Cách gửi tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân online?

1. Tầm quan trọng của việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Để hiểu rõ mục đích của việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), trước tiên cần nắm được định nghĩa về khai quyết toán thuế. Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019, khai quyết toán thuế được định nghĩa như sau:

“Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.”

Từ định nghĩa này, quyết toán thuế TNCN có thể được hiểu là quá trình mà cá nhân có thu nhập chịu thuế thực hiện hoặc ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện việc tổng hợp tổng thu nhập mà người nộp thuế đã nhận trong năm dương lịch. Trong quá trình này, việc tính toán lại số thuế TNCN phải nộp sẽ được thực hiện một cách chính xác, đồng thời sẽ hoàn trả số thuế đã nộp thừa và thực hiện bù trừ thuế vào kỳ tiếp theo nếu có.

Mục tiêu chính của quyết toán thuế TNCN là để xác định chính xác số thuế mà cá nhân phải nộp, số thuế được hoàn và số thuế cần bù trừ sang kỳ sau. Điều này giúp cơ quan thuế và người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với TNCN trong năm tính thuế, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quản lý thuế.

2. Cách gửi tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Việc quyết toán thuế có thể được thực hiện bởi cá nhân tự quyết toán hoặc ủy quyền cho nơi trả thu nhập. Đối với trường hợp cá nhân có thu nhập chịu thuế nhưng không thuộc diện ủy quyền quyết toán cho nơi trả thu nhập, cá nhân đó phải thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

Cá nhân có thể thực hiện việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trực tuyến cho khoản thu nhập từ các nguồn khác nhau theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Website Thuế Việt Nam của Tổng cục Thuế

Trước tiên, truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế qua địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn/ trên trình duyệt của thiết bị có kết nối internet. Nếu bạn chưa có tài khoản đăng nhập, cần phải đăng ký tài khoản để có thể truy cập vào hệ thống.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống nộp thuế cá nhân

Nếu bạn đã có tài khoản đăng nhập, chọn mục "Đăng nhập" và điền các thông tin yêu cầu gồm "Mã số thuế" và "Mã kiểm tra". Sau đó nhấn "Tiếp tục". Hệ thống sẽ chuyển đến trang đăng nhập yêu cầu nhập đầy đủ thông tin cá nhân bao gồm:

• Mã số thuế
• Ngày cấp mã số thuế
• Cơ quan thuế tỉnh/thành phố
• Cơ quan quản lý thuế

Sau khi hoàn tất các thông tin, nhấn chọn vào ô "Đăng nhập" để tiếp tục.

Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” -> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”

Hệ thống sẽ gửi bảng chọn thông tin tờ khai. Tại đây, bạn cần điền đầy đủ vào các trường thông tin theo yêu cầu, lưu ý rằng các trường thông tin có dấu (*) là bắt buộc phải điền.

Các thông tin cần nhập bao gồm:

• Tên người gửi*: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.
• Địa chỉ liên hệ*: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.
• Điện thoại liên lạc*: Tự động theo thông tin đăng ký thuế.
• Địa chỉ email*: Tự động theo thông tin đăng ký thuế.
• Chọn tờ khai: Bạn chọn tờ khai phù hợp với trường hợp của mình.
• Cục Thuế: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.
• Chi cục Thuế: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.
• Loại tờ khai: Tùy trường hợp bạn có thể chọn tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung.
• Năm kê khai: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký (có thể sửa).

Tại mục chọn tờ khai, nếu thực hiện quyết toán thuế TNCN, chọn tờ khai 02/QTT-TNCN - Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Tiếp tục tích chọn vào ô tương ứng với trường hợp quyết toán thuế của bạn theo 03 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Nếu bạn có duy nhất 01 nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn), chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế”.

Trường hợp 2: Nếu bạn có từ 02 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả trường hợp có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp và thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ, bạn cần tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan.

Trường hợp 3: Nếu bạn chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập và không trực tiếp khai thuế trong năm, hãy khai thông tin về việc thay đổi nơi làm việc.

Chọn “Quyết toán theo năm dương lịch” và “Tờ khai chính thức”. Sau khi hoàn tất các thông tin, nhấn chọn “Tiếp tục”.

Bước 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến

Khai các thông tin nộp thuế trên tờ khai thuế theo mẫu. Đảm bảo điền đầy đủ và chính xác các mục thông tin. Sau khi hoàn thành, nhấn chọn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 5: Chọn kết xuất XML

Nhấn chọn "Kết xuất XML" để tải file tờ khai mẫu đã điền thông tin về máy tính.

Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai”

Chọn “Nộp tờ khai” và nhập “Mã kiểm tra” để xác thực việc nộp tờ khai, sau đó nhấn chọn “Tiếp tục”. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ thông báo nộp tờ khai thành công.

Bước 7: In tờ khai

Tại bước “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi file tờ khai theo định dạng XML. Bạn cần in 02 bản của tờ khai vừa in và ký tên người nộp thuế.

Bước 8: Nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế tại bộ phận 1 cửa

Cuối cùng, mang CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế, và tờ khai thuế đã in (có chữ ký) đến Bộ phận một cửa của cơ quan thuế nơi bạn đã nộp tờ khai online để hoàn tất.

3. Những lưu ý khi gửi tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Khi gửi tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) online, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần chú ý để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi và chính xác:

Đăng ký tài khoản và đăng nhập chính xác:

• Đảm bảo rằng bạn đã đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập bằng thông tin chính xác. Nếu chưa có tài khoản, hãy hoàn tất việc đăng ký trước khi thực hiện quyết toán.

Nhập thông tin chính xác:

• Kiểm tra và điền đầy đủ thông tin cá nhân, mã số thuế, và thông tin liên quan khác theo yêu cầu của hệ thống. Các trường thông tin có dấu (*) là bắt buộc phải điền.

Chọn đúng loại tờ khai:

• Lựa chọn đúng loại tờ khai theo tình hình thu nhập của bạn, ví dụ như tờ khai 02/QTT-TNCN cho quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Đảm bảo chọn “Tờ khai chính thức” nếu đây là lần đầu tiên bạn nộp quyết toán trong năm.

Điền thông tin về thu nhập chính xác:

• Kê khai chính xác tất cả các nguồn thu nhập chịu thuế và các khoản giảm trừ, miễn giảm thuế. Kiểm tra kỹ lưỡng số liệu trước khi gửi.

Lưu và tải file XML:

• Sau khi hoàn thành việc kê khai, hãy chọn “Kết xuất XML” để tải file tờ khai về máy tính. Đảm bảo rằng file XML đã được tải về thành công và chứa đầy đủ thông tin.

Kiểm tra và xác thực thông tin:

• Trước khi nộp tờ khai, kiểm tra lại tất cả thông tin đã nhập để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Sử dụng “Mã kiểm tra” để xác thực việc nộp tờ khai.

In và ký tờ khai:

• In 02 bản của tờ khai quyết toán thuế và ký tên người nộp thuế. Đây là bước quan trọng để hoàn tất hồ sơ nộp thuế.

Nộp chứng từ và tờ khai tại cơ quan thuế:

• Mang CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế, và các bản sao của tờ khai đã ký đến Bộ phận một cửa của cơ quan thuế để nộp và hoàn tất thủ tục.

Theo dõi thông báo từ cơ quan thuế:

• Sau khi nộp tờ khai, theo dõi thông báo từ cơ quan thuế để xác nhận việc nhận và xử lý hồ sơ của bạn. Nếu có yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, hãy thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Lưu giữ bản sao tài liệu:

• Lưu giữ bản sao của tờ khai quyết toán thuế, file XML và các chứng từ liên quan để phòng trường hợp cần tham khảo hoặc kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ đầy đủ các lưu ý này sẽ giúp bạn thực hiện quyết toán thuế TNCN một cách chính xác và hiệu quả, tránh được các vấn đề phát sinh có thể xảy ra.

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn kê khai, quyết toán thuế theo Thông tư 80/2021/TT-BTC của Tổng Cục Thuế

Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn.