1. Đối tượng đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 thì đối tượng được đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH bao gồm:
- Tổ chức:
+ Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc cho người lao động.
+ Cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc các cấp ngân sách.
+ Các tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị - xã hội.
- Cá nhân:
+ Người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc.
+ Người tham gia BHYT tự nguyện.
+ Người được hưởng BHXH, BHYT, BHTN.
+ Các đối tượng khác theo quy định của pháp luật.
Cơ quan BHXH và Hệ thống quản lý thông tin tiếp nhận Tờ khai, kiểm tra các thông tin kê khai không thuộc đối tượng đăng ký giao dịch điện tử.
- Lưu ý:
+ Việc đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH là tự nguyện.
+ Sau khi đăng ký thành công, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan BHXH như: tra cứu thông tin, nộp hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, rút BHXH một lần, thanh toán BHXH, BHYT, BHTN,...
2. Quy trình đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH
Cũng theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 thì quy trình đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH:
* Đối tượng: Tổ chức, cá nhân
- Kê khai và gửi Tờ khai đăng ký:
+ Tổ chức:
-> Truy cập Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam
-> Chọn mục "Dịch vụ công" > "Đăng ký giao dịch điện tử".
-> Kê khai thông tin theo hướng dẫn trên màn hình.
-> Gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (mẫu số 01/ĐK-GD).
+ Cá nhân:
-> Trường hợp có chữ ký số: Tương tự như tổ chức.
-> Trường hợp chưa có chữ ký số: Đến cơ quan BHXH nơi có thẩm quyền để đăng ký; Mang theo các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn của cơ quan BHXH; Cung cấp thông tin và đối chiếu theo hướng dẫn của cán bộ BHXH.
- Xác nhận đăng ký:
+ Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra và xác nhận Tờ khai đăng ký.
+ Sau khi xác nhận, cơ quan BHXH sẽ cấp tài khoản giao dịch điện tử cho tổ chức, cá nhân.
+ Tổ chức, cá nhân nhận thông tin tài khoản qua email hoặc đến trực tiếp cơ quan BHXH.
- Lưu ý:
+ Thông tin trong Tờ khai đăng ký phải chính xác, đầy đủ.
+ Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản giao dịch điện tử.
+ Khi có thay đổi thông tin đăng ký, tổ chức, cá nhân phải thông báo cho cơ quan BHXH.
* Quy trình xử lý Tờ khai đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH:
- Tiếp nhận Tờ khai: Cơ quan BHXH nhận Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (mẫu số 01/ĐK-GD) của tổ chức, cá nhân qua các kênh sau:
+ Trực tiếp: Nộp tại trụ sở hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH.
+ Qua bưu điện: Gửi đến cơ quan BHXH có thẩm quyền.
+ Trực tuyến: Gửi qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Kiểm tra Tờ khai:
+ Cơ quan BHXH kiểm tra tính hợp lệ, chính xác, đầy đủ của thông tin trong Tờ khai.
+ Đối chiếu thông tin với hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
+ Xác minh chữ ký số (nếu có).
- Xử lý Tờ khai:
+ Trường hợp đủ điều kiện:
-> Cấp tài khoản giao dịch điện tử: Cung cấp tên truy cập và mật khẩu cho tổ chức, cá nhân qua email hoặc thông báo qua bưu điện; Hướng dẫn sử dụng tài khoản giao dịch điện tử.
-> Kích hoạt tài khoản: Tổ chức, cá nhân kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn.
-> Gửi thông báo: Cung cấp thông báo về việc cấp và kích hoạt tài khoản qua email.
+ Trường hợp không đủ điều kiện: Gửi thông báo: Cung cấp thông báo (mẫu số 01/TB-GDĐT) về việc không đủ điều kiện đăng ký giao dịch điện tử qua email; Nêu rõ lý do không đủ điều kiện.
- Thời hạn: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ xử lý Tờ khai và gửi thông báo cho tổ chức, cá nhân.
- Lưu ý:
+ Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cập nhật thông tin thay đổi kịp thời cho cơ quan BHXH.
+ Mọi thông tin giao dịch điện tử được bảo mật theo quy định của pháp luật.
3. Lưu ý khi đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH
Lưu ý khi đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH:
* Đối với tổ chức:
- Cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ:
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư (bản sao công chứng).
+ Giấy tờ chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (bản sao công chứng).
+ Chứng thư số còn hiệu lực của tổ chức (nếu có).
- Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin trong Tờ khai đăng ký.
- Bảo mật thông tin tài khoản giao dịch điện tử.
- Cập nhật thông tin thay đổi kịp thời cho cơ quan BHXH.
- Chỉ định đại diện ủy quyền: Chỉ định một đại diện ủy quyền có thẩm quyền pháp lý để đại diện cho tổ chức và nộp hồ sơ đăng ký.
- Lấy chữ ký số của tổ chức: Nếu tổ chức có chữ ký số, hãy đảm bảo rằng chữ ký số này còn hiệu lực và có thể truy cập được trong quá trình đăng ký.
* Đối với cá nhân:
- Cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ:
+ Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (bản sao công chứng).
+ Sổ hộ khẩu (bản sao công chứng).
+ Chữ ký số (nếu có).
- Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin trong Tờ khai đăng ký.
- Bảo mật thông tin tài khoản giao dịch điện tử.
- Cập nhật thông tin thay đổi kịp thời cho cơ quan BHXH.
- Có CMND/CCCD hợp lệ: Đảm bảo rằng CMND/CCCD của bạn còn hiệu lực và cập nhật.
- Lấy chữ ký số (tùy chọn): Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc có chữ ký số có thể giúp đơn giản hóa quá trình đăng ký và tăng cường bảo mật.
* Ngoài ra, cần lưu ý:
- Việc đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH là tự nguyện.
- Tổ chức, cá nhân có thể thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan BHXH sau khi đăng ký thành công như: tra cứu thông tin, nộp hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, rút BHXH một lần, thanh toán BHXH, BHYT, BHTN,...
- Đảm bảo kết nối internet ổn định: Việc có kết nối internet ổn định là rất quan trọng để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và không gặp trục trặc.
- Có phần mềm cần thiết: Hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt phần mềm cần thiết trên thiết bị của mình, chẳng hạn như trình đọc PDF và trình duyệt web có hỗ trợ liên quan.
- Bảo mật thông tin cá nhân: Bảo vệ thông tin cá nhân của bạn, bao gồm số căn cước công dân và số BHXH, khỏi những truy cập trái phép.
- Nắm rõ quy trình: Trước khi bắt đầu quá trình đăng ký, hãy dành thời gian để tìm hiểu các bước involved và các tài liệu cần thiết.
- Sử dụng thiết bị có kết nối internet an toàn: Tránh sử dụng Wi-Fi công cộng để truy cập các dịch vụ trực tuyến, đặc biệt là khi thực hiện các giao dịch quan trọng.
- Lưu lại biên lai và hóa đơn: Khi thực hiện các giao dịch trực tuyến, hãy lưu lại biên lai và hóa đơn để làm bằng chứng cho các giao dịch của bạn.
- Báo cáo các hành vi vi phạm: Nếu bạn phát hiện bất kỳ hành vi vi phạm nào liên quan đến bảo mật thông tin hoặc quyền riêng tư, hãy báo cáo ngay cho cơ quan chức năng hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Giao dịch điện tử là gì? Ý nghĩa của giao dịch điện tử. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
