Chi phí hoạt động (OPERATING EXPENSES) là gì? Đặc điểm, phân loại

Chi phí hoạt động đối với các công ty buôn bán là những chi phí xảy ra trong quá trình hoạt động bình thường của công ty, không phải là chi phí của hàng bán. Thông thường, chi phí hoạt động thường là chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý.

1. Chi phí hoạt động

1.1 Chi phí hoạt động là gì?

Chi phí hoạt động là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu thông qua các hoạt động kinh doanh thông thường, bao gồm tiền thuê nhà, thiết bị, chi phí tồn kho, tiếp thị, lương nhân viên, biến phí cấp bậc và quỹ được phân bổ cho nghiên cứu và phát triển.

Ví dụ 1: Một công ty có thể phải trả tiền thuê văn phòng, tiền thuế, và bảo hiểm cho cả mục đích bán hàng và quản lý. Các chi phí dành cho cả bán hàng và quản lý phải được phân tích và phân chia theo tỉ lệ giữa hai mục đích này trên báo cáo thu nhập.

Ví dụ 2: Việc mua một máy photocopy liên quan đến capex (chi phí vốn), và chi phí giấy, mực, điện và bảo trì hàng năm đại diện cho opex. Đối với các hệ thống lớn hơn như doanh nghiệp, opex cũng có thể bao gồm chi phí cho công nhân và chi phí cơ sở như tiền thuê nhà và các tiện ích.

Một trong những trách nhiệm chính mà đội ngũ quản lý phải giải quyết đó là xác định xem nên tiết kiệm chi phí hoạt động đến mức nào để không làm ảnh hưởng tới năng lực cạnh tranh của công ty so với đối thủ.

Chi phí hoạt động được dịch sang tiếng Anh là Operating Expenses, viết tắt là OPEX.

Như vậy,  Chi phí hoạt động (OPERATING EXPENSES) là các chi phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp: các chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và các chi phí quản lý tổng quát, các chi phí bảo trì và sửa chữa; nhưng không tính đến các chi phí cố định (tiền lãi của vốn vay, thuế, phí bảo hiểm).

The costs involved in operating a business: manufacturing expenses, selling and general administrative expenses and maintenance and repair costs; but not including fixed charges (interest on funded debt, taxes, insurance).

1.2 Đặc điểm của Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là cần thiết và là chi phí không thể tránh khỏi đối với hầu hết các doanh nghiệp. 

Một số công ty giảm thành công chi phí hoạt động để đạt được lợi thế cạnh tranh và tăng thu nhập. Tuy nhiên, giảm chi phí hoạt động cũng có thể làm tổn hại đến tình trạng và chất lượng của hoạt động công ty.

Việc cân bằng chi phí hoạt động một cách phù hợp có thể khó khăn nhưng có thể mang lại những kết quả đáng mong đợi. 

Doanh nghiệp được phép khấu trừ chi phí hoạt động nếu doanh nghiệp hoạt động để kiểm lợi nhuận. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa chi phí hoạt động và chi phí tài sản cố định (Capital expenditures).

Chi phí tài sản cố định giống như một khoản đầu tư. Chi phí tài sản cố định bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua lại hoặc nâng cấp tài sản hữu hình và vô hình.

Tài sản hữu hình gồm bất động sản, thiết bị nhà máy, máy tính, nội thất văn phòng và các tài sản vốn hiện vật khác. Tài sản vô hình bao gồm sở hữu trí tuệ, bản quyền, bằng sáng chế, nhãn hiệu,...

1.3 So sánh Chi phí hoạt động và Chi phí tài sản cố định

Chi phí hoạt động khác với chi phí tài sản cố định. Theo Sở Thuế vụ Mỹ IRS, chi phí hoạt động phải là những chi phí thông thường (phổ biến và được chấp nhận trong thương mại kinh doanh), và cần thiết (hữu ích và phù hợp trong thương mại kinh doanh).

Nhìn chung, các doanh nghiệp được phép xóa sổ chi phí hoạt động trong năm phát sinh; tuy nhiên, doanh nghiệp phải phân bổ chi phí tài sản cố định.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp chi $100.000 cho lương nhân viên, họ có thể xóa sổ toàn bộ chi phí đó trong năm mà họ phải chịu, nhưng nếu một doanh nghiệp chi $100.000 để mua một thiết bị nhà máy, họ phải phân bổ và khấu hao chi phí đó theo thời gian rồi mới được xóa sổ.

1.4 So sánh Chi phí hoạt động với Chi phí từ hoạt động khác

Ngược lại với chi phí hoạt động, chi phí từ hoạt động khác (Non-operating expense) là chi phí phát sinh của một doanh nghiệp không liên quan đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Các loại chi phí từ hoạt động khác phổ biến nhất là khấu hao, phân nổ, chi phí lãi vay hoặc các chi phí vay khác.

Kế toán viên đôi khi loại bỏ các chi phí từ hoạt động khác để kiểm tra hiệu quả kinh doanh, bỏ qua ảnh hưởng của tài chính và các vấn đề không liên quan khác.

1.5 Chi phí hoạt động trên báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập theo dõi thu nhập và chi phí của một công ty trong một khoảng thời gian nhất định để đưa ra cái nhìn về lợi nhuận của công ty.

Báo cáo thu nhập thường phân loại chi phí thành 06 năm: giá vốn hàng bán; chi phí SG&A; khấu hao và phân bổ; chi phí từ hoạt động khác; chi phí lãi vay; và thuê thu nhập.

Tất cả các chi phí này có thể được coi là chi phí hoạt động, nhưng khi xác định thu nhập từ hoạt động kinh doanh thông qua báo cáo thu nhập, thì chi phí lãi vay và thuế thu nhập được khấu trừ.

>> Xem thêm: Chi phí cố định là gì? Có những loại chi phí cố định nào?

2. Phân loại các loại chi phí trong doanh nghiệp theo mức độ hoạt động

2.1 Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là các khoản phí có quan hệ tỷ lệ với kết quả sản xuất hoặc quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Đặc điểm của chi phí biến đổi bao gồm:

• Chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm thường sẽ không thay đổi.
• Chi phí biến đổi gồm 2 thành tố là chi phí biến đổi tỷ lệ và chi phí biến đổi cấp bậc. Trong đó, chi phí biến đổi tỷ lệ là các khoản phí tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hoặc quy mô hoạt động. Còn chi phí biến đổi cấp bậc là các khoản phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi đủ nhiều và rõ ràng.

2.2 Chi phí cố định

Chi phí cố định là những khoản phí thực tế phát sinh và cố định liên quan tới lĩnh vực và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí cố định thường có đặc điểm sau:

• Chi phí cố định thường không biến đổi khi xét về quy mô hoạt động.
• Chi phí cố định có thể được chia làm 2 dạng là chi phí bộ phận và chi phí cố định chung. Trong đó, chi phí cố định bộ phần gồm chi phí khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp bình quân, tiền thuê nhà xưởng hàng tháng,... Chi phí cố định chung là những khoản phí liên quan tới cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp như tiền thuê văn phòng, ngân sách dành cho quảng cáo thương hiệu,...

2.3 Chi phí hỗn hợp 

Chi phí hỗn hợp là các khoản phí nằm trong chi phí biến đổi và chi phí cố định. Chi phí hỗn hợp thường bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí bán hàng và chi phí cho quản lý doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Chi phí là gì? Phí và lệ phí là gì? Vị dụ về phí, lệ phí, chi phí

3. Một số phương pháp tối ưu hóa các loại chi phí trong doanh nghiệp 

3.1 Cắt giảm chi phí văn phòng 

Một trong những giải pháp tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp chính là cắt giảm văn phòng. Công ty hãy hạn chế mua những vật dụng văn phòng không cần thiết hoặc đàm phán với các thành viên để tối ưu diện tích văn phòng.

3.2 Kỹ thuật số hóa các hoạt động kinh doanh 

Doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi số, hạn chế sử dụng phương thức giao dịch truyền thống để giảm thiểu chi phí. Phát triển công nghệ và ứng dụng chúng vào quy trình làm việc của doanh nghiệp là một trong những bước tiến khôn ngoan.

Một trong những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chuyển đổi số là sử dụng các phương tiện: hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán trực tuyến, thuế điện tử, bảo hiểm điện tử, ký hợp đồng từ xa.

>> Tham khảo: Chi phí vốn là gì? Cách tính chi phí vốn chủ sở hữu?

4. Cung cấp các khái niệm liên quan - phí và lệ phí

4.1 Các thông tin về phí

Theo Khoản 1 Điều 3 Luật phí và lệ phí năm 2015 số 97/2015/QH13, Phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả nhằm cơ bản bù đắp chi phí và mang tính phục vụ khi được cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công được quy định trong Danh mục phí ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa,...

Mục đích của các loại phí nhằm cơ bản bù đắp chi phí. Thêm vào đó, việc thu phí cũng mang tính phục vụ khi cá nhân, tổ chức được cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công.

Xác định mức thu phí dựa trên nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tính đến chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước trong từng thời kỳ. Đồng thời, xác định mức thu phí cũng cần dựa trên nguyên tắc bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công là những đơn vị có thẩm quyền thu phí. Các khoản thu phí sau đó được:

• Khấu trừ nếu cơ quan nhà nước được khoán chi phí hoạt động từ nguồn thu phí;
• Để lại một phần hoặc toàn bộ số tiền phí thu được để trang trải chi phí hoạt động cung cấp dịch vụ, thu phí trên cơ sở dự đoán được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt với các đơn vị sự nghiệp công;
• Phần còn lại sẽ nộp vào Ngân sách nhà nước.

4.2 Các thông tin về lệ phí

Theo Khoản 2 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, lệ phí là khoản được ấn định mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công, phục vụ công việc quản lý nhà nước được quy định trong Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Lệ phí đăng ký cư trú, lệ phí cấp căn cước công dân,...

Về cơ bản, lệ phí được cơ quan có thẩm quyền ấn định từ trước. Mục đích của lệ phí không phải là bù đắp chi phí. Xác định mức thu lệ phí trên cơ sở đảm bảo công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Cơ quan nhà nước là đơn vị duy nhất được thu lệ phí, các khoản thu này sau đó được nộp toàn bộ vào Ngân sách nhà nước.

Chỉ tiêu chi phí là chỉ tiêu đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện theo dõi thường xuyên, liên tục. Thêm vào đó, chủ doanh nghiệp cũng nên tiến hành theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh... Bởi lẽ, điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác và kịp thời để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời.

Như vậy, bài viết trên của Luật Minh Khuê đã cung cấp tới cho bạn đọc những nội dung xung quanh Chi phí hoạt động (Operating Expenses). Hi vọng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích tới bạn. Trân trọng cảm ơn!