1. Quy định pháp luật về hoàn thuế nộp thừa đối với hộ kinh doanh

Quyền được hoàn trả tiền thuế nộp thừa là một trong những quyền cơ bản của người nộp thuế theo pháp luật về quản lý thuế. Đối với hộ kinh doanh, quyền này được thực hiện trên cơ sở Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó có Thông tư 80/2021/TT-BTC, Thông tư 18/2026/TT-BTC và các quy định mới tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Thông tư 18/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 05/03/2026 tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý thuế đối với hộ kinh doanh theo hướng hiện đại, số hóa và tăng cường dịch vụ công trực tuyến. Trong bối cảnh đó, thủ tục hoàn thuế nộp thừa được chuẩn hóa về hồ sơ, mẫu biểu và quy trình xử lý nhằm giúp hộ kinh doanh dễ dàng thực hiện quyền lợi của mình khi phát sinh khoản thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp.

Theo Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC, tiền thuế nộp thừa là khoản tiền người nộp thuế đã nộp vào ngân sách nhà nước lớn hơn nghĩa vụ thuế thực tế được xác định theo hồ sơ khai thuế, hồ sơ quyết toán hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Khoản tiền này có thể được xử lý theo hai phương thức:

Bù trừ với các khoản thuế còn phải nộp.
Hoàn trả bằng tiền vào tài khoản của người nộp thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Đối với hộ kinh doanh, số thuế nộp thừa thường phát sinh trong nhiều trường hợp khác nhau. Điển hình là hộ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử đã bị khấu trừ thuế nhưng doanh thu thực tế trong năm không vượt ngưỡng chịu thuế theo quy định mới của Nghị định 68/2026/NĐ-CP là 500 triệu đồng/năm. Khi đó, khoản thuế đã bị khấu trừ trở thành số thuế nộp thừa và hộ kinh doanh có quyền đề nghị hoàn trả.

Ngoài ra, số thuế nộp thừa cũng có thể phát sinh khi hộ kinh doanh tạm nộp thuế cao hơn số thuế phải nộp sau quyết toán; khai bổ sung làm giảm nghĩa vụ thuế; hoặc nộp nhầm mã chương, mã tiểu mục, cơ quan thu khiến hệ thống quản lý thuế ghi nhận phát sinh khoản nộp thừa.

Việc hoàn thuế không phải là cơ chế hỗ trợ mang tính ưu đãi mà là quyền hợp pháp của người nộp thuế khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Vì vậy, hộ kinh doanh cần theo dõi thường xuyên dữ liệu trên hệ thống thuế điện tử để kịp thời phát hiện các khoản nộp thừa và thực hiện thủ tục theo đúng quy định.

2. Điều kiện và căn cứ xác định số thuế nộp thừa theo Thông tư 18

Để được hoàn thuế nộp thừa, hộ kinh doanh trước hết phải xác định chính xác khoản tiền đã nộp lớn hơn nghĩa vụ thuế thực tế. Việc xác định này được thực hiện trên cơ sở quy định của Luật Quản lý thuế, Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC và các mẫu biểu kê khai, quyết toán được chuẩn hóa tại Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Số thuế nộp thừa được xác định thông qua việc đối chiếu giữa số tiền thực tế đã nộp vào ngân sách nhà nước với số thuế phải nộp theo hồ sơ khai thuế, hồ sơ quyết toán hoặc quyết định xử lý của cơ quan thuế. Chỉ phần chênh lệch lớn hơn nghĩa vụ thực tế mới được coi là tiền thuế nộp thừa.

Một số trường hợp phổ biến phát sinh số thuế nộp thừa gồm:

Hộ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử đã bị khấu trừ thuế nhưng tổng doanh thu trong năm không vượt quá 500 triệu đồng theo quy định của Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
Số thuế tạm nộp trong năm lớn hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán.
Hồ sơ khai bổ sung làm giảm nghĩa vụ thuế so với hồ sơ đã kê khai trước đó.
Nộp nhầm mã chương, mã tiểu mục, cơ quan thu hoặc các thông tin trên chứng từ nộp ngân sách.
Cơ quan thuế ban hành quyết định điều chỉnh làm giảm nghĩa vụ thuế.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai doanh thu, căn cứ xác định số thuế nộp thừa chủ yếu là Tờ khai theo Mẫu số 01/TKN-CNKD. Trường hợp áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập thì căn cứ là Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân Mẫu số 02/QTT-TNCN-CNKD.

