Mục lục bài viết

Dấu câu là một bộ phận nhỏ về hình thức nhưng có vai trò rất lớn trong văn bản tiếng Việt. Chỉ cần đặt sai một dấu phẩy, dấu chấm, dấu hai chấm hay dấu chấm phẩy, cấu trúc của câu có thể trở nên khó hiểu, thậm chí làm thay đổi ý nghĩa mà người viết muốn truyền đạt.

Đặc biệt, trong văn bản hành chính, việc sử dụng dấu câu không chỉ liên quan đến chính tả và ngữ pháp mà còn gắn với yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày. Vì vậy, nắm được chức năng của từng dấu, quy tắc khoảng trắng và những trường hợp sử dụng đặc biệt là kỹ năng cần thiết khi viết, học tập và soạn thảo văn bản.

 

1. Vai trò của dấu câu trong việc chuẩn hóa văn bản tiếng Việt

Trong giao tiếp bằng lời nói, người nghe có thể dựa vào ngữ điệu, chỗ ngừng nghỉ, tốc độ, cao độ của giọng nói để nhận biết một câu đã kết thúc hay chưa, người nói đang hỏi, cảm thán hay muốn nhấn mạnh điều gì.

Khi chuyển sang ngôn ngữ viết, những tín hiệu ấy không còn được thể hiện trực tiếp bằng giọng nói. Dấu câu trở thành một trong những phương tiện quan trọng giúp người đọc nhận biết cấu trúc và ý nghĩa của câu.

Chẳng hạn, dấu chấm báo hiệu một câu trần thuật đã kết thúc; dấu chấm hỏi giúp nhận biết câu nghi vấn; dấu chấm than có thể biểu thị cảm xúc hoặc câu cầu khiến; dấu hai chấm báo hiệu phần giải thích, liệt kê hoặc lời dẫn; dấu phẩy và dấu chấm phẩy giúp phân chia các thành phần trong câu.

Vai trò đầu tiên của dấu câu vì vậy là xác định ranh giới giữa các đơn vị ngôn ngữ.

Một câu dài có nhiều thành phần nếu không được phân chia bằng dấu câu hợp lý sẽ khiến người đọc khó xác định đâu là ý chính, đâu là thành phần bổ sung và các vế có quan hệ với nhau như thế nào.

Vai trò thứ hai là hỗ trợ thể hiện quan hệ logic.

Hãy so sánh:

“Vì trời mưa nên chúng tôi ở nhà.”

với:

“Vì trời mưa. Nên chúng tôi ở nhà.”

Ở câu thứ hai, dấu chấm đã chia cắt một cấu trúc vốn có quan hệ nguyên nhân - kết quả chặt chẽ, khiến cách diễn đạt trở nên vụn và thiếu tự nhiên.

Vai trò thứ ba của dấu câu là hạn chế sự mơ hồ về nghĩa. Trong nhiều trường hợp, cùng một chuỗi từ nhưng cách đặt dấu khác nhau có thể khiến người đọc hiểu theo những hướng khác nhau. Bởi vậy, dấu câu không chỉ tạo chỗ nghỉ khi đọc mà trực tiếp tham gia vào việc tổ chức nội dung của câu.

Đối với văn bản hành chính, yêu cầu về dấu câu còn chặt chẽ hơn. Theo hệ thống căn cứ được tài liệu sử dụng, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định nhiều yêu cầu liên quan đến thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, trong đó có cách thể hiện các thành phần như căn cứ ban hành, số và ký hiệu, nơi nhận.

Như vậy, sử dụng dấu câu đúng mang lại bốn giá trị quan trọng:

=> Giúp câu văn rõ ràng về cấu trúc.

=> Giúp nội dung chính xác về ý nghĩa.

=> Giúp các ý liên kết logic và dễ đọc.

=> Giúp văn bản hành chính được trình bày thống nhất, nghiêm túc và đúng thể thức.

 

2. Phân loại các dấu câu cơ bản và quy tắc sử dụng trong văn bản

Theo cách phân loại trong tài liệu, hệ thống dấu câu cơ bản thường gặp gồm 11 loại. Mỗi loại đảm nhiệm một chức năng riêng.

 

Dấu chấm (.)

Dấu chấm được sử dụng chủ yếu để kết thúc một câu trần thuật hoàn chỉnh.

Ví dụ:

“Học sinh đang đọc sách.”

Khi trình bày trên máy tính, dấu chấm được viết sát ký tự đứng trước và sau dấu chấm có một khoảng trắng nếu tiếp tục viết câu mới.

Ví dụ đúng:

“Hôm nay trời đẹp. Chúng tôi cùng đi dạo.”

Không nên viết:

“Hôm nay trời đẹp .Chúng tôi cùng đi dạo.”

Sau dấu chấm kết thúc câu, chữ cái đầu của câu tiếp theo được viết hoa.

 

Dấu phẩy (,)

Dấu phẩy dùng để phân cách các thành phần nhất định trong câu, các bộ phận đồng chức hoặc các vế có quan hệ với nhau.

Ví dụ:

“Lan mua sách, vở, bút và thước.”

Dấu phẩy được viết sát từ đứng trước và cách từ đứng sau một khoảng trắng.

Dấu phẩy tạo khoảng ngắt tương đối ngắn. Không nên đặt dấu phẩy chỉ dựa vào cảm giác “đọc đến đây cần nghỉ” mà cần căn cứ vào cấu trúc và ý nghĩa của câu.

 

Dấu chấm hỏi (?)

Dấu chấm hỏi thường được đặt cuối câu nghi vấn.

Ví dụ:

“Hôm nay bạn có đi học không?”

Dấu chấm hỏi viết sát từ đứng trước. Nếu sau đó bắt đầu một câu mới thì chữ cái đầu câu được viết hoa.

 

Dấu chấm than (!)

Dấu chấm than thường được dùng ở cuối câu cảm thán, câu cầu khiến hoặc câu thể hiện cảm xúc mạnh.

Ví dụ:

“Ôi, cảnh vật đẹp quá!”

“Hãy giữ trật tự!”

Không nên lạm dụng nhiều dấu chấm than liên tiếp trong văn bản cần tính trang trọng.

 

Dấu hai chấm (:)

Dấu hai chấm thường báo hiệu phần nội dung tiếp theo có chức năng giải thích, thuyết minh, liệt kê hoặc dẫn lời.

Ví dụ:

“Em cần chuẩn bị ba đồ dùng: bút, thước và vở.”

Nếu phần sau chỉ là một danh sách hoặc phần giải thích tiếp nối thì thông thường không cần viết hoa chữ đầu, trừ trường hợp từ đó vốn phải viết hoa.

Nếu dấu hai chấm mở đầu cho một lời trích dẫn trực tiếp là một câu hoàn chỉnh thì cách viết hoa được xác định theo cấu trúc của lời trích dẫn.

 

Dấu chấm phẩy (;)

Dấu chấm phẩy tạo mức ngắt mạnh hơn dấu phẩy nhưng thường chưa tách ý hoàn toàn như dấu chấm.

Ví dụ:

“Nhóm thứ nhất chuẩn bị giấy, bút, thước; nhóm thứ hai chuẩn bị màu, kéo, hồ dán.”

Dấu này đặc biệt hữu ích khi các bộ phận cần phân cách vốn đã chứa dấu phẩy.

 

Dấu chấm lửng (...)

Dấu chấm lửng có thể thể hiện lời nói ngập ngừng, bỏ dở hoặc cho biết sự liệt kê chưa kết thúc.

Ví dụ:

“Trong vườn có rất nhiều loại cây: cam, bưởi, xoài...”

Không nên tùy tiện kéo dài thành bốn, năm hoặc nhiều dấu chấm nếu không có yêu cầu trình bày đặc biệt.

 

Dấu gạch ngang (–)

Theo cách phân loại trong tài liệu, dấu gạch ngang có thể được sử dụng để đánh dấu lời thoại, thành phần chú thích hoặc một số trường hợp liệt kê, phân tách.

Ví dụ trong lời thoại:

– Bạn đã làm xong bài chưa?

Khi dùng để ngắt một thành phần trong câu, dấu gạch ngang thường được tách với phần chữ hai bên bằng khoảng trắng.

 

Dấu gạch nối (-)

Dấu gạch nối ngắn hơn dấu gạch ngang và có chức năng khác.

Nó có thể xuất hiện khi nối một số âm tiết phiên âm hoặc trong các nhóm ký hiệu.

Ví dụ:

“Mát-xcơ-va”

“NĐ-CP”

Trong các trường hợp như “NĐ-CP”, dấu gạch nối được viết sát với các thành phần ở hai bên.

Cần đặc biệt tránh nhầm lẫn dấu gạch ngang với dấu gạch nối chỉ vì hình thức của chúng tương đối giống nhau.

 

Dấu ngoặc đơn ( )

Dấu ngoặc đơn dùng để bao quanh phần chú thích, giải thích hoặc thông tin bổ sung.

Ví dụ:

“Nguyễn Du (1765 - 1820) là đại thi hào dân tộc.”

Dấu mở ngoặc viết sát chữ đầu tiên bên trong ngoặc; dấu đóng ngoặc viết sát chữ cuối cùng bên trong.

 

Dấu ngoặc kép (" ")

Dấu ngoặc kép được sử dụng trong các trường hợp như đánh dấu lời trích dẫn trực tiếp, từ ngữ được dùng với ý nghĩa đặc biệt hoặc một số tên gọi tùy cấu trúc văn bản.

Ví dụ:

Cô giáo nói: “Các em hãy mở sách.”

Khi sử dụng dấu ngoặc kép, dấu mở được viết sát phần nội dung phía sau và dấu đóng viết sát phần nội dung phía trước.

 

Quy tắc khoảng trắng cần ghi nhớ

Với các dấu:

. , ; : ? !

Quy tắc cơ bản là:

Từ đứng trước + dấu câu + một khoảng trắng + từ đứng sau.

Ví dụ đúng:

“Hôm nay, chúng tôi đến trường.”

Ví dụ sai:

“Hôm nay ,chúng tôi đến trường.”

Đối với dấu ngoặc, cần nhớ:

“Phần bên ngoài (phần bên trong) phần bên ngoài.”

Không viết:

“Phần bên ngoài ( phần bên trong ) phần bên ngoài.”

Có thể ghi nhớ nhanh:

=> Dấu chấm, phẩy, chấm hỏi, chấm than, hai chấm, chấm phẩy: sát bên trái, cách bên phải.

=> Dấu ngoặc: hai dấu “ôm sát” phần nội dung nằm bên trong.

 

3. Hướng dẫn cách dùng dấu chấm phẩy (;) chính xác nhất

Dấu chấm phẩy là một trong những dấu câu dễ bị bỏ quên hoặc sử dụng nhầm với dấu phẩy và dấu chấm.

Có thể hình dung mức độ ngắt như sau:

Dấu phẩy < Dấu chấm phẩy < Dấu chấm.

Dấu phẩy tạo khoảng ngắt nhẹ; dấu chấm phẩy tạo ranh giới rõ hơn giữa những bộ phận tương đối độc lập; dấu chấm kết thúc một câu hoàn chỉnh.

Trường hợp quan trọng đầu tiên là sử dụng dấu chấm phẩy để phân cách những bộ phận tương đối độc lập trong một câu dài.

Ví dụ:

“Buổi sáng, chúng tôi tham quan bảo tàng; buổi chiều, cả lớp đến khu di tích.”

Hai phần đều chứa một ý tương đối hoàn chỉnh nhưng vẫn cùng thuộc một mạch nội dung. Dấu chấm phẩy giúp tạo ranh giới rõ hơn dấu phẩy mà chưa nhất thiết phải tách thành hai câu.

Trường hợp thứ hai và cũng rất dễ nhận biết là phân cách các nhóm trong một phép liệt kê phức tạp.

Ví dụ:

“Nhóm một gồm Lan, Mai, Hoa; nhóm hai gồm Minh, Nam, Hùng; nhóm ba gồm An, Bình, Khánh.”

Nếu chỉ dùng dấu phẩy cho toàn bộ câu, người đọc sẽ khó nhận biết đâu là ranh giới giữa từng nhóm. Dấu chấm phẩy tạo ra hai cấp phân chia:

Dấu phẩy => tách các thành viên trong từng nhóm.

Dấu chấm phẩy => tách các nhóm lớn.

Đây là một trong những trường hợp dấu chấm phẩy phát huy tác dụng rõ nhất.

Theo nội dung tài liệu, dấu chấm phẩy còn có vai trò đáng chú ý trong kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Tại phần căn cứ ban hành, các căn cứ được trình bày thành từng dòng; những dòng căn cứ trước dòng cuối được kết thúc bằng dấu chấm phẩy, còn căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm theo cấu trúc được tài liệu trình bày.

Tương tự, tại phần “Nơi nhận”, tài liệu hướng dẫn các dòng liệt kê cơ quan, đơn vị nhận văn bản kết thúc bằng dấu chấm phẩy, còn dòng cuối kết thúc bằng dấu chấm.

Một lỗi thường gặp là tự động viết hoa từ đứng sau dấu chấm phẩy.

Ví dụ không phù hợp:

“Nhóm một hoàn thành báo cáo; Nhóm hai chuẩn bị tài liệu.”

Nên viết:

“Nhóm một hoàn thành báo cáo; nhóm hai chuẩn bị tài liệu.”

Sau dấu chấm phẩy thông thường không viết hoa nếu từ tiếp theo không phải tên riêng hoặc không thuộc trường hợp phải viết hoa theo quy tắc riêng.

Khi phân vân giữa dấu phẩy và dấu chấm phẩy, có thể tự hỏi:

Các ý có đơn giản và gắn chặt với nhau không? => thường ưu tiên dấu phẩy.

Các bộ phận khá dài hoặc bên trong đã có dấu phẩy không? => có thể cần dấu chấm phẩy.

Hai ý đã hoàn toàn độc lập và cần kết thúc rõ ràng không? => cân nhắc dấu chấm.

 

4. Cách sử dụng dấu gạch chéo (/) trong văn bản hành chính và đời sống

Dấu gạch chéo (/) có nhiều chức năng, từ phân cách các thành phần trong số, ký hiệu văn bản đến biểu thị đơn vị, năm học hoặc sự lựa chọn trong cách ghi thông thường.

Một nguyên tắc trình bày nổi bật được tài liệu nhấn mạnh là dấu gạch chéo trong các cấu trúc này thường được viết liền với thành phần ở cả hai phía, không chèn khoảng trắng.

Ví dụ:

“2025/2026”

không viết:

“2025 / 2026”.

Trong văn bản hành chính, dấu gạch chéo xuất hiện phổ biến ở phần số và ký hiệu văn bản.

Với văn bản có tên loại, tài liệu đưa ra cấu trúc:

Số: [số thứ tự]/[chữ viết tắt tên loại]-[chữ viết tắt cơ quan ban hành]

Ví dụ:

“Số: 15/QĐ-UBND”

Ở đây, dấu gạch chéo phân cách số thứ tự đăng ký với phần ký hiệu của văn bản.

Có thể quan sát thêm cấu trúc:

“Số: 30/2020/NĐ-CP”

Các dấu được sử dụng với những chức năng khác nhau. Dấu gạch chéo phân chia các nhóm số và ký hiệu theo cấu trúc; dấu gạch nối liên kết các thành phần viết tắt “NĐ-CP”.

Đối với công văn, tài liệu trình bày dạng:

“Số: 1245/BTP-PLDS”

Dấu gạch chéo tiếp tục làm nhiệm vụ phân cách số đăng ký văn bản với phần ký hiệu phía sau.

Trong đời sống và khoa học kỹ thuật, dấu gạch chéo còn xuất hiện ở nhiều trường hợp quen thuộc.

Thứ nhất là biểu thị đơn vị hoặc tỷ lệ:

“km/h”

“m/s”

Thứ hai là thể hiện một khoảng niên độ hoặc năm học theo cách trình bày trong tài liệu:

“Năm học 2025/2026”.

Thứ ba là biểu thị sự lựa chọn giữa những phương án trong một số cách ghi ngắn:

“Đúng/Sai”

“Nam/Nữ”.

Tuy nhiên, trong văn bản diễn đạt bằng câu hoàn chỉnh, không nên lạm dụng dấu “/” để thay thế cho các từ như “và”, “hoặc” nếu điều đó làm câu trở nên khó hiểu.

Chẳng hạn, một biểu mẫu có thể sử dụng:

“Có/Không”

nhưng trong câu văn thông thường, viết đầy đủ “có hoặc không” có thể tự nhiên và rõ nghĩa hơn.

Điểm cần ghi nhớ:

=> Trong số, ký hiệu và các cấu trúc tương tự nêu trong tài liệu, dấu gạch chéo thường viết sát hai bên.

Ví dụ:

“15/QĐ-UBND”

không viết:

“15 / QĐ-UBND”.

 

5. Các lỗi thường gặp khi đặt dấu câu và cách khắc phục

Lỗi phổ biến nhất khi soạn thảo trên máy tính là đặt khoảng trắng sai vị trí.

Ví dụ sai:

“Các em cần mang sách , vở , bút .”

Cách viết đúng:

“Các em cần mang sách, vở, bút.”

Nguyên nhân thường do người viết hình thành thói quen gõ khoảng trắng trước khi nhập dấu câu. Để khắc phục, cần ghi nhớ rằng các dấu như dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu hỏi và dấu than phải được viết sát từ đứng trước.

Lỗi thứ hai là không để khoảng trắng sau dấu câu.

Sai:

“Hoa,Minh,An cùng đến lớp.”

Đúng:

“Hoa, Minh, An cùng đến lớp.”

Lỗi thứ ba là ngắt câu khi cấu trúc ngữ pháp chưa hoàn chỉnh.

Sai:

“Vì trời mưa rất lớn. Nên trận đấu phải tạm dừng.”

Nên viết:

“Vì trời mưa rất lớn nên trận đấu phải tạm dừng.”

Người viết không nên đặt dấu chấm chỉ vì cảm thấy câu đã dài. Trước khi ngắt câu, cần kiểm tra phần đứng trước dấu chấm đã tạo thành một câu có cấu trúc và ý nghĩa tương đối hoàn chỉnh hay chưa.

Lỗi thứ tư là nhầm dấu gạch ngang với dấu gạch nối.

Ví dụ về ký hiệu văn bản theo tài liệu:

“Số: 10/QĐ-UBND”

không viết thành:

“Số 10-QĐ/UBND”.

Trong cấu trúc trên, dấu “/” và dấu “-” đảm nhiệm những chức năng khác nhau nên không thể tùy tiện đổi vị trí cho nhau.

Lỗi thứ năm là viết hoa tùy tiện sau dấu chấm phẩy.

Sai:

“Căn cứ quy định của pháp luật; Theo đề nghị của cơ quan chuyên môn...”

Trong cấu trúc thông thường, nếu phần sau không thuộc trường hợp phải viết hoa thì chữ đầu sau dấu chấm phẩy được viết thường.

Lỗi thứ sáu là đặt dấu câu không phù hợp với dấu ngoặc kép.

Theo nguyên tắc được tài liệu trình bày, nếu nội dung trích dẫn là một câu hoàn chỉnh, dấu kết thúc của câu trích dẫn được đặt theo cấu trúc của chính phần trích dẫn.

Ví dụ:

Người viết dẫn nguyên một câu hoàn chỉnh: “Đây là một câu trích dẫn.”

Trong khi đó, nếu phần nằm trong ngoặc kép chỉ là một từ hoặc cụm từ giữ vai trò thành phần của câu lớn, dấu chấm kết thúc toàn câu thuộc về câu bên ngoài.

Ví dụ:

Doanh nghiệp đang triển khai mô hình “mạng lưới thông minh”.

Lỗi thứ bảy là lạm dụng dấu câu để biểu hiện cảm xúc.

Ví dụ:

“Thật tuyệt vời!!!!!”

Kiểu viết này có thể xuất hiện trong giao tiếp cá nhân nhưng không phù hợp với văn bản hành chính, học thuật hoặc những văn bản yêu cầu tính chuẩn mực.

Lỗi thứ tám là dùng dấu phẩy thay cho dấu chấm phẩy trong những danh sách phức tạp.

Ví dụ:

“Nhóm một gồm An, Bình, Minh, nhóm hai gồm Lan, Hoa, Mai, nhóm ba gồm Nam, Hùng, Dũng.”

Cách trình bày này khiến ranh giới giữa các nhóm khó nhận biết.

Có thể sửa:

“Nhóm một gồm An, Bình, Minh; nhóm hai gồm Lan, Hoa, Mai; nhóm ba gồm Nam, Hùng, Dũng.”

Một cách kiểm tra dấu câu khá hiệu quả là đọc lại văn bản theo ba bước:

Bước 1: Kiểm tra cấu trúc => mỗi câu đã đầy đủ và rõ nghĩa chưa?

Bước 2: Kiểm tra chức năng => dấu đang dùng có đúng nhiệm vụ không?

Bước 3: Kiểm tra kỹ thuật => khoảng trắng, viết hoa, ngoặc và các ký hiệu đã thống nhất chưa?

 

6. Câu hỏi thường gặp về quy tắc đặt dấu câu trong tiếng Việt

Có khoảng trắng trước dấu phẩy và dấu chấm không?

Không. Dấu phẩy và dấu chấm được viết sát ký tự đứng trước.

Đúng:

“Lan, Mai và Hoa.”

Sai:

“Lan , Mai và Hoa .”

Sau dấu câu, nếu còn nội dung tiếp theo, thông thường có một khoảng trắng trước từ kế tiếp.

 

Sau dấu chấm phẩy có viết hoa không?

Thông thường không.

Ví dụ:

“Nhóm một chuẩn bị tài liệu; nhóm hai chuẩn bị thiết bị.”

Nếu từ đứng sau là tên riêng hoặc thuộc một trường hợp phải viết hoa theo quy tắc khác thì vẫn viết hoa.

 

Khi nào nên dùng dấu chấm phẩy thay cho dấu phẩy?

Nên cân nhắc dấu chấm phẩy khi cần phân cách những bộ phận tương đối độc lập hoặc khi từng bộ phận đã chứa dấu phẩy.

Ví dụ:

“Đội một gồm An, Bình, Minh; đội hai gồm Hoa, Lan, Mai.”

 

Dấu chấm phẩy có thể thay bằng dấu chấm không?

Trong một số trường hợp, có thể. Nếu hai vế có khả năng trở thành hai câu tương đối độc lập, người viết có thể dùng dấu chấm để tạo sự phân tách mạnh hơn.

Tuy nhiên, lựa chọn dấu nào còn phụ thuộc vào mức độ liên kết mà người viết muốn thể hiện giữa các ý.

 

Sau dấu hai chấm có phải luôn viết hoa không?

Không.

Nếu phần sau là nội dung liệt kê hoặc giải thích tiếp nối, chữ đầu không nhất thiết viết hoa.

Ví dụ:

“Em cần ba thứ: sách, vở và bút.”

Nếu phần sau là một lời dẫn trực tiếp hoặc cấu trúc khác yêu cầu viết hoa thì thực hiện theo quy tắc tương ứng.

 

Dấu chấm đặt trong hay ngoài dấu ngoặc kép?

Cần căn cứ vào cấu trúc của nội dung được đặt trong ngoặc kép.

Nếu phần trích dẫn là một câu hoàn chỉnh, dấu kết thúc thuộc về câu trích dẫn.

Nếu ngoặc kép chỉ bao quanh một từ hoặc cụm từ nằm bên trong câu lớn, dấu chấm kết thúc câu được đặt sau phần ngoặc kép.

 

Dấu gạch chéo có cần khoảng trắng hai bên không?

Trong các trường hợp được tài liệu đề cập như số và ký hiệu văn bản, đơn vị hoặc năm học, dấu gạch chéo được viết sát các thành phần ở hai bên.

Ví dụ:

“30/2020/NĐ-CP”

“km/h”

“2025/2026”.

 

Dấu gạch ngang và dấu gạch nối có giống nhau không?

Không. Đây là hai dấu có hình thức gần giống nhưng chức năng khác nhau.

Dấu gạch nối (-) ngắn hơn và có thể dùng trong những cấu trúc như:

“NĐ-CP”

“Mát-xcơ-va”.

Dấu gạch ngang (–) dài hơn và có thể dùng để đánh dấu lời thoại, phân tách thành phần hoặc thể hiện một số quan hệ khác tùy trường hợp.

 

Trong “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” có khoảng trắng quanh dấu gạch không?

Theo cách trình bày trong tài liệu, có khoảng trắng ở hai phía:

“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

Trong khi đó, ở ký hiệu như “NĐ-CP” thì dấu gạch nối viết sát hai thành phần.

 

Tại sao không nên đặt dấu câu chỉ theo chỗ ngừng hơi?

Ngừng hơi chỉ là một dấu hiệu hỗ trợ khi đọc. Chức năng quan trọng hơn của dấu câu là thể hiện cấu trúc ngữ pháp và quan hệ ý nghĩa.

Nếu chỉ dựa vào cảm giác cần nghỉ hơi, người viết rất dễ đặt dấu phẩy hoặc dấu chấm vào vị trí làm đứt cấu trúc câu.

 

Dấu chấm phẩy được dùng như thế nào trong phần căn cứ của văn bản hành chính?

Theo cách trình bày trong tài liệu, các căn cứ pháp lý được tách thành từng dòng. Những dòng căn cứ trước dòng cuối kết thúc bằng dấu chấm phẩy (;), còn dòng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

 

Dấu câu trong phần “Nơi nhận” được trình bày như thế nào?

Theo nội dung nguồn, sau “Nơi nhận” sử dụng dấu hai chấm. Các dòng liệt kê nơi nhận kết thúc bằng dấu chấm phẩy, còn dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

 

Có nên dùng nhiều dấu chấm than hoặc dấu chấm hỏi liên tiếp không?

Trong văn bản chuẩn mực, đặc biệt là văn bản hành chính, học thuật và công việc, không nên lạm dụng cách viết như “!!!”, “???” hoặc “?!?!” để nhấn mạnh cảm xúc.

Nên lựa chọn một dấu câu phù hợp và sử dụng từ ngữ để thể hiện chính xác thái độ của người viết.

 

Làm thế nào để nhớ nhanh quy tắc khoảng trắng khi đặt dấu câu?

Có thể ghi nhớ bằng nguyên tắc đơn giản:

Dấu câu đơn => bám vào từ phía trước, cách từ phía sau.

Dấu ngoặc => ôm sát phần nội dung bên trong.

Dấu gạch chéo trong các cấu trúc như “30/2020/NĐ-CP” => sát cả hai bên.

Dấu gạch nối trong “NĐ-CP” => sát cả hai bên.

=> Đặt dấu câu đúng không chỉ giúp văn bản “đẹp” hơn về hình thức. Quan trọng hơn, dấu câu giúp xác định cấu trúc, tổ chức mạch ý và truyền tải chính xác điều người viết muốn nói. Với văn bản hành chính, việc sử dụng đúng dấu chấm phẩy, dấu gạch chéo, dấu gạch nối và khoảng trắng còn góp phần bảo đảm sự thống nhất trong kỹ thuật trình bày. Vì vậy, cách tốt nhất để hạn chế lỗi là luôn kiểm tra đồng thời ba yếu tố: đúng ngữ pháp => đúng chức năng của dấu => đúng quy tắc trình bày.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm: