1. Các trường hợp áp dụng phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 31 Luật Đấu thầu 2013 quy định:

Phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ được áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, có tính đặc thù.

Đấu thầu rộng rãi là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Còn hình thức đấu thầu hạn chế là có sự hạn chế, chỉ có một số nhà thầu đủ  điều kiện mới được tham gia đấu thầu do tính chất có gói thầu yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc có tính đặc thù riêng mà không phải nhà thầu nào cũng đáp ứng được.

2. Chuẩn bị đấu thầu giai đoạn 1

Điều 49 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định về bước chuẩn bị đấu thầu giai đoạn 1 như sau:

Căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, có thể áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn nhằm lựa chọn được các nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu. Việc áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn do người có thẩm quyền quyết định và phải được ghi rõ trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu; trường hợp áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn, việc lựa chọn danh sách ngắn thực hiện theo quy định tại Điều 22 của Nghị định này.

Lập hồ sơ mời thầu giai đoạn một:

a) Căn cứ lập hồ sơ mời thầu:

- Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án, quyết định phê duyệt dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên và các tài liệu liên quan. Đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì căn cứ theo quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư;

- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt;

- Tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán được duyệt đối với gói thầu xây lắp; yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa (nếu có);

- Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi;

- Các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu và các quy định khác liên quan.

- Nội dung hồ sơ mời thầu:

Hồ sơ mời thầu phải quy định về tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm (đối với gói thầu đã thực hiện sơ tuyển, trong hồ sơ mời thầu không cần quy định tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu song cần yêu cầu nhà thầu cập nhật thông tin về năng lực của nhà thầu), tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật, yêu cầu nhà thầu đề xuất về tài chính và các nội dung liên quan khác theo quy định tại các Khoản 2, 3, 4, 5, 7, 8 Điều 12 và Điều 24 của Nghị định này. Trong hồ sơ mời thầu không được nêu bất cứ điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.

Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu:

a) Hồ sơ mời thầu phải được thẩm định theo quy định tại Điều 105 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP trước khi phê duyệt;

b) Việc phê duyệt hồ sơ mời thầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định hồ sơ mời thầu.

3. Tổ chức đấu thầu giai đoạn 1

Căn cứ Điều 50 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định tổ chức đấu thầu giai đoạn một gồm các bước như sau:

- Mời thầu:

Việc mời thầu giai đoạn một thực hiện như sau:

a) Thông báo mời thầu được áp dụng đối với trường hợp không tiến hành thủ tục lựa chọn danh sách ngắn và được thực hiện theo quy định;

b) Gửi thư mời thầu đến các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn.

- Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu:

a) Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn. Đối với nhà thầu liên danh, chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu, kể cả trường hợp chưa hình thành liên danh khi mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

b) Trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu sau khi phát hành, bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

c) Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước), 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

- Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

- Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

- Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản này;

d) Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.

- Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

a) Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;

c) Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

d) Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. Trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.

- Mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật:

Việc mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định này. Hồ sơ đề xuất về tài chính sẽ được mở ở giai đoạn hai.

- Đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật:

a) Việc đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật thực hiện theo quy định tại Điều 28 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP;

b) Trong quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật, căn cứ các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu và đề xuất của nhà thầu trong hồ sơ đề xuất về kỹ thuật, bên mời thầu tiến hành trao đổi với từng nhà thầu nhằm xác định các nội dung hiệu chỉnh về kỹ thuật so với hồ sơ mời thầu.

Lưu ý: Danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trong giai đoạn một phải được phê duyệt bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định kết quả đánh giá về kỹ thuật. Bên mời thầu phải thông báo danh sách các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật đến tất cả các nhà thầu tham dự thầu giai đoạn một, trong đó mời các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trong giai đoạn một tham dự thầu giai đoạn hai.

4. Chuẩn bị, tổ chức đấu thầu giai đoạn 2

Căn cứ Điều 51, Nghị định 63/2014/NĐ-CP, chuẩn bị tổ chức đấu thầu giai đoạn 2 như sau:

Lập hồ sơ mời thầu giai đoạn 2:

Căn cứ lập hồ sơ mời thầu:

+ Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án, quyết định phê duyệt dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên và các tài liệu khác liên quan;

+ Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt;

+ Tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán được duyệt đối với gói thầu xây lắp; yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa (nếu có);

+ Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi;

+ Các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu và các quy định khác liên quan.

+ Căn cứ vào biên bản trao đổi giữa bên mời thầu với các nhà thầu tham dự thầu trong giai đoạn 1.

Nội dung hồ sơ mời thầu:

Hồ sơ mời thầu giai đoạn hai được lập trên cơ sở hồ sơ mời thầu giai đoạn một, phù hợp với các nội dung hiệu chỉnh về kỹ thuật đã trao đổi với các nhà thầu.

Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu:

Hồ sơ mời thầu phải được thẩm định và phê duyệt theo quy định của pháp luật. Việc phê duyệt phải được lập thành văn bản.

Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu:

Bên mời thầu mời các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trong giai đoạn một đến nhận hồ sơ mời thầu giai đoạn hai.

Việc phát hành sửa đổi:

+ Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn.

+ Đối với nhà thầu liên danh, chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu, kể cả trường hợp chưa hình thành liên danh khi mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

+ Trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu sau khi phát hành, bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

+ Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước), 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý.

Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu.

Hồ sơ dự thầu, tài liệu sử đổi bổ sung được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại.

Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

Hồ sơ dự thầu bao gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu giai đoạn hai tương ứng với nội dung hiệu chỉnh về kỹ thuật.

Mở thầu

Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu.

Chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu mà bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu;

Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu.

Trình tự:

+ Yêu cầu đại diện từng nhà thầu tham dự mở thầu xác nhận việc có hoặc không có thư giảm giá kèm theo hồ sơ đề xuất về tài chính trong giai đoạn một và hồ sơ dự thầu giai đoạn hai của mình;

+ Kiểm tra niêm phong của túi đựng các hồ sơ đề xuất về tài chính trong giai đoạn một, hồ sơ đề xuất về tài chính trong giai đoạn một của các nhà thầu tham dự thầu giai đoạn hai, hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham dự thầu giai đoạn hai;

+  Mở hồ sơ đề xuất về tài chính trong giai đoạn một của các nhà thầu tham dự thầu giai đoạn hai và mở hồ sơ dự thầu giai đoạn hai bao gồm đề xuất về kỹ thuật, đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu giai đoạn hai tương ứng với nội dung hiệu chỉnh về kỹ thuật;

Biên bản mở thầu: các thông tin quan trọng phải được ghi vào biên bản mở thầu và được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và nhà thầu tham dự mở thầu. Biên bản nfay phải được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu giai đoạn hai.

Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc các đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); bảo đảm dự thầu; các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu.

5. Đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng giai đoạn 2:

Quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu:

Điều 52 Nghị định 63/2013/NĐ-CP qquy định Việc đánh giá hồ sơ dự thầu gồm nhưng công đoạn sau:

+ Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu.

+ Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu;

+ Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm;

+ Đánh giá về kỹ thuật và giá;

+ Lập báo cáo để bên mời thầu xem xét.

Thương thảo hợp đồng:

+ Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu không đến hoặc từ chối sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

+ Việc thương thảo hợp đồng phải dựa trên cơ sở sau đây:

Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;

Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;

Hồ sơ mời thầu.

+ Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:

Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

Việc thương thảo hợp đồng không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi sử lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có).

Trường hợp nhà thầu có hồ sơ dự thầu được hiệu chỉnh sai lệch xếp hạng thứ nhất được mời vào thương thảo hợp đồng, khi thương thảo hợp đồng phải lấy mức đơn giá chào thấp nhất trong số các hồ sơ dự thầu khác vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật để thương thảo đối với phần sai lệch thiếu.

Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp.

Thương thảo về các vấn đề khác.

+ Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có).

+  Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu

+ Không đánh giá lại những nội dung đã thống nhất về kỹ thuật ở giai đoạn một.

Nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật trong giai đoạn hai sẽ được xem xét đánh giá về tài chính. Việc đánh giá về tài chính thực hiện trên cơ sở đề xuất về tài chính của nhà thầu trong giai đoạn một và đề xuất về tài chính trong giai đoạn hai; căn cứ đề xuất về kỹ thuật của nhà thầu trong giai đoạn một và những đề xuất về kỹ thuật hiệu chỉnh của nhà thầu trong giai đoạn hai.

6. Trình, thẩm định, phê duyệt, công khai kết quả lựa chọn nhà đầu tư, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

Trình, thẩm định, phê duyệt, công khai kết quả lựa chọn nhà thầu: được quy định tại Điều 54 Nghị định 63/2013/NĐ-CP như sau:

Kết quả lựa chọn nhà đầu tư phải được thẩm định và phê duyệt theo quy định của pháp luật.

Việc phê duyệt phải thực hiện bằng văn bản.

Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu phải đăng tải thông tin về kết quả lựa chịn nhà thầu lên mạng đấu thầu quốc gia hoặc Báo đấu thầu; đồng thời gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu.

Hoàn thiện và ký kết hợp đồng:

Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, biên bản thương thảo hợp đồng, hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu và các tài liệu liên quan khác.

Trên đây là tư vấn, phân tích quy định pháp luật của chúng tôi. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách cung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Đấu thầu - Công ty luật Minh Khuê