick nút Remove

+ Với Win 7 chọn Programs and Features. Chọn mục HTKK và kick nút Uninstall

Sau đó cài đặt lại phần mềm HTKK phiên bản mới nhất HTKK x.x.x

2.7. Lỗi không gõ được tiếng Việt trên HTKK:

Nguyên nhân: do chưa thiết lập đúng định dạng trong phần mềm gõ tiếng Việt.

Biện pháp:

- Với phần mềm Unikey: Trong cửa sổ làm việc của phần mềm Unikey; Người dùng chọn nút “Gia hạn” rồi tích vào chức năng “Sử dụng khay nhớ tạm cho unicode”.

- Với phần mềm Vietkey: Trong cửa sổ làm việc của phần mềm Unikey; Người dùng chọn tab Bảng mã rồi chọn chức năng “Dựng sẵn Unicode”.

- Nếu dùng Win 7. Sau khi thực hiện các thao tác trên mà vẫn bị lỗi font thì chúng ta tiến hành khôi phục lại font hệ thống mặc định của Win 7 như sau

+ Vào Start -> Control Panel -> Fonts + Nhìn bên tay trái có chữ Font settings rồi click vào đó

+ Bấm vào nút Khôi phục cài đặt phông chữ mặc định

+ Khởi động lại máy là được

2.8. Lỗi phần mềm không kích hoạt

Khi người dùng mở phần mềm HTKK lên thì không kích hoạt được hoặc chỉ hiện dòng trống.

Nguyên nhân: Khi cài đặt hệ điều hành Windows chưa chuyển đổi định dạng ngày giờ của hệ thống theo chuẩn.

Biện pháp:

- Nhấp vào nút Bắt đầu và chọn Bảng điều khiển/Ngày và Giờ/Múi giờ

-  Màn hình hiện ra chọn “(GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakata”

2.9. Khi người sử dụng sửa lại số năm hiện tại nhưng lại không sử dụng được:

Nguyên nhân: Lỗi này là do hệ thống ngày tháng năm trên máy tính của bạn không đúng với ngày hiện tại (VD: khai báo tháng 8/2011 thì máy tính mặc định là tháng 2/2009). Nguyên nhân do hệ thống lỗi ngày tháng, máy hết PIN, CMOS không lưu được cấu hình ngày giờ.

Cách xử lý: Bạn cần sửa lại ngày hệ thống theo ngày hiện tại bằng cách:

- Chỉnh lại ngày, tháng, năm chính xác (trên thanh Taskbar hoặc vào Start/Settings/Control Panel/Date and time correct in dd/MM/yyyy format). Đối với máy tính nối mạng, khi đăng nhập vào máy tính, bạn phải là người có quyền thay đổi cấu hình của hệ thống để thay đổi ngày giờ.

- Nếu lần sử dụng tiếp theo vẫn gặp tình trạng như trên; nguyên nhân là do pin nuôi bộ nhớ trong (CMOS) của máy tính đã hết dẫn đến bị đổi ngày, quay về năm sản xuất; vậy bạn hãy thay pin CMOS cho máy tính và thay đổi ngày giờ sau đó khởi động lại máy tính.

3. Cách cài đặt phần mềm HTKK để kê khai thuế

Các bước cài đặt cụ thể: 

- Tải về phần mềm kê khai thuế HTKK bản 4.4.5 

Bước 1: Gỡ bỏ phiên bản phần mềm HTKK cũ đã được cài đặt trước đó (nếu chưa từng dùng phần mềm thì bỏ qua bước này)

Bước 2: Tìm link tải phần mềm bằng cách gõ vào ô tìm kiếm của google với cụm từ khóa “Download phần mềm HTKK phiên bản 4.4.5” và tải về máy.

Bước 3: Giải nén file vừa tải về máy.

- Giải nén và cài đặt tập tin vừa tải về

Bước 1: Nhấn chọn file vừa tải về 

Bước 2: Chọn mục HTKK v4.4.5

Bước 3: Click vào file setup.exe để máy chạy trình cài đặt

Bước 4: Trình cài đặt hiện ra, bạn hãy nhấn Tiếp tục 

Bước 5: Chọn Cài đặt 

Sau khi thấy tín hiệu cài đặt xong, bạn nhấn hoàn thành.

- Các bước đăng nhập và kê khai thông tin doanh nghiệp bằng phần mềm HTKK 

Bước 1: Đăng nhập

Khởi chạy phần mềm HTKK từ biểu tượng hiển thị trên Desktop.

Đăng nhập hệ thống bằng mã số thuế của doanh nghiệp, tổ chức nhấn “Đồng ý”

Bước 2: Khai báo thông tin chung về doanh nghiệp 

Nhập thông tin doanh nghiệp hoặc người nộp thuế theo bảng mẫu, những ô có dấu * là thông tin bắt buộc phải điền.

Có nhiều mục khác nhau nằm trong phần thông tin cần kê khai thuế ví dụ: Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân… Doanh nghiệp cần kê khai loại thuế nào thì bấm chọn vào thư mục thuế tương ứng và nhập thông tin của doanh nghiệp vào.

- Những chức năng cần biết trên phần mềm HTKK: 

Phần “Công cụ” trong phần mềm có:

+ Đăng ký danh mục: gồm biểu thuế tài nguyên - biểu thuế tiêu thụ đặc biệt cung cấp thông tin mức thuế áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.

+ Tra cứu tờ khai: giúp người dùng tra cứu thông tin về tờ khai đã khai trước đó.

+ Sao lưu - phục hồi dữ liệu: chọn file -> Save nếu cần sao lưu, chọn file -> Open nếu muốn phục hồi.

Phần “Trợ giúp”: hỗ trợ thông tin cho người dùng về hướng dẫn sử dụng chi tiết phần mềm và một số mẫu bảng kê, tờ khai dùng cho công việc kê khai thuế.

Để tìm hiểu thêm về vấn đề này, bạn có có thể tham khảo thông tin tại bài viết: Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 5.0.2 mới nhất năm 2023 của Luật Minh Khuê.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Minh Khuê về vấn đề trên. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại 1900.6162 để được hỗ trợ. Xin trân trọng cảm ơn!