Riêng hộ kinh doanh hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử có thể sử dụng thêm dữ liệu khấu trừ thuế từ sàn giao dịch điện tử và Văn bản đề nghị hoàn thuế theo Mẫu số 03/CNKD-TMĐT để chứng minh số thuế đã bị khấu trừ.

Một nguyên tắc quan trọng là trước khi thực hiện hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ rà soát toàn bộ nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh. Nếu vẫn còn nợ thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt thì khoản nộp thừa sẽ được ưu tiên bù trừ trước khi xem xét hoàn trả phần còn lại.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục hoàn thuế nộp thừa

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp hạn chế yêu cầu bổ sung và rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết của cơ quan thuế. Theo quy định hiện hành, thành phần hồ sơ sẽ phụ thuộc vào phương pháp tính thuế của từng hộ kinh doanh nhưng đều phải có giấy đề nghị hoàn trả và các tài liệu chứng minh số thuế nộp thừa.

Thành phần hồ sơ cơ bản gồm:

Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo Mẫu số 01/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Hồ sơ khai thuế hoặc quyết toán thuế làm căn cứ xác định số thuế nộp thừa.
Chứng từ nộp thuế như biên lai nộp tiền, chứng từ chuyển khoản hoặc chứng từ điện tử.
Các tài liệu chứng minh khác theo yêu cầu của cơ quan thuế nếu phát sinh.

Đối với từng trường hợp cụ thể, hộ kinh doanh sử dụng các mẫu biểu phù hợp:

Mẫu số 01/TKN-CNKD đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp doanh thu.
Mẫu số 02/QTT-TNCN-CNKD đối với hộ kinh doanh quyết toán theo phương pháp thu nhập.
Mẫu số 03/CNKD-TMĐT đối với hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử theo quy định của Nghị định 117/2025/NĐ-CP.

Khi lập Giấy đề nghị hoàn trả, hộ kinh doanh cần ghi đầy đủ lý do phát sinh số thuế nộp thừa, số tiền đề nghị hoàn, mã chương, mã tiểu mục, cơ quan thu và thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền.

Thông tin tài khoản nhận tiền cần trùng khớp với thông tin đăng ký thuế và tên chủ hộ kinh doanh để tránh việc Kho bạc Nhà nước từ chối chuyển tiền hoặc phải bổ sung hồ sơ.

4. Hướng dẫn quy trình, thủ tục nộp hồ sơ hoàn thuế nộp thừa cho hộ kinh doanh

Hiện nay, thủ tục hoàn thuế được thực hiện chủ yếu bằng phương thức điện tử thông qua Cổng thông tin thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile, giúp hộ kinh doanh không phải đến trực tiếp cơ quan thuế.

Bước đầu tiên là chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định và đăng nhập hệ thống thuế điện tử bằng tài khoản đã được cấp hoặc tài khoản định danh điện tử phù hợp. Sau khi đăng nhập, hộ kinh doanh lựa chọn chức năng hoàn thuế, kê khai Giấy đề nghị hoàn trả Mẫu số 01/HT, đính kèm các tài liệu liên quan và ký xác nhận trước khi gửi hồ sơ.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng mẫu biểu.

Tiếp theo, hồ sơ được phân loại thành một trong hai nhóm:

Hoàn thuế trước, kiểm tra sau.
Kiểm tra trước, hoàn thuế sau.

Việc phân loại được thực hiện trên cơ sở đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật thuế và quản lý rủi ro của từng hộ kinh doanh.

Sau khi hoàn thành việc đối chiếu dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế, nếu đủ điều kiện, cơ quan thuế sẽ ban hành Quyết định hoàn thuế hoặc Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước. Quyết định này được chuyển sang Kho bạc Nhà nước để thực hiện lệnh chi trả và số tiền hoàn sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký.

Trong quá trình xử lý, nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc bổ sung tài liệu, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng thời hạn để tránh kéo dài thời gian giải quyết.

5. Thời hạn giải quyết và các lưu ý quan trọng khi nhận tiền hoàn thuế

Pháp luật quy định rõ thời hạn giải quyết đối với từng loại hồ sơ nhằm bảo đảm quyền lợi của người nộp thuế.

Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau, thời hạn giải quyết không quá 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo chấp nhận hồ sơ.

Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau, thời hạn giải quyết tối đa là 40 ngày kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong thời gian xử lý, nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc giải trình thì khoảng thời gian người nộp thuế thực hiện bổ sung sẽ không được tính vào thời hạn giải quyết.

Khi nhận tiền hoàn thuế, hộ kinh doanh cần lưu ý một số vấn đề sau:

Kiểm tra toàn bộ nghĩa vụ thuế còn tồn đọng vì số tiền nộp thừa sẽ được bù trừ với các khoản nợ thuế trước khi hoàn trả.
Bảo đảm thông tin tài khoản ngân hàng đã đăng ký còn hiệu lực và đúng tên chủ hộ kinh doanh.
Đối chiếu chính xác mã chương, mã tiểu mục và số tiền đề nghị hoàn với dữ liệu trên hệ thống thuế.
Trường hợp phát hiện nộp nhầm thông tin trên chứng từ nộp thuế nên thực hiện thủ tục tra soát theo Mẫu số 01/TS trước khi đề nghị hoàn thuế.
Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên Cổng thông tin thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile để kịp thời bổ sung thông tin nếu có yêu cầu.

Nếu quá thời hạn luật định mà việc hoàn thuế chậm do lỗi của cơ quan thuế thì người nộp thuế được xem xét trả thêm khoản tiền lãi theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

6. Giải đáp các vướng mắc thường gặp về hoàn thuế hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có bắt buộc phải đề nghị hoàn thuế khi phát sinh số nộp thừa không?

Không. Người nộp thuế có thể lựa chọn hoàn trả bằng tiền hoặc để cơ quan thuế bù trừ với nghĩa vụ thuế phát sinh ở kỳ tiếp theo nếu đáp ứng điều kiện theo Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Doanh thu dưới 500 triệu đồng nhưng đã bị sàn thương mại điện tử khấu trừ thuế thì có được hoàn không?

Có. Nếu doanh thu thực tế trong năm không vượt ngưỡng chịu thuế theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và đáp ứng các điều kiện theo quy định thì hộ kinh doanh có quyền đề nghị hoàn lại số thuế đã bị khấu trừ.

Nộp sai mã chương hoặc mã tiểu mục có phải làm thủ tục hoàn thuế không?

Không phải trong mọi trường hợp. Nếu chỉ nộp sai thông tin trên chứng từ thì nên thực hiện thủ tục tra soát theo Mẫu số 01/TS để điều chỉnh dữ liệu trên hệ thống. Chỉ khi phát sinh số thuế nộp thừa thực tế mới cần thực hiện thủ tục hoàn thuế.

Có thể nộp hồ sơ hoàn thuế trực tuyến không?

Có. Hộ kinh doanh có thể thực hiện toàn bộ quy trình trên Cổng thông tin thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile mà không cần nộp hồ sơ giấy trong hầu hết các trường hợp.

Nếu còn nợ thuế thì có được nhận tiền hoàn không?

Thông thường, cơ quan thuế sẽ thực hiện bù trừ số tiền nộp thừa với các khoản thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt còn nợ. Chỉ phần tiền còn lại sau khi bù trừ mới được hoàn trả vào tài khoản của hộ kinh doanh.

Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung có phải nộp lại từ đầu không?

Không. Người nộp thuế chỉ cần bổ sung các tài liệu hoặc giải trình theo yêu cầu của cơ quan thuế trong thời hạn được thông báo. Sau khi bổ sung đầy đủ, hồ sơ sẽ tiếp tục được xem xét giải quyết theo quy định.

Bạn đọc cũng có thể xem thêm: