1. Chi phí người nộp đơn phải trả khi yêu cầu cấp bằng độc quyền sáng chế:

1.1 Phí đại diện:

Người nộp đơn cũng phải trả chi phí liên quan đến việc sử dụng dịch vụ của người đại diện về bằng độc quyền sáng chế. Người đại diện về bằng độc quyền sáng chế đã trở nên cần thiết vì tính phức tạp của các tài liệu liên quan đến bằng độc quyền sáng chế; sự khác biệt trong một số luật về bằng độc quyền sáng chế; và nhu cầu kết hợp giữa chuyên môn kỹ thuật thích hợp với chuyên môn pháp lý giúp đảm bảo rằng đơn yêu cầu cấp bằng độc quyền sáng chế sẽ đi qua hệ thống một cách có kết quả. Phí đại diện về bằng độc quyền sáng chế có thể khác nhau một cách đáng kể, nhưng là chi phí lớn, làm tăng thêm gánh nặng về tài chính trong việc đạt được sự bảo hộ theo bằng độc quyền sáng chế. Ở các nước Thành viên Công ước bằng độc quyền sáng chế châu Âu (EPC), Nhật Bản và Hoa Kỳ, phí đại diện về bằng độc quyền sáng chế được xem như chiếm trung bình, theo thứ tự, là 34 phần trăm, 51 phần trăm và 55 phần trăm tổng chi phí cho bảo hộ bằng độc quyền sáng chế.

1.2 Chi phí cho hoạt động của cơ quan sở hữu trí tuệ:

Lệ phí do người nộp đơn nộp trả là nguồn thu đối với hoạt động một cơ quan sở hữu trí tuệ Việc đơn giản hoá và hợp lý hoá hệ thống bằng độc quyền sáng chế và việc giảm bót chi phí hoạt động của cơ quan sẽ tạo khả năng giảm lệ phí và làm cho hệ thống bằng độc quyến sáng chế hấp dẫn hơn. Chi phí hành chính cho hoạt động của các cơ quan này có thể được nhóm lại.

2. Nộp đơn điện tử theo Hiệp ước luật bằng độc quyền sáng chế

Việc tự động hoá trong thủ tục đối với đơn, tra cứu và xét nghiệm bằng độc quyền sáng chế giúp giảm bớt chi phí. Kinh nghiệm của Cơ quan bàng độc quyền sáng chế Nhật Bản (3PO), cơ quan đã hoạt động trong môi trường không giấy với việc nộp đơn trực tuyến từ mười năm trở lại đây, cho thấy ràng việc xử lý đơn theo phương thức điện tử đã làm giảm chi phí liên quan đến công việc. Việc tổ chức, lưu trữ và tra cứu thông tin theo phương thức điện tử có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc và có thể cho phép hệ thống trở nên hiệu quả hơn về mặt chi phí. Tuy nhiên, hiện còn rất ít cơ quan sở hữu trí tuệ có phương tiện để thiết lập cơ chế nộp đơn tự động, đồng thời việc tự động hoá đòi hỏi sự đẩu tư ban đầu đáng kể.

3. Yêu cầu của thị trường:

Cuộc đời của một bằng độc quyền sáng chế bắt đầu bằng việc nộp một đơn yêu cầu bảo hộ bằng độc quyền sáng chế tại cơ quan bằng độc quyền sáng chế quốc gia hoặc khu vực. Yêu cầu về quyền thuộc bằng độc quyền sáng chế (nhìn từ góc độ số lượng đơn đã nộp) đã gia tăng đáng kể trong nửa cuối những năm 1990 (ví dụ, từ 1994 đến 1998, từ 2.306.840 lên 5.806.570, tăng 152 phần trăm). Hiệp định TRIPS đã khẳng định quy tác ưu tiên của Công ước Paris; người sử dụng có ý định tìm kiếm sự bảo hộ theo bằng độc quyền sáng chế ở nhiều nước yêu cầu được hưởng ưu tiên trên cơ sở đơn ban đầu. Vì hầu hết các cơ quan bằng độc quyền sáng chế đều đòi hỏi người nộp đơn phải nộp đơn dưới dạng giấy nên PCT được sử dụng để giảm bót gắnh nặng của người nộp đơn trong việc chuẩn bị nhiều bản sao của cùng một đơn cần nộp cho những cơ quan bằng độc quyền sáng chế khác nhau. Hiệp ước Luật bằng độc quyền sáng chế (PLT) và những nỗ lực đang được thực hiện tiếp nhằm đưa vào áp dụng hệ thống nộp đơn điện tử đang được người ta hy vọng có thể giâm hơn nữa chi phí nộp đơn.

4. Xét nghiệm hình thức khi nộp đơn yêu cầu cấp bằng độc quyền sáng chế:

Nói chung, ta có thể phân biệt hai loại xét nghiệm: xét nghiệm hình thức và xét nghiêm nội dung. Trong xét nghiêm hình thức, cơ quan sở hữu trí tuệ kiểm tra xem đơn có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định pháp luật hay không, chẳng hạn như việc soạn thảo bằng độc quyền sáng chế có thểo hình thức phù hợp hay không và các khoản lệ phí cần thiết đã được nộp chưa. Một số đơn có thể bị trà lại người nộp đơn để sửa chữa hoặc đơn giản là bị loại bỏ nếu đơn không thuộc lĩnh vực có thể được cấp bằng độc quyền sáng chế. Phần mềm nộp đơn điện tử gần đây cho phép người nộp đơn kiểm tra các yếu tố theo yêu cầu và sự phù hợp về hình thức, nhờ đó có hy vọng giảm bớt được chi phí liên quan đến quá trình này. Sự chấp nhận việc nộp đơn điện tử sẽ mang lại những lợi ích kinh tế cho cả người nộp đơn lẫn cơ quan sở hữu trí tuệ là cơ quan có thể dựa vào việc kiểm tra hình thức nhờ sự trợ giúp của máy tính.

5. Tra cứu và xét nghiệm nội dung khi nộp đơn yêu cầu cấp bằng độc quyền sáng chế:

Trong xét nghiêm nội dung, đơn được xét nghiệm chi tiết về nội dung của chúng. Để đánh giá xem một sáng chế có mới hay không và do đó có khả năng được cấp bằng độc quyền sáng chế hay không, việc tra cứu tình trạng kỹ thuật phải toàn diện và kỹ lưỡng. Ở mức độ lý tưởng, một xét nghiệm viên về bằng độc quyền sáng chế sẽ so sánh sáng chế được yêu cầu với tất cả các tư liệu hiện có trong lĩnh vực kỹ thuật liên quan, bằng tất cả các thứ tiếng và trong quá trình đó đưa ra kết luận về khả năng được cấp bằng độc quyền sáng chế của sáng chế được yêu cầu. Tuy nhiên, trong thực tiễn không cơ cơ quan bằng độc quyền sáng chế nào có khả năng thu thập, sắp xếp, lưu trữ và xử lý tất cả các thông tin và tư liệu. Xét rằng chỉ riêng số lượng tư liệu về bằng độc quyền sáng chế đã xấp xì 50.000.000 đơn vị và số tư liệu mới tăng khoảng 1.000.000 đơn vị mỗi năm, hơn nữa lượng tư liệu khác về khoa học cũng tăng với tốc độ tương tự, rõ ràng là một quy trình bao quát được tất cả các tài liệu là điều không thực tế. Ngay cả các cơ quan bằng độc quyền sáng chế lớn nhất có số nhân viên vượt hơn 1.000 người cũng phải tự giới hạn trong phạm vi thông tin sẵn có bằng một vài thứ tiếng lấy từ những xuất bản phẩm được chọn lọc."

Việc duy trì cơ sở dữ liệu tra cứu cập nhập mới nhất là một trong những hoạt động tốn kém nhất của cơ quan sở hữu trí tuệ Mặc dù số liệu ước tính chính xác không có, các Chương trình và ngân sách của EPO, JPO và USPTO (Các cơ quan có quan hệ ba bên) cho thấy rằng hầu hết sự đầu tư cho công nghệ thông tin (IT) của họ (khoảng từ 20 phần trăm đến 30 phần trăm tổng ngân sách) được dành cho việc tăng cường cơ sở dữ liệu có thể tra cứu. Quả thực, việc trao đổi dữ liệu về bằng độc quyền sáng chế nhằm hoàn thiện các cơ sở dữ liệu của họ đã là lý do khiến lãnh đạo của các cơ quan tay ba này khởi đầu sự hợp tác ba bên vào đầu những năm 1980. Dung lượng cần thiết của tư liệu có thể tra cứu và nhu cầu về xét nghiệm viên có trình độ kỹ thuật khiến cho chi phí để duy trì một hệ thống có ý nghĩa trong xét nghiệm nội dung trở nên rất lớn.

Vào cuối năm 1998, đã có gần 4 triệu bằng độc quyền sáng chế có hiệu lực. Khi một đơn được chấp nhận thì khả năng một bằng độc quyền sáng chế được cấp sẽ phụ thuộc phần lớn vào thủ tục xét nghiêm mà mỗi cơ quan bằng độc quyền sáng chế áp dụng. Ví dụ, tại EPO có 64 phần trăm đơn yêu cầu cấp bằng độc quyền sáng chế được cấp bằng sau đó. Số liệu tương ứng trong trường hợp của JPO và USPTO là 64 phần trăm và 71 phần trăm. Như sẽ được thảo luận dưới đây, con số này có thể lớn hơn đáng kể ở những nước không tiến hành xét nghiêm nội dung.

Sự chia sẻ gánh nặng hiện nay giữa người nộp đơn (qua việc người nộp đơn bộc lộ công nghệ đỡ biết trước đó) vờ cơ quan sở hữu trí tuệ đỡ được ấn định từ nhiều thập kỷ trước đây khi chỉ riêng cơ quan sở hữu trí tuệ có bộ sưu tập toàn diện về tài liệu kỹ thuật. Trong thời đại Internet, khi khối lượng lớn thông tin được sẵn sàng cung cấp cho công chúng có thể tra cứu được nhờ công cụ tra cứu tinh xào thì dường như là thời điểm đã chín muồi để xem xét liệu các cơ quan sở hữu trí tuệ có thể và bằng cách nào nhận được sự hỗ trợ nhiều hơn từ phía người nộp đơn và người được uỷ thác hoặc đối thủ cạnh tranh tiềm năng trong việc tra cứu thông tin kỹ thuật liên quan.

Đơn yêu cầu cấp bằng độc quyền sáng chế đề cập đến các lĩnh vực đa dạng như động cơ đốt trong, sáng chế trong công nghệ sinh học, thiết bị thể thao, dụng cụ điện tử và nhạc cụ, nếu như chỉ muốn nêu một vài lĩnh vực. Thực tế có 70.000 phạm trù (hoặc nhóm) công nghệ trong Bằng phân loại sáng chế quốc tế bao hàm tất cả các lĩnh vực sáng chế có thể có. Việc xét nghiệm nộ dung đòi hỏi xét nghiệm viên có trình độ cao rất thông thạo các tiến bộ kỹ thuật mới nhất trong lĩnh vực chuyên môn thuộc trách nhiệm của họ. Mặc dù có đòi hỏi như vậy, số biên chế lớn đồng nghĩa với khoản chi tiêu đáng kể cho nguồn nhân lực.

Chi phí liên quan tới công việc quản lý ở những cơ quan sở hữu trí tuệ được lựa chọn. Đáp lại những yếu tố khác nhau như chính sách ưu tiên, sức mạnh kinh tế và hợp tác khu vực đã có, một số nước với dân số ít hơn đã chi tiêu một tỷ lệ lớn hơn trong GNP và ngân sách dành cho khu vực công cộng của họ cho mục đích đạt tới trình độ xét nghiệm tương đương.

Một số thuật ngữ liên quan đến sáng chế cần biết: